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Asana für Team-Meetings

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Für produktive Team-Meetings sind klare Notizen und eine effektive Nachverfolgung erforderlich. Mit AI Meetings transkribiert Asana Ihre Meetings, fasst die Diskussion zusammen und schlägt Aktionspunkte vor, die Sie in Aufgaben umwandeln können, damit Entscheidungen nach dem Meeting nicht verloren gehen. So richten Sie AI Meetings ein, erfassen Ihre Teammeetings und verfolgen Aktionspunkte in Asana nach.

AI Meetings verwenden, um Aktionspunkte zu erfassen

AI Meetings verbindet die Diskussionen, in denen Arbeitsthemen besprochen werden, mit den daraus resultierenden Aufgaben. Anstatt Meeting-Zusammenfassungen in einem separaten Tool zu speichern, transkribiert Asana Ihr Meeting und generiert eine AI Summary sowie vorgeschlagene Aktionspunkte. Sie können diese Vorschläge in Aufgaben umwandeln, ohne Asana zu verlassen. AI Meetings ist in den Abos Advanced, Enterprise und Enterprise+ verfügbar. Für die Erstellung einer Zusammenfassung und von Aufgabenvorschlägen wird eine KI-Anfrage für Meetings von bis zu 60 Minuten verwendet, sowie eine weitere für jede zusätzliche Stunde oder jeden zusätzlichen Teil einer Stunde, mit einer Nachfrist von 5 Minuten.

AI Meetings einrichten

Beginnen Sie, indem Sie Ihren Kalender verknüpfen. Navigieren Sie in Asana in der Seitenleiste unter Wissen zu Meetings, wählen Sie im oberen Banner Kalender verbinden oder Erste Schritte aus und folgen Sie den Anweisungen, um Ihr Google-Kalender- oder Outlook-Kalender-Konto zu authentifizieren. Sie können einen Kalender verknüpfen. Ein Kalender ist erforderlich, um AI Meetings zu verwenden.

Wählen Sie als Nächstes aus, wie Sie Ihre Meetings aufzeichnen und transkribieren möchten. Asana Desktop nimmt Audio von Ihrem Gerät für Meetings in Zoom, Google Meet und Microsoft Teams auf, und es nimmt kein Bot an Ihrem Anruf teil. Dafür ist macOS 13.0 oder höher auf Apple Silicon oder 64-Bit-Windows 10 oder höher erforderlich. Laden Sie Asana Desktop über den Einrichtungsbildschirm herunter und aktivieren Sie dann die Benachrichtigungen dafür in Ihren Systemeinstellungen, damit Sie benachrichtigt werden, wenn ein Meeting beginnt. Unter macOS fragt Asana auch nach Berechtigungen für das Mikrofon, das System-Audio und die Barrierefreiheit. Die Zoom-Integration funktioniert nur für Zoom-Meetings, die Sie veranstalten. Um sie einzurichten, wählen Sie im Einrichtungsbildschirm die Option „Zoom verbinden“ aus. Informationen zu unterstützten Browsern und Meeting-Apps finden Sie unter Fehlerbehebung bei AI Meetings.

AI Meetings verwenden

Meeting aufzeichnen und transkribieren

Um ein Meeting zu transkribieren, muss das entsprechende Kalenderereignis einen Link zu Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams enthalten. Mit Asana Desktop kann jeder Teilnehmer eine Transkription erstellen, auch bei Meetings, die außerhalb Ihres Unternehmens stattfinden. Navigieren Sie in der Seitenleiste zu Meetings, öffnen Sie den Tab „Home“ und wählen Sie „Starten“ für jedes Meeting aus, das innerhalb der nächsten fünf Minuten beginnt. Asana öffnet Ihren Anruf und zeigt oben links auf Ihrem Bildschirm eine Steuerung für die Aufzeichnung an. Sie können auch über eine Desktop-Benachrichtigung oder über das Kalendersymbol in der Asana-Desktop-Mini-App starten.

Um ein Zoom-Meeting mit der Zoom-Integration zu transkribieren, starten Sie als Meeting-Gastgeber*in eine Cloud-Aufzeichnung. Asana ruft das Transkript nach Beendigung der Aufnahme ab, was bis zu 30 Minuten dauern kann. 

AI Meetings beginnt nicht automatisch mit der Transkription. Vor Beginn der Aufzeichnung wird in der Meeting-Benachrichtigung eine Erinnerung zur Einwilligung angezeigt. Wenn die Transkription beginnt, postet Asana auch eine Nachricht im Meeting-Chat von Ihrem Konto aus.

