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Guida rapida ad Asana

In questo articolo

Introduzione ad Asana
Creazione di progetti e attività
Creare progetti efficaci
Assegnazione di attività chiare
Esplora Asana
Organizzare il lavoro Personal
Collaborare con il tuo team
Esercitati su Asana
Continua l’onboarding

Introduzione ad Asana

Coordinare il lavoro ti sembra caotico? Le riunioni di avvio terminano, ma i colleghi del team non sanno bene cosa fare. Il tempo viene sprecato nella ricerca di informazioni in strumenti diversi. Spesso, non c’è visibilità sull’avanzamento e sulle priorità.

Guarda: Cos’è Asana?

Asana è una piattaforma di gestione del lavoro in collaborazione che offre al tuo team un sistema per trasformare il caos del lavoro non strutturato in un unico posto in cui coordinarsi e comunicare. Che tu stia gestendo un progetto complesso o organizzando le tue attività quotidiane, Asana organizza il lavoro in modo che tutti sappiano esattamente cosa fare, chi lo sta facendo e quando deve essere completato.

Questo è ciò che è Asana. Ora è il momento di iniziare subito a usarla.

Cosa imparerai:

Come aggiungere e monitorare il lavoro su Asana
Le nozioni di base per navigare in Asana
Come usare Asana per la produttività personale
Best practice per collaborare con i colleghi del team
Cinque azioni pratiche per iniziare

Tempo necessario: 15-20 minuti

Creazione di progetti e attività

Guarda: Introduzione

I progetti e le attività sono la base del lavoro su Asana.

I progetti consentono di organizzare iniziative importanti o flussi di lavoro in corso.

Le attività sono singole azioni all'interno dei progetti.

Le sottoattività suddividono un'attività quando più persone devono contribuire al suo completamento.

Quando utilizzare progetti, attività e sottoattività

Prima di iniziare a costruire, ecco come decidere cosa creare:

Crea un progetto quando hai un grande impegno coordinato con più stakeholder che lavorano per un obiettivo comune per settimane o mesi. Gli esempi includono il lancio di una nuova campagna di marketing (come "Campagna di marketing LinkedIn T2"), la pianificazione di un evento (come "Riunioni del team di formazione dei clienti") o lo sviluppo di un prodotto (come "Riprogettazione del sito web del prodotto").

Crea un'attività quando devi assegnare un lavoro specifico o acquisire un elemento su cui intervenire. Le attività rispondono a questa domanda: chi fa cosa e per quando? In genere, il loro completamento richiede minuti o ore. Ad esempio, crea attività come “Bozza testo home page”, “Revisione modelli di design” o “Pianificazione riunione di avvio”.

Crea una sottoattività quando devi suddividere un'attività in passaggi più piccoli o quando più persone devono contribuire. Per esempio, se hai un'attività chiamata "Pubblicare post sul blog", crea sottoattività per "Scrivere bozza dell'articolo", "Rivedere e modificare" e "Pianificare la pubblicazione".

Creare progetti efficaci

Puoi creare progetti in diversi modi:

Usa il filtro nella parte superiore della galleria dei flussi di lavoro per trovare il modello di progetto di cui hai bisogno
Scegli un modello predefinito dalla galleria dei flussi di lavoro
Importa il lavoro da un altro strumento
crea un nuovo progetto da zero

Personalizza il tuo progetto

I progetti rappresentano iniziative o aree di lavoro importanti. Organizza i tuoi progetti in modo logico creando Sezioni per suddividere il lavoro in passaggi o fasi più piccole.
Usa il menu Personalizza per ottimizzare il tuo progetto per il flusso di lavoro del tuo team. Accedi dalla parte superiore a destra di qualsiasi progetto.

Inizia con queste funzionalità:

Campi: monitora priorità, stato, impegno o qualsiasi dato rilevante per il tuo flusso di lavoro
App per collegare Slack, Gmail, Microsoft Teams e altro

Altre funzionalità da esplorare:

moduli per standardizzare la ricezione delle richieste
Regole in AI Studio per aggiungere automazione intelligente al tuo flusso di lavoro (ad esempio, assegnazione automatica delle attività ai membri del team appropriati quando vengono spostate in una sezione)
Modelli di attività per il lavoro ricorrente
aggregazioni per applicare regole e modelli in più progetti

Assegnazione di attività chiare

1. Usa i titoli delle attività in modo efficace

I titoli delle attività devono essere concisi, specifici e orientati all’azione. Inizia i titoli delle attività con un verbo di azione per indicare chiaramente cosa deve essere fatto.

