Loading
Producten
AI Platform
MOGELIJKHEDEN
Type bedrijf
Teams
Sectoren
Use cases
LEREN
ONDERSTEUNING
DIENSTEN
Helpcentrum
search-icon

Onderwerpen

Geen artikelen gevonden voor dit onderwerp.

Help je team Asana aan te nemen

In dit artikel

Wie kan deze functie gebruiken?
PersonalStarterAdvancedEnterpriseEnterprise+PremiumBusinesslegacy Enterprise

Ga naar onze pagina met prijzen voor meer informatie.

Voor een succesvolle implementatie van Asana in je team is meer nodig dan alleen het leren van functies. Het gaat erom te veranderen hoe mensen omgaan met werk, het organiseren en erover communiceren. Dit artikel biedt een gestructureerde aanpak om je team te helpen Asana effectief te omarmen en blijvend succes te behalen.

Gerelateerde artikelen

Het Asana Way of Change-raamwerk

Op basis van de ervaring uit honderden klantimplementaties volgen succesvolle teams een gestructureerde aanpak in zes stappen:

1. Bepaal je 'waarom' en roep je Aanname-alliantie bijeen

Voordat je je teams kunt onboarden, heb je een duidelijk en overtuigend antwoord nodig op deze vraag: welke pijnpunten zal het implementeren van Asana oplossen en hoe? Je moet je ook voorstellen hoe succes eruitziet en nadenken over wat er in de toekomst mogelijk is door Asana te gebruiken, dat nu niet mogelijk is.

Roep je wijzigingsnetwerk samen

Succesvolle implementaties vereisen de hulp van mensen die net zo enthousiast zijn over Asana als jij. Identificeer een coalitie van mensen om de uitrol te ondersteunen. Je wijzigingnetwerk moet mensen omvatten die gemotiveerd zijn om succes te garanderen, een diverse vertegenwoordiging hebben in belangrijke teams, de processen van hun teams kennen en verandering kunnen beïnvloeden. Streef naar ergens tussen de 3 en 10 personen, wees strategisch.

Actiestappen:

  • Documenteer specifieke problemen die Asana zal oplossen
  • Stel meetbare succescijfers in
  • Identificeer 2-3 teamvoorstanders
  • Stel een communicatieplan op

2. Ontdek je huidige situatie 

Beoordeel de bestaande Werkbeheerprocessen, tools en pijnpunten van je team. Als je je uitgangspunt begrijpt, kun je de Asana-implementatie aanpassen aan je specifieke behoeften.

Vragen om te overwegen:

  1. Hoe houdt je team momenteel het werk bij?
  2. Welke tools gebruik je vandaag?
  3. Waar treden communicatiestoringen op?
  4. Welke processen werken goed en wil je behouden?

3. Ontwerp je eerste Workflow

Begin met één Workflow met een grote impact in plaats van te proberen alles in één keer te migreren. Kies een proces waarbij meerdere teamleden betrokken zijn en dat duidelijke vereiste resultaten heeft. Het maken van een workflow zal helpen om de standaard te bepalen voor hoe mensen in Asana werken. Wanneer je je eerste Workflow overweegt, moet deze bepaalde kenmerken hebben:

  • Zeer collaboratief: zoek naar processen die veel samenwerking vereisen, waarbij de meeste mensen worden betrokken. Asana zal de zichtbaarheid en coördinatie snel verbeteren.
  • Gemakkelijk in sjablonen te gieten: Identificeer projecten die je regelmatig gebruikt. Je kunt projectsjablonen maken om je Workflow te stroomlijnen en je Team heel wat tijd te besparen.
  • Gebroken: elk proces dat wordt gesplitst of verspreid over verschillende tools is een geweldige kandidaat, omdat Asana de workflow snel effectiever kan maken. Het gebruik van een gebroken proces zal pijnpunten onmiddellijk aanpakken en benadrukken hoe Asana je kan helpen efficiënter te werken.
  • Bedrijfskritisch: het verplaatsen van een proces dat van invloed is op de teamdoelstellingen naar Asana kan onmiddellijke impact hebben.
  • Motiveert Asana-gebruik: één van je belangrijkste doelen bij het uitrollen van Asana is om een kritieke massa te krijgen die Asana regelmatig gebruikt. Zoek naar een workflow waarmee mensen Asana vroeg en vaak gebruiken, zoals een aanvraagproject of wekelijkse vergaderingen.

