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Réunions Asana

Dans cet article

À propos d'Asana Meetings
Consentement à l'enregistrement
Visibilité de la transcription et du résumé
Coût
Transcription de vos réunions
Utilisation des synthèses de réunions et des actions à entreprendre générées par l'IA
Paramètres des réunions Asana

Asana Meetings est disponible pour les clients Asana Command et Asana Client Management.

Si vous avez rencontré un problème avec les réunions Asana, consultez la section Résolution des problèmes liés aux réunions Asana.

À propos d'Asana Meetings

Asana Meetings relie les discussions au cours desquelles le travail est abordé aux tâches qui en découlent. Au lieu de conserver les notes de réunion dans un outil distinct, Asana transcrit vos réunions et génère un résumé rédigé par l'IA ainsi que des suggestions d'actions à entreprendre que vous pouvez convertir en tâches sans quitter Asana.

Pour utiliser les réunions Asana afin d'enregistrer et de transcrire, vous devez obtenir le consentement des autres participants à la réunion.

Les réunions Asana ne commencent pas à transcrire automatiquement. Un rappel de consentement s'affiche avant le début de chaque enregistrement, et vous devez le confirmer avant le début de la transcription. Il vous incombe de veiller à ce que tous les consentements requis aient été obtenus. Si un participant ne donne pas son consentement, cliquez sur Arrêter dans l'application Asana pour mettre fin à l'enregistrement.

Visibilité de la transcription et du résumé

Les transcriptions, les résumés et les actions à entreprendre sont partagés avec tous les invités de l'événement du calendrier qui disposent d'un compte Asana dans votre domaine. Il n'existe aucune option permettant de rendre ce contenu privé.

Si vous ne souhaitez pas partager ce contenu, n'utilisez pas Asana Meetings pour cette réunion.

Coût

Asana facture une requête d'IA pour générer un résumé et des tâches suggérées à partir d'une transcription (qu'elle provienne d'Asana Web ou de Zoom) pour les réunions d'une durée maximale de 60 minutes. Les réunions de plus de 60 minutes entraînent une requête d'IA supplémentaire pour chaque tranche supplémentaire de 60 minutes ou fraction de celle-ci. Chaque réunion sera facturée une fois par tranche de 60 minutes, quel que soit le nombre de personnes qui en effectuent l'enregistrement. Comment configurer Asana Meetings ?

Asana Meetings fonctionne avec Google Agenda pour transférer votre emploi du temps sur Asana, et avec Asana Web ou Zoom pour gérer l'enregistrement et la transcription. Suivez les étapes ci-dessous pour connecter les deux.

Synchroniser votre calendrier

Sur Asana, accédez aux Réunions dans la barre latérale, sous Connaissances.
Sélectionnez Organiser des réunions.
Suivez les instructions pour authentifier votre compte Google Agenda.

Configurer l'enregistrement et la transcription

Après avoir associé votre calendrier, choisissez la façon dont vous souhaitez enregistrer et transcrire vos réunions. Asana prend en charge deux options : Asana pour Web et Zoom.

Configurer l'enregistrement et la transcription avec Asana pour Web

L'application Web Asana enregistre l'audio directement depuis votre appareil et fonctionne avec les réunions Zoom, Google Meet et Microsoft Teams.

Grâce à elle, vous pouvez lancer et arrêter les enregistrements depuis votre ordinateur, consulter et lancer des réunions depuis la mini-application, recevoir des notifications lorsqu'une réunion est sur le point de commencer et obtenir des transcriptions et des résumés quelques minutes seulement après la fin d'un enregistrement.

Asana fait appel à Recall.ai en tant que sous-traitant pour générer des transcriptions à partir de réunions. Asana a conclu un accord de non-conservation des données avec Recall.ai, ce qui signifie que Recall.ai supprime nos données dès que le service est terminé.

Configurer Asana pour Web

Téléchargez Asana pour ordinateur ou cliquez sur « Télécharger » sur l'écran d'installation.
Suivez les étapes pour installer Asana Web.
Activez les notifications pour Asana Web dans les paramètres de votre système d'exploitation afin d'être averti lorsqu'une réunion commence.

