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Guía rápida para empezar a usar Asana

En este artículo

Introducción a Asana
Crear proyectos y tareas
Crear proyectos efectivos
Asignar tareas claras
Navegar por Asana
Organizar tu trabajo Personal
Colaborar con tu Equipo
Practica en Asana
Continúa con tu incorporación

Introducción a Asana

¿Coordinar el trabajo te parece caótico? Las reuniones de inicio terminan, pero los compañeros de equipo no tienen claro qué hacer a continuación. Se pierde tiempo buscando información en diferentes herramientas. A menudo, no hay visibilidad del progreso y las prioridades.

Mira: ¿Qué es Asana?

Asana es una plataforma de gestión del trabajo colaborativo que ofrece a tu equipo un sistema para convertir el caos del trabajo no estructurado en un solo lugar para coordinar y comunicarse sobre el trabajo. Ya sea que estés gestionando un proyecto complejo u organizando tus tareas diarias, Asana organiza el trabajo para que todos sepan exactamente qué hacer, quién lo hace y para cuándo debe entregarse.

Eso es Asana. Ahora es el momento de que empieces a usarla.

¿Qué aprenderás?

Cómo agregar y dar seguimiento al trabajo en Asana
Los conceptos básicos para navegar por Asana
Cómo usar Asana para la productividad personal
Mejores prácticas para colaborar con compañeros de equipo
5 acciones prácticas para comenzar

Duración: 15 a 20 minutos

Crear proyectos y tareas

Ver: Primeros pasos

Los proyectos y las tareas son la base del trabajo en Asana.

Los proyectos organizan iniciativas importantes o flujos de trabajo continuos.

Las tareas son acciones pendientes individuales dentro de los proyectos.

Las subtareas dividen una tarea cuando varias personas deben contribuir a su finalización.

Cuándo usar proyectos, tareas y subtareas

Antes de comenzar a crear, aquí te mostramos cómo decidir qué crear:

Crea un proyecto cuando tengas un gran esfuerzo coordinado con varias partes interesadas que trabajan hacia un objetivo común durante semanas o meses. Los ejemplos incluyen el lanzamiento de una nueva campaña de marketing (como “Campaña de marketing de LinkedIn del segundo trimestre”), la planificación de un evento (como “Reuniones del equipo de educación del cliente”) o el desarrollo de un producto (como “Rediseño del sitio web del producto”).

Crea una tarea cuando necesites asignar un trabajo específico o capturar un elemento concreto. Las tareas responden a la pregunta: ¿quién hace qué y para cuándo? Por lo general, se finalizan en minutos u horas. Por ejemplo, crea tareas como “Redactar texto de la página de inicio”, “Revisar prototipos de diseño” o “Programar reunión inicial”.

Crea una subtarea cuando necesites dividir una tarea en pasos más pequeños o cuando varias personas necesiten contribuir. Por ejemplo, si tienes una tarea llamada “Publicar artículo en el blog”, crea subtareas para “Redactar el artículo”, “Revisar y editar” y “Programar la publicación”.

Crear proyectos efectivos

Puedes crear proyectos de varias maneras:

Usa el filtro en la parte superior de la galería de flujo de trabajo para encontrar la plantilla de proyecto que necesitas.
Elige una plantilla prediseñada de la galería de flujos de trabajo.
Importa el trabajo desde otra herramienta.
Crear un proyecto nuevo desde cero.

Personaliza tu proyecto

Los proyectos representan las principales iniciativas o áreas de trabajo. Organiza tus proyectos de manera lógica creando secciones para dividir el trabajo en etapas o fases más pequeñas.
Usa el menú Personalizar para optimizar tu proyecto para el flujo de trabajo de tu equipo. Accede desde la parte superior derecha de cualquier proyecto.

Comienza con estas funciones:

Campos: da seguimiento a la prioridad, el estado, el esfuerzo o cualquier información relevante para tu flujo de trabajo.
Aplicaciones para conectar Slack, Gmail, Microsoft Teams y más

Otras funciones que puedes explorar:

Formularios para estandarizar la recepción de solicitudes
Reglas en AI Studio para agregar automatizaciones inteligentes a tu flujo de trabajo (por ejemplo, asignar tareas automáticamente a los miembros apropiados del equipo cuando se mueven a una sección)
Plantillas de tareas para el trabajo recurrente
Paquetes para aplicar reglas y plantillas en todos los proyectos

Asignar tareas claras

1. Usa los títulos de las tareas de manera efectiva

Los títulos de las tareas deben ser concisos, específicos y orientados a la acción. Comienza los títulos de las tareas con un verbo de acción para indicar claramente lo que se debe hacer.

