Loading
Prodotti
AI Platform
FUNZIONALITÀ
Tipo di azienda
Team
Settori
Casi d’uso
IMPARARE
ASSISTENZA
SERVIZI
Centro assistenza
search-icon

Argomenti

Nessun articolo trovato per questo argomento.

Nessun articolo trovato per questo argomento.

Nessun articolo trovato per questo argomento.

Collega il tuo flusso di lavoro intelligente alle fonti di dati giuste

In questo articolo

Chi può usare questa funzionalità?
StarterAdvancedEnterpriseEnterprise+PremiumBusinessEnterprise legacy

Visita la pagina dei prezzi per maggiori informazioni.

AI Studio è disponibile con i piani Starter, Advanced, Enterprise ed Enterprise+ . Visita asana.com/ai per scoprire di più sul lancio di Asana AI Studio. 

Comprendere quali dati sono disponibili per Asana AI ti aiuta a creare flussi di lavoro intelligenti più efficaci e trasparenti. Questo articolo spiega come dare ai tuoi flussi di lavoro intelligenti l'accesso ai dati giusti utilizzando le @menzioni, gli allegati e le impostazioni delle autorizzazioni in AI Studio. Se desideri approfondire ulteriormente, puoi anche ottenere il badge delle competenze Fondamenti di AI Studio nell’Asana Academy. Imparerai a scrivere prompt efficaci, a pianificare flussi di lavoro intelligenti e a risolvere i problemi più comuni.

Per impostazione predefinita, Asana AI ha accesso all'attività che attiva la regola e al progetto in cui si trova la regola. Oltre a ciò, i creatori di AI Studio hanno il controllo su quali informazioni aggiuntive possono essere consultate dai loro flussi di lavoro intelligenti, come attività, progetti, portfolio, obiettivi e allegati. Le informazioni di seguito spiegano come gestire tale accesso in modo efficace.

Articoli correlati

Come @menzionare le attività quando si scrivono i prompt

Quando parliamo di @menzionare un elemento di lavoro nelle istruzioni del tuo flusso di lavoro intelligente, ci riferiamo al processo di @menzione, in base al quale i generatori digitano il simbolo @ seguito dal nome di uno dei seguenti elementi di lavoro: un'attività, un progetto, un team, un portfolio, un obiettivo, un carico di lavoro universale o una persona.

@menzionare un elemento di lavoro nelle istruzioni consentirà al flusso di lavoro intelligente di accedere alle informazioni contenute nell'elemento di lavoro @menzionato. Hai il controllo sulla quantità di dati a cui possono accedere i flussi di lavoro intelligenti creati utilizzando AI Studio; la sezione Dati e autorizzazioni del pannello Impostazioni IA, descritta più avanti in questo articolo, contiene varie impostazioni che ti aiutano a concedere al tuo flusso di lavoro intelligente l'accesso alle informazioni di cui ha bisogno, e nient'altro.

Promemoria: per impostazione predefinita, un flusso di lavoro intelligente ha accesso solo a due elementi:

  • Le informazioni contenute nell'attività che attiva la regola
  • Informazioni dal progetto in cui si trova la regola e dalle attività in quel progetto

Qualsiasi altra informazione (attività, progetti, ecc.) deve essere esplicitamente @menzionata nelle istruzioni per l'IA.

@menzionare le attività

Quando @menzioni le attività nelle tue istruzioni, consenti al flusso di lavoro di leggere le informazioni contenute in quell'attività, inclusi i dati dell'attività e i contenuti generati dagli utenti (titolo, descrizione, incaricato, ecc.). Hai un ulteriore controllo sui dati delle attività nella sezione Dati e autorizzazioni del pannello delle impostazioni dell'IA.

Controlla la sezione intitolata L'IA sarà in grado di vedere questi contenuti nella parte inferiore del pannello delle istruzioni per assicurarti che il tuo flusso di lavoro intelligente possa accedere alle attività desiderate.

@menzionare i progetti

Quando @menzioni un progetto nelle tue istruzioni, il flusso di lavoro intelligente è autorizzato a leggere le attività di quel progetto in base all'impostazione che scegli nella sezione Dati e autorizzazioni delle impostazioni dell'IA. Questo aspetto verrà trattato in modo più dettagliato più avanti in questo articolo, ma puoi scegliere il livello di accesso del tuo flusso di lavoro intelligente alle attività contenute in quei progetti, oppure limitarlo ai soli nomi dei progetti, senza alcuna informazione sulle attività.

Consulta la sezione intitolata L'IA sarà in grado di vedere questi contenuti nella parte inferiore del pannello delle istruzioni per assicurarti che il tuo flusso di lavoro intelligente possa accedere alle informazioni del progetto che desideri.

