Loading
PLATFORM
MOGELIJKHEDEN
ASANA AI
ALLE ABONNEMENTEN
Type bedrijf
Teams
Sectoren
Use cases
LEREN
ONDERSTEUNING
DIENSTEN
Helpcentrum
search-icon

Onderwerpen

Help je team Asana aan te nemen

In dit artikel

Het succesvol implementeren van Asana in je team vereist meer dan alleen het leren van functies - het gaat om het veranderen van hoe mensen omgaan met, organiseren van en communiceren over werk. Dit artikel biedt een gestructureerde aanpak om uw team te helpen Asana effectief te adopteren en blijvend succes te behalen.

Gerelateerde artikelen

Het Asana-wijzigingsraamwerk

Op basis van ervaring uit honderden klantimplementaties volgen succesvolle teams een gestructureerde aanpak in zes stappen:

1. Bepaal uw 'waarom' en roep uw adoptieketen samen

Voordat je je teams kunt onboarden, heb je een duidelijk en overtuigend antwoord nodig op deze vraag: welke pijnpunten zal het implementeren van Asana oplossen en hoe? Je moet je ook voorstellen hoe succes eruitziet en nadenken over wat er in de toekomst mogelijk is door Asana te gebruiken, dat nu niet mogelijk is.

Roep je wijzigingsnetwerk samen

Succesvolle implementaties vereisen de hulp van mensen die net zo enthousiast zijn over Asana als jij. Identificeer een coalitie van mensen om de uitrol te ondersteunen. Je wijzigingnetwerk moet mensen omvatten die gemotiveerd zijn om succes te garanderen, een diverse vertegenwoordiging hebben in belangrijke teams, de processen van hun teams kennen en verandering kunnen beïnvloeden. Streef naar ergens tussen de 3 en 10 personen, wees strategisch.

Actiestappen:

  • Document specifieke problemen die Asana zal oplossen
  • Stel meetbare succescijfers in
  • Identificeer 2-3 teamkampioenen
  • Een communicatieplan opstellen

2. Ontdek uw huidige staat 

Beoordeel de bestaande werkbeheerprocessen, tools en pijnpunten van je team. Het begrijpen van uw startpunt helpt de Asana-implementatie aan te passen aan uw specifieke behoeften.

Vragen om te overwegen:

  1. Hoe houdt uw team momenteel het werk bij?
  2. Welke tools gebruikt u vandaag?
  3. Waar komen communicatiestoringen voor?
  4. Welke processen werken goed en wilt u behouden?

3. Ontwerp uw eerste workflow

Begin met één impactvolle workflow in plaats van te proberen alles in één keer te migreren. Kies een proces waarbij meerdere teamleden betrokken zijn en duidelijke deliverables hebben. Het maken van een workflow zal helpen om de standaard te bepalen voor hoe mensen in Asana werken. Wanneer je je eerste workflow overweegt, moet deze bepaalde kenmerken hebben:

  • Zeer collaboratief: zoek naar processen die veel samenwerking vereisen, waarbij de meeste mensen worden betrokken. Asana zal de zichtbaarheid en coördinatie snel verbeteren.
  • Gemakkelijk in sjablonen te gieten: Identificeer projecten die je regelmatig gebruikt. Je kunt projectsjablonen maken om je workflow te stroomlijnen en je team heel wat tijd te besparen.
  • Gebroken: elk proces dat wordt gesplitst of verspreid over verschillende tools is een geweldige kandidaat, omdat Asana de workflow snel effectiever kan maken. Het gebruik van een gebroken proces zal pijnpunten onmiddellijk aanpakken en benadrukken hoe Asana je kan helpen efficiënter te werken.
  • Bedrijfskritisch: het verplaatsen van een proces dat van invloed is op de teamdoelstellingen naar Asana kan onmiddellijke impact hebben.
  • Motiveert Asana-gebruik: één van je belangrijkste doelen bij het uitrollen van Asana is om regelmatig een kritieke massa te krijgen met Asana. Zoek naar een workflow waarmee mensen Asana vroeg en vaak gebruiken, zoals een aanvraagproject of wekelijkse vergaderingen.

