Loading
Producten
AI Platform
MOGELIJKHEDEN
Type bedrijf
Teams
Sectoren
Use cases
LEREN
ONDERSTEUNING
DIENSTEN
Helpcentrum
search-icon

Onderwerpen

Geen artikelen gevonden voor dit onderwerp.

Asana voor teamvergaderingen

In dit artikel

Wie kan deze functie gebruiken?
PersonalStarterAdvancedEnterpriseEnterprise+PremiumBusinesslegacy Enterprise

Ga naar onze pagina met prijzen voor meer informatie.

Het leiden van productieve teamvergaderingen vereist duidelijke notulen en effectieve opvolging. Met AI Meetings transcribeert Asana je vergaderingen, vat de discussie samen en stelt actiepunten voor die je in taken kunt omzetten, zodat beslissingen niet verloren gaan na het gesprek. Hier lees je hoe je AI Meetings instelt, je teamvergaderingen vastlegt en actiepunten in Asana opvolgt.

Gebruik AI Meetings om actiepunten vast te leggen

AI Meetings verbindt de gesprekken waarin het werk wordt besproken met de taken die volgen. In plaats van dat vergaderverslagen in een aparte tool staan, transcribeert Asana je vergadering en genereert het een AI-samenvatting en voorgestelde actiepunten. Je kunt die suggesties omzetten in taken zonder Asana te verlaten. AI Meetings is beschikbaar voor de abonnementen Advanced, Enterprise en Enterprise+. Voor het genereren van een samenvatting en voorgestelde taken wordt één AI-aanvraag gebruikt voor vergaderingen tot 60 minuten, plus één voor elk extra uur of deel van een uur, met een respijtperiode van 5 minuten.

AI Meetings instellen

Begin met het verbinden van je agenda. Navigeer in Asana naar Vergaderingen in de zijbalk onder Kennis, selecteer Agenda verbinden of Aan de slag in de bovenste banner en volg de aanwijzingen om je Google Agenda- of Outlook Agenda-account te verifiëren. Je kunt één agenda verbinden, en een agenda is vereist om AI Meetings te gebruiken.

Kies vervolgens hoe je je vergaderingen wilt opnemen en transcriberen. Asana Desktop neemt audio van je apparaat op voor vergaderingen via Zoom, Google Meet en Microsoft Teams, en er neemt geen bot deel aan je gesprek. Het vereist macOS 13.0 of hoger op Apple Silicon, of 64-bits Windows 10 of hoger. Download Asana Desktop vanaf het instellingenscherm en schakel vervolgens meldingen ervoor in je systeeminstellingen in, zodat je een melding krijgt wanneer een vergadering begint. Op macOS vraagt Asana ook om toestemming voor de microfoon, systeemaudio en toegankelijkheid. De Zoom-integratie werkt alleen voor Zoom-vergaderingen die je organiseert. Om deze in te stellen, selecteer je Zoom koppelen in het instellingenscherm. Voor ondersteunde browsers en vergaderapps, zie Problemen met AI Meetings oplossen.

AI Meetings gebruiken

Een vergadering opnemen en transcriberen

Om een vergadering te transcriberen, moet de agenda-afspraak een link naar Zoom, Google Meet of Microsoft Teams bevatten. Met Asana Desktop kan elke deelnemer een transcriptie maken, ook van vergaderingen die buiten je organisatie worden georganiseerd. Navigeer naar Vergaderingen in de zijbalk, open het tabblad Startpagina en selecteer Starten voor elke vergadering die binnen de komende vijf minuten begint. Asana opent je gesprek en toont een opnamebediening linksboven op je scherm. Je kunt ook beginnen vanaf een desktopmelding of vanaf het agenda-pictogram in de Asana Desktop-mini-app.

Om een Zoom-vergadering te transcriberen met de Zoom-integratie, start je als organisator van de vergadering een cloudopname. Asana haalt de transcriptie op nadat de opname is beëindigd, wat tot 30 minuten kan duren. 

AI Meetings begint niet automatisch met transcriberen. Er verschijnt een herinnering voor toestemming in de vergaderingsmelding voordat de opname begint. Wanneer de transcriptie begint, plaatst Asana ook een bericht in de vergaderchat vanuit je account.

