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Asana per le riunioni del team

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Chi può usare questa funzionalità?
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Per organizzare riunioni del team produttive sono necessari note chiare e un seguito efficace. Con AI Meetings, Asana trascrive le tue riunioni, riassume la discussione e suggerisce le attività da svolgere che puoi trasformare in attività, in modo che le decisioni non vadano perse dopo la riunione. Ecco come configurare AI Meetings, registrare le riunioni del tuo team e monitorare le attività su Asana.

Usa AI Meetings per annotare le attività

AI Meetings collega le conversazioni in cui si discute del lavoro alle attività che ne conseguono. Invece di avere i riepiloghi delle riunioni in uno strumento separato, Asana trascrive la riunione e genera un riepilogo intelligente e attività suggerite. Puoi trasformare questi suggerimenti in attività senza uscire da Asana. AI Meetings è disponibile per i piani Advanced, Enterprise ed Enterprise+. La generazione di un riepilogo e delle attività suggerite utilizza una richiesta IA per riunioni fino a 60 minuti, più una per ogni ora o frazione di ora aggiuntiva, con un periodo di tolleranza di 5 minuti.

Configura AI Meetings

Inizia collegando il tuo calendario. Su Asana, vai su Riunioni nella barra laterale sotto Knowledge, seleziona Collega calendario o Inizia dal banner in alto e segui le istruzioni per autenticare il tuo account Google Calendar o Calendario di Outlook. Puoi collegare un calendario, che è necessario per usare AI Meetings.

Successivamente, scegli come registrare e trascrivere le tue riunioni. L’app desktop di Asana acquisisce l’audio dal tuo dispositivo per le riunioni su Zoom, Google Meet e Microsoft Teams, e nessun bot partecipa alla tua chiamata. Richiede macOS 13.0 o versioni successive su Apple Silicon, oppure Windows 10 a 64 bit o versioni successive. Scarica Asana per desktop dalla schermata di configurazione, quindi attiva le notifiche per l’app nelle impostazioni di sistema, in modo da ricevere un avviso all’inizio di una riunione. Su macOS, Asana richiede anche le autorizzazioni per il microfono, l’audio di sistema e l’accessibilità. L’integrazione con Zoom funziona solo per le riunioni Zoom che organizzi; per configurarla, seleziona Collega Zoom dalla schermata di configurazione. Per i browser e le app per le riunioni supportati, consulta la sezione Risoluzione dei problemi di AI Meetings.

Utilizzo di AI Meetings

Registrare e trascrivere una riunione

Per trascrivere una riunione, il relativo evento in calendario deve includere un link a Zoom, Google Meet o Microsoft Teams. Con Asana desktop, qualsiasi partecipante può creare una trascrizione, anche per le riunioni organizzate al di fuori della tua organizzazione. Vai su Riunioni nella barra laterale, apri la scheda Home e seleziona Inizia per qualsiasi riunione che inizi entro i prossimi cinque minuti. Asana apre la chiamata e mostra un controllo di registrazione in alto a sinistra dello schermo. Puoi anche avviare la registrazione da una notifica desktop o dall’icona del calendario nella mini app Asana per desktop.

Per trascrivere una riunione Zoom con l’integrazione Zoom, avvia una registrazione nel cloud come organizzatore della riunione. Asana recupera la trascrizione al termine della registrazione, il che può richiedere fino a 30 minuti. 

AI Meetings non avvia automaticamente la trascrizione. Un promemoria relativo al consenso appare nella notifica della riunione prima dell’inizio della registrazione. Quando inizia la trascrizione, Asana pubblica anche un messaggio nella chat della riunione dal tuo account.

Condividi gli appunti della riunione

Le trascrizioni, i riepiloghi e le attività sono privati per impostazione predefinita. Prima, durante o dopo la riunione, puoi aggiungere collaboratori o collegare la riunione a uno o più progetti o teamspace. Tutti gli utenti che aggiungi ottengono l’accesso all’intera riunione, inclusi il riepilogo, la trascrizione e le attività. Le riunioni collegate vengono visualizzate nella scheda Riunioni IA del progetto, in modo che gli appunti siano accanto al lavoro correlato.

Puoi condividere le riunioni solo con persone specifiche. La condivisione a livello di team, di dominio e pubblica non è supportata e non è possibile concedere l’accesso agli ospiti e agli utenti con accesso in sola visualizzazione. Per impostare un’impostazione di condivisione predefinita, seleziona l’icona a forma di ingranaggio in alto a destra nella pagina Riunioni.

Seguito alle riunioni

Verifica le attività

Quando il riepilogo e le attività sono pronti, riceverai una notifica nella tua casella di posta in Asana. I riepiloghi sono generalmente pronti in pochi minuti con l’app per desktop di Asana, mentre le trascrizioni di Zoom possono richiedere più tempo. Apri la riunione per controllare il riepilogo generato dall’IA, che tutti i partecipanti alla riunione possono modificare. Seleziona Mostra di più per visualizzare la trascrizione completa, che non può essere modificata.

Le attività suggerite vengono visualizzate nella parte inferiore della riunione. Modifica un suggerimento, se necessario, quindi accettalo per creare un’attività Asana o rifiutalo per rimuoverlo. Prima di accettare, assicurati che ogni attività sia chiaramente definita, assegnata al membro del team giusto e abbia una data di scadenza appropriata. Per tornare a una riunione passata, vai a Riunioni e seleziona la scheda Riunioni precedenti.

Monitora lo stato di avanzamento

Utilizza le dashboard di Asana per monitorare lo stato di avanzamento delle attività. Questa visibilità aiuta il team ad assumersi le proprie responsabilità e garantisce che le attività vengano completate in tempo.

Genera resoconti

Crea resoconti personalizzati per controllare i risultati delle riunioni e monitorare il completamento delle attività. Questi resoconti possono essere usati nelle riunioni successive per assicurarsi che si stiano facendo progressi e per discutere di eventuali impedimenti.

Vantaggi dell’utilizzo di Asana per le riunioni settimanali del team

Utilizzando Asana per organizzare le riunioni settimanali del team, noterai miglioramenti nelle seguenti aree:

  • Appunti automatici delle riunioni: AI Meetings trascrive le tue chiamate e genera un riepilogo, così nessuno deve prendere appunti a mano.
  • Meno attività da svolgere dimenticate: le attività suggerite derivano direttamente dalla conversazione e puoi modificarle e accettarle come attività di Asana senza uscire dal resoconto della riunione.
  • Contesto dal tuo lavoro: i riepiloghi si basano sul tuo Work Graph® e possono essere collegati ad attività, commenti, aggiornamenti di stato e persone pertinenti.
  • Informazioni centralizzate: collegando le riunioni ai progetti, le trascrizioni, i riepiloghi e le attività rimangono vicini al lavoro a cui si riferiscono.
  • Monitoraggio affidabile delle attività: le dashboard e i resoconti offrono visibilità sull’avanzamento delle attività, aiutando il team a portare a termine le azioni da intraprendere delle riunioni.

Utilizzando AI Meetings insieme agli strumenti di gestione dei progetti di Asana, puoi assicurarti che le decisioni prese nelle riunioni vengano registrate, condivise con le persone giuste e trasformate in attività monitorate. Questo approccio porta a riunioni più produttive, risultati migliori e un maggiore allineamento del team.

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Questo articolo è stato tradotto dall’IA.

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