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Helfen Sie Ihrem Team bei der Einführung von Asana

In diesem Artikel

Für eine erfolgreiche Einführung von Asana in Ihrem Team reicht es nicht aus, nur die Funktionen zu erlernen – vielmehr geht es darum, die Art und Weise zu verändern, wie Menschen mit ihrer Arbeit umgehen, sie organisieren und darüber kommunizieren. Dieser Artikel bietet einen strukturierten Ansatz, um Ihrem Team zu helfen, Asana effektiv einzuführen und dauerhaften Erfolg zu erzielen.

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Das Asana Way of Change Framework

Anhand der Erfahrung aus Hunderten von Kundenimplementierungen verfolgen erfolgreiche Teams einen strukturierten Ansatz in sechs Schritten:

1. Definition Ihrer Beweggründe und Einberufung Ihres Einführungsteams

Bevor Sie Ihre Teams einarbeiten, müssen Sie eine klare, überzeugende Antwort auf diese Frage parat haben: Welche Probleme werden durch die Einführung von Asana gelöst – und wie? Sie müssen auch definieren, was Erfolg für Sie bedeutet, und überlegen, was in Zukunft durch die Verwendung von Asana möglich sein wird, was bisher nicht ging.

Ihr Change Network bilden

Für die erfolgreiche Implementierung sollten Sie auf die Unterstützung von Leuten setzen, die genauso begeistert von Asana sind, wie Sie. Finden Sie diese Leute und bilden Sie ein Team, das die Einführung unterstützt. Ihr Change Network sollte aus Personen bestehen, die motiviert sind, für Erfolg einzustehen, in wichtigen Teams vertreten sind, die Prozesse ihrer Teams kennen und den nötigen Einfluss mitbringen. Denken Sie an 3 bis 10 Personen, die Sie gezielt auswählen.

Aktionsschritte:

  • Dokumentieren Sie spezifische Probleme, die Asana lösen wird
  • Messbare Erfolgskennzahlen festlegen
  • 2–3 Team-Champions festlegen
  • Erstellen Sie einen Kommunikationsplan

2. Status-Quo-Analyse 

Bewerten Sie die bestehenden Work-Management-Prozesse, Tools und Problempunkte Ihres Teams. Wenn Sie Ihren Ausgangspunkt verstehen, können Sie die Asana-Implementierung an Ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen.

Fragen, die Sie sich stellen können:

  1. Wie verfolgt Ihr Team derzeit die Arbeit?
  2. Welche Tools verwenden Sie derzeit?
  3. Wo kommt es zu Kommunikationsproblemen?
  4. Welche Prozesse funktionieren gut und möchten Sie beibehalten?

3. Gestaltung Ihres ersten Workflows

Beginnen Sie mit einem Workflow mit hoher Wirkung, anstatt zu versuchen, alles auf einmal zu migrieren. Wählen Sie einen Prozess, an dem mehrere Teammitglieder beteiligt sind und der klare Ergebnisse hat. Die Erstellung eines Workflows trägt dazu bei, einen einheitlichen Arbeitsstandard in Asana zu schaffen. Wenn Sie Ihren ersten Workflow anlegen möchten, muss er bestimmte Merkmale aufweisen:

  • Gemeinsame Sache: Suchen Sie nach Prozessen, die viel Zusammenarbeit erfordern, und beziehen Sie möglichst alle Beteiligten mit ein. Asana wird in Windeseile die Sichtbarkeit und Koordination verbessern.
  • Mit Vorlagen arbeiten: Identifizieren Sie Projekte, die Sie regelmäßig verwenden. Sie können Vorlagen für Projekte erstellen, um Ihren Workflow zu optimieren und Ihrem Team viel Zeit zu sparen.
  • Fehler beseitigen: Jeder Prozess, der fehlerhaft oder über verschiedene Tools verstreut ist, ist ein hervorragender Kandidat, denn Asana kann den Workflow im Nu effektiver machen. Wenn Sie einen fehlerhaften Prozess verwenden, hat dies unmittelbare Auswirkungen und es wird deutlich, wie Asana Ihnen helfen kann, effizienter zu arbeiten.
  • Geschäftskritisch: Prozesse mit Asana zu bearbeiten, die Ihre Teamziele beeinflussen, kann zu sofort sichtbaren Erfolgen führen.
  • Zur Verwendung von Asana motivieren: Eines Ihrer wichtigsten Ziele bei der Einführung von Asana sollte es sein, eine kritische Masse an Nutzern regelmäßig dazu zu bewegen, die Plattform zu verwenden. Identifizieren Sie einen Workflow, der Ihre Leute frühzeitig und regelmäßig in Asana einbindet, z. B. ein Projektentwurf oder wöchentliche Meetings.

4. Teameinführung und Zelebrierung von Erfolgen

Mit einem Fahrplan für die Kommunikation und Schulungen lassen sich typische Probleme bei der Implementierung neuer Technologien vermeiden.

