Loading
PLATTFORM
KAPACITETER
ASANA AI
ALLA ABONNEMANG
Företagstyp
Team
Branscher
Användningsfall
LÄRA SIG
SUPPORT
TJÄNSTER
Hjälpcenter
search-icon

Ämnen

Använda Asana för projekthantering

I den här artikeln

Asana erbjuder en rad funktioner som hjälper team att hantera projekt effektivt. Oavsett om det handlar om att organisera uppgifter, spåra milstolpar eller balansera arbetsbelastningen ser Asanas funktioner till att teamen kan hålla sig i fas och uppnå sina mål. Den här artikeln förklarar hur du får ut mesta möjliga av Asana för dina projekthanteringsbehov.

Ska jag skapa ett projekt, en uppgift eller en underuppgift?

Innan du börjar undrar användare ofta om de ska skapa ett projekt, en uppgift eller en underuppgift när de lägger till arbete i Asana. Ta hjälp av det här ramverket när du lägger till jobb i Asana:

  • Skapa ett projekt för dina stora koordinerade insatser med många steg och intressenter och behovet av att se dem i olika vyer (t.ex. en kampanj, en lansering/ett evenemang eller en redaktionell kalender/pipeline).
  • Skapa en uppgift om du försöker fånga en enskild uppgift för en person som kan uppnås inom några minuter eller arbetsdagar (t.ex. att skriva ett blogginlägg eller åtgärda en bugg).
  • Skapa en underuppgift för att dela in en uppgift i mindre delar eller för att dela upp arbetsbelastningen (till exempel en underuppgift för att kontrollera SEO-nyckelord för bloggen).
Anteckning iconAnteckning

Läs vår artikel om att förstå uppgifter för fler tips.

Skapa ett projekt

Det första steget i att använda Asana för projekthantering är att förstå hur man skapar och använder ett projekt i Asana. Det hjälper ditt team att komma bort från kalkylark, långa e-posttrådar och onödiga möten.

Ställ in ditt projekt

Skapa ett projekt i Asana genom att följa stegen här. Ge projektet en titel som beskriver dess syfte, till exempel: ”Produktlansering”. Du kan använda projekt för nästan vad som helst, från tidsbegränsade initiativ (till exempel en lansering), pågående processer (till exempel hantering av en redaktionell kalender) eller spårning av information (till exempel inkommande designförfrågningar). Välj den layout som bäst passar dina projektbehov – du kan växla mellan lista, tavla-, tidslinje- och kalendervy när som helst.
  • Spara tid med en mall. Våra mallar innehåller rekommendationer kring att konfigurera ett projekt och flytta uppgifter genom arbetsflödet. Du kan också skapa din egen mall för att spara tid när du skapar liknande projekt i framtiden.

    Strukturera ditt projekt

    • Skapa avsnitt såsom ”Att göra”, ”pågående” och ”slutförd” och sortera dina uppgifter i lämpliga avsnitt.
    • Dela upp arbetet i hanterbara uppgifter och underuppgifter, var och en med en tydlig titel, beskrivning och tilldelad person.
    • Tydliggör ansvarsområden genom att tilldela uppgifter och ange slutdatum. Då vet alla vad de är ansvariga för att utföra och när det ska vara slutfört.
    • Skapa underuppgifter om det behövs. Uppgifter kan bara ha en tilldelad person, vilket säkerställer att ansvarsområdena är tydliga. Men om en uppgift kräver förarbete eller extra steg, eller om du behöver ställa en snabb fråga till en teamkollega innan du kan slutföra uppgiften, kan du med hjälp av underuppgifter dela upp den i mer lätthanterliga delar och klargöra vem som är ansvarig under processen.
    • Använd milstolpar för att lyfta fram viktiga faser i ditt projekt, till exempel ”Designfas slutförd”.
    • Skapa en projektöversikt så att du kan dela projektsammanfattningen med ditt team direkt där planerna och uppgifterna finns, och klargöra projektroller som en enkel referens när som helst.

