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將您的智能工作流程與正確的資料來源連結起來

在本文中

AI Studio 可在以下方案中使用：Starter、Advanced、Enterprise 和 Enterprise+ 方案。請前往 asana.com/ai 進一步瞭解 Asana AI Studio 的發佈資訊。

瞭解 Asana AI 可用的資料，有助於您建立更有效且透明的智能工作流程。本文說明如何使用 AI Studio 中的 @ 提及、附件和權限設定，讓您的智能工作流程存取正確的資料。如果您想更進一步，也可以在 Asana 學院中獲得 AI Studio 基礎技能徽章。您將學習如何撰寫有效的提示、規劃智能工作流程，並排除常見問題。

預設情況下，Asana AI 可以存取觸發規則的任務以及規則所在的專案。除此之外，AI Studio 建立者可以控制其智能工作流程可以存取哪些其他資訊，例如任務、專案、專案集、目標和附件。以下資訊說明如何有效管理該存取權限。

參閱相關文章

  • Asana AI Studio 簡介
  • 使用 AI Studio 建立智能工作流程
  • 在 AI 中撰寫指令 請參閱以下文章，瞭解如何使用 AI Studio：

    在撰寫提示時，如何 @ 提及工作

    當我們在智能工作流程的指示中提到 @ 提及工作時，我們指的是 @ 提及的過程，即產生器輸入 @ 符號，後面接著以下任何工作項目的名稱：任務、專案、團隊、專案集、目標、通用工作負載或人員。

    在說明中 @ 提及工作，將授予智能工作流程存取權限，以讀取 @ 提及的工作項目中包含的資訊。您可以控制使用 AI Studio 建立的智能工作流程可以存取的資料量；本文稍後會說明 AI 指令窗格的 資料和權限 區段，其中包含各種設定，可協助您讓智能工作流程存取所需資訊，僅此而已。

    提醒：預設情況下，智能工作流程僅可存取兩個內容：

    • 觸發規則的任務中包含的資訊
    • 來自規則所在專案的資訊以及該專案中的任務

    任何其他資訊 (任務、專案等) 必須在 AI 指令中明確 @ 提及。

    @ 提及任務

    在指令中 @ 提及任務時，允許工作流程讀取該任務中包含的資訊，包括任務資料和使用者產生的內容 (標題、描述、指派對象等)。在 AI 指令窗格的「資料和權限」區段中，您可以進一步控制任務資料。

    檢查指示窗格底部標題為 AI 將能夠看到這些內容 的區段，以確保您的智能工作流程可以存取所需的任務。

    @ 提及專案

    在指令中 @ 提及專案時，智能工作流程可根據您在 AI 指令的「資料和權限」區段中選擇的設定，從該專案中讀取任務。本文稍後會進一步詳細討論，但您可以選擇智能工作流程對這些專案中包含的任務的存取權限等級，或將其限制為僅限專案名稱，而不包含任務資訊。

    檢查指示窗格底部標題為 AI 將能夠看到這些內容 的區段，以確保您的智能工作流程可以存取您想要的專案資訊。

    @ 提及團隊或使用者

    AI Studio 支援在智能工作流程的指示中 @ 提及團隊。在指示中 @ 提及團隊時，請提供以下存取權限：

    • 最多 200 名團隊成員的姓名
    • 團隊管理員的姓名
    • 職稱
    • 團隊成員的自訂欄位

    這使得您可以使用智能工作流程將團隊成員新增為任務的協作者，或根據特定指示將任務指派給團隊管理員。

    @ 提及專案集

    在指示中 @ 提及專案集時，您的智能工作流程可以存取專案集資訊、專案集中包含的專案資訊，以及這些專案中包含的任務。專案集資訊是指 –

    • 名稱
    • 所有者
    • 成員
    • 上次狀態更新
    • 新增至專案集的專案層級自訂欄位

    預設情況下，@ 提及專案集將提供對專案集專案中任務的存取權限，但您可以在建立規則時，從 AI Studio 設定中的「來自說明中 @ 提及的專案中要使用的資料」下拉式選單中選擇「專案名稱」，以減少包含任務資訊的存取權限。如果僅選取專案名稱，智能工作流程將不會從這些專案中讀取任何任務資料。

