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팀 미팅을 위한 Asana

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생산적인 팀 미팅을 진행하려면 명확한 메모와 효과적인 후속 조치가 필요합니다. AI Meetings를 사용하면 Asana가 미팅을 텍스트로 기록하고, 논의 내용을 요약하고, 작업으로 전환할 수 있는 실행 과제를 제안하므로 미팅이 끝난 후에도 결정을 놓치지 않을 수 있습니다. AI 미팅을 설정하고, 팀 미팅을 기록하고, Asana에서 실행 과제에 대한 후속 조치를 수행하는 방법은 다음과 같습니다.

AI Meetings 기능을 사용하여 실행 과제를 기록하세요

AI Meetings는 업무가 논의되는 대화를 후속 작업과 연결합니다. Asana는 미팅 요약을 별도의 도구에 저장하는 대신 미팅 내용을 받아쓰고 AI 요약과 추천 실행 과제를 생성합니다. Asana를 나가지 않고도 이러한 제안을 작업으로 전환할 수 있습니다. AI Meetings는 Advanced, Enterprise, Enterprise+ 플랜에서 사용할 수 있습니다. 요약 및 추천 작업을 생성하는 데는 최대 60분의 미팅에 대해 AI 요청 1개가 사용되며, 추가 1시간 또는 1시간 미만의 시간(5분의 유예 기간 포함)마다 AI 요청 1개가 추가로 사용됩니다.

AI Meetings 설정

먼저 캘린더를 연결하여 시작하세요. Asana에서 '지식' 아래 사이드바의 '미팅'으로 이동한 후 상단 배너에서 '캘린더 연결' 또는 '시작하기'를 선택하고 안내에 따라 Google 캘린더 또는 Outlook 캘린더 계정을 인증합니다. 캘린더를 하나 연결할 수 있으며, AI Meetings를 사용하려면 캘린더가 필요합니다.

다음으로, 미팅을 녹화하고 대화록을 생성하는 방법을 선택합니다. Asana 데스크톱은 Zoom, Google Meet 및 Microsoft Teams에서 진행되는 미팅의 오디오를 디바이스에서 캡처하며, 봇이 통화에 참여하지 않습니다. Apple Silicon에서는 macOS 13.0 이상, 64비트 Windows 10 이상이 필요합니다. 설정 화면에서 Asana 데스크톱을 다운로드한 다음 시스템 설정에서 알림을 켜면 미팅이 시작될 때 알림을 받을 수 있습니다. macOS에서는 Asana가 마이크, 시스템 오디오, 접근성 권한도 요청합니다. Zoom 연동은 회원님이 주최하는 Zoom 미팅에만 사용할 수 있습니다. 설정하려면 설정 화면에서 Zoom 연결 을 선택하세요. 지원되는 브라우저 및 미팅 앱에 대해서는 AI Meetings 문제 해결 을 참조하세요.

AI Meetings 사용하기

미팅 기록 및 텍스트로 기록하기

미팅을 받아쓰려면 캘린더 이벤트에 Zoom, Google Meet 또는 Microsoft Teams 링크가 포함되어 있어야 합니다. Asana 데스크톱을 사용하면 조직 외부에서 주최되는 미팅을 포함하여 모든 참석자가 미팅 내용을 받아쓸 수 있습니다. 사이드바에서 미팅으로 이동한 후 홈 탭을 열고 향후 5분 이내에 시작되는 모든 미팅에 대해 시작을 선택합니다. Asana가 통화를 열고 화면 왼쪽 상단에 녹화 컨트롤을 표시합니다. 데스크톱 알림이나 Asana 데스크톱 미니 앱의 캘린더 아이콘에서 시작할 수도 있습니다.

Zoom 연동을 사용하여 Zoom 미팅을 받아쓰려면 미팅 주최자로서 클라우드 녹화를 시작하세요. Asana는 녹음이 종료된 후 대화록을 가져오며, 이 작업은 최대 30분이 소요될 수 있습니다. 

AI Meetings는 자동으로 텍스트 기록을 시작하지 않습니다. 녹화가 시작되기 전에 미팅 알림에 동의 알림이 표시됩니다. 녹취가 시작되면 Asana는 회원님의 계정에서 미팅 채팅에 메시지를 게시하기도 합니다.

