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Helfen Sie Ihrem Team bei der Einführung von Asana

In diesem Artikel

Die erfolgreiche Implementierung von Asana in Ihrem Team erfordert mehr als nur Lernfunktionen - es geht darum, die Art und Weise zu verändern, wie Menschen mit ihrer Arbeit umgehen, sie organisieren und darüber kommunizieren. Dieser Artikel bietet einen strukturierten Ansatz, der Ihrem Team hilft, Asana effektiv einzuführen und dauerhaften Erfolg zu erzielen.

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The Asana Way of Change Framework

Auf der Grundlage von Erfahrungen aus Hunderten von Kundenimplementierungen verfolgen erfolgreiche Teams einen strukturierten sechsstufigen Ansatz:

1. Definieren Sie Ihr "Warum" und berufen Sie Ihre Adoptionsallianz ein

Bevor Sie Ihre Teams einarbeiten, müssen Sie eine klare, überzeugende Antwort auf diese Frage parat haben: Welche Probleme werden durch die Einführung von Asana gelöst - und wie? Sie müssen auch definieren, was Erfolg für Sie bedeutet, und überlegen, was in Zukunft durch die Verwendung von Asana möglich sein wird, was bisher nicht ging.

Ihr Change Network bilden

Für die erfolgreiche Implementierung sollten Sie auf die Unterstützung von Leuten setzen, die genauso begeistert von Asana sind, wie Sie. Finden Sie diese Leute und bilden Sie ein Team, das die Einführung unterstützt. Das ist Ihr Change Network: Motivierte Personen, die für Erfolg einstehen, in wichtigen Teams vertreten sind, die Interessen und Prozesse ihrer Teams kennen sowie den nötigen Einfluss mitbringen. Denken Sie an 3 bis 10 Personen, die Sie gezielt auswählen.

Aktion Schritte:

  • Dokumentieren Sie spezifische Probleme, die Asana lösen wird
  • Sie legen messbare Erfolgskennzahlen fest
  • Ermitteln Sie 2-3 Team-Champions
  • Einen Kommunikationsplan erstellen

2. Status-Quo-Analyse 

Bewerten Sie die vorhandenen Arbeitsmanagementprozesse, Tools und Schwachstellen Ihres Teams. Wenn Sie Ihren Ausgangspunkt kennen, können Sie die Asana-Implementierung auf Ihre spezifischen Anforderungen abstimmen.

Fragen, die Sie berücksichtigen sollten:

  1. Wie verfolgt Ihr Team derzeit die Arbeit?
  2. Welche Tools verwenden Sie derzeit?
  3. Wo kommt es zu Kommunikationsstörungen?
  4. Welche Prozesse funktionieren gut, die Sie beibehalten möchten?

3. Gestaltung Ihres ersten Workflows

Beginnen Sie mit einem wirkungsvollen Workflow, anstatt zu versuchen, alles auf einmal zu migrieren. Wählen Sie einen Prozess, der mehrere Teammitglieder umfasst und klare Ergebnisse liefert. Die Erstellung eines Workflows trägt dazu bei, einen einheitlichen Arbeitsstandard in Asana zu schaffen. Wenn Sie Ihren ersten Workflow anlegen möchten, muss er bestimmte Merkmale aufweisen:

  • Gemeinsame Sache: Suchen Sie nach Prozessen, die viel Zusammenarbeit erfordern, und beziehen Sie möglichst alle Beteiligten mit ein. Asana wird in Windeseile die Sichtbarkeit und Koordination verbessern.
  • Mit Vorlagen arbeiten: Identifizieren Sie Projekte, die Sie regelmäßig verwenden. Sie können Vorlagen für Projekte erstellen, um Ihren Workflow zu optimieren und bei der Teamarbeit viel Zeit zu sparen.
  • Fehler beseitigen: Jeder Prozess, der fehlerhaft oder über verschiedene Tools verstreut ist, ist ein hervorragender Kandidat, denn Asana kann den Workflow im Nu effektiver machen. Wenn Sie einen fehlerhaften Prozess verwenden, hat dies unmittelbare Auswirkungen und es wird deutlich, wie Asana Ihnen helfen kann, effizienter zu arbeiten.
  • Geschäftskritisch: Prozesse mit Asana zu bearbeiten, die Ihre Teamziele beeinflussen, kann zu sofort sichtbaren Erfolgen führen.
  • Zur Verwendung von Asana motivieren: Eines Ihrer wichtigsten Ziele bei der Einführung von Asana sollte es sein, eine kritische Masse an Nutzern regelmäßig dazu zu bewegen, die Plattform zu verwenden. Identifizieren Sie einen Workflow, der Ihre Leute frühzeitig und regelmäßig in Asana einbindet, z. B. ein Projektentwurf oder wöchentliche Meetings.

4. Teameinführung und Zelebrierung von Erfolgen

Mit einem Fahrplan für die Kommunikation und Schulungen lassen sich typische Probleme bei der Implementierung neuer Technologien vermeiden.