@menzionare team o utenti

AI Studio supporta le @menzioni dei team nelle istruzioni di un flusso di lavoro intelligente. Quando @menzioni un team nelle tue istruzioni, fornisci l'accesso a quanto segue:

  • I nomi di un massimo di 200 membri del team
  • I nomi degli amministratori del team
  • Ruolo
  • Campi personalizzati dei membri del team 

Ciò consente di utilizzare un flusso di lavoro intelligente per aggiungere membri di un team come collaboratori a un'attività o per assegnare un'attività a un amministratore del team in base a istruzioni specifiche.

@menzionare i portfolio

Quando @menzioni un portfolio nelle tue istruzioni, il tuo flusso di lavoro intelligente può accedere alle informazioni sul portfolio, alle informazioni sui progetti contenuti nel portfolio e alle attività contenute in quei progetti. Le informazioni sul portfolio si riferiscono a 

  • Nome 
  • Titolare 
  • Membri 
  • Ultimo aggiornamento di stato 
  • Campi personalizzati a livello di progetto aggiunti al portfolio

@menzionare un portfolio fornirà per impostazione predefinita l'accesso alle attività all'interno dei progetti del portfolio, ma puoi limitare l'accesso alle informazioni sulle attività selezionando i nomi dei progetti dal menu a discesa Dati da usare dai progetti @menzionati nelle istruzioni all'interno delle impostazioni di AI Studio quando crei la tua regola. Se sono selezionati solo i nomi dei progetti, il flusso di lavoro intelligente non legge alcun dato delle attività all'interno di quei progetti.

@Menziona un portfolio per consentire ad AI Studio di assegnare un'attività a più progetti in quello corretto all'interno di un portfolio, o di trovare attività in più progetti di un portfolio.

@menzionare gli obiettivi

Quando @menzioni un obiettivo nelle tue istruzioni, il tuo flusso di lavoro intelligente può accedere alle informazioni sull'obiettivo, tra cui:

  • Nome
  • Titolare
  • Intervallo di date 
  • descrizione
  • Stato
  • Periodo di tempo 
  • Aggiornamenti di stato 
  • Sotto-obiettivi
  • Alcune informazioni dai progetti collegati (nome, team, titolare, ultimo aggiornamento di stato) 

Ciò consente ad AI Studio di verificare se l'attività di input è correlata a un obiettivo specifico e di utilizzare le informazioni sull'obiettivo come parte del suo contesto generale.

Riferimento alla gestione universale delle risorse

La gestione universale delle risorse non supporta attualmente le @menzioni nelle istruzioni di AI Studio, ma è comunque possibile fare riferimento alla gestione universale delle risorse incollando l'URL della gestione delle risorse nella finestra delle istruzioni. Ciò consente ad AI Studio di fare riferimento alle informazioni sul carico di lavoro e di assegnare l'attività di input alla persona giusta, in base alla sua capacità e al suo carico di lavoro.

Tieni presente che è possibile fare riferimento specificamente al carico di lavoro universale e non al carico di lavoro del progetto o del portfolio.

Aggiungere allegati e fornire contesto

Esistono diversi modi per fornire al tuo flusso di lavoro intelligente un contesto aggiuntivo, in modo che disponga di tutte le informazioni necessarie per svolgere le sue attività:

  • Basta scrivere il contesto direttamente nelle istruzioni per l'IA
  • Allega i file direttamente alle istruzioni dell'IA del flusso di lavoro intelligente
  • Allega file all'attività che attiva la regola
  • Allega i file alle attività all'interno dei progetti e dei portfolio @menzionati 

Ogni approccio ha i suoi vantaggi e la scelta migliore dipende dai requisiti specifici del tuo flusso di lavoro intelligente.

Inserimento del contesto direttamente nelle istruzioni per l'IA

Inserire direttamente il contesto nelle istruzioni per l'IA è adatto per linee guida brevi e invariabili.

A volte l'approccio più semplice è quello di includere le informazioni di riferimento direttamente nelle istruzioni. Questo approccio è adatto per linee guida, criteri o esempi brevi che possono essere spiegati bene in formato testuale.

Ad esempio, potresti scrivere un elenco di categorie di ticket predefinite, come Fatturazione, Tecnico o Richiesta di funzionalità, direttamente nelle istruzioni per l'IA, fornendo brevi descrizioni per ciascuna. Le descrizioni di queste categorie non cambieranno, quindi un flusso di lavoro intelligente può fare riferimento a questo contesto quando classifica i ticket.

Allegare i file direttamente alle istruzioni per l'IA

Allegare file alle istruzioni per l'IA di un flusso di lavoro intelligente è l'approccio ideale quando si utilizzano materiali di riferimento coerenti.