    @ 提及專案集，以允許 AI Studio 將任務跨專案放入專案集中的正確專案，或在專案集中的多個專案中尋找任務。

    @ 提及目標

    在指示中 @ 提及目標時，您的智能工作流程可以存取目標資訊，包括：

    • 名稱
    • 所有者
    • 日期範圍
    • 描述
    • 狀態
    • 時間段
    • 狀態更新
    • 子目標
    • 來自連結專案的部分資訊（名稱、團隊、所有者、上次狀態更新）

    這使 AI Studio 可以檢查輸入任務是否與特定目標相關，並可以將目標資訊作為其整體內容的一部分使用。

    參考通用工作負荷

    目前不支援在 AI Studio 指令中 @ 提及通用工作負荷，但仍可透過將工作負荷 URL 貼到指令視窗中來參考通用工作負荷。這使 AI Studio 可以參考工作負荷資訊，並根據其工作量和工作負荷將輸入任務指派給正確的人員。

    請注意，可以特別參考通用工作負載，而不是專案或專案集工作負載

    新增附件並提供情境資訊

    有幾種方法可以為您的智能工作流程提供額外的內容，以便其擁有執行任務所需的所有資訊：

    • 直接將內容寫入 AI 指令
    • 將檔案直接附加至智能工作流程的 AI 指令
    • 將檔案附加至觸發規則的任務
    • 將檔案附加至 @ 提及的專案和專案集中的任務
    每種方法都有其優點，最佳選擇取決於您的智能工作流程的具體要求。

    請將情境資訊直接寫入 AI 指令中

    直接將內容寫入 AI 指令，適用於簡介、不變的指南。

    有時候，最簡單的方法是直接在指示中包含參考資訊。這非常適用於可以用文字格式很好地解釋的較短的指南、標準或範例。

    例如，您可以直接在 AI 指令中列出預先定義的聯絡單類別，例如 帳單、技術或功能請求，並為每個類別提供簡介描述。這些類別的描述不會變更，因此智能工作流程可以在分類聯絡單時參考此內容。

    請參閱 AI 指示中的資料和權限

    將檔案直接附加至 AI 指令

    使用一致的參考材料時，將檔案附加到智能工作流程的 AI 指令是理想的方法。

    無論哪個任務觸發，每次執行工作流程時，都可以使用直接附加到 AI 指令的檔案。請將此方法用於參考材料、指南或範例，以便為工作流程的每次執行提供資訊。 例如，請考慮將您的品牌指南 PDF 直接附加到 AI 指令中，以便每次執行工作流程時，都能參考一致的語氣、風格和內容建立標準規則。

    將檔案附加至任務

    請注意，實用的背景資訊通常存在於 Asana 以外的文件和檔案中。將這些檔案直接附加到任務，確保最相關的背景資訊與工作保持一致。

    當智能工作流程在具有附件的任務上運行時，它可以存取這些檔案以告知其決策。這非常適合需要分析每個任務特定文件的工作流程。 例如，如果每週會議紀錄附加到任務，則工作流程可以從該特定會議中提取關鍵詳細資料，例如行動項目。這樣可確保工作流程根據每週每次會議的獨特情境調整其輸出。

    將檔案附加到 @ 提及的專案和專案集中的任務

    請在 Asana 以外的文件和檔案中找到有用的情境資訊。將這些檔案直接附加到任務，確保最相關的背景資訊與工作保持一致。

    當專案或專案集在智能工作流程中被 @ 提及時，請搜尋與規則指示相關的任務。請參閱下方的說明中 @ 提及的專案中要使用的資料區段。如果附件似乎與規則指引相關，請將文件摘要並作為 LLM 模型的內容包含在內。 請使用 Asana AI 功能讀取來自 Google 雲端硬碟、OneDrive、SharePoint、Dropbox 和 Box 的附件。

    此功能目前可在 AI Studio 中使用，允許 Asana AI 讀取來自 Google Drive、OneDrive、Sharepoint、Dropbox 和 Box 的附件。當附件附加到輸入任務（觸發規則的任務）或直接附加到智能工作流程指令時，Asana AI 可以讀取附件。

