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Réunions Zoom sur Asana

Dans cet article

L’intégration Asana pour Zoom est disponible pour tous les utilisateurs d’Asana. L’intégration des transcriptions Zoom pour l’automatisation est disponible pour les utilisateurs d’Asana payants.

L’intégration Asana pour Zoom simplifie la collaboration et le suivi du travail à distance. Utilisez cette intégration pour organiser des réunions plus productives avec un ordre du jour clair et pour définir précisément les prochaines étapes à suivre.

L’intégration Zoom d’Asana vous permet d’associer des réunions Zoom à des tâches Asana pour montrer leur relation. Les utilisateurs peuvent indiquer la date à laquelle une certaine tâche sera résolue, discutée, débloquée ou terminée et joindre automatiquement l’enregistrement de la réunion et sa transcription à la tâche Asana associée pour apporter davantage de contexte et de transparence. Les tâches concernées s’affichent alors dans l’ordre du jour de votre réunion, accompagnées de l’enregistrement et de la transcription de la réunion Zoom associée, pour plus de contexte et de transparence.

Cette intégration permet aux équipes de suivre les réunions sur Asana, de rendre ces dernières plus productives, et leur fait gagner du temps en joignant la transcription et l’enregistrement de ces réunions à l’emplacement souhaité, dès qu’ils sont disponibles.

Note iconNote

Les intégrations d’applications ne sont pas réservées aux projets. Vous pouvez ajouter des applications dans Mes tâches pour les intégrer aux outils préférés de votre équipe.

Installation

Associez Asana et Zoom afin d’automatiser votre travail. Pour assurer une intégration complète, veillez à configurer cette dernière sur Zoom et sur Asana.

Configurer l’intégration sur Zoom :

  • Avant ou pendant la réunion, accédez à l’onglet Applications.
  • Recherchez Asana et ajoutez l’application.
  • Pendant la réunion, cliquez sur l’onglet Applications, puis cliquez sur Asana pour charger l’application Asana à droite de l’interface de visioconférence. Toutes les tâches liées à la réunion ou créées pendant celle-ci s’afficheront à cet endroit.

Configurer l’intégration sur Asana :

  • Cliquez sur le bouton Applications
  • Cliquez sur +Ajouter des applications
  • Choisissez Zoom
  • Vous pouvez désormais associer des réunions Zoom à des tâches Asana dans ce projet

Ajouter Zoom à un projet

Une fois l’intégration Asana pour Zoom activée, ajoutez l’intégration Zoom à un projet depuis la galerie d’applications Asana.

Galerie d’applications/processus d’autorisation

Depuis la galerie d’applications :

  1. Cliquez sur + Ajouter au projet

Une fois ajoutée, le champ Zoom s’affiche dans toutes les tâches du projet.

champ zoom

À partir de là, vous pouvez programmer de nouvelles réunions ou associer une réunion que vous avez programmée sur votre calendrier.

Créer une réunion

Sélectionnez Créer une nouvelle réunion dans le menu déroulant du champ Zoom.

nouvelle réunion Zoom

Dans la fenêtre contextuelle Créer une réunion Zoom, ajoutez les champs suivants :

  1. Sujet de discussion
  2. heure de début
  3. Durée
  4. Cliquez sur Créer une réunion

Vous pouvez désormais ajouter la réunion Zoom à un événement sur votre calendrier et inviter des participants.

Vous pouvez partager l’invitation en cliquant sur le bouton Copier l’URL et coller l’URL dans un e-mail destiné aux participants ou dans un commentaire sur Asana.

Associer une réunion Zoom à un événement ou une tâche

lien Zoom

Pour associer une réunion existante :

  1. Copiez le lien de la réunion ou sa référence (à partir de Zoom ou de votre calendrier) et collez-le dans le champ Zoom.
  2. Cliquez sur Ajouter.

