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프로젝트에서 이메일 브리지 사용하기

이 기사에서는

이메일 브리지를 사용하면 Asana 계정이 없는 사용자가 지원 또는 접수 이메일 주소(예: support@yourcompany.com)로 이메일을 보내 Asana 프로젝트에서 작업을 생성할 수 있습니다. 

해당 이메일이 프로젝트의 Asana 이메일 주소로 전달되면 작업이 자동으로 생성됩니다. 외부 발신자가 수신한 알림 이메일에 회신하는 경우, 해당 회신은 작업에 댓글로 추가되어 Asana에 로그인할 필요 없이 대화가 스레드 형태로 유지됩니다.

관련 기사

인증된 이메일 도메인 설정

조직이 이메일 브리지를 사용하려면 먼저 조직 관리자가 관리 콘솔에서 전송 도메인을 확인해야 합니다. 이 단계는 조직이 도메인을 소유하고 있으며 Asana가 조직을 대신하여 이메일을 보낼 수 있도록 승인함을 증명합니다. 따라서 외부 발신자에게 보내는 알림 이메일은 Asana에서 직접 보내는 것이 아니라 조직의 도메인에서 보내는 것으로 표시됩니다.

시작하려면 관리 콘솔로 이동한 후 설정을 선택하세요. 인증된 이메일 도메인 을 클릭하여 도메인 관리 페이지를 여세요. 여기에서 기존에 인증되었거나 인증 대기 중인 도메인을 확인할 수 있으며, 도메인이 인증되면 인증된 도메인에서의 전송 허용 토글을 활성화할 수 있습니다.

새 도메인을 추가하려면 이메일 도메인 추가하기 를 클릭하세요. 

표시되는 대화 상자에서 이메일 도메인 (이메일 주소에서 @ 기호 다음에 오는 모든 부분, 예: acme.org)을 입력합니다. 계속하려면 제출 을 클릭하세요.

제출 후 Asana는 도메인의 DNS 설정에 추가해야 하는 일련의 CNAME 레코드를 생성합니다. DNS 레코드 보기 를 클릭하여 필요한 CNAME 레코드를 확인하세요. 각 레코드를 DNS 제공업체에 추가한 다음 관리 콘솔로 돌아가 인증 절차를 완료하세요. DNS 변경 사항이 전파되기까지 최대 72시간이 소요될 수 있으며, 인증 시도는 28일 후 만료됩니다. 

CNAME(Canonical Name) 레코드: 암호화 서명(DKIM)을 활성화합니다. CNAME 레코드는 별칭을 기본 도메인 이름에 매핑합니다. Asana는 세 가지 고유한 CNAME 레코드를 사용하여 DKIM(DomainKeys Identified Mail)을 설정합니다. 이는 외부 고객에게 전송되는 모든 알림 이메일에 안전하게 디지털 서명이 찍히는 것과 같은 방식으로 작동합니다. 이메일이 실제로 회사의 이메일이며 전송 중에 변경되지 않았음을 수학적으로 증명합니다.

AWS SES는 메일 흐름을 방해하지 않고 백그라운드에서 보안 키를 원활하게 교체하기 위해 세 개의 CNAME 레코드를 필요로 합니다. 특정 시점에 하나의 키만 이메일에 활성 서명하는 동안, AWS는 다른 두 개의 레코드를 사용하여 다음 키를 사전 준비하고 원활한 자동 인계를 위해 백업을 준비할 수 있습니다.

인증이 완료되면 해당 도메인은 보류 중인 이메일 도메인에서 인증된 목록으로 이동하며, 인증된 도메인에서의 전송 허용 옵션을 사용할 수 있게 됩니다.

조직 관리자가 전송 도메인을 확인하면 프로젝트 소유자는 해당 도메인을 프로젝트에 연결하고 수신되는 메시지를 Asana로 전달하도록 외부 이메일 수신함을 구성할 수 있습니다. 이후 외부 사용자는 Asana 계정이 없어도 이메일을 보내거나 답장하는 것만으로 작업을 생성하고 댓글을 추가할 수 있습니다.

프로젝트에 대한 이메일 전달을 설정하는 방법

인증된 도메인을 프로젝트에 연결하려면 프로젝트를 열고 오른쪽 상단 모서리에 있는 사용자 지정 을 클릭하세요. 표시되는 패널에서 이메일 을 선택합니다. 이메일로 작업 추가 아래에 프로젝트의 Asana 이메일 주소가 표시됩니다. 복사 를 클릭하여 이 주소를 복사하고 전달 구성에 사용할 수 있습니다.

