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Asana クイックスタートガイド

この記事の内容

Asana 入門 

仕事のコーディネートが混沌のように感じられることはありますか？キックオフミーティングを行ったが、チームメイトは次にすべき作業を把握できていない。さまざまなツールで情報を探すことに時間を無駄にしてしまう。進捗や優先順位が見えづらい。

動画: Asana とは？

Asana は、コラボレーティブワークマネジメントプラットフォームです。チームが仕事の調整やコミュニケーションを行うためのシステムを提供し、散らばった無秩序な仕事を 1 つの場所にまとめます。複雑なプロジェクトの管理でも、日々のタスクの整理でも、Asana なら誰もが自分の仕事とその担当者、期日を明確に把握できます。

これが Asana の仕組みです。それでは、Asana で簡単に始めましょう。 

学習内容:

  • Asana で仕事を追加して管理する方法
  • Asana の基本的な操作方法
  • 個人の生産性向上に Asana を活用する方法
  • チームメイトとコラボレーションするためのベストプラクティス
  • はじめに実践すべき 5 つのアクション

所要時間: 15～20 分

プロジェクトとタスクの作成

動画: はじめに

プロジェクトとタスクは、Asana での仕事の基礎です。

プロジェクトは、主要なイニシアチブや継続的なワークフローを整理します。

タスクは、プロジェクト内の個々のアクションアイテムです。

タスクを完了させるために複数の担当者による作業が必要な場合は、タスクをサブタスクに分割できます。

プロジェクト、タスク、サブタスクの使い分け

作成を始める前に、何を作成すべきかを判断する方法をご紹介します。

複数の関係者が数週間から数か月間にわたって大規模な工数を費やし、共通の目標に向かって取り組むときは、プロジェクトを作成しましょう。たとえば、新しいマーケティングキャンペーンの立ち上げ (「第 2 四半期 LinkedIn マーケティングキャンペーン」など)、イベントの計画 (「カスタマーエデュケーションチームミーティング」など)、製品開発 (「製品ウェブサイトのリデザイン」など) などが該当します。

タスクは、特定の仕事を割り当てたり、実行可能なアイテムを取り込んだりする必要があるときに作成します。タスクは「誰が何をいつまでにするのか」という疑問に答えます。通常、完了までに数分から数時間かかります。たとえば、「ホームページのコピーを作成」「デザインモックアップをレビュー」「キックオフミーティングを予定」などのタスクを作成します。

タスクを細分化して、複数のメンバーに割り当てたい場合は、サブタスクを作成します。たとえば、「ブログ記事を公開」というタスクがある場合は、「記事の下書き」「レビューと編集」「公開日時を決定」といったサブタスクを作成します。

効果的なプロジェクトを構築する

プロジェクトはさまざまな方法で作成できます。

  1. ワークフローギャラリーの上部にあるフィルターを使用して、必要なプロジェクトテンプレートを見つける
  2. ワークフローギャラリーから既成のテンプレートを選択する
  3. 他のツールから仕事をインポートする
  4. 新規プロジェクトを一から作成する

プロジェクトをカスタマイズする

  1. プロジェクトは、主要なイニシアチブや仕事の領域を表します。セクションを作成して仕事を小さなステップやフェーズに分割し、プロジェクトを論理的に整理しましょう。
  2. 「カスタマイズ」メニューを使用して、チームのワークフローに合わせてプロジェクトを調整しましょう。プロジェクトの右上からアクセスできます。

まずは次の機能をお試しください。

  • フィールド:優先度、ステータス、工数など、ワークフローに関連するあらゆるデータを追跡できます
  • アプリ: Slack、Gmail、Microsoft Teams などと連携できます

その他の機能:

  • フォーム: リクエストの受け付けを標準化できます
  • AI スタジオのルール: ワークフローにインテリジェントなオートメーションを追加できます (タスクがセクションに移動したときに、適切なチームメンバーに自動的に割り当てるなど)
  • タスクテンプレート: 反復する仕事を効率化します
  • 複数のプロジェクトにルールやテンプレートを適用できるバンドル

明確なタスクを割り当てる

1. タスクのタイトルを効果的に使用する

タスクのタイトルは、簡潔かつ具体的で、アクション指向である必要があります。タスクのタイトルは、何をすべきかを明確に示すために、動詞で終わるようにしましょう。

たとえば、「製品リードとのプレゼンテーション」ではなく、「製品リードとのプレゼンテーションをレビューする」とします。

2. タスクに背景情報を加える

タスクの説明に、詳細、手順、背景情報などを記入します。これにより、仕事の開始から完了までに必要なすべての情報が担当者に伝わります。Asana AI を使って、書式を整えたり、説明の長さを調整したり、トーンを調整したりできます。