Meeting-Notizen teilen

Transkripte, Zusammenfassungen und Aktionspunkte sind standardmäßig privat. Vor, während oder nach dem Meeting können Sie Beteiligte hinzufügen oder das Meeting mit einem oder mehreren Projekten oder Teamspaces verknüpfen. Jede Person, die Sie hinzufügen, erhält Zugriff auf das gesamte Meeting, einschließlich der Zusammenfassung, des Transkripts und der Aktionspunkte. Verknüpfte Meetings werden im Tab „KI-Meetings“ des Projekts angezeigt, sodass die Notizen neben den zugehörigen Arbeitsvorgängen zu finden sind.

Sie können Meetings nur mit bestimmten Personen teilen. Die teamweite, domainweite und öffentliche Freigabe wird nicht unterstützt, und Gästen sowie Nutzer*innen mit Ansichtszugriff kann kein Zugriff gewährt werden. Um eine Standard-Freigabeeinstellung festzulegen, klicken Sie auf das Zahnradsymbol oben rechts auf der Seite „Meetings“.

Follow-up nach dem Meeting

Aktionspunkte überprüfen

Wenn Ihre Zusammenfassung und Ihre Aktionspunkte fertig sind, erhalten Sie eine Benachrichtigung in Ihrer Asana-Inbox. Zusammenfassungen sind mit Asana Desktop in der Regel innerhalb weniger Minuten verfügbar, während Zoom-Transkripte länger dauern können. Öffnen Sie das Meeting, um die KI-generierte Zusammenfassung zu überprüfen, die von jedem Meeting-Teilnehmer bearbeitet werden kann. Wählen Sie Mehr anzeigen, um das vollständige Transkript anzuzeigen, das nicht bearbeitet werden kann.

Vorgeschlagene Aufgaben werden am unteren Rand der Besprechung angezeigt. Bearbeiten Sie einen Vorschlag bei Bedarf und akzeptieren Sie ihn anschließend, um eine Asana-Aufgabe zu erstellen, oder lehnen Sie ihn ab, um ihn zu entfernen. Bevor Sie eine Aufgabe übernehmen, stellen Sie sicher, dass sie klar definiert ist, dem richtigen Teammitglied zugewiesen wurde und ein angemessenes Fälligkeitsdatum hat. Um zu einem vergangenen Meeting zurückzukehren, öffnen Sie Meetings und wählen Sie den Tab Frühere Meetings aus.

Fortschritte verfolgen

Nutzen Sie die Dashboards von Asana, um den Fortschritt von Aktionspunkten nachzuverfolgen. Diese Transparenz hilft dem Team, die Verantwortung für seine Aufgaben zu übernehmen, und stellt sicher, dass die Aufgaben fristgerecht erledigt werden.

Berichte erstellen

Erstellen Sie benutzerdefinierte Berichte, um die Ergebnisse von Meetings zu überprüfen und die Erledigung von Aktionspunkten zu überwachen. Diese Berichte können in nachfolgenden Meetings verwendet werden, um sicherzustellen, dass Fortschritte erzielt werden, und um eventuelle Hindernisse zu besprechen.

Vorteile durch den Einsatz von Asana für wöchentliche Team-Meetings

Wenn Sie Asana zur Organisation Ihrer wöchentlichen Team-Meetings verwenden, werden Sie Verbesserungen in den folgenden Bereichen feststellen:

  • Automatische Meeting-Protokolle: AI Meetings transkribiert Ihre Gespräche und generiert eine Zusammenfassung, sodass niemand von Hand Protokoll führen muss.
  • Weniger übersehene Aktionspunkte: Aufgaben werden direkt aus der Diskussion vorgeschlagen, und Sie können sie bearbeiten und als Asana-Aufgaben übernehmen, ohne das Meeting-Protokoll verlassen zu müssen.
  • Kontext aus Ihrer Arbeit: Zusammenfassungen basieren auf Ihrem Work Graph® und können auf relevante Aufgaben, Kommentare, Status-Updates und Personen verweisen.
  • Zentralisierte Informationen: Durch die Verknüpfung von Meetings mit Projekten werden Transkripte, Zusammenfassungen und Aufgaben direkt neben den Arbeitsvorgängen angezeigt, auf die sie sich beziehen.
  • Zuverlässige Nachverfolgung von Aufgaben: Dashboards und Berichte bieten Einblicke in den Fortschritt von Aufgaben und helfen dem Team, Aktionspunkte aus Besprechungen umzusetzen.

Indem Sie AI Meetings zusammen mit den Projekt-Tools von Asana verwenden, können Sie sicherstellen, dass Entscheidungen aus Meetings erfasst, an die richtigen Personen weitergegeben und in nachverfolgbare Aufgaben umgewandelt werden. Dieser Ansatz führt zu produktiveren Meetings, besseren Ergebnissen und einer verbesserten Abstimmung im Team.

Note iconHinweis

Dieser Artikel wurde mit KI übersetzt.

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