Per esempio, scrivi "Rivedere la presentazione con i responsabili del prodotto" anziché "Presentazione con i responsabili del prodotto".

2. Aggiungi contesto alle attività

Usa la descrizione dell’attività per aggiungere ulteriori dettagli, istruzioni o contesto per fornire all’incaricato tutte le informazioni necessarie per iniziare e completare il lavoro. Utilizza Asana AI per migliorare la formattazione, modificare la lunghezza della descrizione o regolare il tono.

Allega file o link direttamente alle attività per una facile consultazione. In questo modo, tutte le informazioni pertinenti al lavoro saranno in un unico posto.

3. Assegna le responsabilità e definisci le date di scadenza

Assegna le attività a te stesso e ai membri del team, in modo che tutti sappiano chi è responsabile di cosa. Asana ti consente di assegnare attività a un singolo individuo e aggiungere più collaboratori, facilitando la responsabilità e la collaborazione.

Aggiungi le date di scadenza alle attività per stabilire le scadenze.

Esplora Asana

Esistono diverse aree chiave da conoscere mentre esplori Asana:

Guarda: Navigazione su Asana

Area	Cosa troverai
1. Home	La tua dashboard personalizzata con il lavoro che conta di più per te
2. Le mie attività	Tutte le attività che ti sono state assegnate in ogni progetto (la tua lista di cose da fare)
3. Posta in arrivo	Aggiornamenti e commenti sul lavoro che stai seguendo
4. Preferiti	Lavoro che hai aggiunto ai preferiti per accedervi rapidamente
5. Ricerca (barra superiore)	Trova immediatamente qualsiasi attività, progetto o conversazione
6. Chat intelligente	Il tuo assistente basato sull’IA che ti aiuterà a dare la priorità al lavoro in programma, a riepilogare il lavoro in corso e a porre domande su come utilizzare Asana

Organizzare il lavoro Personal

Guarda: Pianificare la giornata con Asana

Usa Le mie attività e Posta in arrivo per organizzare la tua giornata e rimanere aggiornato sul lavoro in cui sei coinvolto.

Le mie attività

La sezione Le mie attività è la home di tutte le attività che ti vengono assegnate in ogni progetto su Asana.

Suggerimenti per l’utilizzo di Le mie attività:

Controlla periodicamente durante la giornata per assicurarti di dedicare tempo e completare il lavoro che ti è stato assegnato
Organizza Le mie attività in sezioni che funzionano meglio per te:
- Per data di scadenza: "Oggi", "In programma", "Più tardi"
- Per priorità: “Da fare oggi”, “Questa settimana”, “Più tardi”
- Per stato: “Da fare”, “In corso”, “In attesa di altri”
Lavora alle attività che ti sono state assegnate! Contrassegna le attività come completate quando hai finito e modifica le date di scadenza se sono in ritardo
Preparati per il giorno successivo controllando le attività in scadenza domani

La posta in arrivo di Asana

La posta in arrivo di Asana funge da centro notifiche per tutto il lavoro in cui sei coinvolto (attività, messaggi, aggiornamenti di stato e attività del progetto), in modo da poterti aggiornare sul lavoro in corso e intervenire senza uscire da Asana.

Suggerimenti per l'utilizzo della posta in arrivo:

Controlla periodicamente durante il giorno per rimanere aggiornato sul lavoro in cui sei coinvolto
Organizza le notifiche della posta in arrivo nel modo più adatto alle tue esigenze
Intervieni in risposta a ogni notifica:
- Metti Mi piace alle notifiche per confermare gli aggiornamenti che hai visto
- Rispondi a commenti e domande direttamente nelle attività
- Archivia le notifiche che hai gestito o che sono solo per tua informazione
- creare attività di follow-up sugli aggiornamenti che richiedono ulteriori azioni.
Ottieni una panoramica degli aggiornamenti con i riepiloghi intelligenti di Asana AI

Collaborare con il tuo team

Di seguito elenchiamo alcune best practice per massimizzare la collaborazione su Asana.

Collabora al lavoro su Asana, su Asana!

Collabora su Asana con commenti, messaggi, allegati e @menzioni, per promuovere una comunicazione efficace tra i membri del team. Aggiungi collaboratori, fai domande e fornisci aggiornamenti all'interno di attività, progetti e portfolio. Durante la collaborazione, gli stakeholder interessati saranno sempre aggiornati grazie alle notifiche della posta in arrivo.