  1. Legen Sie ein Datum für den Start der Plattform in Ihrem Unternehmen fest. Machen Sie die Nutzer auf die bevorstehende Einführung aufmerksam und planen Sie den Launch als Event.
  2. Zählen Sie den Countdown an und halten Sie alle regelmäßig bis zum Startdatum auf dem Laufenden.
  3. Nutzen Sie das Material über Ihre Beweggründe, warum Sie Asana verwenden möchten. Machen Sie allen Beteiligten klar, warum Asana wichtig ist – und wieso gerade jetzt. Ohne diese Art von Dringlichkeit ergibt sich für die Teamkollegen nicht die Notwendigkeit, ihre Arbeitsweise zu ändern.
  4. Betonen Sie den Teamgeist und skizzieren Sie, wie alle Mitglieder Ihres Change Networks intensiv an diesem Projekt gearbeitet haben. Helfen Sie Teamkollegen zu erkennen, wie ihre Perspektiven berücksichtigt wurden.
  5. Senden Sie nicht einfach nur ein paar E-Mails. Ziehen Sie verschiedene Medien wie Videos oder Gruppenchats in Betracht, damit die Teilnehmenden verschiedene Möglichkeiten haben, sich über die Einführung zu informieren.

Tipps zur Implementierung:

  • Organisieren Sie ein Team-Kickoff-Meeting
  • Bieten Sie praktische Schulungen an
  • Erstellen Sie Kurzanleitungen
  • Feiern Sie erledigte Aufgaben und erreichte Meilensteine

5. Festigung des Erfolgs

Sie sollten ein paar Richtlinien im Umgang mit Asana entwickeln, um zu verhindern, dass die Plattform unüberschaubar wird. Hier sind ein paar Beispiele:

Was wann erstellen:

  • Bei einer Gruppe von Personen, die neu in Asana sind und an mehreren Vorhaben mit größerem Aufwand zusammenarbeiten, erstellen Sie ein neues Team (dies sollte eher selten vorkommen)
  • Bei einem umfangreichen Vorhaben (mindestens 10 größere Aufgaben), das einen Teil eines bestehenden Teams oder das gesamte Team betrifft, erstellen Sie ein neues Projekt innerhalb dieses Teams
  • Bei einem Vorhaben mit geringerem Aufwand, das in ein bestehendes Projekt passt, fügen Sie dort eine Aufgabe hinzu
  • Um eine Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen, verwenden Sie Unteraufgaben

Zuweisen von Arbeitsvorgängen

Eine der größten Hürden für Personen, die in Asana einsteigen, ist das Zuweisen von Arbeit an eine andere Person. Benennen Sie die Aufgabe, und standardisieren Sie sie; Aufgaben können Anfragen, Ideen usw. sein. Es ist hilfreich, wenn Führungskräfte sich darauf einlassen und ihre Teammitglieder bitten, ihnen Aufgaben zuzuweisen.

Richtlinien für die Namensgebung

Benennen Sie Aufgaben mit aussagekräftigen Verben und beschreiben Sie mithilfe dieser Verben, was die verantwortliche Person tun muss.

Fälligkeitsdaten

Eine gemeinsame Übereinstimmung über Fälligkeitsdaten sorgt dafür, dass keine Aufgaben übersehen werden. Die zuweisende Person sollte immer ein Fälligkeitsdatum festlegen und in der Aufgabenbeschreibung angeben, ob dieses Fälligkeitsdatum flexibel ist. Sorgen Sie dafür, dass Fälligkeitsdaten immer aktuell sind. Wenn ein Fälligkeitsdatum nicht eingehalten werden kann, vermerken Sie dies in den Kommentaren und aktualisieren Sie die Aufgabe. Dies trägt dazu bei, zu verhindern, dass Personen in ihre alten Gewohnheiten zurückfallen.

Reaktionsfähigkeit

Machen Sie Asana zu einem ergiebigen und wichtigen Ort für die Kommunikation und etablieren Sie es als einzige Informationsquelle. Legen Sie fest, wie oft die Mitarbeitenden Asana aufrufen sollen. Ermutigen Sie dazu, Benachrichtigungen zu bestätigen und zu kommunizieren, dass sie gesehen wurden.

6. Messung & Ausweitung der Nutzung

Verfolgen Sie den Fortschritt anhand Ihrer ursprünglichen Erfolgskennzahlen und erweitern Sie die Nutzung von Asana schrittweise auf zusätzliche Workflows und Teammitglieder.

Gängige Methoden zur Erfolgsmessung:

  • Befragen Sie Teammitglieder zur Akzeptanz und Zufriedenheit
  • Verfolgen Sie die Fertigstellungsquoten von Aufgaben und die Projektgeschwindigkeit
  • Überwachen Sie Interaktionskennzahlen in Asana
  • Zeitersparnis und Effizienzsteigerung dokumentieren

Weitere Ressourcen

Note iconHinweis

Dieser Artikel wurde mit KI übersetzt.

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