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Asana-Meetings

In diesem Artikel

Was sind Asana Meetings?
Einwilligung zur Aufzeichnung
Sichtbarkeit von Transkripten und Zusammenfassungen
Kosten
Transkribieren Ihrer Meetings
Verwenden von KI-generierten Meeting-Zusammenfassungen und Aktionspunkten
Asana-Meeting-Einstellungen

Asana Meetings ist für Kunden von Asana Command und Asana Client Management verfügbar.

Wenn Sie ein Problem mit Asana-Meetings festgestellt haben, lesen Sie den Artikel Fehlerbehebung bei Asana-Meetings.

Was sind Asana Meetings?

Asana Meetings verknüpfen die Diskussionen, in denen die Arbeit besprochen wird, mit den daraus resultierenden Aufgaben. Anstatt Meeting-Notizen in einem separaten Tool zu speichern, transkribiert Asana Ihre Meetings und erstellt eine KI-Zusammenfassung sowie Vorschläge für Aktionspunkte, die Sie in Aufgaben umwandeln können, ohne Asana zu verlassen.

Um Asana-Meetings zum Aufzeichnen und Transkribieren zu verwenden, müssen Sie die Zustimmung der anderen Meeting-Teilnehmer einholen.

Asana Meetings beginnt nicht automatisch mit der Transkription. Vor Beginn jeder Aufzeichnung wird eine Erinnerung zur Einholung der Einwilligung angezeigt, die Sie bestätigen müssen, bevor die Transkription beginnt. Sie sind dafür verantwortlich, dass alle erforderlichen Einwilligungen eingeholt wurden. Wenn ein Teilnehmer nicht zustimmt, klicken Sie in der Asana-Anwendung auf „Stopp“, um die Aufzeichnung zu beenden.

Sichtbarkeit von Transkripten und Zusammenfassungen

Protokolle, Zusammenfassungen und Aktionspunkte werden für alle eingeladenen Personen im Kalendertermin freigegeben, die über ein Asana-Konto in Ihrer Domain verfügen. Es besteht keine Möglichkeit, diese Inhalte privat zu halten.

Wenn Sie diese Inhalte nicht teilen möchten, verwenden Sie Asana-Meetings nicht für dieses Meeting.

Kosten

Asana berechnet eine KI-Anfrage für die Erstellung einer Zusammenfassung und vorgeschlagener Aufgaben aus einem Transkript (entweder aus Asana Desktop oder Zoom) für Besprechungen mit einer Dauer von bis zu 60 Minuten. Bei Meetings, die länger als 60 Minuten dauern, fällt für jeden zusätzlichen 60-Minuten-Block oder einen Teil davon eine zusätzliche KI-Anfrage an. Für jedes Meeting wird einmal pro 60-Minuten-Intervall eine Gebühr erhoben, unabhängig davon, wie viele Personen die Aufzeichnung nutzen. So richten Sie Asana Meetings ein

Asana Meetings funktioniert mit Google Kalender, um Ihren Zeitplan in Asana zu integrieren, und entweder mit Asana Desktop oder Zoom, um Aufzeichnungen und Transkriptionen zu erstellen. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um beide zu verbinden.

Ihren Kalender synchronisieren

Navigieren Sie in Asana in der Seitenleiste unter Wissen zu Meetings.
Wählen Sie Meetings einrichten aus.
Folgen Sie den Anweisungen, um Ihr Google-Kalender-Konto zu authentifizieren.

Aufzeichnung und Transkription einrichten

Nachdem Sie Ihren Kalender verknüpft haben, können Sie festlegen, wie Sie Ihre Meetings aufzeichnen und transkribieren möchten. Asana unterstützt zwei Optionen: Asana Desktop und Zoom.

Einrichten von Aufzeichnungen und Transkriptionen mit Asana Desktop

Die Asana Desktop-App nimmt Audio direkt von Ihrem Gerät auf und funktioniert mit Meetings in Zoom, Google Meet und Microsoft Teams.

Damit können Sie Aufnahmen von Ihrem Desktop aus starten und stoppen, Meetings über die Mini-App anzeigen und starten, Benachrichtigungen erhalten, wenn ein Meeting in Kürze beginnt, und Transkripte und Zusammenfassungen innerhalb weniger Minuten nach Abschluss einer Aufnahme erhalten.

Asana verwendet Recall.ai als Unterauftragsverarbeiter, um Transkripte von Meetings zu erstellen. Asana hat eine Vereinbarung mit Recall.ai, nach der keine Daten gespeichert werden dürfen. Das bedeutet, dass unsere Daten gelöscht werden, sobald der Service erledigt ist.

Asana Desktop einrichten

Laden Sie die Asana-Desktop-App herunter oder klicken Sie auf der Einrichtungsseite auf „Herunterladen“.
Folgen Sie den Schritten, um Asana Desktop zu installieren.
Aktivieren Sie in den Einstellungen Ihres Betriebssystems die Benachrichtigungen für Asana Desktop, damit Sie benachrichtigt werden, wenn ein Meeting beginnt.

Hinweis
Unter macOS bittet Asana während der Einrichtung um Berechtigungen für das Mikrofon, das System-Audio und die Zugänglichkeit. Unter Windows sind keine zusätzlichen Systemberechtigungen erforderlich.