I file allegati direttamente alle istruzioni per l'IA sono disponibili ogni volta che il flusso di lavoro viene eseguito, indipendentemente dall'attività che lo attiva. Usa questo approccio per materiali di riferimento, linee guida o esempi che dovrebbero essere presi in considerazione in ogni esecuzione del flusso di lavoro.

Per esempio, valuta la possibilità di allegare il PDF delle linee guida del tuo brand direttamente alle istruzioni per l'IA, in modo che ogni volta che il flusso di lavoro viene eseguito, faccia riferimento a regole coerenti per il tono, lo stile e gli standard di creazione dei contenuti.

Allegare file alle attività

Il contesto utile si trova spesso in documenti e file che provengono dall'esterno di Asana. Allegare questi file direttamente a un'attività garantisce che il contesto più rilevante rimanga collegato al lavoro.

Quando un flusso di lavoro intelligente viene eseguito su un'attività con allegati, può accedere a questi file per prendere decisioni informate. Questo è l'ideale per i flussi di lavoro che devono analizzare documenti specifici per ogni attività.

Per esempio, se gli appunti della riunione settimanale sono allegati a un'attività, il flusso di lavoro può estrarre i dettagli chiave, come le attività da svolgere, da quella specifica riunione. Ciò garantisce che il flusso di lavoro adatti i suoi risultati al contesto specifico di ogni riunione, ogni settimana.

Allegare file alle attività all'interno di progetti e portfolio @menzionati

Il contesto utile si trova spesso in documenti e file che provengono dall'esterno di Asana. Allegare questi file direttamente a un'attività garantisce che il contesto più rilevante rimanga collegato al lavoro. 

Quando un progetto o un portfolio viene @menzionato in un flusso di lavoro intelligente, in questi elementi vengono cercate le attività pertinenti alle istruzioni della regola. Consulta la sezione Dati da usare dai progetti @menzionati nelle istruzioni di seguito. Se l'allegato sembra essere rilevante per le indicazioni per la regola, il documento verrà riassunto e incluso come contesto per il modello LLM. 

Le funzionalità di Asana AI possono leggere gli allegati da Google Drive, OneDrive, SharePoint, Dropbox e Box

Questa funzionalità è attualmente disponibile all'interno di AI Studio e consente ad Asana AI di leggere gli allegati da Google Drive, OneDrive, SharePoint, Dropbox e Box. Gli allegati possono essere letti da Asana AI quando sono allegati all'attività di input (l'attività che attiva la regola) o quando sono allegati direttamente alle istruzioni del flusso di lavoro intelligente.

I controlli di accesso sono descritti di seguito:

  • Quando alleghi un file a un'attività tramite una di queste piattaforme di archiviazione cloud, il flusso di lavoro dell'IA che viene eseguito sull'attività di input ha accesso ai file specifici allegati e non ha accesso all'intera unità o cartella.
  • L'allegamento di un file tramite una piattaforma di archiviazione cloud a un'attività su Asana non modifica i controlli di accesso impostati all'interno della piattaforma. Ad esempio, se alleghi un documento privato all'attività tramite Google Drive, gli altri collaboratori dell'attività non potranno comunque vedere il contenuto del documento.
  • Asana supporta l'allegamento di cartelle per alcune piattaforme di archiviazione cloud come Google Drive. Quando si allega una cartella, il suo contenuto verrà analizzato in base alle indicazioni sulle regole e solo i file pertinenti verranno utilizzati durante l'esecuzione del flusso di lavoro dell'IA.
  • Se hai allegato un file a un'attività ma non vuoi che un flusso di lavoro dell'IA possa leggerlo, puoi rimuovere l'accesso dell'IA al file come mostrato nell'immagine qui sotto. Rimuovendo l'accesso dell'IA al file non si elimina l'allegato dall'attività.

Remove AI access

Tipi di allegati supportati dall'app

Per un elenco dettagliato dei tipi di allegati supportati, suddivisi per app di archiviazione cloud, consulta la sezione sulla gestione degli allegati del nostro articolo Risoluzione dei problemi in AI Studio.

Dati e autorizzazioni nelle impostazioni dell'IA

Puoi configurare quali dati vengono inclusi quando @menzioni progetti e attività nelle impostazioni dell'IA tramite le impostazioni Dati e autorizzazioni. La modifica di queste impostazioni può influire sul costo complessivo e sulla qualità del rendimento, poiché determinano l'ambito dei dati che Asana AI deve elaborare.