ファイルやリンクをタスクに直接添付して、簡単に参照できるようにしましょう。これにより、関連するすべての情報を仕事に結び付けて 1 か所にまとめられます。 

3. 担当業務を割り当て、期日を設定する

タスクを自分やチームメンバーに割り当てることで、誰が何を担当しているかを全員が確認できます。Asana では、タスクを 1 人の担当者に割り当てることができます。また、複数のコラボレーターを追加できます。これにより、説明責任が明確になり、コラボレーションも促進されます。

タスクに期日を追加して締め切りを設定しましょう。

Asana を使いこなすために知っておくべき重要なエリアがいくつかあります。

動画: Asana でのナビゲーション

エリア

表示内容

1. ホーム

自分にとって最も意義のある仕事が表示される、自分専用のダッシュボード

2. マイタスク

すべてのプロジェクトで自分に割り当てられているすべてのタスク (個人的な To-Do リスト)

3. 受信トレイ

フォロー中の仕事の更新やコメント

4. お気に入り

お気に入りに追加した仕事にすばやくアクセスできます

5. 検索(トップバー)

タスク、プロジェクト、会話を瞬時に検索

6. スマートチャット

AI を搭載したアシスタントが、今後の仕事の優先順位付けや進行中の仕事の要約、Asana の使い方に関する質問への回答などをサポートします。

Personal の仕事を整理する

動画:   Asana で 1 日のプランを立てる

マイタスクと受信トレイを使って 1 日の仕事を整理し、関わっている仕事の最新情報を把握しましょう。

マイタスク 

マイタスクには、Asana のすべてのプロジェクトで自分に割り当てられたすべてのタスクが表示されます。 

マイタスクの使い方のヒント

  • 1 日のうちに定期的に確認して、割り当てられた作業に時間を割り当て、完了していることを確認してください
  • マイタスクを自分に合ったセクションで整理しましょう。
    • 期日:「今日」「近日」「後日」
    • 優先度順:「今日中にやるべきこと」「今週」「後で対応」
    • ステータス:「やることリスト」「進行中」「他のメンバーの対応待ち」
  • 自分に割り当てられたタスクに対応しましょう！タスクを完了したら「完了」にし、期日を過ぎている場合は期日を調整します
  • 翌日に期限のタスクを確認して、次の日に備えましょう

Asana の受信トレイ

Asana の受信トレイは、タスク、メッセージ、ステータス更新、プロジェクトアクティビティなど、自分が関わっているすべての仕事の通知センターとして機能します。Asana を離れることなく、進行中の仕事の最新情報を把握し、アクションを取ることができます。 

受信トレイを使うためのヒント

  • 1 日のうちに定期的に受信トレイをチェックして、自分が関わっている仕事の最新情報を把握する
  • 受信トレイの通知は、自分に合った方法で整理しましょう
  • 各通知に対してアクションを実行する:
    • 通知に「いいね」を押して、更新情報を確認したことを知らせる
    • コメントや質問にはタスク内で直接返信する
    • 対応済みの通知や「参考」の通知はアーカイブする
    • 対応が必要な更新情報に対してフォローアップタスクを作成する
  • Asana AI のスマートサマリーで更新情報を一目で確認する

チームとのコラボレーション

ここでは、Asana でのコラボレーションを最大限に活用するためのベストプラクティスをいくつかご紹介します。

Asana での仕事に関するコラボレーションは、Asana で行いましょう！

Asana でコメント、メッセージ、添付ファイル、@メンションを使ってコラボレーションを行い、チームメンバー間の効果的なコミュニケーションを促進しましょう。タスク、プロジェクト、ポートフォリオ内でコラボレーターを追加したり、質問をしたり、最新情報を提供したりできます。コラボレーションが行われるにつれて、関係者は受信トレイの通知を受け取り、常に最新情報を把握できます。

チームメイトに確実に情報を共有する方法:

  • コメントでチームメイトを@メンション すると、通知が���信されるため、すぐに気づいてもらえます。
  • タスクにコラボレーターを追加して、更新に関する通知を受け取れるようにする
  • ファイルやリンクをタスクに直接添付して、簡単に参照できるようにする

