Loading
Produk
AI Platform
KAPABILITAS
Jenis Perusahaan
Tim
Industri
Kasus Penggunaan
MEMPELAJARI
DUKUNGAN
LAYANAN
Pusat Bantuan
search-icon

Topik

Tidak ada artikel yang ditemukan untuk topik ini.

Asana untuk rapat tim

Dalam Artikel Ini

Siapa yang dapat menggunakan fitur ini?
PersonalStarterAdvancedEnterpriseEnterprise+PremiumBusinesslegacy Enterprise

Kunjungi halaman harga kami untuk informasi selengkapnya.

Menyelenggarakan rapat tim yang produktif memerlukan catatan yang jelas dan tindak lanjut yang efektif. Dengan AI Meetings, Asana mentranskripsikan rapat Anda, meringkas diskusi, dan menyarankan item tindakan yang dapat Anda ubah menjadi tugas, jadi keputusan tidak luput setelah rapat berakhir. Berikut cara menyiapkan AI Meetings, mencatat rapat tim Anda, dan menindaklanjuti item tindakan di Asana.

Gunakan AI Meetings untuk menyimpan item tindakan

AI Meetings menghubungkan percakapan tempat pekerjaan dibahas dengan tugas berikutnya. Alih-alih menyimpan ringkasan rapat di alat terpisah, Asana mentranskripsikan rapat Anda dan membuat ringkasan cerdas serta item tindakan yang disarankan. Anda dapat mengubah saran tersebut menjadi tugas tanpa keluar dari Asana. AI Meetings tersedia pada paket Advanced, Enterprise, dan Enterprise+. Membuat ringkasan dan tugas yang disarankan menggunakan satu Permintaan AI untuk rapat hingga 60 menit, ditambah satu untuk setiap jam tambahan atau sebagian jam, dengan masa tenggang 5 menit.

Atur AI Meetings

Mulai dengan menyambungkan kalender Anda. Di Asana, buka Rapat di bilah sisi di bawah Pengetahuan, pilih Hubungkan kalender atau Mulai dari banner atas, lalu ikuti petunjuk untuk mengautentikasi akun Google Kalender atau Kalender Outlook Anda. Anda dapat menyambungkan satu kalender, dan kalender diperlukan untuk menggunakan AI Meetings.

Selanjutnya, pilih cara Anda ingin merekam dan mentranskripsikan rapat. Asana Desktop merekam audio dari perangkat Anda untuk rapat di Zoom, Google Meet, dan Microsoft Teams, dan tidak ada bot yang bergabung dalam panggilan Anda. Ini memerlukan macOS 13.0 atau versi lebih baru di Apple Silicon, atau Windows 10 64-bit atau versi lebih baru. Unduh Asana Desktop dari layar penyiapan, lalu aktifkan pemberitahuannya di pengaturan sistem Anda agar Anda diberi tahu saat rapat dimulai. Di macOS, Asana juga meminta izin mikrofon, audio sistem, dan aksesibilitas. Integrasi Zoom hanya berfungsi untuk rapat Zoom yang Anda selenggarakan; untuk menyiapkannya, pilih Hubungkan Zoom dari layar penyiapan. Untuk browser dan aplikasi rapat yang didukung, lihat Pemecahan Masalah AI Meetings.

Menggunakan AI Meetings

Mencatat dan mentranskrip rapat

Untuk membuat transkrip rapat, acara kalendernya harus menyertakan tautan Zoom, Google Meet, atau Microsoft Teams. Dengan Asana Desktop, setiap peserta dapat membuat transkrip, termasuk rapat yang diselenggarakan di luar organisasi Anda. Buka Rapat di bilah sisi, buka tab Beranda, lalu pilih Mulai untuk rapat apa pun yang dimulai dalam lima menit ke depan. Asana membuka panggilan Anda dan menampilkan kontrol perekaman di sebelah kiri atas layar Anda. Anda juga dapat memulai dari pemberitahuan desktop atau dari ikon kalender di aplikasi mini Asana Desktop.

Untuk membuat transkrip rapat Zoom dengan integrasi Zoom, mulai rekaman cloud sebagai host rapat. Asana mengambil transkrip setelah rekaman berakhir, yang dapat memakan waktu hingga 30 menit. 