Note
Sur macOS, Asana demande des autorisations d'accès au microphone, à l'audio système et aux fonctionnalités d'accessibilité lors de la configuration. Sur Windows, aucune autorisation système supplémentaire n'est requise.

Configuration de l'enregistrement et de la transcription avec Zoom

Pour pouvoir utiliser la transcription Zoom, vous devez être l'organisateur de la réunion. Une fois l'enregistrement Zoom terminé, les réunions Asana récupèrent la transcription depuis Zoom et génèrent un résumé ainsi que des actions à entreprendre. Le traitement des enregistrements Zoom prend généralement plus de temps que celui des enregistrements Asana pour le Web.

Pour associer Zoom, sélectionnez Connecter Zoom sur l'écran de configuration et suivez les étapes.

Transcription de vos réunions

Note
Si plusieurs personnes enregistrent la même réunion, Asana utilise la première transcription pour générer le résumé et les actions à entreprendre. Toutes les transcriptions restent accessibles ; ouvrez la réunion et sélectionnez Afficher plus pour les consulter.

Transcrire vos réunions avec l'application Web Asana

Les événements du calendrier doivent inclure un lien d'appel vidéo Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams.

Une fois Asana pour Web configuré, il existe trois façons de commencer la transcription d'une réunion :

Depuis la vue Réunions
Depuis une notification Web
Depuis la mini-application Asana pour Web

Depuis la vue Réunions

Accédez aux Réunions dans la barre latérale.
Sélectionnez l'onglet Prochaines réunions pour afficher les réunions qui n'ont pas encore commencé. Pour toute réunion commençant dans les cinq prochaines minutes, sélectionnez Démarrer la transcription.

Asana ouvre votre appel et affiche une commande d'enregistrement en haut à gauche de votre écran, que vous pouvez utiliser pour arrêter la transcription.

À partir de la notification Web

Si vous avez activé les notifications pour Asana pour Web dans votre système d'exploitation, Asana vous avertit avant le début d'une réunion et lorsqu'il détecte que vous avez rejoint un appel pris en charge. Sélectionnez la notification pour commencer la transcription directement.

Depuis la mini-application Asana pour Web

Sélectionnez l’icône du calendrier dans la mini-application Asana pour ordinateur afin de voir vos réunions et de commencer la transcription :

Transcription de vos réunions avec Zoom

Pour transcrire avec Zoom, lancez un enregistrement dans le cloud en tant qu'organisateur de la réunion. Une fois l'enregistrement terminé, les réunions Asana récupèrent la transcription depuis Zoom et génèrent automatiquement un résumé et des actions à entreprendre.

Utilisation des synthèses de réunions et des actions à entreprendre générées par l'IA

Lorsque votre résumé et vos actions à entreprendre sont prêts, vous recevez une notification dans votre boîte de réception Asana.

Les résumés sont disponibles en quelques minutes lorsque vous utilisez Asana pour Web ; le traitement par Zoom peut prendre plus de temps.

Sélectionnez la notification pour ouvrir la réunion. Vous verrez la date, l'heure, les participants et le résumé généré par l'IA, qui peut être modifié par n'importe quel membre de la réunion. Sélectionnez Afficher plus pour voir l'organisateur, le lien de la réunion, la description et la transcription complète.

Les brouillons de tâches s'affichent au bas de l'enregistrement de la réunion. Vous pouvez modifier une suggestion avant de l'accepter, ce qui crée une tâche Asana. Le fait de refuser une suggestion la supprime.

Pour revenir à une réunion passée, accédez à Réunions sous Connaissances et sélectionnez l'onglet Réunions précédentes.

Paramètres des réunions Asana

Sélectionnez l'icône en forme d'engrenage en haut à droite de la page Réunions pour ouvrir les paramètres des réunions, qui comprennent trois options.

Les notifications vous permettent d'activer ou de désactiver les alertes sur le Web et dans le navigateur. Les préférences de notification Web sont gérées à partir de l'icône en forme d'engrenage sur l'application Web Asana, et les préférences de notification du navigateur sont gérées à partir d'Asana sur navigateur.

Le calendrier vous permet d'activer ou de désactiver l'intégration Google Agenda.

Transcription vous permet de gérer vos connexions Asana Web et Zoom.

Note
Cet article a été traduit par l’IA.
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