미팅 메모 공유

텍스트 기록, 요약, 실행 과제는 기본 설정으로 비공개입니다. 미팅 전, 미팅 중 또는 미팅 후에 협업 참여자를 추가하거나 미팅을 하나 이상의 프로젝트 또는 팀 공간에 연결할 수 있습니다. 추가한 모든 사용자는 요약, 텍스트 기록, 실행 과제를 포함한 전체 미팅에 액세스할 수 있습니다. 연결된 미팅은 프로젝트의 AI 미팅 탭에 표시되므로 메모가 관련 업무 옆에 표시됩니다.

특정 사용자에게만 미팅을 공유할 수 있습니다. 팀 전체, 도메인 전체, 공개 공유는 지원되지 않으며, 게스트와 보기 전용 사용자에게는 액세스 권한을 부여할 수 없습니다. 기본 공유 설정을 하려면 미팅 페이지의 오른쪽 상단에 있는 기어 아이콘을 선택하세요.

미팅 후 후속 조치

실행 과제 검토

요약 및 실행 과제가 준비되면 Asana 수신함으로 알림이 전송됩니다. Asana 데스크톱을 사용하면 일반적으로 몇 분 이내에 요약이 준비되지만, Zoom 텍스트 기록의 경우 시간이 더 오래 걸릴 수 있습니다. 미팅을 열어 AI가 생성한 요약을 검토하세요. 모든 미팅 멤버가 이 요약을 편집할 수 있습니다. 더 보기 를 선택하여 전체 대화록을 확인하세요. 대화록은 편집할 수 없습니다.

추천 작업은 미팅 하단에 표시됩니다. 필요한 경우 제안을 편집한 다음 수락하여 Asana 작업을 생성하거나 거절하여 제거합니다. 수락하기 전에 각 작업이 명확하게 정의되고, 적절한 팀원에게 배정되었으며, 적절한 마감일이 설정되어 있는지 확인하세요. 이전 미팅으로 돌아가려면 미팅으로 이동한 후 이전 미팅 탭을 선택합니다.

진행 상태 추적하기

Asana의 대시보드를 사용하여 실행 과제의 진행 상태를 추적하세요. 이러한 가시성은 팀이 책임감을 유지하고 작업이 제때 완료되도록 하는 데 도움이 됩니다.

보고서 생성

맞춤 보고서를 생성하여 미팅 결과를 검토하고 실행 과제의 완료를 모니터링하세요. 이러한 보고서는 후속 미팅에서 진행 상황을 확인하고 방해 요소에 대해 논의하는 데 사용할 수 있습니다.

주간 팀 미팅에 Asana를 사용하는 이점

Asana를 사용하여 주간 팀 미팅을 체계적으로 관리하면 다음 영역에서 개선이 이루어집니다.

  • 자동 미팅 메모: AI 미팅은 통화를 텍스트로 변환하고 요약을 생성하므로, 아무도 손으로 메모할 필요가 없습니다.
  • 실행 과제 누락 감소: 제안된 작업은 대화에서 바로 생성되며, 미팅 기록을 나가지 않고도 Asana 작업으로 편집하고 수락할 수 있습니다.
  • 업무에서 얻은 배경 정보: 요약은 Work Graph®를 기반으로 작성되며 관련 작업, 댓글, 상태 업데이트, 팀원에게 연결될 수 있습니다.
  • 중앙 집중화된 정보: 미팅을 프로젝트에 연결하면 텍스트 기록, 요약, 작업이 관련 업무와 함께 보관됩니다.
  • 신뢰할 수 있는 작업 추적: 대시보드와 보고서는 작업 진행 상황을 파악할 수 있도록 하여 팀이 회의 실행 과제를 이행하는 데 도움이 됩니다.

AI Meetings를 Asana의 프로젝트 도구와 함께 사용하면 미팅에서 도출된 결정을 기록하고, 적절한 사람과 공유하고, 추적 가능한 업무로 전환할 수 있습니다. 이러한 접근 방식은 더 생산적인 미팅, 더 나은 결과, 팀의 조율 개선으로 이어집니다.

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