Por ejemplo, di “Revisar la presentación con los líderes de producto” en lugar de “Presentación con los líderes de producto”.

2. Agregar contexto a las tareas

Usa la descripción de la tarea para incluir todos los detalles, instrucciones y contexto necesarios para que el responsable tenga todo lo que necesita para comenzar y finalizar su trabajo. Usa la IA de Asana para mejorar el formato, modificar la longitud de la descripción o ajustar el tono.

Adjunta archivos o enlaces directamente a las tareas para facilitar la consulta. Esto mantiene toda la información relevante relacionada con el trabajo en un solo lugar.

3. Asigna responsabilidades y establece fechas de entrega

Asigna tareas a los miembros del equipo y a ti mismo para que todos sepan quién es responsable de qué. Asana te permite asignar tareas a una sola persona y agregar varios colaboradores, lo que facilita la responsabilidad y la colaboración.

Agrega fechas de entrega a las tareas para establecer fechas límite.

Navegar por Asana

Hay una serie de áreas clave que debes conocer a medida que te desplazas por Asana:

Mira: Navegación en Asana

Área	¿Qué encontrarás?
1. Inicio	Tu Panel personalizado con el trabajo que realmente importa
2. Mis tareas	Todas las tareas que tienes asignadas en todos los proyectos (tu lista de pendientes personal)
3. Bandeja de entrada	Actualizaciones y comentarios sobre el trabajo que sigues
4. Favoritos	Trabajo que marcaste como favorito para acceder rápidamente
5. Búsqueda (barra superior)	Encuentra cualquier tarea, proyecto o conversación al instante
6. Chat inteligente	Tu asistente impulsado por IA que te ayudará a priorizar el próximo trabajo, resumir el trabajo en curso y hacer preguntas sobre cómo usar Asana

Organizar tu trabajo Personal

Mira: Planifica tu día con Asana

Usa Mis tareas y la bandeja de entrada para organizar tu día y mantenerte al tanto del trabajo en el que participas.

Mis tareas

Mis tareas es el inicio de todas las tareas que tienes asignadas en todos los proyectos en Asana.

Consejos para usar Mis tareas:

Revisa periódicamente a lo largo del día para asegurarte de que estás presupuestando el tiempo y finalizando el trabajo que se te asignó.
Organiza Mis tareas en las secciones que mejor se adapten a tus necesidades:
- Por fecha de entrega: “Hoy”, “Próximo”, “Más tarde”
- Por prioridad: “Para hoy”, “Esta semana”, “Más tarde”
- Por estado: “Pendiente”, “En progreso”, “Pendiente de otros”
¡Realiza acciones en las tareas que te asignaron! Finaliza las tareas cuando hayas terminado y ajusta las fechas de entrega si están atrasadas
Prepárate para el día siguiente revisando las tareas que vencen mañana.

Tu bandeja de entrada de Asana

Tu bandeja de entrada de Asana es el centro de notificaciones para todo el trabajo en el que participas (tareas, mensajes, actualizaciones de estado y actividad del proyecto), así puedes mantenerte al día sobre el trabajo en progreso y tomar medidas sin salir de Asana.

Consejos para usar la bandeja de entrada:

Consúltala periódicamente a lo largo del día para mantenerte al día sobre el trabajo en el que participas.
Organiza las notificaciones de la bandeja de entrada de la manera que mejor te convenga.
Actúa al recibir cada notificación:
- Dale “me gusta” a las notificaciones para confirmar que viste las actualizaciones.
- Responde a los comentarios y preguntas directamente en las tareas.
- Archiva las notificaciones que ya abordaste o que son solo para tu información.
- Crear tareas de seguimiento para las actualizaciones que requieren más acciones
Obtén una vista general de las actualizaciones con los resúmenes inteligentes de la IA de Asana

Colaborar con tu Equipo

A continuación, presentamos algunas de las mejores prácticas para maximizar la colaboración en Asana.

Colabora en el trabajo en Asana, ¡en Asana!

Colabora en Asana con comentarios, mensajes, archivos adjuntos y @menciones para promover una comunicación efectiva entre los miembros del equipo. Agrega colaboradores, haz preguntas y proporciona actualizaciones dentro de las tareas, los proyectos y los portafolios. A medida que se colabora, las partes interesadas relevantes se mantendrán al tanto con las notificaciones de la bandeja de entrada.

Formas de garantizar que los compañeros de equipo estén al tanto de todo:

@menciona a tus compañeros de equipo en los comentarios para llamar su atención y notificarles
Agrega colaboradores a las tareas para que reciban notificaciones sobre las actualizaciones.
Adjunta archivos o enlaces directamente a las tareas para facilitar la consulta.