    請詳細說明存取控制項，如下所示：

    • 當您透過其中一個雲端儲存平台將檔案附加到任務時，在輸入任務上運行的智能工作流程可以存取附加的特定檔案，但無法存取整個驅動器或資料夾。
    • 透過雲端儲存平台將檔案附加到 Asana 中的任務不會更改平台中設定的存取控制。例如，若您透過 Google 雲端硬碟將專屬文件附加至任務，其他任務協作者仍無法查看文件內容。若您已附加檔案，但不希望智能工作流程能夠讀取該檔案，您可以移除該檔案的 AI 存取權限，如下圖所示。移除 AI 對檔案的存取權限，並不會從任務中移除附件。

      移除 AI 存取權限

      應用程式支援的附件類型

      如需依雲端儲存應用程式分類的支援附件類型詳細清單，請參閱我們的 AI Studio 中的疑難排解 文章的附件處理區段。

      請在 AI 指示中提供資料和權限

      透過 資料和權限 設定，在 AI 指令中 @ 提及專案和任務時，設定要包含哪些資料。變更這些設定可能會影響整體成本和輸出品質，因為這些設定決定了 Asana AI 應處理的資料範圍。

      資料和權限設定

      使用任務中的資料

      請在智能工作流程可以存取的兩個任務資訊層級之間進行選擇：

      • 任務資料和評論提供標題、描述、指派對象和評論等基本任務資訊。
      • 任務資料、評論、活動和連結的任務擴展存取權限，以包括任務歷史記錄以及上層任務和子任務等任務之間的關係。

      如果您的智能工作流程失敗，且 Asana AI 的推理解釋它無法存取上層或子任務，請檢查是否選擇了正確的資料設定。

      一個常見的假設是，工作流程可以自動存取上層任務或子任務，但這必須透過適當的資料設定（任務資料、評論、活動和連結的任務）或在 AI 指令中直接 @ 提及來明確允許。 包含新增至任務的附件

      這個小而重要的設定決定了智能工作流程是否有權檢視任務附件的內容。

      包含新增至任務的附件

      請讓 Asana AI 讀取最大 5 MB 的圖片和最大 25 MB 的附件。您可以新增到任務的附件數量沒有硬性限制，但 Asana AI 只會讀取其內容視窗中可容納的內容。

      同樣，如果智能工作流程失敗，且 Asana AI 的推理表明它無法存取附件，請確保勾選此方塊。

      使用說明中 @ 提及的專案資料

      此設定可讓您控制智能工作流程如何從 AI 指令中 @ 提及的專案中存取任務。

      請以 3 種不同方式自訂存取權限層級：

      • 讓 AI 決定： Asana AI 將在 @ 提及的專案中搜尋任務並傳回相關結果。根據規則指引，這將傳回 0 到 150 個任務。專案名稱僅提供對 @ 提及專案名稱的存取權限，而不提供任務。類似任務提供對與 AI 正在執行的任務最相似的最多 10 個任務的存取權限。最近的任務提供對 @ 提及專案中最近修改的任務的存取權限。根據任務大小，最多可存取 200 個任務。

        新增為協作者的人員

        此設定可讓您根據需求，控制智能工作流程可以將誰新增為任務的協作者。

        您可以透過 3 種不同方式自訂存取權限層級：

        • @ 提及僅包含明確 @ 提及的人員，或說明中 @ 提及的團隊成員。這非常適合用於保護敏感資訊，確保僅特定個人可新增為協作者。成員和 @ 提及的訪客包括您組織中的每個人以及說明中 @ 提及的任何訪客。這在內部協作和外部參與之間取得平衡。任何人包含所有組織成員和訪客，沒有任何限制。此設定最適合需要開放且不受限制協作的工作流程。

          AI 將能夠查看這些內容

          此區段位於 AI 指示窗格的最底部，並列出智能工作流程可以存取的 @ 提及的專案、任務和團隊。附加到 AI 指令的檔案也會顯示在此處。請向下捲動以查看。

          在下面的範例中，產生器已 @ 提及 2 個專案和 2 個個別任務，並將預算追蹤試算表附加到 AI 指令中。

          AI ��示中的專案、任務和附件

          請注意此區段中任務、專案和附件的顯示方式。

          AI 可以查看這些內容

          這是一種快速確認工作流程輸入並確保提供必要情境資訊的方法。如果工作流程未按預期運作，請檢閱此清單，這是疑難排解的絕佳第一步。

           

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