4. Geef uw team de middelen en vier de overwinningen

Het maken van een communicatie- en trainingsplan is een geweldige manier om veelvoorkomende valkuilen bij de implementatie van technologie te vermijden.

  1. Bepaal een datum waarop je live gaat voor je kick-off. Bouw momentum op en plan het als een spannend evenement.
  2. Stuur regelmatig updates terwijl je aftelt tot je 'live gaan' -datum.
  3. Gebruik het materiaal dat je hebt gemaakt bij het definiëren van je 'waarom Asana'. Maak duidelijk waarom Asana belangrijk is en waarom nu. Zonder de urgentie zien teamgenoten de noodzaak niet in om hun manier van werken te veranderen.
  4. Praat over hoe dit een teaminzet was van iedereen in het wijzigingsnetwerk. Help teamgenoten te zien hoe ze vertegenwoordigd waren.
  5. Stuur niet gewoon een paar e-mails. Overweeg verschillende media, zoals video's of chatkanalen, zodat mensen verschillende manieren hebben om meer te weten te komen over de uitrol.

Implementatietips:

  • Organiseer een teamkickoff-vergadering
  • Bied hands-on trainingssessies aan
  • Snelle naslaggidsen maken
  • Voltooide taken en mijlpalen vieren

5. Bereid u voor op succes

Het instellen van conventies is essentieel om te voorkomen dat je Asana onbeheersbaar wordt. Een aantal algemene conventies zijn:

Wanneer wat maken:

  • Als je een groep mensen hebt die nieuw zijn bij Asana en die meerdere grote inspanningen zullen leveren, maak dan een nieuw team (dit zou vrij zeldzaam moeten zijn)
  • Als je een grote inzet hebt (minstens 10 grotere taken) waarbij een subset van een bestaand team of het hele team betrokken is, maak dan een nieuw project binnen dat team
  • Als je een kleinere inzet hebt die logisch binnen een bestaand project past, voeg dan die taak toe
  • Gebruik subtaken om een taak op te splitsen in kleinere stappen

Werk toewijzen

Een van de grootste obstakels voor mensen om Asana te gebruiken, is het toewijzen van werk aan iemand anders. Benoem het en normaliseer het; taken kunnen aanvragen, ideeën, enz. zijn. Het is handig voor managers om hiermee aan de slag te gaan en hun directe ondergeschikten te vragen om hen taken toe te wijzen.

Naamgevingsconventie

Benoem taken met actiewoorden en beschrijf wat de verantwoordelijke moet doen met behulp van deze actiewoorden.

Vervaldatums

Collectieve overeenkomst over vervaldatumconventies zorgt ervoor dat er geen werk over het hoofd wordt gezien. De verantwoordelijke moet altijd een vervaldatum instellen en noteren of deze vervaldatum flexibel is in de taakbeschrijving. Houd vervaldatums up-to-date; als een vervaldatum dreigt gemist te worden, noteer dit dan in de reacties en werk de taak bij. Dit helpt te voorkomen dat mensen terugvallen op hun oude gewoonten.

Responsiviteit

Maak van Asana een rijke en relevante plek om te communiceren en vestig het als de single source of truth. Stel verwachtingen in over hoe vaak mensen Asana moeten controleren. Stimuleer erkenning en communicatie dat meldingen zijn gezien.

6. Gebruik meten en uitbreiden

Houd de voortgang bij ten opzichte van uw eerste successtatistieken en breid het Asana-gebruik geleidelijk uit naar extra workflows en teamleden.

Enkele veel voorkomende manieren om succes te meten:

  • Enquêteteamleden over adoptie en tevredenheid
  • Bijhouden van voltooiingspercentages van taken en projectsnelheid
  • Betrokkenheidsstatistieken bewaken in Asana
  • Tijdsbesparing en efficiëntiewinsten documenteren

Extra middelen

Note iconOpmerking

Dit artikel is vertaald met AI.

Feedback over de vertaling versturen.

Gerelateerde artikelen

Wordt geladen
Help uw team Asana aan te nemen