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Establece convenciones para tu equipo

En este artículo

Configurar las convenciones del equipo en Asana ayuda a que todos trabajen unidos de manera más efectiva. Cuando tu equipo sigue prácticas consistentes, reducirás la confusión, mejorarás la colaboración y harás que tu trabajo sea más fácil de encontrar y comprender.

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Convenciones de tareas

Nombrar tareas

  • Iniciar los nombres de las tareas con verbos de acción (p. ej., "Revisar la propuesta presupuestaria" en lugar de "Propuesta presupuestaria")
  • Mantén los nombres claros y procesables para que todos puedan entender lo que se debe hacer
  • Evita títulos vagos como "Seguimiento" o "Reunión"

Cómo escribir descripciones de tareas

Una descripción de la tarea debe proporcionar al responsable toda la información necesaria para completar la tarea. Aquí tienes algunos consejos:

  • Vincula trabajos relevantes en la descripción de la tarea @mencionando personas, tareas, proyectos o mensajes relacionados.
  • Agrega enlaces y archivos adjuntos para incluir el trabajo externo, centralizando la información.
  • Marca una tarea como dependiente de otra, para que los compañeros de equipo comiencen esa tarea cuando finalice la anterior.
  • Usa texto enriquecido en las descripciones de tareas para aclarar tu mensaje con texto y listas con formato.

Establecer fechas de entrega

Establece fechas de entrega realistas para tus compañeros de equipo tan pronto como las sepan o agrega una fecha de entrega estimada como guía aproximada. Las fechas de entrega garantizan que se priorice el trabajo y que se cumplan los plazos.

Agregar fechas de inicio para que quede claro cuándo se debe comenzar el trabajo para finalizarlo antes de la fecha límite.

Comentarios y actualizaciones

  • Incluye compañeros de equipo y partes interesadas relevantes como colaboradores para que puedan estar al día en el progreso de la tarea.
  • Comunícate dentro de los comentarios de la tarea para mantener las conversaciones conectadas con el trabajo
  • Usar mensajes del proyecto para actualizaciones importantes que afectan a todos los miembros del proyecto
  • Reemplaza "enviarme un correo electrónico" por "asignarme una tarea" para un mejor seguimiento

Actualizar tareas asignadas

Cuando alguien te asigna una tarea, estás a cargo de hacer que ese trabajo avance.

  • Me gusta la tarea para que el solicitante sepa que la viste.
  • Si tienes preguntas o actualizaciones, comenta directamente la tarea.
  • Si cambias la fecha de entrega, agrega un comentario que explique por qué;
  • Fija el comentario más relevante en la parte superior; esto hace que sea más fácil de encontrar, sin leer todos los comentarios.
  • Si no tienes el ancho de banda para asumir el trabajo, vuelve a asignar la tarea al creador de ella o usa la @mención para preguntar a los compañeros de equipo si pueden hacerse cargo de ella;
  • Si la tarea tiene campos personalizados, complétalos en consecuencia y continúa actualizándolos a medida que el trabajo avance.

Nombrar las plantillas de tareas

Al crear plantillas, nombra la tarea o el proyecto de manera adecuada para que tus compañeros de equipo sepan claramente que se trata de una plantilla (por ejemplo, "Plantilla" o "Duplicarme"). Esto también hace que la tarea o el proyecto sean más fáciles de localizar a través de la búsqueda.

Normas de proyectos

Los proyectos te permiten organizar todas las tareas relacionadas con una iniciativa, un objetivo o un trabajo específico en un solo lugar. Al igual que con las tareas, todos pueden crear un proyecto.

Nombrar proyectos

  • Usar nombres descriptivos que identifiquen claramente el trabajo
  • Incluya plazos para proyectos con plazos determinados (p. ej., "Lanzamiento del producto en el primer trimestre de 2025" en lugar de "Lanzamiento del producto")
  • Considere los prefijos de departamento o equipo para una mejor organización

Preparación del proyecto

  • Crear proyectos en el equipo donde se realiza la mayor parte del trabajo
  • Haz los proyectos públicos por defecto, a menos que contengan información sensible.
  • Configura la descripción general del proyecto para que tus compañeros de equipo siempre puedan encontrar el brief del proyecto y ver los roles del proyecto.
  • Decida quién puede agregar personas a los proyectos y establezca pautas

Estructura del proyecto

  • Elegir las vistas de proyecto adecuadas (lista, tablero, cronograma, calendario) en función del tipo de trabajo
  • Usa secciones para organizar las tareas dentro de los proyectos
  • Aprovechar los hitos para señalar puntos importantes del progreso
  • Conecta proyectos relacionados con los portafolios
  • Crea una plantilla personalizada o usa una plantilla creada por Asana para estandarizar los flujos de trabajo y proyectos comunes. Las plantillas ayudan a que los proyectos comiencen rápidamente y garantizan que no te pierdas ningún paso vital.