Vergaderopmerkingen delen

Transcripties, samenvattingen en actiepunten zijn standaard privé. Voor, tijdens of na de vergadering kun je medewerkers toevoegen of de vergadering koppelen aan een of meerdere projecten of teamruimtes. Iedereen die je toevoegt, krijgt toegang tot de hele vergadering, inclusief de samenvatting, het transcript en de actiepunten. Gekoppelde vergaderingen verschijnen op het tabblad AI-vergaderingen van het project, zodat notities naast het gerelateerde werk staan.

Je kunt vergaderingen alleen met specifieke personen delen. Delen voor het hele team, voor het hele domein en openbaar delen worden niet ondersteund, en gasten en alleen-weergeven-gebruikers kunnen geen toegang krijgen. Om een standaardinstelling voor delen in te stellen, selecteer je het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek van de pagina Vergaderingen.

Opvolging na de vergadering

Actiepunten beoordelen

Wanneer je samenvatting en actiepunten klaar zijn, krijg je een melding in je Asana-inbox. Samenvattingen zijn met Asana Desktop meestal binnen enkele minuten klaar, terwijl Zoom-transcripties langer kunnen duren. Open de vergadering om de door AI gegenereerde samenvatting te bekijken, die elk vergaderlid kan bewerken. Selecteer Meer weergeven om de volledige transcriptie te zien, die niet kan worden bewerkt.

Voorgestelde taken verschijnen onderaan de vergadering. Bewerk een suggestie indien nodig en accepteer deze vervolgens om een Asana-taak te maken, of weiger deze om deze te verwijderen. Voordat je accepteert, moet je ervoor zorgen dat elke taak duidelijk is omschreven, aan het juiste teamlid is toegewezen en een passende vervaldatum heeft. Om terug te keren naar een eerdere vergadering, ga je naar Vergaderingen en selecteer je het tabblad Eerdere vergaderingen.

Voortgang bijhouden

Gebruik de dashboards van Asana om de voortgang van actiepunten bij te houden. Deze zichtbaarheid helpt het team verantwoordelijk te blijven en zorgt ervoor dat de taken op tijd voltooid zijn.

Rapporten genereren

Maak aangepaste rapporten om de resultaten van vergaderingen te beoordelen en de voltooiing van actiepunten te controleren. Deze rapporten kunnen in volgende vergaderingen worden gebruikt om ervoor te zorgen dat er voortgang wordt geboekt en om eventuele blockers te bespreken.

Voordelen van het gebruik van Asana voor wekelijkse teamvergaderingen

Door Asana te gebruiken om je wekelijkse teamvergaderingen te organiseren, zul je verbeteringen zien op de volgende gebieden:

  • Automatische vergadernotities: AI Meetings transcribeert je gesprekken en genereert een samenvatting, zodat niemand met de hand notities hoeft te maken.
  • Minder gemiste actiepunten: Voorgestelde taken komen rechtstreeks uit het gesprek en je kunt ze bewerken en accepteren als Asana-taken zonder het verslag van de vergadering te verlaten.
  • Context van je werk: Samenvattingen zijn gebaseerd op je Werkgrafiek® en kunnen linken naar relevante taken, reacties, statusupdates en personen.
  • Gecentraliseerde informatie: door vergaderingen te koppelen aan projecten blijven transcripties, samenvattingen en taken naast het werk waaraan ze gerelateerd zijn.
  • Betrouwbare taakopvolging: dashboards en rapporten bieden inzicht in de voortgang van taken, waardoor het team actiepunten van vergaderingen kan opvolgen.

Door AI Meetings te gebruiken naast de projecttools van Asana, kun je ervoor zorgen dat beslissingen uit vergaderingen worden vastgelegd, met de juiste mensen worden gedeeld en worden omgezet in werk dat wordt bijgehouden. Deze aanpak leidt tot productievere vergaderingen, betere resultaten en een betere afstemming van het team.

Note iconOpmerking

Dit artikel is vertaald met AI.

Feedback over de vertaling versturen.

Gerelateerde artikelen

Wordt geladen
Asana voor teamvergaderingen: agenda's en notities | Helpcentrum