Associer une réunion Zoom à une tâche permet d’apporter davantage de clarté à une réunion d’équipe et de n’oublier aucun détail. Repérer le champ Zoom dans votre champ de tâche Asana facilitera l’association ou la création d’une réunion dans une tâche. Enfin, partagez et invitez des participants. Une fois l’application Asana configurée sur Zoom, toutes les tâches Asana associées à la réunion sont visibles et ajoutées à votre ordre du jour. Les participants qui ont installé l’application Asana pour Zoom et ont accès aux tâches sur Asana peuvent également les consulter depuis Zoom !

Note iconNote

Les détails de la réunion sont mis à jour à chaque chargement de la tâche associée. Ils comprennent le statut de la réunion, son responsable, sa durée et l’heure à laquelle elle débutera.

Zoom deets

Visualiser les tâches associées dans l’ordre du jour de votre réunion Zoom

Pendant une réunion Zoom, ouvrir l’application Asana permet d’afficher toutes les tâches associées à la réunion. C’est un excellent moyen d’ajouter des tâches à l’ordre du jour de la réunion et de s’assurer d’en discuter avec vos collaborateurs. Lorsque les utilisateurs ouvrent l’application pendant la réunion, la liste des « Tâches de réunion » s’affiche. Les nouvelles tâches créées pendant la réunion seront également visibles ici ! En outre, vous êtes libre de classer vos tâches dans l’ordre qui vous convient.

Tous les participants à la réunion qui ont ajouté l’application Asana et ont accès aux tâches de votre espace de travail peuvent consulter la liste des « Tâches de réunion ».

lier des tâches

Créer une tâche de suivi Asana depuis une réunion Zoom

Lors la réunion, si vous souhaitez créer une action à traiter qui n’est pas associée à une tâche existante, revenez à la liste des tâches de réunion, puis cliquez sur l’icône + dans le coin supérieur droit pour créer une nouvelle tâche.

Ajouter des pièces jointes et des transcriptions

Lorsque la réunion est en cours, cliquez sur les détails de cette dernière. Un lien pour la rejoindre y sera automatiquement ajouté. Annulez si vous ne souhaitez pas y accéder pour le moment.

  • Si vous avez accès aux enregistrements ou aux transcriptions dans le cadre de votre forfait Zoom et que vous avez activé les fonctionnalités correspondantes, Asana récupérera automatiquement le lien de l’enregistrement ou de la transcription pour la joindre à la tâche Asana associée.

  • Dans le cas où la réunion est associée à plusieurs tâches, l’ajout des pièces jointes sera effectué pour l’ensemble de ces tâches.

De cette façon, l’ensemble des participants aura accès à une trace claire du travail à effectuer et des échéances, ce qui permet de faire avancer les projets en renforçant la responsabilité de chacun.

Note iconNote

Cette intégration est accessible à tous les utilisateurs Asana, qu’ils aient souscrit une formule gratuite ou payante, mais peut nécessiter un compte Zoom payant pour certaines fonctionnalités, telles que les enregistrements et les transcriptions. Contactez l’assistance si vous avez besoin d’aide.

Vous pouvez effectuer des recherches dans le texte des transcriptions de réunion et repérer la tâche associée en recherchant les sujets de discussion dans la réunion.

Note iconNote

La transcription audio de Zoom peut seulement être générée en anglais.

Désinstaller Zoom

À partir d’un projet :

Vous pouvez retirer l’intégration Zoom d’un projet de la façon suivante :

  • Accédez au menu Applications d’un projet
  • Choisissez Zoom dans le menu
  • Cliquez sur Retirer du projet

À partir de votre compte Zoom :

  • Connectez-vous sur votre compte Zoom et accédez au Zoom App Marketplace
  • Cliquez sur Gérer > Applications installées ou recherchez l’application Asana for Zoom
  • Cliquez sur l’application Asana for Zoom
  • Cliquez sur Désinstaller
Note iconNote

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Note iconNote

Cet article a été traduit par l’IA.

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