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AI Meetings

Dans cet article

Qu’est-ce qu’AI Meetings ?
Consentement à l’enregistrement
Comment AI Meetings utilise-t-il vos données ?
Visibilité de la transcription et du résumé
Coût
Configurer AI Meetings
Transcription de vos réunions
Utilisation des résumés de réunion et des actions à entreprendre générés par l’IA
Paramètres d’AI Meetings

AI Meetings est disponible pour les clients Asana Command, Asana Client Management et AWM ayant activé AI Meetings.

Si vous avez rencontré un problème avec AI Meetings, consultez la section Résolution des problèmes liés à AI Meetings.

Qu’est-ce qu’AI Meetings ?

AI Meetings relie les discussions au cours desquelles le travail est abordé aux tâches qui en découlent. Au lieu de conserver les comptes rendus de réunion dans un outil distinct, Asana transcrit vos réunions et génère un résumé intelligent ainsi que des actions à entreprendre suggérées que vous pouvez convertir en tâches sans quitter Asana.

De plus, Réunions IA exploite le contexte de votre Work Graph® pour s’assurer que les résumés et les attributions de tâches sont étroitement liés à vos projets, objectifs et membres de l’équipe existants.

Pour utiliser AI Meetings pour l’enregistrement et la transcription, vous devez obtenir le consentement des autres participants à la réunion.

AI Meetings ne commence pas la transcription automatiquement. Un rappel vous invitant à obtenir le consentement des participants s’affiche dans la notification de réunion avant l’enregistrement. Il vous incombe de veiller à ce que tous les consentements requis aient été obtenus. Si un participant ne donne pas son consentement, cliquez sur Arrêter dans l’application Asana pour mettre fin à l’enregistrement.

Lorsque vous participez à une réunion, Asana publie un message de discussion depuis votre compte pour informer les autres participants que la réunion est en cours d’enregistrement. Toutefois, il vous incombe toujours d’informer verbalement tous les participants à la réunion et d’obtenir leur consentement avant de lancer l’enregistrement.

Comment AI Meetings utilise-t-il vos données ?

L’application Web Asana enregistre l’audio directement depuis votre appareil et fonctionne avec les réunions Zoom, Google Meet et Microsoft Teams. Découvrez comment l’IA Asana traite vos données.

Visibilité de la transcription et du résumé

Les transcriptions, les résumés et les actions à entreprendre sont privés par défaut. Des collaborateurs et des projets peuvent être associés aux réunions pendant ou après la réunion.

Lorsque vous partagez une réunion avec un collaborateur, vous pouvez spécifier son niveau d’accès à la réunion. Lorsque vous partagez une réunion avec un projet, vous pouvez choisir d’accorder l’accès à tous les membres du projet ou de le limiter aux collaborateurs sélectionnés. Le contenu des réunions n’est utilisé que comme contexte pour les outils d’IA d’Asana, et ce, uniquement pour les utilisateurs qui y ont accès.

Coût

Asana facture une requête d’IA pour générer un résumé et des tâches suggérées à partir d’une transcription (qu’elle provienne d’Asana Web ou de Zoom) pour les réunions d’une durée maximale de 60 minutes. Les réunions de plus de 60 minutes entraînent une requête d’IA supplémentaire pour chaque tranche supplémentaire de 60 minutes ou fraction de celle-ci.

Configurer AI Meetings

AI Meetings fonctionne avec Google Agenda et le calendrier Outlook pour transférer votre emploi du temps sur Asana, ainsi qu’avec l’application Web Asana ou Zoom pour gérer l’enregistrement et la transcription. Suivez les étapes ci-dessous pour connecter les deux.

Synchronisez votre calendrier

Sur Asana, accédez aux Réunions dans la barre latérale, sous Connaissances.
Sélectionnez Associer le calendrier ou Commencer dans la bannière supérieure.
Suivez les instructions pour authentifier votre compte Google Agenda ou Microsoft Outlook.

Configurer l’enregistrement et la transcription

Après avoir associé votre calendrier, choisissez la façon dont vous souhaitez enregistrer et transcrire vos réunions. Asana prend en charge deux options : l’application Web Asana et l’intégration Zoom. L’application Web Asana enregistre l’audio depuis votre appareil pour les réunions sur Zoom, Microsoft Teams et Google Meet. L’intégration Zoom extrait les transcriptions uniquement des réunions Zoom que vous organisez, puis génère un résumé et des actions à entreprendre.

Configurer Asana pour ordinateur

Téléchargez Asana pour ordinateur ou cliquez sur Télécharger depuis l’écran d’installation.
Suivez les étapes pour installer l’application Web Asana.
Activez les notifications pour Asana Web dans les paramètres de votre système d’exploitation afin d’être averti lorsqu’une réunion commence.

