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專案集進度與報告

在本文中

誰可以使用此功能？
AdvancedEnterprise 版Enterprise+Business 版舊版 Enterprise

如需詳細資訊，請前往定價頁面。

可在 Asana Advanced、Enterprise 版和 Enterprise+ 版等級，以及舊版 Business 版和舊版 Enterprise 版等級使用。

如需詳細資訊，請前往定價頁面。

專案集提供專案集中專案進度的概觀，讓您可以透過狀態更新及時與團隊分享更新內容，並使用即時資料建立儀表板。

本文說明如何利用專案集中的狀態更新和儀表板將資料可視化，並有效傳達深入解析。

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狀態更新

專案集進度區段透過快照提供深入資訊，讓您瞭解自己正在進行的任何專案之狀態。有了狀態報告，建立豐富的狀態更新，以及與關鍵的專案關係人分享工作，就變得更簡單。

專案集進度標籤頁

當您點選專案集內的進度標籤頁時，您會看到專案集目前進度狀態的摘要。

portprogress.png

在「進度」標籤頁中，您可以：

  1. 檢查專案集是否進度正常、存在風險、偏離進度、擱置、已完成或放棄
  2. 檢視進度正常、存在風險、偏離進度的專案數目，或專案總數
  3. 更新您的專案集狀態
  4. 檢視或變更專案集所有者、日期範圍或描述
  5. 檢視或變更與該專案集相關的目標
  6. 檢視最近的狀態更新

如何建立專案集狀態更新

您可以隨時更新專案集的狀態。範本化的塊狀結構讓您可以使用文字敘述說明工作狀況，將實際的工作情形記入 Asana 當中。

若要建立新的狀態更新，請點選專案集名稱旁的「設定狀態」，或前往「進度」標籤頁，然後點選「更新狀態」。

在「狀態更新」視窗中，您可以：

  1. 新增標題
  2. 填寫狀態更新的詳細資料，包括進度、專案集所有者及日期
  3. 顯示或隱藏自訂欄位
  4. 加入附件
  5. 納入摘要
  6. 標示成就重點摘要
  7. 概述遭到阻擋的內容
  8. 把重點拖曳至您的更新中，以利您講述故事
  9. 輸入更新內容後，請點選藍色的「發佈」按鈕。
注意 icon注意

您必須為專案選擇進度正常、存在風險、偏離進度或暫停的狀態，以及至少一段文字，方可發佈專案集狀態更新。

在狀態更新中新增重點摘要

您可以將進度正常或存在風險的專案等區塊作為重點摘要拖曳至狀態更新中，幫助您說明更新的內容。新增這些摘要能讓您的團隊以立即可見的方式瞭解近期的成果或可能遇到的障礙。

新增重點摘要並發佈狀態更新後，Asana 會記住該區塊的架構和順序，並於之後更新時套用。

highlights.gif
注意 icon注意

您可以拖放「已獲致的成果」、「遭阻擋項」以及「後續步驟」區段，將其重新排序。

新增圖表至狀態更新

將圖表新增至狀態更新中，即可提供整個團隊所進行工作的視覺化深入解析。您可以將圖表區塊拖放至狀態更新中。

chart

存取控制項

您可以在協作者無法存取某一專案的情況下，將對方新增至該專案的狀態更新中。他們可以檢視該更新的所有內容。然而，如果他們點選專案重點摘要或他們沒有權限的其他元件，則其存取會遭到拒絕。

注意 icon注意

公開的專案集狀態更新會以完全可見的狀態顯示於進度標籤頁中，即使使用者不具該專案集中所有專案的存取權限亦然。

專案集儀表板

點選專案集中的「儀表板」標籤頁即可檢視圖表，以便快速瞭解團隊進度。

依預設，專案集儀表板包含預設圖表，以協助您開始使用，但您可以根據需要新增、移除或自訂。當您進入儀表板標籤頁時，圖表會自動填入，且每次您造訪此標籤頁或重新整理頁面時，圖表都會自動更新，這樣您所得到的資訊就能維持目前狀態。

portfolio dashboard

在「儀表板」標籤頁中，您可以查看：

  1. 任務計數卡 (已完成、未完成、逾期、總計)
  2. 四種可自訂的圖表

專案集儀表板已預先篩選，僅包含來自您所選專案集的資料，包括來自巢式專案集的任務和資料。

注意 icon注意

專案集儀表板會依據檢視者的權限顯示資料。沒有專案集中所有資料存取權限的檢視者，可能會在儀表板上看到不完整的資料集。深入瞭解專案集隱私設定。

預設圖表

各專案的未完成任務 - 長條圖

依專案檢視任務，以瞭解團隊在哪些地方效率不佳，以及哪些地方存在進度無法推展的潛在瓶頸。或者，替換任何自訂欄位，以查看它們之間的比較情況。

各專案狀態的所有專案 - 環圈圖

依狀態和每個狀態區塊的大小，快速掌握專案的脈動。您可以查看未完成的專案是一小部分還是一大部分。

各指派對象的即將截止任務 - 棒棒糖圖表

瞭解工作在團隊中的分配情況。快速查看誰表現出色，誰可能超出負荷。

各所有者的專案 - 棒棒糖圖

快速概覽團隊中每個人所擁有的專案數目，以便對其工作負荷和能力範圍明察秋毫。

注意 icon注意

深入瞭解可使用的不同類型圖表，請參閱我們的報告文章。

專案集圖表

您可以在通用報告中根據專案集中繼資料建立圖表，以便針對專案集、任務和專案進行報告。

建立專案集圖表

若要建立專案集圖表，請前往「儀表板」標籤頁，並點選「+ 新增圖表」。

自訂欄位彙總

專案集彙總正在移轉至公式自訂欄位。此前，專案集彙總可讓您將僅供檢視的自訂欄位新增至您的專案集。現在，您可以結合專案集彙總的強大功能與公式自訂欄位的彈性，在專案集中建立量身打造的資料聚合。 

彙總會將專案集專案中全域自訂欄位或時間追蹤欄位的數值資料加總，讓您無需離開專案集，即可追蹤專案中的基礎資料。

如何新增彙總至專案集

Add portfolio rollup

  1. 按一下「+ 新增欄位」圖示，即可將新欄位新增至您的專案集。
  2. 從下拉式功能表選擇「彙總」。
  3. 在「公式」下方，點選「彙總」旁邊的括號，並開始輸入您想要使用的數值欄位名稱。
  4. 為欄位命名，然後按一下「建立欄位」。
注意 icon注意

欄位標題必須與專案中的欄位名稱不同。在上述範例中，已新增至專案的欄位標題為「投入量」，因此此處的專案集欄位標題為「投入量彙總」。

常見問答集

  • 什麼是彙總？
    彙總是從專案集專案中的數字自訂欄位中提取的。

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此範例顯示了「實際時數」和「預估時數」這兩個數字自訂欄位，但任何數字自訂欄位都可以成為專案集彙總。

  • 我的現有專案集彙總是否會受到影響？
    現有的專案集彙總不會受到影響，且無需任何額外投入量，即可轉換為公式自訂欄位。值應維持不變。
  • 我還能使用舊的專案集彙總方法嗎？
    不行。從現在開始，專案或專案集中的所有彙總都需要使用公式自訂欄位。
  • 我可否使用相同的全域公式自訂欄位進行專案和專案集中的彙總？
    可以。與其他全域自訂欄位類似，用於彙總的全域自訂欄位可以跨專案和專案集共用。

Note icon注意

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