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AI Meetings

In diesem Artikel

AI Meetings sind für Kunden von Asana Command, Asana Client Management und AWM verfügbar, die AI Meetings aktiviert haben.

Wenn Sie ein Problem mit AI Meetings festgestellt haben, lesen Sie den Artikel Fehlerbehebung bei AI Meetings.

Was ist AI Meetings?

AI Meetings verbindet die Diskussionen, in denen Arbeit besprochen wird, mit den daraus resultierenden Aufgaben. Anstatt Meeting-Zusammenfassungen in einem separaten Tool zu erstellen, transkribiert Asana Ihre Meetings und generiert eine AI Summary sowie vorgeschlagene Aktionspunkte, die Sie in Aufgaben umwandeln können, ohne Asana zu verlassen.

Darüber hinaus nutzt KI-Meetings den Kontext aus Ihrem Work Graph®, um sicherzustellen, dass Zusammenfassungen und Aufgabenzuweisungen genau auf Ihre bestehenden Projekte, Ziele und Teammitglieder abgestimmt sind.

Um AI Meetings zum Aufzeichnen und Transkribieren zu verwenden, müssen Sie die Zustimmung der anderen Meeting-Teilnehmer einholen.

AI Meetings beginnt nicht automatisch mit der Transkription. In der Meeting-Benachrichtigung wird vor der Aufzeichnung eine Erinnerung zur Einholung der Zustimmung angezeigt, und Sie sind dafür verantwortlich, dass alle erforderlichen Zustimmungen eingeholt wurden. Wenn ein Teilnehmer nicht zustimmt, klicken Sie in der Asana-Anwendung auf „Stopp“, um die Aufzeichnung zu beenden.

Wenn Sie an einem Meeting teilnehmen, veröffentlicht Asana eine Chat-Nachricht von Ihrem Konto, um andere Teilnehmer darüber zu informieren, dass das Meeting aufgezeichnet wird.  Sie sind jedoch weiterhin dafür verantwortlich, alle Meetingteilnehmer vor der Aufzeichnung mündlich zu informieren und ihre Zustimmung einzuholen.

Wie verwendet AI Meetings Ihre Daten?

Die Asana Desktop-App nimmt Audio direkt von Ihrem Gerät auf und funktioniert mit Meetings in Zoom, Google Meet und Microsoft Teams. Erfahren Sie mehr darüber, wie Asana AI mit Ihren Daten umgeht.

Sichtbarkeit von Transkripten und Zusammenfassungen 

Transkripte, Zusammenfassungen und Aktionspunkte sind standardmäßig privat. Vor, während oder nach dem Meeting können Sie Beteiligte zum Meeting hinzufügen oder das Meeting zu einem Projekt hinzufügen. In diesem Fall erhalten diese Nutzer Zugriff auf das gesamte Objekt, einschließlich der Zusammenfassung, des Transkripts und der Aktionspunkte. 

Kosten

Asana berechnet eine KI-Anfrage für die Erstellung einer Zusammenfassung und vorgeschlagener Aufgaben aus einem Transkript (entweder aus Asana Desktop oder Zoom) für Meetings mit einer Dauer von bis zu 60 Minuten. Für Meetings, die länger als 60 Minuten dauern, fällt für jeden zusätzlichen 60-Minuten-Block oder einen Teil davon eine zusätzliche KI-Anfrage an. 

So richten Sie AI Meetings ein

AI Meetings funktioniert mit Google Kalender und Outlook-Kalender, um Ihren Zeitplan in Asana zu integrieren, und mit Asana Desktop oder Zoom, um Aufzeichnungen und Transkriptionen zu erstellen. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um beide zu verbinden.

Ihren Kalender synchronisieren

  1. Navigieren Sie in Asana in der Seitenleiste unter Wissen zu Meetings.
  2. Wählen Sie im oberen Banner Kalender verknüpfen oder Loslegen aus.
  3. Folgen Sie den Anweisungen, um Ihr Google Kalender- oder Microsoft Outlook-Konto zu authentifizieren.

Aufzeichnung und Transkription einrichten

Nachdem Sie Ihren Kalender verknüpft haben, können Sie festlegen, wie Sie Ihre Meetings aufzeichnen und transkribieren möchten. Asana unterstützt zwei Optionen: die Desktop-App von Asana und die Zoom-Integration. Asana Desktop nimmt Audio von Ihrem Gerät für Meetings in Zoom, Microsoft Teams und Google Meet auf. Die Zoom-Integration ruft nur Transkripte von Zoom-Meetings ab, die Sie veranstalten, und generiert dann eine Zusammenfassung und Aktionspunkte.

Asana Desktop einrichten

  1. Laden Sie die Asana-Desktop-App herunter oder klicken Sie auf der Einrichtungsseite auf „Herunterladen“.
  2. Folgen Sie den Schritten, um die Asana-Desktop-App zu installieren.
  3. Aktivieren Sie Benachrichtigungen für Asana Desktop in Ihren Betriebssystemeinstellungen, damit Sie benachrichtigt werden, wenn ein Meeting beginnt.
Hinweis iconHinweis

Unter macOS bittet Asana während der Einrichtung um Berechtigungen für das Mikrofon, das System-Audio und die Zugänglichkeit. Unter Windows sind keine zusätzlichen Systemberechtigungen erforderlich.