Note
Sur macOS, Asana demande les autorisations d’accès au microphone, à l’audio système et aux fonctionnalités d’accessibilité lors de la configuration. Sur Windows, aucune autorisation système supplémentaire n’est requise.

Configuration de l’enregistrement et de la transcription avec Zoom

Pour pouvoir utiliser la transcription Zoom, vous devez être l’organisateur de la réunion. Une fois l’enregistrement Zoom terminé, AI Meetings récupère la transcription de Zoom et génère un résumé ainsi que des actions à entreprendre. En général, Asana met plus de temps à recevoir les transcriptions Zoom que les transcriptions Asana pour le Web. Une fois l’intégration Zoom configurée, Asana récupérera automatiquement les transcriptions de toutes les réunions Zoom que vous enregistrerez en tant qu’organisateur à l’avenir et générera des résumés et des actions à traiter pour chacune d’entre elles.

Pour associer Zoom, sélectionnez Connecter Zoom sur l’écran de configuration et suivez les étapes.

Transcription de vos réunions

Note
Si plusieurs personnes enregistrent la même réunion, Asana utilise la première transcription pour générer le résumé et les actions à entreprendre. Toutes les transcriptions restent accessibles ; ouvrez la réunion et sélectionnez Afficher plus pour les consulter.

Transcription de vos réunions avec Asana Web

Les événements du calendrier doivent inclure un lien d’appel vidéo Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams.

Une fois Asana sur le Web configuré, il existe trois façons de commencer la transcription d’une réunion :

Depuis la vue Réunions
À partir d’une notification Web
Depuis la mini-application Asana pour Web

Depuis la vue Réunions

Accédez aux Réunions dans la barre latérale.
Sélectionnez l’onglet Accueil pour afficher les réunions qui n’ont pas encore commencé. Pour toute réunion commençant dans les cinq prochaines minutes, sélectionnez Démarrer.

Asana ouvre votre appel et affiche une commande d’enregistrement en haut à gauche de votre écran, que vous pouvez utiliser pour arrêter la transcription.

À partir de la notification Web

Si vous avez activé les notifications pour Asana Web dans votre système d’exploitation, Asana vous avertit avant le début d’une réunion et lorsqu’il détecte que vous avez rejoint un appel pris en charge. Cliquez sur la notification pour commencer la transcription directement.

Depuis la mini-application Asana pour Web

Sélectionnez l’icône du calendrier dans la mini-application d’Asana pour ordinateur afin de consulter vos réunions et de commencer la transcription :

Transcription de vos réunions avec Zoom

Pour transcrire avec Zoom, lancez un enregistrement dans le cloud en tant qu’organisateur de la réunion. Lorsque l’enregistrement se termine, AI Meetings récupère la transcription depuis Zoom et génère automatiquement un résumé et des actions à entreprendre.

Utilisation des résumés de réunion et des actions à entreprendre générés par l’IA

Lorsque votre résumé et vos actions à entreprendre sont prêts, vous recevez une notification dans votre boîte de réception Asana.

Les résumés sont disponibles en quelques minutes lorsque vous utilisez Asana sur ordinateur ; le traitement sur Zoom peut prendre plus de temps.

Sélectionnez la notification pour ouvrir la réunion. Vous verrez la date, l’heure, les participants et le résumé généré par l’IA, qui peut être modifié par n’importe quel membre de la réunion. Sélectionnez Afficher plus pour voir l’organisateur, le lien de la réunion, la description et la transcription complète (qui ne peut pas être modifiée).

Les brouillons de tâches s’affichent au bas de l’enregistrement de la réunion. Vous pouvez modifier une suggestion avant de l’accepter, ce qui crée une tâche Asana. Le fait de refuser une suggestion la supprime.

Pour revenir à une réunion passée, accédez à Réunions sous Connaissances et sélectionnez l’onglet Réunions précédentes.

Paramètres d’AI Meetings

Sélectionnez l’icône en forme d’engrenage en haut à droite de la page Réunions pour ouvrir les paramètres d’AI Meetings, qui comprennent trois paramètres.

Les préférences vous permettent de définir un paramètre de partage par défaut pour les résumés de réunion et les actions à entreprendre, ainsi que d’activer ou de désactiver les alertes sur le Web et dans le navigateur. Les préférences de notification Web sont gérées à partir de l’icône en forme d’engrenage sur Asana Web, et les préférences de notification du navigateur sont gérées à partir d’Asana sur navigateur.

Le calendrier vous permet d’activer ou de désactiver votre intégration Google Agenda ou calendrier Outlook.

Transcription vous permet de gérer vos connexions Asana Web ou Zoom.

Note
Cet article a été traduit par l’IA.
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