Come garantire che i colleghi del team siano coinvolti:

@menzionare i colleghi del team nei commenti per attirare la loro attenzione e inviare loro una notifica
Aggiungi i collaboratori alle attività in modo che possano ricevere notifiche sugli aggiornamenti
Allega file o link direttamente alle attività per una facile consultazione

Usa la scheda Panoramica per il contesto del progetto

I creatori del progetto dovrebbero delineare lo scopo e gli obiettivi di ogni progetto o iniziativa nella scheda Panoramica. Inoltre, puoi definire i ruoli del progetto, collegare il progetto agli obiettivi del team o dell’azienda e condividere le risorse chiave. La scheda Panoramica offre ai membri del progetto il contesto necessario per contribuire in modo efficace.

Se hai ricevuto di recente un invito a un progetto, utilizza Asana AI per riassumere l’attività recente del progetto.

Aggiorna gli stati delle attività e dei progetti

Aggiorna i colleghi del team sull’avanzamento delle attività aggiungendo commenti quando ci sono modifiche alla cronologia o ai risultati finali, modificando i valori dei campi personalizzati per riflettere lo stato attuale o contrassegnando l’attività come completata quando è stata portata a termine.

Gli aggiornamenti di stato del progetto tengono gli stakeholder informati sull’avanzamento, sugli ostacoli e sui passaggi successivi. Gli aggiornamenti di stato vengono visualizzati nella parte superiore del progetto e nelle caselle di posta dei membri del progetto, per garantire che tutti siano allineati. Utilizza Asana AI per generare l’aggiornamento di stato riepilogando le attività e l’avanzamento recenti del progetto.

Esercitati su Asana

Il modo migliore per imparare ad usare Asana è usarla. Completa queste cinque azioni per costruire le tue basi. Ognuna richiede solo 2-3 minuti.

1. Crea il tuo primo progetto

I progetti organizzano iniziative importanti o flussi di lavoro in corso che coinvolgono più attività e persone che lavorano per un obiettivo comune.

Dal pulsante +Crea, seleziona Progetto. Scegli un progetto dalla galleria dei flussi di lavoro o creane uno nuovo. Rinominalo in base a un’iniziativa attuale o futura, ad esempio “Aggiornamenti del sito web”, “Pianificazione del primo trimestre” o “Onboarding del team”.

2. Crea sezioni per organizzare il tuo progetto

Le sezioni organizzano le attività suddividendo il lavoro in fasi come “Da fare”, “In corso” e “Completato”. Aggiungi sezioni che abbiano senso per il tuo flusso di lavoro. Puoi modificarle o aggiungerne di nuove in qualsiasi momento.

3. Aggiungi un'attività al progetto e assegnatela

Le attività sono le azioni che devono essere intraprese nell'ambito di un progetto. Crea un’attività per qualcosa che devi fare, usando un verbo di azione all’inizio del titolo (come “Rivedere il design della home page” o “Pianificare la riunione del team”). Assegna l’attività a te stesso e aggiungi una data di scadenza.

4. Collabora con i colleghi del team

La maggior parte dei progetti Asana include più membri. Invita i colleghi del team al tuo progetto: clicca sul pulsante Condividi nella parte superiore del progetto. Quindi crea attività e assegnale alle persone giuste. Aggiungi una data di scadenza e utilizza la descrizione dell'attività per fornire contesto su ciò che deve essere fatto.

5. Fai avanzare il lavoro da Le mie attività e Posta in arrivo

Vai a Le mie attività e Posta in arrivo dalla barra laterale.

Nella sezione Le mie attività, vedrai tutte le attività che ti sono state assegnate su Asana. Concentrati prima sulle attività in scadenza oggi. Se alcune attività sono scadute, modifica la loro data di scadenza in base a quando le completerai effettivamente.

Nella posta in arrivo, vedrai le notifiche sui lavori in cui sei coinvolto. Agisci: commenta se hai domande, metti Mi piace per confermare di aver visto o archivia le notifiche che sono solo a scopo informativo.

Continua l’onboarding

Dove andare da qui:

Dove andare	Cosa troverai
Centro assistenza Asana	Articoli pratici e video tutorial sulle funzionalità di Asana nel Centro assistenza Asana.
Formazione dal vivo	*Sessioni con istruttore:* • Guida introduttiva a Su Asana per un onboarding efficace • Gestire i progetti su Asana
Asana Academy	*Certificazioni e badge delle competenze:* • Badge delle competenze Asana Foundations per un onboarding approfondito • Badge delle competenze AI for Work per integrare l’IA nei flussi di lavoro
Forum della Community	Impara dagli altri utenti e diventa un ambassador di Asana

E ora, al lavoro! Torna alla Sezione Esercitazione e completa le prime 5 azioni su Asana

Nota
Questo articolo è stato tradotto dall’IA.
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