AI Meetings tidak mulai mentranskripsikan secara otomatis. Pengingat persetujuan ditampilkan di pemberitahuan rapat sebelum perekaman dimulai. Saat transkripsi dimulai, Asana juga memposting pesan di obrolan rapat dari akun Anda.

Bagikan catatan rapat

Transkrip, ringkasan, dan item tindakan bersifat privat secara default. Sebelum, selama, atau setelah rapat, Anda dapat menambahkan kolaborator atau menghubungkan rapat ke satu atau beberapa proyek atau ruang tim. Siapa pun yang Anda tambahkan akan mendapatkan akses ke seluruh rapat, termasuk ringkasan, transkrip, dan item tindakan. Rapat yang disambungkan ditampilkan di tab Rapat AI proyek, jadi catatan berada di samping pekerjaan terkait.

Anda hanya dapat membagikan rapat dengan orang-orang tertentu. Berbagi di seluruh tim, di seluruh domain, dan berbagi publik tidak didukung, dan tamu serta pengguna hanya lihat tidak dapat diberi akses. Untuk mengatur pengaturan berbagi default, pilih ikon roda gigi di kanan atas halaman Rapat.

Tindak lanjut pasca rapat

Tinjau item tindakan

Saat ringkasan dan item tindakan Anda siap, Anda akan mendapat pemberitahuan di kotak masuk Asana. Ringkasan biasanya siap dalam hitungan menit dengan Asana Desktop, sedangkan transkripsi Zoom mungkin membutuhkan waktu lebih lama. Buka rapat untuk meninjau ringkasan buatan AI, yang dapat diedit oleh anggota rapat mana pun. Pilih Tampilkan selengkapnya untuk melihat transkrip lengkap, yang tidak dapat diedit.

Tugas yang disarankan ditampilkan di bagian bawah rapat. Edit saran jika perlu, lalu setujui untuk membuat tugas Asana, atau tolak untuk menghapusnya. Sebelum menyetujui, pastikan setiap tugas ditentukan dengan jelas, ditugaskan ke anggota tim yang tepat, dan memiliki tenggat yang sesuai. Untuk kembali ke rapat sebelumnya, buka Rapat dan pilih tab Rapat sebelumnya.

Lacak progres

Gunakan dasbor Asana untuk melacak progres item tindakan. Visibilitas ini membantu tim tetap akuntabel dan memastikan tugas selesai tepat waktu.

Buat laporan

Buat laporan kustom untuk meninjau hasil rapat dan memantau penyelesaian item tindakan. Laporan ini dapat digunakan dalam rapat berikutnya untuk memastikan adanya progres dan membahas penghambat apa pun.

Manfaat menggunakan Asana untuk rapat tim mingguan

Dengan menggunakan Asana untuk menata rapat tim mingguan Anda, Anda akan melihat peningkatan di area berikut:

  • Catatan rapat otomatis: AI Meetings mentranskripsikan panggilan Anda dan membuat ringkasan, jadi tidak ada yang perlu mencatat secara manual.
  • Lebih sedikit item tindakan yang terlewat: Tugas yang disarankan berasal langsung dari percakapan, dan Anda dapat mengedit dan menerimanya sebagai tugas Asana tanpa keluar dari bukti proses rapat.
  • Konteks dari pekerjaan Anda: Ringkasan diambil dari Work Graph® Anda dan dapat menautkan ke tugas, komentar, pembaruan status, dan orang yang relevan.
  • Informasi terpusat: Menghubungkan rapat ke proyek membuat transkrip, ringkasan, dan tugas berada di samping pekerjaan terkait.
  • Pelacakan tugas yang andal: Dasbor dan laporan memberikan visibilitas ke progres tugas, membantu tim menindaklanjuti item tindakan rapat.

Dengan menggunakan AI Meetings bersama alat proyek Asana, Anda dapat memastikan keputusan rapat dicatat, dibagikan kepada orang yang tepat, dan diubah menjadi pekerjaan yang dipantau. Pendekatan ini menghasilkan rapat yang lebih produktif, hasil yang lebih baik, dan keselarasan tim yang lebih baik.

Note iconCatatan

Artikel ini diterjemahkan oleh AI.

Kirim umpan balik terjemahan.

Artikel Terkait

Memuat
Asana untuk rapat tim: agenda & catatan | Pusat Bantuan