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Asana を使ってアカウントを管理する方法

この記事の内容

セールスチームやカスタマーサクセスチームにとって、アカウント管理は見込み客や顧客を効果的に管理し、アカウントのステータスを監視し、各アカウントのオーナーシップを明確にするために不可欠です。Asana を使って、見込み客や顧客を追跡し、アカウントのステータスを確認し、各アカウントの担当者を把握しましょう。この記事では、Asana を使用してアカウント管理プロセスを効率化する方法を説明します。

アカウント管理プロジェクトをセットアップしてください

まず、「アカウント管理」という名前で 新しい Asana プロジェクトを作成し、このプロジェクトをセールスチームまたはカスタマーサクセスチームに追加してください。

パイプラインまたは顧客ステージに基づいて、プロジェクトにカスタムフィールドを追加してください。セールスチームの場合は、ファネルステージに基づいてカスタムフィールドを追加してください。カスタマーサクセスの場合は、チームの規模やライフサイクルのステージで分類します。カスタムフィールドを作成したら、ビューを変更してカスタムフィールドでソートしてください。

カスタムフィールドの例としては、アカウント名、アカウントのステータス (見込み客、アクティブ、クローズ済み、リスクあり)、連絡先情報、取引ステージ、優先度 (高、中、低)、オーナーなどがあります。

反応を得られないリードや取引が終了したアカウントのフィールドを追加してください。そうすることで、アクティブでないアカウントも引き続き追跡できます。

プロジェクト内に、見込み客、アクティブなアカウント、リスクのあるアカウント、クローズ済みのアカウント、アカウントの規模、アカウントの健全性、業界、所在地など、アカウントのステージごとに セクションを作成してください。

アカウントのタスクを標準化するために、タスクテンプレートを作成してください。チームメイトはテンプレートを使用して、すべての顧客のタスクをすばやく設定してください。このタスクに「テンプレート、複製用 – 新規アカウント」という名前を付けてください。テンプレートタスクにサブタスクを作成して、どのアカウントに対しても行っている標準的なアイテムを追跡しましょう。

作成したら、プロジェクトをテンプレートとして保存して、今後の時間を節約しましょう。新しいアカウントごとにテンプレートを複製してください。

アカウントを追加して追跡する

各アカウントを関連するセクションに タスク として追加してください。カスタムフィールドにアカウントの詳細を入力してください。 アカウントのタスクを「初回連絡」「デモの予定」「契約書送信」などのサブタスクに分割してください。

見込み客や顧客が入力するフォームを作成して、顧客情報を Asana に取り込みましょう。フォームが送信されると、その情報は自動的に Asana のタスクと設定済みの対応するカスタムフィールドにマッピングされるため、必要な情報が手元に揃います。フォームのリンクを共有すれば、Asana を利用していない方でもフォームを送信できます。フォームの設定は以下の手順に従ってください。

ワークフローを自動化する

ルールを使用して、タスクの割り当て、期日の追加、ステータスの変更を自動化してください。たとえば、「アカウントステータス」フィールドが「アクティブ」に変更されたら、タスクを「見込み客」から「アクティブなアカウント」に移動するルールを作成してください。

取引ステージやアカウントのステータスが変更された場合に、ルールによってタスクにコメントを追加することで、アカウントオーナーに通知するルールを追加してください。

タイムラインと依存関係を可視化する

タイムラインまたはガントビューを使用して、契約締結、本番稼働日、更新日など、主要なアカウントマイルストーンの締め切りと依存関係を可視化してください。

タスク間の依存関係を設定し、先に進む前に前提条件となるタスクが完了していることを確認してください。タイムラインビューを使用して、依存関係を簡単に可視化してください。 チームのワークロードとキャパシティを監視する

ワークロード機能を活用して、セールスチームとカスタマーサクセスチームにおける責任の分担状況を確認してください。誰も過負荷にならないようにし、必要に応じてドラッグアンドドロップ機能を使用してタスクを再割り当てしてください。 長期的なプロジェクトの人員配置を可視化することで、リソース配分の決定を最適化するためのキャパシティ計画を作成してください。キャパシティ計画を作成し、プロジェクト全体に個人を割り当て、ワークストリーム全体のスタッフ配置状況を俯瞰しましょう。

他のツールと連携する

CRM と Asana を同期して、アカウント情報がプラットフォーム間で最新の状態に保たれるようにし、重複したデータ入力を避けましょう。

Salesforce との連携を利用して、Asana と Salesforce 間でデータやプロセスを同期し、セールスライフサイクルを加速しましょう。セールスチームもそれ以外のチームも、信頼できる唯一の情報源を基に、ワークフローに合ったツールを使って仕事をしましょう。

SlackやGmailなどのツールを連携して、Asana タスク内で直接コミュニケーションを取ることができます。お客様とのやり取りにメールを使っている場合、Gmail や Outlook のメール連携を利用して、メールの受信トレイから直接フォローアップタスクを作成し、会話をアクションに変換しましょう。また、重要な通信内容を Asana に転送し、すべてをプロジェクト内に保持すれば、メールの受信トレイで管理する必要がなくなります。これにより、今後、情報を見つけやすくなり、参照しやすくなります。 メールをフォローアップするためのリマインダーを作成するには、そのタスクを開き、フォローアップタスクを作成してください。

分析とレポートを作成してください

カスタムダッシュボードを作成して、アクティブなアカウント数、リスクのあるアカウント、平均取引サイクル時間などの主要な指標を追跡しましょう。

ポートフォリオを使用して、複数のアカウント、そのステータス、目標に向けた進捗を俯瞰的に確認しましょう。すべてのアカウント管理プロジェクトを 1 つのポートフォリオに追加し、アカウント関連の情報をすべて一元管理しましょう。

効率的なタスク割り当てのベストプラクティス

タスクを割り当てて、各アカウントの担当者を把握するプロセスを合理化しましょう。

アカウントの担当者が決まったら、タスクをその人に割り当ててください。そうすることで、このアカウントとのやりとりの責任者が全員に明らかになります。アカウントの担当者が変わった場合は、新しい担当者にタスクを割り当て直してください。 タスクの進捗状況を定期的に確認し、更新や問い合わせにはコメントを使用してください。必要に応じてチームメンバーに @メンション して、迅速な対応を促しましょう。

タスクの説明、コメント、添付ファイルを使用して、アカウントのライフサイクルを通じてメモや関連ファイルを追加してください。これにより、誰もがアカウントのステータスを簡単に確認し、関連情報を見つけることができます。

Asana のこれらの機能を活用することで、セールスチームとカスタマーサクセスチームは、アカウントのステータスを明確に把握し、反復的なタスクを自動化し、作業量を効率的に管理し、顧客のニーズにタイムリーに対応します。Asana を使ってアカウント管理を行うことで、アカウント情報を効果的に管理できます。チームはアカウントの履歴を明確に把握し、将来の案件をより適切に計画できます。

その他のリソースを参照してください。

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この記事は AI によって翻訳されています。

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