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Asana pour les réunions d’équipe

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Qui peut utiliser cette fonctionnalité?
PersonalStarterAdvancedEnterpriseEnterprise+PremiumBusinesslegacy Enterprise

Pour en savoir plus, consultez notre page de tarification.

Pour organiser des réunions d’équipe productives, il est essentiel de rédiger des notes claires et d’assurer un suivi efficace. Avec AI Meetings, Asana transcrit vos réunions, résume les discussions et suggère des actions à entreprendre que vous pouvez transformer en tâches, afin que les décisions ne se perdent pas après la réunion. Voici comment configurer AI Meetings, consigner vos réunions d’équipe et assurer le suivi des actions à entreprendre sur Asana.

Utiliser AI Meetings pour identifier les actions à entreprendre

AI Meetings relie les discussions au cours desquelles le travail est abordé aux tâches qui en découlent. Au lieu de conserver les comptes rendus de réunion dans un outil distinct, Asana transcrit votre réunion et génère un résumé intelligent ainsi que des actions à entreprendre suggérées. Vous pouvez transformer ces suggestions en tâches sans quitter Asana. AI Meetings est disponible avec les formules Advanced, Enterprise et Enterprise+. La génération d’un résumé et de tâches suggérées utilise une requête IA pour les réunions d’une durée maximale de 60 minutes, plus une requête pour chaque heure ou fraction d’heure supplémentaire, avec un délai de grâce de 5 minutes.

Configurer AI Meetings

Commencez par associer votre calendrier. Sur Asana, accédez aux Réunions dans la barre latérale sous Connaissances, sélectionnez Connecter un calendrier ou Démarrer dans la bannière supérieure, puis suivez les instructions pour authentifier votre compte Google Agenda ou calendrier Outlook. Vous pouvez connecter un calendrier, et un calendrier est requis pour utiliser AI Meetings.

Ensuite, choisissez la façon dont vous souhaitez enregistrer et transcrire vos réunions. L’application Web Asana enregistre l’audio depuis votre appareil pour les réunions sur Zoom, Google Meet et Microsoft Teams, et aucun bot ne rejoint votre appel. Il nécessite macOS 13.0 ou une version ultérieure sur Apple Silicon, ou Windows 10 64 bits ou une version ultérieure. Téléchargez Asana Web depuis l’écran d’installation, puis activez les notifications associées dans les paramètres de votre système afin d’être averti lorsqu’une réunion commence. Sur macOS, Asana demande également des autorisations pour le microphone, l’audio système et l’accessibilité. L’intégration Zoom ne fonctionne que pour les réunions Zoom que vous organisez. Pour la configurer, sélectionnez Connecter Zoom sur l’écran de configuration. Pour connaître les navigateurs et les applications de réunion pris en charge, consultez la section Résolution de problèmes liés à AI Meetings.

Utiliser AI Meetings

Enregistrement et transcription d’une réunion

Pour transcrire une réunion, son événement de calendrier doit inclure un lien Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams. Avec Asana Web, tout participant peut générer une transcription, y compris pour les réunions organisées en dehors de votre organisation. Accédez à Réunions dans la barre latérale, ouvrez l’onglet Accueil et sélectionnez Démarrer pour toute réunion qui commence dans les cinq prochaines minutes. Asana ouvre votre appel et affiche une commande d’enregistrement en haut à gauche de votre écran. Vous pouvez également commencer à partir d’une notification Web ou de l’icône du calendrier dans la mini-application Asana pour ordinateur.

Pour transcrire une réunion Zoom avec l’intégration Zoom, lancez un enregistrement dans le cloud en tant qu’organisateur de la réunion. Asana récupère la transcription une fois l’enregistrement terminé, ce qui peut prendre jusqu’à 30 minutes. 

AI Meetings ne commence pas la transcription automatiquement. Un rappel de consentement s’affiche dans la notification de réunion avant le début de l’enregistrement. Lorsque la transcription commence, Asana publie également un message dans le chat de la réunion depuis votre compte.