「概要」タブでプロジェクトの背景情報を確認する

プロジェクトの作成者は、「概要」タブで各プロジェクトやイニシアチブの目的と目標をまとめます。さらに、プロジェクトの役割を定義したり、プロジェクトをチームや会社の目標に結びつけたり、主要なリソースを共有したりできます。「概要」タブでは、プロジェクトメンバーが効果的に貢献するために必要なコンテキストを確認できます。

最近プロジェクトに招待された場合は、Asana AI を使って最近のプロジェクトアクティビティを要約しましょう。

タスクとプロジェクトのステータスを更新する

タイムラインや成果物に変更があったときにコメントを追加したり、現在のステータスを反映するようにカスタムフィールドの値を調整したり、タスクが完了したら「完了」に設定したりして、チームメイトにタスクの進捗状況を知らせましょう。

プロジェクトステータスの更新により、関係者は進捗状況、ブロッカー、次のステップに関する情報を常に把握できます。ステータス更新はプロジェクトの上部とプロジェクトメンバーの受信トレイに表示されるため、全員の足並みが揃います。Asana AI を使って、最近のプロジェクトアクティビティと進捗を要約し、ステータス更新を生成しましょう。

Asana で練習する

Asana を使ってみるのが、Asana を学ぶ一番の方法です。基礎を築くために、次の 5 つのアクションを完了しましょう。それぞれの所要時間はわずか 2～3 分です。

Asana を使って、Asana を学ぶのが一番です。基礎を築くために、次の 5 つのアクションを完了してください。それぞれの所要時間はわずか 2～3 分です。

1. 最初のプロジェクトを作成する

プロジェクトは、複数のタスクやメンバーが関与し、共通の目標に向かって取り組む主要なイニシアチブや継続的なワークフローを整理するためのものです。

「+作成」ボタンから「プロジェクト」を選択します。ワークフローギャラリーからプロジェクトを選択するか、新規プロジェクトを作成します。「ウェブサイトの更新」「第 1 四半期の計画」「チームのオンボーディング」など、現在または今後の取り組みに基づいて名前を付けます。

2. セクションを作成してプロジェクトを整理する

セクションは、「To-Do」「進行中」「完了」などのステージに分割することでタスクを整理します。仕事のフローに合ったセクションを追加しましょう。編集や新規追加はいつでも可能です。

3. プロジェクトにタスクを追加して自分に割り当てる

タスクとは、プロジェクト内の実際の行動を表す項目です。やるべきことに対してタスクを作成します。タイトルは動詞で終わるようにしましょう (例: 「ホームページのデザインをレビューする」「チームミーティングの予定を決める」)。自分に割り当てて、期日を設定します。

4. チームメイトとコラボレーションする

ほとんどの Asana プロジェクトには複数のメンバーが含まれます。チームメイトをプロジェクトに招待するには、プロジェクトの上部にある「共有」ボタンをクリックします。次に、タスクを作成して適切なメンバーに割り当てます。期日を追加し、タスクの説明を使用して、必要な作業に関するコンテキストを提供します。

5. マイタスクと受信トレイから仕事を進める

サイドバーから「マイタスク」と「受信トレイ」を開きます。

マイタスクには、Asana 全体で自分に割り当てられているすべてのタスクが表示されます。まずは、今日が期限のタスクに集中しましょう。期日を過ぎているタスクがある場合は、実際に完了する日付を期日に設定します。

「受信トレイ」には、自分が関わっている仕事に関する通知が表示されます。質問があればコメントする、確認したことを知らせるために「いいね」を押す、参考情報の通知はアーカイブするなど、必要なアクションを実行しましょう。

オンボーディングを続ける

次のステップ:

アクセス先

内容

Asana ヘルプセンター

Asana の機能に関するハウツー記事とビデオチュートリアルをAsana ヘルプセンターでご覧ください。

ライブトレーニング

インストラクター主導のセッション:


• Asana で効果的にオンボーディングを行う

•  Asana でプロジェクトを管理する

Asana アカデミー  

 

認定資格とスキルバッジ:


• 詳細なオンボーディングを目的とした「Asana 基礎」スキルバッジ

• ワークフローに AI を組み込むための「Asana AI スペシャリスト」スキルバッジ

フォーラム

他のユーザーから学び、Asana アンバサダーになる

準備はいいですか？「実践」セクションに戻り、Asana で最初の 5 つのアクションを完了しましょう

Note iconノート

この記事は AI によって翻訳されています。

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