Dati da usare dalle attività

Scegli tra due livelli di informazioni sulle attività a cui il flusso di lavoro intelligente può accedere:

  • Dati e commenti dell'attività forniscono informazioni di base sull'attività, come titolo, descrizione, incaricato e commenti.
  • Dati dell'attività, commenti, attività e attività collegate amplia l'accesso per includere la cronologia delle attività e le relazioni tra le attività, come le attività principali e le sottoattività.

Se il tuo flusso di lavoro intelligente non funziona e il ragionamento di Asana AI spiega che non ha accesso all'attività principale o alla sottoattività, verifica che sia selezionata l'impostazione dei dati corretta.

È comune pensare che il flusso di lavoro possa accedere automaticamente alle attività principali o alle sottoattività, ma ciò deve essere esplicitamente consentito tramite l'impostazione dei dati appropriata (dati dell'attività, commenti, attività e attività collegate) o tramite una @menzione diretta nelle istruzioni per l'IA.

Includi allegati aggiunti alle attività

Questa impostazione, piccola ma importante, determina se il flusso di lavoro intelligente dispone dell'autorizzazione per visualizzare il contenuto degli allegati di un'attività.

Include attachments added to tasks

Asana AI può leggere immagini fino a 5 MB e allegati fino a 25 MB. Non esiste un limite rigido al numero di allegati che puoi aggiungere a un'attività, ma Asana AI leggerà solo ciò che può contenere nella sua finestra di contesto.

Anche in questo caso, se un flusso di lavoro intelligente non riesce e il ragionamento di Asana AI indica che non è in grado di accedere a un allegato, assicurati che questa casella sia selezionata.

Dati da usare dai progetti @menzionati nelle istruzioni

Questa impostazione ti consente di controllare come il flusso di lavoro intelligente accede alle attività dei progetti che sono stati @menzionati nelle tue istruzioni per l'IA.

Puoi personalizzare il livello di accesso in tre modi diversi:

  • Lascia decidere all'IA: Asana AI cercherà le attività all'interno dei progetti @menzionati e restituirà i risultati pertinenti. In base alle indicazioni per la regola, verranno restituite da 0 a 150 attività. 
  • Solo i nomi dei progetti fornisce l'accesso ai nomi dei progetti @menzionati, ma non alle attività.
  • Attività simili fornisce l'accesso a un massimo di 10 attività che siano più simili all'attività a cui l'IA sta lavorando.
  • Attività recenti fornisce l'accesso alle attività modificate più di recente nei progetti @menzionati. È possibile accedere a un massimo di 200 attività, a seconda delle dimensioni dell'attività.

Chi può essere aggiunto come collaboratore

Questa impostazione ti consente di controllare chi il flusso di lavoro intelligente può aggiungere come collaboratore alle attività, in base alle tue esigenze.

Puoi personalizzare il livello di accesso in tre modi diversi:

  • @menzionati include solo le persone @menzionate esplicitamente o i membri dei team @menzionati nelle istruzioni. Questa opzione è l'ideale per proteggere le informazioni sensibili, poiché garantisce che solo determinate persone possano essere aggiunte come collaboratori.
  • Membri e ospiti @menzionati include tutti i membri della tua organizzazione e tutti gli ospiti @menzionati nelle istruzioni. In questo modo si crea un equilibrio tra la collaborazione interna e il coinvolgimento esterno quando necessario.
  • Tutti include tutti i membri dell'organizzazione e gli ospiti senza restrizioni. Questa impostazione è la più adatta ai flussi di lavoro che richiedono una collaborazione aperta e senza restrizioni.

L'IA sarà in grado di vedere questi contenuti

Questa sezione si trova nella parte inferiore del pannello delle istruzioni per l'IA ed elenca i progetti, le attività e i team @menzionati a cui il flusso di lavoro intelligente può accedere. Anche i file allegati alle istruzioni per l'IA appariranno qui. Potresti dover scorrere verso il basso per visualizzarli.

Nell'esempio seguente, il generatore ha @menzionato due progetti e due attività singole, oltre ad allegare un foglio di calcolo per il monitoraggio del budget alle istruzioni per l'IA.

Projects, tasks, and attachments in the AI instructions

Osserva di seguito come vengono visualizzate le attività, i progetti e gli allegati in questa sezione.

AI will be able to see these contents

È un modo rapido per confermare gli input del flusso di lavoro e per assicurarsi che il contesto necessario sia disponibile. Se un flusso di lavoro non funziona come previsto, esaminare questo elenco è un ottimo primo passo per la risoluzione dei problemi.

 

Note iconNota

Questo articolo è stato tradotto dall’IA.

Invia feedback sulla traduzione.

Articoli correlati

Caricamento
Come collegare AI Studio alle origini dati su Asana | Centro assistenza