4. Geef je team de middelen en vier de overwinningen

Het maken van een communicatie- en trainingsplan is een geweldige manier om veelvoorkomende valkuilen bij de implementatie van technologie te vermijden.

  1. Bepaal een datum waarop je 'live gaat' voor je kick-off. Bouw momentum op en plan het als een spannend evenement.
  2. Stuur regelmatig updates terwijl je aftelt tot je datum waarop je 'live gaat'.
  3. Gebruik het materiaal dat je hebt gemaakt bij het definiëren van je 'waarom Asana'. Maak duidelijk waarom Asana belangrijk is en waarom nu. Zonder de urgentie zien teamgenoten de noodzaak niet in om hun manier van werken te veranderen.
  4. Praat over hoe dit een teaminzet was van iedereen in het wijzigingsnetwerk. Help teamgenoten te zien hoe ze vertegenwoordigd waren.
  5. Stuur niet gewoon een paar e-mails. Overweeg verschillende media, zoals video's of chatkanalen, zodat mensen verschillende manieren hebben om meer te weten te komen over de uitrol.

Tips voor implementatie:

  • Organiseer een teambespreking
  • Geef praktische trainingssessies
  • Maak snelle referentiegidsen
  • Vier voltooide taken en mijlpalen

5. Bereid je voor op succes

Het instellen van conventies is essentieel om te voorkomen dat je Asana onbeheersbaar wordt. Een aantal algemene conventies zijn:

Wanneer wat maken:

  • Als je een groep mensen hebt die nieuw zijn bij Asana en die meerdere grote inspanningen zullen leveren, maak dan een nieuw team (dit zou vrij zeldzaam moeten zijn)
  • Als je een grote inzet hebt (minstens 10 grotere taken) waarbij een subset van een bestaand team of het hele team betrokken is, maak dan een nieuw project binnen dat team
  • Als je een kleinere inzet hebt die logisch binnen een bestaand project past, voeg dan die taak toe
  • Gebruik subtaken om een taak op te splitsen in kleinere stappen

Werk toewijzen

Een van de grootste obstakels voor mensen om Asana te gebruiken, is het toewijzen van werk aan iemand anders. Benoem het en normaliseer het; taken kunnen aanvragen, ideeën, enz. zijn. Het is handig voor managers om hiermee aan de slag te gaan en hun direct ondergeschikten te vragen om hen Taken toe te wijzen.

Naamgevingsconventie

Benoem taken met actiewoorden en beschrijf wat de verantwoordelijke moet doen met behulp van deze actiewoorden.

Vervaldatums

Collectieve overeenkomst over vervaldatumconventies zorgt ervoor dat er geen werk over het hoofd wordt gezien. De verantwoordelijke moet altijd een vervaldatum instellen en noteren of deze vervaldatum flexibel is in de taakbeschrijving. Houd vervaldatums up-to-date; als een vervaldatum dreigt gemist te worden, noteer dit dan in de reacties en werk de Taak bij. Dit helpt te voorkomen dat mensen terugvallen op hun oude gewoonten.

Responsiviteit

Maak van Asana een rijke en relevante plek om te communiceren en vestig het als de single source of truth. Stel verwachtingen in over hoe vaak mensen Asana moeten controleren. Stimuleer erkenning en communicatie dat meldingen zijn gezien.

6. Gebruik meten en uitbreiden

Houd de voortgang bij ten opzichte van je aanvankelijke succescijfers en breid het gebruik van Asana geleidelijk uit naar extra workflows en teamleden.

Enkele veel voorkomende manieren om succes te meten:

  • Teamleden ondervragen over acceptatie en tevredenheid
  • Voltooiingspercentages van taken en projectsnelheid bijhouden
  • Monitor Betrokkenheidsstatistieken in Asana
  • Documenteer tijdwinst en efficiëntieverbeteringen

Extra middelen

Note iconOpmerking

Dit artikel is vertaald met AI.

Feedback over de vertaling versturen.

Gerelateerde artikelen

Wordt geladen
Teams helpen Asana te adopteren | Asana-helpcentrum