Partager les notes de réunion

Les transcriptions, les résumés et les actions à entreprendre sont privés par défaut. Avant, pendant ou après la réunion, vous pouvez ajouter des collaborateurs ou associer la réunion à un ou plusieurs projets ou espaces d’équipe. Toutes les personnes que vous ajoutez ont accès à l’intégralité de la réunion, y compris au résumé, à la transcription et aux actions à entreprendre. Les réunions associées apparaissent dans l’onglet Réunions IA du projet, de sorte que les notes se trouvent à côté des tâches concernées.

Vous pouvez partager des réunions uniquement avec des personnes spécifiques. Le partage à l’échelle de l’équipe, à l’échelle du domaine et le partage public ne sont pas pris en charge, et les invités et les utilisateurs en lecture seule ne peuvent pas obtenir l’accès. Pour définir un paramètre de partage par défaut, sélectionnez l’icône en forme d’engrenage en haut à droite de la page Réunions.

Suivi après la réunion

Vérifier les actions à entreprendre

Lorsque votre résumé et vos actions à entreprendre seront prêts, vous recevrez une notification dans votre boîte de réception Asana. Les résumés sont généralement prêts en quelques minutes avec Asana pour Web, tandis que les transcriptions Zoom peuvent prendre plus de temps. Ouvrez la réunion pour consulter le résumé généré par l’IA, que tous les participants à la réunion peuvent modifier. Sélectionnez Afficher plus pour consulter la transcription intégrale, qui ne peut pas être modifiée.

Les tâches suggérées s’affichent au bas de la réunion. Modifiez une suggestion si nécessaire, puis acceptez-la pour créer une tâche Asana ou refusez-la pour la supprimer. Avant d’accepter, assurez-vous que chaque tâche est clairement définie, attribuée au bon membre de l’équipe et dotée d’une échéance appropriée. Pour revenir à une réunion passée, accédez à Réunions et sélectionnez l’onglet Réunions précédentes.

Suivi de la progression

Utilisez les tableaux de bord d’Asana pour suivre la progression des actions à entreprendre. Cette visibilité aide l’équipe à assumer ses responsabilités et garantit que les tâches sont terminées à temps.

Générer des rapports

Créez des rapports personnalisés pour passer en revue les résultats des réunions et suivre l’achèvement des actions à entreprendre. Ces rapports peuvent être utilisés lors des réunions suivantes pour s’assurer que des progrès sont réalisés et pour discuter des éventuels freins.

Avantages d’utiliser Asana pour les réunions d’équipe hebdomadaires

En utilisant Asana pour organiser vos réunions d’équipe hebdomadaires, vous constaterez des améliorations dans les domaines suivants :

  • Notes de réunion automatiques : les réunions IA transcrivent vos appels et génèrent un résumé, afin que personne n’ait à prendre des notes à la main.
  • Moins d’actions à entreprendre oubliées : les tâches suggérées découlent directement de la discussion, et vous pouvez les modifier et les accepter en tant que tâches Asana sans quitter l’enregistrement de la réunion.
  • Contexte issu de votre travail : les résumés s’appuient sur votre Work Graph® et peuvent être associés à des tâches, des commentaires, des mises à jour de statut et des personnes pertinents.
  • Informations centralisées : en associant les réunions aux projets, les transcriptions, les résumés et les tâches restent à proximité du travail auquel ils se rapportent.
  • Suivi fiable des tâches : les tableaux de bord et les rapports offrent une visibilité sur la progression des tâches, ce qui aide l’équipe à donner suite aux actions à entreprendre lors des réunions.

En utilisant AI Meetings en complément des outils de projet d’Asana, vous pouvez vous assurer que les décisions prises lors des réunions sont consignées, partagées avec les bonnes personnes et transformées en tâches suivies. Cette approche permet d’organiser des réunions plus productives, d’obtenir de meilleurs résultats et d’améliorer la coordination de l’équipe.

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Cet article a été traduit par l’IA.

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