  1. Legen Sie ein Datum für den Start der Plattform in Ihrem Unternehmen fest. Machen Sie die Nutzer auf die bevorstehende Einführung aufmerksam und planen Sie den Launch als Event.
  2. Senden Sie vor der Einführung regelmäßige Updates.
  3. Verwenden Sie das von Ihnen erstellte Material bei der Definition Ihrer Beweggründe für die Verwendung von Asana. Machen Sie allen Beteiligten klar, warum Asana wichtig ist - und wieso gerade jetzt. Ohne diese Art von Dringlichkeit erkennen die Teamkollegen nicht die Notwendigkeit, ihre Arbeitsweise zu ändern.
  4. Betonen Sie den Teamgeist und skizzieren Sie, wie alle Mitglieder Ihres Change Networks intensiv an diesem Projekt gearbeitet haben. Zeigen Sie Wertschätzung und arbeiten Sie heraus, wie die Interessen der anderen Teamkollegen in diese Arbeit eingeflossen sind.
  5. Senden Sie nicht einfach nur ein paar E-Mails. Ziehen Sie verschiedene Medien wie Videos oder Gruppenchats in Betracht, damit die Teilnehmenden verschiedene Möglichkeiten haben, sich über die Einführung zu informieren.

Implementierungstipps:

  • Veranstalten Sie ein Kick-off-Meeting für Ihr Team
  • Bieten Sie praktische Schulungen an
  • Kurzanleitungen erstellen
  • Abgeschlossene Aufgaben und Meilensteine feiern

5. Festigung des Erfolgs

Sie sollten ein paar Richtlinien im Umgang mit Asana entwickeln, um zu verhindern, dass die Plattform unüberschaubar wird. Hier sind ein paar Beispiele:

Was wann erstellen:

  • Bei einer Gruppe von Personen, die neu in Asana sind und an mehreren Vorhaben mit größerem Aufwand zusammenarbeiten, erstellen Sie ein neues Team (dies sollte eher selten vorkommen)
  • Bei einem umfangreichen Vorhaben (mindestens 10 größere Aufgaben), das einen Teil eines bestehenden Teams oder das gesamte Team betrifft, erstellen Sie ein neues Projekt innerhalb dieses Teams
  • Bei einem geringeren Aufwand, der logischerweise in ein bestehendes Projekt passt, fügen Sie diese Aufgabe hinzu
  • Um eine Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen, verwenden Sie Unteraufgaben

Zuweisen von Arbeitsvorgängen

Eine der größten Hürden für Personen, die in Asana einsteigen, ist die Zuweisung von Arbeit an eine andere Person. Benennen Sie es und normalisieren Sie es; Aufgaben können Anfragen, Ideen usw. sein. Es ist hilfreich für Manager, sich darauf einzulassen und ihre direkt unterstellten Mitarbeiter zu bitten, ihnen Aufgaben zuzuweisen.

Namensgebung

Nennen Sie Aufgaben mit Aktionswörtern und beschreiben Sie, was die verantwortliche Person mit diesen Aktionswörtern tun muss.

Fälligkeitsdaten

Eine gemeinsame Übereinstimmung über Fälligkeitsdaten sorgt dafür, dass keine Aufgaben übersehen werden. Der Zuweiser sollte immer ein Fälligkeitsdatum festlegen und notieren, ob dieses Fälligkeitsdatum in der Aufgabenbeschreibung flexibel ist. Halten Sie Fälligkeitsdaten auf dem neuesten Stand. Wenn ein Fälligkeitsdatum verpasst wird, notieren Sie dies in den Kommentaren und aktualisieren Sie die Aufgabe. Dies trägt dazu bei, zu verhindern, dass Menschen ihren alten Gewohnheiten nicht mehr nachkommen.

Reaktionen

Machen Sie Asana zu einem umfassenden und relevanten Ort für die Kommunikation und etablieren Sie es als zentrale Informationsquelle. Legen Sie fest, wie oft die Mitarbeitenden Asana aufrufen sollen. Ermutigen Sie die Anerkennung und Kommunikation, dass Benachrichtigungen gesehen wurden.

6. Messung und Ausweitung der Nutzung

Verfolgen Sie den Fortschritt anhand Ihrer anfänglichen Erfolgskennzahlen und erweitern Sie die Asana-Nutzung schrittweise auf zusätzliche Workflows und Teammitglieder.

Gängige Methoden zur Erfolgsmessung:

  • Teammitglieder zur Akzeptanz und Zufriedenheit befragen
  • Verfolgen Sie die Fertigstellungsraten von Aufgaben und die Projektgeschwindigkeit
  • Engagement-Kennzahlen in Asana überwachen
  • Zeitersparnis und Effizienzgewinne dokumentieren

Zusätzliche Materialien

Note iconHinweis

Dieser Artikel wurde mit KI übersetzt.

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