    Anpassa uppgiftsdetaljer

    • Lägg till anpassade fält såsom Prioritet, Status eller Slutdatum för att fånga upp specifika uppgiftsdetaljer. Tänk på anpassade fält som kolumner i ett kalkylark. De registrerar detaljer för varje uppgift, samtidigt som du kan filtrera och sortera efter dem.
    • Ställ in beroenden mellan uppgifter för att visa vilka uppgifter som måste slutföras före andra. Om du väntar på att en teamkollega ska bli klar med sitt arbete hjälper Asana dig att spåra statusen, så att du kan påbörja din del när din kollega är klar. Det innebär att du ägnar mindre tid åt att hålla kolla på uppgiften och slipper sitta och vänta på att den ska bli klar.

      Hantering av resurser och team

      • Övervaka uppdateringar i flera projekt med portfolior. Portfolior hjälper dig att hantera och hålla koll på flera projekt samtidigt. Du kan övervaka framstegen i specifika initiativ på ett och samma ställe.
      • Använd arbetsbelastning för att visualisera teamets kapacitet och fördela uppgifterna jämnt.

      Samla in information och automatisera arbetsflöden

      • Använd formulär för att samla in information från intressenter. Lägg till ett formulär i ditt projekt så fylls svaren automatiskt i som uppgifter i projektet.
      • Automatisera repetitiva uppgifter genom att lägga till regler i ditt projekt. Du kan till exempel skapa en regel för att flytta uppgifter till avsnittet Pågående när ett anpassat fält uppdateras. Automatisera påminnelser och aviseringar för att hålla teamet informerat om deadliner. Du kan göra det genom att skapa återkommande uppgifter för arbete som behöver utföras regelbundet, eller så kan du skapa en regel som lägger till en kommentar i en uppgift för att påminna den tilldelade personen om att deadlinen närmar sig.

        Visualisera scheman med tidslinje och Gantt-vy

        • Byt till tidslinje eller Gantt-vy för att visualisera uppgiftsplaner och beroenden. Justera tidsinställningar och beroenden direkt från den här vyn där du enkelt kan flytta runt saker för att undvika överlappningar och konflikter.

          Filhantering och samarbete

          • Anslut Asana till verktyg såsom Google Drive eller Dropbox för fildelning och till Slack eller Microsoft team för en smidigare kommunikation.
          • Använd kommentarer för att samarbeta med ditt team i realtid genom att ge feedback direkt i en uppgift, ställa frågor eller bifoga dokument.

          Spåra förlopp och resultat

          • Skapa en anpassningsbar panel för att övervaka viktiga mätvärden såsom uppgiftsförloppet eller kommande deadlines.
          • Tillhandahåll regelbundna statusuppdateringar för att hålla intressenter uppdaterade om projektets förlopp. Du kan @omnämna teamkollegor, länka uppgifter och projekt i uppdateringen för enkel referens. Alla projektmedlemmar kommer att bli meddelade och kan kommentera uppdateringen. Du kan använda Asana AI för att påskynda den här processen med funktionen smart status.
          • Skapa resultat för att granska projektets resultat, identifiera flaskhalsar och spåra viktiga mätvärden såsom försenade uppgifter, deadliner som kommer snart och slutförandefrekvens. De här resultaten hjälper till att fatta välgrundade beslut och göra justeringar efter behov under projektets livscykel.

            Avslutning efter projektet

            • När projektet är slutfört kan du ta dig tid att granska framsteg, prestationer och förbättringsområden. Sammanfatta viktiga lärdomar och dokumentera dem som referens för att förbättra kommande projekt.
            • Efter granskningen kan du arkivera projektet i Asana för att bevara en registrering av arbetet samtidigt som du håller din arbetsyta organiserad och fri från onödiga saker.
            Genom att använda Asanas projekthanteringsfunktioner kan team effektivt organisera, planera och genomföra projekt med större lätthet. Asana hjälper team att hålla sig organiserade, produktiva och samordnade under hela projektets livscykel, från att spåra milstolpar till att hantera resurser och visualisera tidslinjer.

            Ytterligare resurser

Note iconAnteckning

This article has been AI-translated.

Send translation feedback.

Relaterade artiklar

Laddar
Använda Asana för projekthantering