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使用Asana目標功能追蹤目標的流程

在本文中

您是您組織中或您使用Asana目標功能的團隊中目標管理流程的所有者和推動者。 但這在現實中該如何操作？ 若您想要全年目標流程活動的具體範例，請繼續閱讀。

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領導您組織的目標流程

目標管理流程有四個不同的階段：起草、定稿、執行和評分。 在今年的最後一個季度，將進行年度目標規劃，並起草和批準明年的所有目標。

除了這裡描述的年度規劃流程外，還可以每個季度或每半年進行一次更快的規劃流程，以根據年度流程中制定的目標來制定短期目標。

在Asana中，我們每年和每半年進行目標規劃，因為我們發現這是策略和執行之間的正確平衡。

一起來詳細看看每個階段及其時間表。

timeline

正在起草

此階段的目的是讓公司和團隊目標都準備好進行審查以進行最終確定。

此階段從今年最後一個季度開始，包括兩個裏程碑。 首先，領導團隊會根據組織的使命，提出高信心的公司目標草案。 然後，團隊根據公司目標提出目標草案。

裏程碑：公司層級目標起草

當

高度自信的公司目標草稿必須完成，並有足夠的時間在年底前起草和批準團隊目標。 起草最具策略性的公司目標可能最多需要2個月，而更多的戰術目標則需要更少的時間。

如果規劃流程是針對單一團隊，則可以跳過此階段，團隊可以根據公司優先事項或任務設定目標。

看起來像什麼

一旦起草了高度自信的公司目標，就會與組織分享，以便團隊可以制定支持該目標的目標。

裏程碑：團隊層級目標起草

時間

團隊目標草稿必須在年底前完成，並有足夠的時間批準所有目標。 根據組織的規模，起草公司目標可能需要兩週的時間，大型公司則需要一個月或更長的時間。

若規劃流程為單一團隊，此階段可能需要一週的時間。

看起來像什麼

  1. 領導 團隊透過公司目標與公司分享年度策略。 他們必須傳達這些目標的內容和原因，以便團隊能夠思考貢獻的方式。
  2. 然後，這些目標會串聯到團隊目標，由團隊負責人起草，以支持公司目標。 這些目標的內容必須遵循撰寫目標的最佳作法。
  3. 個人和團隊可以分享他們的想法，並根據公司的策略制定自己的目標。 結合自下而上的共同創造目標，激發團隊創新和參與度。

自上而下的方法是，所有團隊層級的目標都必須從其中一個公司目標向下串聯，從而建立一致性。 同時，當團隊提出新目標時，即使這些目標無助於先前確立的自上而下的公司層級目標，也會促進自下而上的創新。

公司應根據其優先順序結合自上而下和自下而上的方法來建立目標。

定案

此階段的目的是讓公司和團隊的目標都得到相關專案關係人的核準。

時間

所有目標必須在年底前確定並通過。 小型組織可能需要1-2週，大型組織則需要3-4週。

看起來像什麼

公司層級目標所有者與領導團隊一起審查並確定目標。 團隊目標所有者與其經理和其他相關專案關係人一起審查並核準其目標。 Asana核準是執行此階段的完美工具。

在此階段，領導團隊可以根據為考慮來自團隊的自下而上的想法而制定的團隊目標來審查其公司目標。

執行

在這個階段，團隊會努力達成目標。 目標所有者向專案關係人傳達目標狀態。 這些狀態更新對於及早標記風險並重新校準目標或要求更多資源來實現目標至關重要。

時間

最佳做法是在一年中定義正式的裏程碑，以溝通和審查目標的狀態。 如果需要，這些裏程碑可用於與專案關係人討論目標是否應更新以反映不可預見的條件，或者是否應使用新資源以保持目標進展順利。

視目標的性質而定，這可能每個月、每個季度或年中發生一次。 目標可以在這些審查期間進行完善或更新，因為在執行期間出現了新的信息。

一般而言，撰寫狀態更新時，應使用以下節奏：

  • 年度目標：至少每季更新一次。
  • 半（六個月）目標：每季度或每月更新。
  • 季度目標：至少每月更新。

狀態更新應包含以下資訊：

  • 目標的狀態為何(進展順利、存在風險、偏離進度) ，以及原因。
  • 達成目標的關鍵成績。
  • 目標的後續步驟。

使用狀態更新與專案關係人分享Asana中的目標進度。 目標所有者可以設定週期性提醒，根據他們想要的節奏(每週、每兩週等)建立狀態更新。 深入瞭解狀態更新。

評分

本階段的目標是評估目標在批準階段定義的成功標準。 然後關閉目標，並分為已實現、部分實現、錯過或放棄。 閱讀更多有關撰寫目標評分標準的內容。

時間

目標完成後，即可隨時進行評分。 例如，如果您的目標是在2月底前發佈活動，則應在完成時對該目標進行評分。 儘管如此，在年內在目標流程中建立裏程碑以對目標進行正式評分是一種最佳做法。 這通常至少發生兩次：一次是在年中，一次是在年底。 使用季度目標的組織設定季度評分裏程碑。

看起來像什麼

在Asana中，評分會透過狀態更新進行。 為此，請根據在核準階段為目標定義的評分標準，將目標的狀態更新為已實現、部分實現、錯過或放棄。 包括有關目標的影響，以及任何偏離計劃或未達成目標的原因的資訊。

隨著評分，反思了與目標及其執行相關的學習，這些學習應該被社會化並用於下一年。

您有任何疑問嗎？ 請透過您的客戶成功經理或我們的Asana論壇聯絡我們！

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