Einrichtung von Aufzeichnungen und Transkriptionen mit Zoom 

Für die Zoom-Transkription müssen Sie der/die Meeting-Gastgeber*in sein. Nachdem die Zoom-Aufzeichnung beendet ist, ruft AI Meetings das Transkript von Zoom ab und erstellt eine Zusammenfassung sowie Aktionspunkte. In der Regel dauert es länger, bis Asana Zoom-Transkripte erhält, als bei Asana-Desktop-Transkripten.  Sobald Sie die Zoom-Integration eingerichtet haben, wird Asana automatisch die Transkripte aller Zoom-Meetings abrufen, die Sie in Zukunft als Gastgeber aufzeichnen, und für jedes davon Zusammenfassungen und Aktionspunkte erstellen.
 
Um Zoom zu verknüpfen, wählen Sie auf dem Einrichtungsbildschirm Zoom verknüpfen aus und befolgen Sie die Anweisungen.

Transkription Ihrer Meetings

Hinweis iconHinweis

Wenn mehr als eine Person dasselbe Meeting aufzeichnet, verwendet Asana das erste Transkript, um die Zusammenfassung und die Aktionspunkte zu erstellen. Alle Transkripte sind weiterhin verfügbar. Öffnen Sie das Meeting und wählen Sie „Mehr anzeigen“, um sie anzuzeigen.

Transkribieren Ihrer Meetings mit Asana Desktop

Kalendertermine müssen einen Videoanruflink von Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams enthalten.

Sobald Asana Desktop eingerichtet ist, gibt es drei Möglichkeiten, mit der Transkription eines Meetings zu beginnen:

  1. Über die Meeting-Ansicht
  2. Über eine Desktop-Benachrichtigung
  3. Über die Asana-Desktop-Mini-App

Über die Meetings-Ansicht

  1. Navigieren Sie in der Seitenleiste zu Meetings.
  2. Wählen Sie den  Home-Tab aus, um Meetings anzuzeigen, die noch nicht begonnen haben. Wählen Sie für jedes Meeting, das innerhalb der nächsten fünf Minuten beginnt, „Start“ aus. 

Asana öffnet Ihren Anruf und zeigt oben links auf Ihrem Bildschirm eine Steuerung für die Aufzeichnung an, mit der Sie die Transkription beenden können.

Über die Desktop-Benachrichtigung

Wenn Sie Benachrichtigungen für Asana Desktop in Ihrem Betriebssystem aktiviert haben, benachrichtigt Sie Asana vor Beginn eines Meetings und wenn es erkennt, dass Sie an einem unterstützten Anruf teilnehmen. Wählen Sie die Benachrichtigung aus, um die Transkription direkt zu starten.

Über die Asana-Desktop-Mini-App

Wählen Sie das Kalender-Symbol in der Mini-App von Asana Desktop aus, um Ihre Meetings anzuzeigen und mit der Transkription zu beginnen:

Transkription Ihrer Meetings mit Zoom

Um mit Zoom eine Transkription zu erstellen, starten Sie als Meeting-Gastgeber*in eine Cloud-Aufzeichnung. Wenn die Aufzeichnung beendet ist, ruft AI Meetings das Transkript von Zoom ab und generiert automatisch eine Zusammenfassung und Aktionspunkte.

Verwenden von KI-generierten Meeting-Zusammenfassungen und Aktionspunkten

Wenn Ihre Zusammenfassung und Ihre Aktionspunkte fertig sind, erhalten Sie eine Benachrichtigung in Ihrer Asana-Inbox. 

Bei Verwendung der Desktop-Version von Asana sind Zusammenfassungen innerhalb weniger Minuten verfügbar. Die Verarbeitung in Zoom kann länger dauern.

Wählen Sie die Benachrichtigung aus, um das Meeting zu öffnen. Sie sehen das Datum, die Uhrzeit, die Teilnehmer*innen und die KI-generierte Zusammenfassung, die von jedem Mitglied des Meetings bearbeitet werden kann. Wählen Sie Mehr anzeigen aus, um den Gastgeber, den Meeting-Link, die Beschreibung und das vollständige Transkript (das nicht bearbeitet werden kann) anzuzeigen.

Entwürfe für Aufgaben erscheinen am unteren Rand des Meeting-Protokolls. Sie können einen Vorschlag bearbeiten, bevor Sie ihn annehmen. Dadurch wird eine Asana-Aufgabe erstellt. Wenn Sie einen Vorschlag ablehnen, wird er entfernt.

 
Um zu einem vergangenen Meeting zurückzukehren, öffnen Sie Meetings unter Wissen und wählen Sie den Tab Frühere Meetings aus.

AI-Meetings-Einstellungen

Klicken Sie auf das Zahnradsymbol oben rechts auf der Seite „Meetings“, um die Einstellungen für AI-Meetings zu öffnen, die drei Einstellungen umfassen.

Unter Einstellungen können Sie eine Standard-Freigabeeinstellung für Meeting-Zusammenfassungen und Aktionspunkte festlegen sowie Desktop- und Browser-Benachrichtigungen aktivieren oder deaktivieren. Die Einstellungen für Desktop-Benachrichtigungen werden über das Zahnradsymbol in der Asana-Desktop-App verwaltet, und die Einstellungen für Browser-Benachrichtigungen werden über Asana im Web verwaltet. 

Über den Kalender können Sie Ihre Google Kalender- oder Outlook-Kalender-Integration aktivieren oder deaktivieren. 

Mit Transkription können Sie Ihre Asana-Desktop- oder Zoom-Verbindungen verwalten.

Note iconHinweis

Dieser Artikel wurde mit KI übersetzt.

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