Usa la pestaña Resumen para el contexto del proyecto

Los creadores de proyectos deben describir el propósito y los objetivos de cada proyecto o iniciativa en la pestaña Resumen. Además, puedes definir los roles del proyecto, conectar tu proyecto con los objetivos del equipo o de la empresa y compartir recursos clave. La pestaña Resumen brinda a los miembros del proyecto el contexto que necesitan para contribuir de manera efectiva.

Si recientemente te invitaron a un proyecto, usa la IA de Asana para resumir la actividad reciente del proyecto.

Actualizar los estados de las tareas y los proyectos

Para informar a tus compañeros de equipo sobre el progreso de las tareas, agrega comentarios cuando haya cambios en el cronograma o los entregables, ajusta los valores de los campos personalizados para reflejar el estado actual o marca la tarea como finalizada cuando esté lista.

Las actualizaciones del estado del proyecto mantienen a los participantes informados sobre el progreso, los obstáculos y los próximos pasos. Las actualizaciones de estado aparecen en la parte superior de tu proyecto y en las bandejas de entrada de los miembros del proyecto, lo que garantiza que todos estén alineados. Usa la IA de Asana para generar tu actualización de estado al resumir la actividad y el progreso recientes del proyecto.

Practica en Asana

La mejor manera de aprender a usar Asana es usándola. Finaliza estas 5 acciones para sentar las bases. Cada una toma solo 2 o 3 minutos.

1. Crea tu primer proyecto

Los proyectos organizan iniciativas importantes o flujos de trabajo continuos que involucran múltiples tareas y personas que trabajan para lograr un objetivo común.

En el botón +Crear, selecciona Proyecto. Elige un proyecto de la galería de flujos de trabajo o crea uno nuevo. Asígnale un nombre basado en una iniciativa actual o futura, como “Actualizaciones del sitio web”, “Planificación del primer trimestre” o “Incorporación del equipo”.

2. Crea secciones para organizar tu proyecto

Las secciones organizan las tareas al dividir el trabajo en etapas como “Pendiente”, “En progreso” y “Finalizado”. Agrega las secciones que mejor se adapten a tu flujo de trabajo. Puedes editar o agregar nuevas secciones en cualquier momento.

3. Agrega una tarea a tu proyecto y asígnatela a ti mismo

Las tareas son los elementos de trabajo dentro de un proyecto. Crea una tarea para algo que necesites hacer, usando un verbo de acción para comenzar el título (como “Revisar el diseño de la página de inicio” o “Programar una reunión del equipo”). Asígnatela y agrega una fecha de entrega.

4. Colabora con compañeros de equipo

La mayoría de los proyectos de Asana incluyen varios miembros. Invita a tus compañeros de equipo a tu proyecto. Haz clic en el botón Compartir en la parte superior de tu proyecto. Luego, crea tareas y asígnalas a las personas adecuadas. Agrega una fecha de entrega y usa la descripción de la tarea para proporcionar contexto sobre lo que se debe hacer.

5. Avanzar en el trabajo desde Mis tareas y la bandeja de entrada

Ve a Mis tareas y la bandeja de entrada desde el menú lateral.

En Mis tareas, verás todas las tareas que tienes asignadas en Asana. Primero, céntrate en las tareas que debes entregar hoy. Si alguna tarea está atrasada, modifica la fecha de entrega para que coincida con el día en que realmente la finalizarás.

En la bandeja de entrada, verás notificaciones sobre el trabajo en el que participas. Toma medidas: comenta si tienes preguntas, pon un “me gusta” para confirmar que lo viste o archiva las notificaciones que son solo para tu información.

Continúa con tu incorporación

Qué hacer a continuación:

A dónde ir	Qué encontrarás
Centro de ayuda de Asana	Artículos instructivos y videotutoriales sobre las funciones de Asana en el Centro de ayuda de Asana.
Capacitaciones en vivo	*Sesiones dirigidas por un instructor:* • Primeros pasos en Asana para incorporarse de manera efectiva • Gestionar proyectos en Asana
Academia Asana	*Certificaciones e insignias de habilidades:* • Insignia de habilidades Aspectos básicos de Asana para una incorporación detallada • Insignia de habilidades de IA para el trabajo para incorporar la IA en los flujos de trabajo
Foro de la comunidad	Aprende de otros usuarios y conviértete en embajador de Asana

¿Todo listo para comenzar? Vuelve a la sección Práctica y finaliza tus primeras 5 acciones en Asana

Nota
Este artículo se tradujo con IA.
Envía comentarios sobre la traducción.

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