Agrega campos personalizados

Configura campos personalizados para que puedas hacer seguimiento de toda la información necesaria en cada tarea creada en el proyecto.

  • Usar campos personalizados de toda la organización para mayor coherencia
  • Los campos útiles comunes incluyen prioridad, departamento y estado de progreso
  • Guardar campos de uso frecuente en la biblioteca de campos personalizados

Enviar actualizaciones de estado

Las actualizaciones de estado aclaran cómo avanza el proyecto. El encargado del proyecto o el compañero de equipo designado debe enviar actualizaciones periódicas del estado del proyecto.

  • Establece expectativas para las actualizaciones periódicas del estado del proyecto
  • Decida quién debe proporcionar actualizaciones y con qué frecuencia
  • Usa las actualizaciones de estado para mantener informadas a las partes interesadas y reducir las preguntas sobre el

Completar y archivar proyectos

Los proyectos finalizados deben marcarse como Finalizados en la actualización de estado. Recomendamos completar los proyectos antes de archivarlos. Solo es posible archivar para los administradores del proyecto.

Gestionar un proyecto

Cuando creas un proyecto, te conviertes en el encargado del proyecto de forma predeterminada. Puedes cambiar al encargado del proyecto en la vista de progreso.

  • A medida que se crean nuevas tareas, asegúrate de que las tareas tengan un responsable y una fecha de entrega, muévelas a las secciones adecuadas y actualiza los campos personalizados.
  • Agrega reglas de proyecto para automatizar los flujos de trabajo y ahorrar tiempo.
  • Establece hitos para mantener pestañas sobre los marcadores clave de progreso.
  • Si gestionas varios proyectos, agrégalos a un portafolio para organizarlos y supervisarlos.

Normas de email

Usar mensajes

Recomendamos usar los mensajes para comunicarte dentro de Asana con tus colegas y vincular fácilmente el trabajo relevante en lugar del email para todas las comunicaciones internas. Recuérdales a tus compañeros de equipo que usen Asana en lugar del email cuando sea necesario.

Utilizar notificaciones de email

Asana envía notificaciones por email de las actividades nuevas para que los compañeros de equipo que no usan Asana todo el tiempo puedan estar al tanto.

Te sugerimos mantener las notificaciones de email hasta que tú y tus compañeros de equipo estén acostumbrados a revisar Asana con frecuencia. Puedes activarlos y desactivarlos a través de Mis ajustes.

Reducir los emails dentro de tu equipo

El correo electrónico es ideal para comunicarse con alguien fuera de tu organización, pero no está equipado para planificar, gestionar y priorizar el trabajo.

Con nuestro complemento de Asana para Gmail y la aplicación de Asana para Outlook, puedes convertir rápidamente los emails en acciones directamente desde tu bandeja de entrada. Usar estas integraciones por email puede ser una manera fácil de inculcar en tu equipo el hábito de trasladar el trabajo del email a Asana sin cambiar su forma de trabajar.

Slack + Asana

Puedes tomar medidas fácilmente en las tareas desde Slack con la integración Slack + Asana sin tener que cambiar de herramienta constantemente.

Estamos configurando tus convenciones

Paso 1: Reúne las aportaciones

  • Reúnete con tu equipo para hablar sobre los puntos débiles actuales
  • Identificar las áreas donde la inconsistencia causa problemas
  • Obtenga la aceptación de los miembros del equipo que utilizarán estas convenciones

Paso 2: Documenta tus decisiones

  • Crea un proyecto para almacenar las convenciones de tu equipo
  • Haz que sea fácilmente accesible para todos los miembros del equipo
  • Incluya ejemplos de buenas y malas prácticas
  • Agrega nuevos miembros del equipo a este proyecto durante la incorporación

Paso 3: Comunícate y capacita

  • Comparte convenciones con todo tu equipo
  • Brindar capacitación sobre nuevas prácticas
  • Crear guías de referencia rápida para escenarios comunes
  • Responde a las preguntas e inquietudes a medida que surjan

Paso 4: Hacer cumplir e iterar

  • Revisar periódicamente qué tan bien funcionan las convenciones
  • Realizar ajustes en base a los comentarios del equipo
  • Celebra cuando los miembros del equipo siguen bien las convenciones
  • Redirigir suavemente cuando no se sigan las convenciones

Recursos adicionales

Note iconNota

Este artículo se tradujo con IA.

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