고급 설정을 구성하려면 아래로 스크롤하여 고급 설정 아래에 있는 이메일 전달 관리 를 클릭합니다. 이메일 전달 관리 탭에서 고급 이메일 설정 대화 상자가 열립니다. 

관리자가 아직 도메인을 확인하지 않은 경우 관리자에게 문의하라는 알림이 표시됩니다. 도메인이 인증되면 인증된 도메인 섹션에서 해당 도메인을 선택한 후 이메일 전달 아래에 표시된 Asana 이메일 주소를 복사한 후 외부 이메일 클라이언트(예: Gmail 또는 Outlook)에서 전달 대상 주소로 추가하세요.

참고: 도메인이 확인되었는지 확인하세요. 그렇지 않으면 이메일 브리지가 작동하지 않습니다.

자동 작업 생성을 활성화하려면 외부 이메일 받은 편지함(예: support@yourcompany.com)을 구성하여 수신 메시지를 프로젝트의 Asana 이메일 주소로 자동 전달하도록 하세요. 전달된 이메일이 도착하면 Asana는 이메일 제목을 작업 제목으로, 이메일 본문을 작업 설명으로 사용하여 새 작업을 생성합니다.

자동 이메일 회신을 설정하는 방법

외부 발신자의 이메일로 작업이 생성될 때 해당 발신자에게 알림이 전송되도록 자동 회신을 구성할 수 있습니다. 고급 이메일 설정 대화 상자에서 이메일 회신 자동화 탭을 클릭합니다. 

'작업 수신됨' 확인과 같은 새로운 자동 회신을 생성하려면 추가를 클릭하세요. 이메일 사용자 지정 에서 로고를 업로드하여 외부 발신자에게 전송되는 자동 회신 이메일에 브랜드를 표시할 수도 있습니다. 이메일 미리 보기가 패널 하단에 표시됩니다.

외부 사용자가 작업과 상호 작용하는 방법

외부 사용자가 작업을 생성하는 이메일을 보내면 회원님의 인증된 도메인에서 알림 이메일을 받게 됩니다. 외부 사용자가 해당 알림 이메일에 회신하면 해당 회신이 자동으로 해당 Asana 작업에 댓글로 추가됩니다. 이렇게 하면 외부 사용자가 Asana 계정을 생성하거나 로그인할 필요 없이 대화가 스레드 형태로 유지되고 Asana 내에서 팀이 볼 수 있습니다.

문제 해결

대부분의 이메일 브리지 문제는 도메인 인증, 프로젝트 연결 또는 이메일 제공업체에서 전달을 구성하는 방식에 있습니다.

도메인이 인증되지 않습니다

설정 > 인증된 이메일 도메인에서 추가한 도메인은 보류 중 또는 실패로 표시됩니다.

도메인이 '보류 중인 이메일 도메인'에 남아 있는 경우:

  • 변경 사항이 반영될 때까지 기다리세요: DNS 변경 사항은 즉시 업데이트되지 않습니다. 변경 사항이 전 세계 DNS 서버에 전파되고 Asana에서 감지되기까지 최대 72시간이 소요될 수 있습니다.
  • DNS 레코드를 다시 확인하세요: 인증을 위해서는 DNS 레코드 보기 를 클릭했을 때 표시되는 것과 정확히 일치하는 세 개의 CNAME 레코드가 필요합니다. 하나의 기록이 누락되거나, 잘못 입력되거나, 변경된 경우에도 인증이 차단됩니다.

도메인에 '실패' 상태가 표시되는 경우:

'실패' 상태는 Asana가 도메인을 확인했지만 소유권을 확인하지 못했음을 의미합니다. 페이지에 다음과 같은 오류가 표시됩니다. “인증 서비스에 연결하지 못했습니다. 다시 시도하세요.”가장 일반적인 원인은 DNS 레코드가 누락되었거나 잘못된 경우입니다.

  1. 이전 레코드 제거: DNS 제공업체의 콘솔로 이동하여 인증 시도 실패 시 추가한 DNS 레코드를 제거하세요.
  2. 절차 다시 시작: Asana 관리 콘솔에서 다시 시도 를 클릭하여 처음부터 다시 시작하세요. 이렇게 하면 DNS 제공업체에 추가할 새로운 DNS 레코드 세트가 생성됩니다.

전달된 이메일로 작업이나 댓글이 생성되지 않습니다

가장 일반적인 전달 문제입니다. 다음 확인 사항을 순서대로 진행하세요.

