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이 기사에서는

Asana 를 사용하면 IT 요청을 관리하고 해결하여 중복 요청을 방지하고 이력 데이터를 한 곳에 저장할 수 있습니다.

헬프데스크 프로젝트가 올바르게 작동하려면 포함해야 하는 요소가 있습니다. 이러한 요소는 양식, 사용자 지정 필드, 섹션 및 규칙입니다. 이 도움말에서는 이러한 기능을 사용하여 헬프데스크 프로젝트를 생성하는 방법을 소개합니다.

관련 기사

양식으로 요청 캡처

양식을 수신 출처로 사용하여 요청자로부터 필요한 모든 정보를 캡처할 수 있습니다.

Asana를 사용하지 않더라도 양식 링크를 보내면 누구나 양식을 제출할 수 있습니다.

양식이 제출되면 양식 응답은 프로젝트에서 신규 작업으로 생성됩니다.

사용자 지정 필드로 요청을 정리하고 우선순위를 지정하세요

사용자 지정 필드 를 사용하면 수신된 요청의 우선순위를 지정하고 카테고리별로 분류할 수 있습니다. 사용자 지정 필드의 예는 다음과 같습니다.

  • 우선순위: 높음, 보통, 낮음
  • 이슈 유형: 하드웨어, 네트워크, 액세스, 소프트웨어
  • 요청자 부서: 마케팅, 영업, 법률, 재무

양식에 이슈 유형 필드를 추가하면 프로젝트에 있는 동일한 사용자 지정 필드와 매핑할 수 있습니다. 그런 다음, 양식이 제출되면 제출자가 네트워크 문제를 해결하고 있는지 또는 새로운 하드웨어를 구매하고 있는지 등이 새로운 작업에 이미 명시됩니다.

규칙을 사용하여 작업을 자동화하세요

규칙을 사용하면 시간을 절약하고 업무를 추진할 수 있습니다. 다른 프로젝트 섹션을 통해 작업을 이동하거나, 작업을 배정하거나, 댓글을 추가하거나, 새 사용자 지정 필드를 추가하는 등 다른 작업을 트리거하는 규칙을 생성할 수 있습니다.

IT 헬프데스크 프로젝트 구성 방법

1. 섹션으로 프로젝트를 생성합니다

먼저 프로젝트를 생성하세요. 모든 작업이 프로젝트의 여러 섹션에서 어떻게 진행되는지 빠르게 확인할 수 있으므로 보드 보기를 사용하는 것이 좋습니다.

Example of sections for IT help desk project.png

각 섹션은 이슈 유형, 작업이 진행해야 하는 단계, 요청 진행 상태 등 회원님의 업무 절차에 적합한 정보를 포함할 수 있습니다. 위 예시에서 섹션으로 이슈 유형을 표시했습니다.

섹션을 추가하려면 + 작업 추가 버튼 옆에 있는 드롭다운을 클릭하고 섹션 추가 를 선택하거나 점 세 개 아이콘을 클릭하고 섹션 추가 를 선택합니다.

how to create a new section in a board project.png

2. 사용자 지정 필드 추가하기

사용자 지정 필드를 추가하여 요청을 분류하세요. 예를 들어 우선순위 및 작업 진행 상태 필드를 추가할 수 있습니다. 사용자 지정 메뉴에서 사용자 지정 필드를 추가할 수 있습니다.

3. 규칙 추가

특정 작업을 트리거하는 규칙을 추가합니다. 사용자 지정 필드 전원 규칙 (예: 문제 유형에 따라 특정 사용자에게 요청을 배정할 수 있음)

사용자 지정 메뉴에서 섹션 이름 옆에 있는 점 세 개 아이콘이나 다른 규칙을 클릭하여 특정 섹션에 규칙을 추가할 수 있습니다. 여기 에서 규칙에 대해 자세히 알아보세요.

Creating a rule in board view.gif

4. 양식을 생성합니다

요청을 제출하는 데 사용할 수 있는 수신 양식을 만듭니다.

양식을 생성하려면 사용자 지정 메뉴로 이동하여 양식 을 클릭하고 양식 추가 를 클릭합니다. 사용자 지정 필드를 양식의 질문에 연결하는 방법은 여기 에서 확인하세요.

Creating a form.gif

앱 연동 사용하기

채팅이나 이메일로 요청을 받는 경우, 요청자에게 양식 링크를 보낼 수 있습니다. 또한, 연동을 사용하여 대화에 신속하게 대응할 수 있습니다. 수신함이나 메시지에서 바로 Asana 작업으로 추가하거나 헬프데스크 프로젝트에 추가하는 등 여러 가지 작업을 할 수 있습니다.

이메일의 경우 Asana for Gmail 또는 Outlook 추가 기능을 사용하세요. 채팅 기능을 사용하려면 Asana for Slack 연동 기능을 사용해 보세요.

멀티홈 작업

IT 요청이 더 광범위한 IT 업무와 이니셔티브에 반영될 것으로 예상됩니다. 별개의 작업을 만드는 대신 하나의 작업을 여러 프로젝트에 보관하여 모든 프로젝트에서 업무를 추적할 수 있습니다. 업무가 중복되지 않으며 적절한 맥락에서 정확한 정보를 확인할 수 있습니다.

예를 들어, IT팀이 팀 전용 프로젝트 추적 컴퓨터를 가지고 있을 수 있습니다. 새로운 컴퓨터 대여 요청이 들어오면 작업을 IT 요청과 컴퓨터 대여 프로젝트 모두에 저장하고 나머지 대여 프로젝트는 IT 팀이 아닌 다른 사람에게만 공개할 수 있습니다.

프로젝트 진행 상태를 모니터링하고 업무량을 관리하세요

프로젝트 진행 상태를 파악하고 팀의 실행 가능한 업무량을 판단하기 위해 IT 리더는 보통 미팅, 이메일, 스프레드시트에서 정보를 취합합니다. 하지만 이는 시간이 오래 걸리고 정확하지 않을 수 있습니다. 대신, 모든 주요 IT 관련 프로젝트와 IT 헬프데스크 프로젝트가 포함된 포트폴리오를 생성하여 한 곳에서 실시간 진행 상태, 마감일, 우선순위를 확인할 수 있습니다.

그런 다음, 워크로드 탭을 사용하여 Asana 에서 배정된 작업을 기반으로 팀의 작업 수용량을 시각화합니다. 여기에서 워크로드 사용 방법에 대해 더 알아보세요.

추가 리소스

워크플로 빌더 워크플로 빌더를 사용하여 헬프 데스크 프로젝트를 생성합니다.

IT 데스크 템플릿을 사용하여 시작하고 필요에 따라 맞춤화할 수 있습니다.

프로젝트 템플릿 사용법 배우기

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