Einrichtung von Aufzeichnungen und Transkriptionen mit Zoom

Um eine Zoom-Transkription zu erstellen, müssen Sie der Gastgeber des Meetings sein. Nachdem die Zoom-Aufzeichnung beendet ist, ruft Asana Meetings das Transkript aus Zoom ab und generiert eine Zusammenfassung sowie Aktionspunkte. Die Verarbeitung von Zoom-Aufzeichnungen dauert in der Regel länger als die von Asana-Desktop-Aufzeichnungen.

Um Zoom zu verknüpfen, wählen Sie auf dem Einrichtungsbildschirm die Option Zoom verknüpfen aus und befolgen Sie die Anweisungen.

Transkribieren Ihrer Meetings

Hinweis
Wenn mehr als eine Person dasselbe Meeting aufzeichnet, verwendet Asana das erste Transkript, um die Zusammenfassung und die Aktionspunkte zu erstellen. Alle Transkripte sind weiterhin verfügbar. Öffnen Sie das Meeting und wählen Sie „Mehr anzeigen“, um sie anzuzeigen.

Transkribieren Ihrer Meetings mit Asana Desktop

Kalendertermine müssen einen Videoanruflink von Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams enthalten.

Sobald Asana Desktop eingerichtet ist, gibt es drei Möglichkeiten, mit der Transkription eines Meetings zu beginnen:

Über die Meetings-Ansicht
Über eine Desktop-Benachrichtigung
Über die Asana-Desktop-Mini-App

Über die Meetings-Ansicht

Navigieren Sie in der Seitenleiste zu Meetings.
Wählen Sie den Tab Anstehende Meetings aus, um Meetings anzuzeigen, die noch nicht begonnen haben. Wählen Sie für jedes Meeting, das innerhalb der nächsten fünf Minuten beginnt, Transkription starten aus.

Asana öffnet Ihr Meeting und zeigt oben links auf Ihrem Bildschirm eine Schaltfläche zur Steuerung der Aufzeichnung an, mit der Sie die Transkription beenden können.

Über die Desktop-Benachrichtigung

Wenn Sie Benachrichtigungen für Asana Desktop in Ihrem Betriebssystem aktiviert haben, benachrichtigt Sie Asana vor Beginn eines Meetings und wenn es erkennt, dass Sie an einem unterstützten Anruf teilnehmen. Klicken Sie auf die Benachrichtigung, um die Transkription direkt zu starten.

Über die Asana-Desktop-Mini-App

Wählen Sie das Kalender-Symbol in der Mini-App von Asana Desktop aus, um Ihre Meetings anzuzeigen und mit der Transkription zu beginnen:

Ihre Meetings mit Zoom transkribieren

Um mit Zoom Transkriptionen zu erstellen, starten Sie als Gastgeber des Meetings eine Cloud-Aufzeichnung. Wenn die Aufzeichnung beendet ist, ruft Asana Meetings das Transkript von Zoom ab und generiert automatisch eine Zusammenfassung und Aktionspunkte.

Verwenden von KI-generierten Meeting-Zusammenfassungen und Aktionspunkten

Wenn Ihre Zusammenfassung und Ihre Aktionspunkte fertig sind, erhalten Sie eine Benachrichtigung in Ihrer Asana-Inbox.

Bei Verwendung der Desktop-Version von Asana sind Zusammenfassungen innerhalb weniger Minuten verfügbar. Die Verarbeitung in Zoom kann länger dauern.

Wählen Sie die Benachrichtigung aus, um das Meeting zu öffnen. Sie sehen das Datum, die Uhrzeit, die Teilnehmer und die von der KI generierte Zusammenfassung, die von jedem Mitglied des Meetings bearbeitet werden kann. Wählen Sie Mehr anzeigen aus, um den Gastgeber, den Meeting-Link, die Beschreibung und das vollständige Transkript anzuzeigen.

Aufgabenentwürfe werden am unteren Rand des Meeting-Protokolls angezeigt. Sie können einen Vorschlag bearbeiten, bevor Sie ihn annehmen. Dadurch wird eine Asana-Aufgabe erstellt. Wenn Sie einen Vorschlag ablehnen, wird er entfernt.

Um zu einem vergangenen Meeting zurückzukehren, öffnen Sie Meetings unter Wissen und wählen Sie den Tab Frühere Meetings aus.

Asana-Meeting-Einstellungen

Klicken Sie auf das Zahnradsymbol oben rechts auf der Seite „Meetings“, um die Einstellungen für Meetings zu öffnen, die drei Optionen umfassen.

Mit Benachrichtigungen können Sie Desktop- und Browser-Benachrichtigungen aktivieren oder deaktivieren. Die Einstellungen für Desktop-Benachrichtigungen werden über das Zahnradsymbol in der Asana-Desktop-App verwaltet, und die Einstellungen für Browser-Benachrichtigungen werden über Asana im Web verwaltet.

Über den Kalender können Sie die Google-Kalender-Integration aktivieren oder deaktivieren.

Mit Transkription können Sie Ihre Asana-Desktop- und Zoom-Verbindungen verwalten.

Hinweis
Dieser Artikel wurde mit KI übersetzt.
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