  1. 보내는 도메인이 인증되었는지 확인하세요: 관리 콘솔에서 설정 → 인증된 이메일 도메인으로 이동하세요. 도메인은 보류 중인 이메일 도메인 아래가 아닌 인증된 목록에 표시되어야 합니다.
  2. 인증된 도메인에서의 전송 허용 토글이 켜져 있는지 확인합니다: 이 옵션은 도메인이 완전히 인증된 후에만 관리 콘솔에서 사용할 수 있습니다.
  3. 프로젝트가 확인된 도메인에 연결되어 있는지 확인하세요. 프로젝트를 열고 사용자 지정 → 이메일을 클릭한 다음 고급 설정에서 이메일 전달 관리 를 클릭하고 확인된 도메인이 선택되어 있는지 확인하세요. (관리자에게 문의하라는 알림이 표시되면 도메인이 아직 인증되지 않은 것입니다.)
  4. 이메일 제공업체에서 전달이 활성화되어 있는지 확인하세요: Gmail, Outlook 또는 사용자 지정 메일 서버에서 수신 주소(예: support@yourcompany.com)로 전송된 메일이 '이메일 전달 관리'에 표시된 프로젝트의 고유 Asana 이메일 주소로 전달되도록 구성되어 있는지 확인하세요.
  5. ⚠️ 참고: 이메일 브리지는 표준 이메일 전달 규칙을 지원합니다. 간단한 이메일 리디렉션 (이메일 엔벨로프 헤더를 수정하지 않음)은 지원되지 않습니다.
  6. 제공업체의 전달 확인이 완료된 것을 확인하세요: 아래의 전달 확인이 완료되지 않음 을 참조하세요.
  7. 이메일이 DKIM 인증을 통과하는지 확인하세요: Email Bridge는 DKIM을 사용하여 전달된 메일을 인증합니다. 표준 SPF 검사는 전달 루프를 통과하지 못하기 때문에 수신 이메일에는 유효한 DKIM 서명이 있어야 합니다. 그렇지 않으면 거부됩니다(그리고 발신자는 '전송 불가' 알림�� 받게 됩니다).
    1. 발신 메일에 DKIM 서명이 있는지 확인하세요. 대부분의 주요 제공업체(예: Google Workspace 및 Microsoft 365)는 이메일에 자동으로 서명합니다.
    2. 사용자 지정 또는 자체 관리 메일 서버의 경우 DKIM을 수동으로 구성해야 할 수 있습니다. 구체적인 구성 지침은 메일 제공업체에 문의하세요.

전달 확인이 완료되지 않음

모든 이메일 서비스 제공업체가 이 단계를 요구하는 것은 아닙니다. 일부 제공업체(특히 Gmail)는 처음 전달을 설정할 때 사용자가 받은 편지함을 소유하고 있는지 확인하기 위해 일회성 확인 이메일을 보내지만, 다른 많은 제공업체는 보내지 않습니다. 제공업체에서 이 단계를 요구하지 않는 경우 이 섹션을 건너뛸 수 있습니다.

확인이 필요한 경우:

  1. Asana가 이메일을 수신합니다: Asana는 인증 이메일을 자동으로 수신하여 연결된 프로젝트에 작업으로 전달합니다.
  2. 조치: 작업을 열고 이메일 본문에서 확인 링크를 찾아 클릭하여 전달을 승인하세요.
메모 icon메모

이 단계가 완료될 때까지 이메일 서비스 제공업체에서 모든 전달을 차단하며, 작업이 생성되지 않습니다.

답장이 댓글로 추가되지 않습니다

원 발신인, 원 '받는 사람' 수신인, 최초 이메일 대화 목록의 참조 수신자는 이메일 알림에 회신하여 Asana 작업에 직접 댓글을 추가할 수 있습니다. 답장이 게시되지 않는 경우:

  • 대화 목록 내에서 답장: 새로운 메시지를 시작하는 대신 Asana 알림 이메일에서 '답장' 또는 '전체 답장'을 사용해야 합니다. 회신을 올바른 작업으로 라우팅하는 메타데이터는 알림 이메일의 헤더에 있습니다.
  • 승인된 주소에서 회신: 원래 스레드에 있던 이메일 주소(원래 발신자, '받는 사람' 수신자 또는 참조 주소)에서 회신을 보낸 경우에만 회신이 수락됩니다. 참여자가 알림을 외부 주소로 전달하고 회신하는 경우, Asana는 보안상의 이유로 해당 댓글을 거부합니다.

아직 도움이 필요하신가요?

위의 모든 사항을 확인했음에도 불구하고 이메일이 여전히 동기화되지 않는 경우 Asana 지원팀 에 문의하여 다음 정보를 제공해 주세요:

  • 조직/작업 공간 이름 및 확인된 전송 도메인.
  • 연결된 Asana 프로젝트의 URL.

 

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