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読み取り専用リンク

この記事の内容

共有可能なリンクを作成する
共有可能なリンクをプレビューする
共有可能なリンクを無効化する
リンクの共有権限のオン / オフを切り替える
読み取り専用リンクのアクセス権限
制限

読み取り専用リンクは、Asana 組織内の公開プロジェクトのタイムライン、リスト、カレンダー、ボードの各ビュー用に作成できる共有可能な閲覧限定リンクです。公開プロジェクトのプライバシー設定は、チームのみまたは組織と共有に設定できます。ワークスペースでは使用できません。読み取り専用リンクは、プロジェクトの最新情報を動的に反映し、すべての部門横断チームが連携を保つための信頼できる情報源を提供します。

これらの読み取り専用リンクの URL やコンテンツは、いかなる検索エンジンでもインデックスされ検索対象となることはありません。

共有可能なリンクを作成する

読み取り専用リンクは、リストビュー、ボードビュー、カレンダービュー、タイムラインビューで利用できます。

公開の読み取り専用リンクの作成方法

共有可能なリンクを作成するには、対象のプロジェクトに移動し、希望するビューをクリックします。

プロジェクト名の横にあるプロジェクトのアクションのドロップダウンをクリックします
「同期 / エクスポート」をクリックします
「公開リンクを作成」をクリックします

読み取り専用リンクを作成できるのはプロジェクト管理者のみです。

ここでは次のことができます。

リンクにアクセスできるユーザーを選択する
リンクをコピーする
リンクをプレビューする
公開共有をオフにする

共有可能なリンクをプレビューする

送信前にリンクをプレビューして、受信者にどのように見えるかを確認できます。

「プレビュー」をクリックすると、ウィンドウが開き、リンクのプレビューが表示されます。リンクをプレビューすると、プロジェクトに参加するオプションが表示されます。

組織メンバーである受信者は、プロジェクトに参加してタスクの詳細を表示したり、新規タスクを作成してチームとコラボレーションできます。

共有可能なリンクを無効化する

共有可能なリンクはいつでも無効化できます。無効にすると、リンクを知っている人は誰もアクセスできなくなります。無効化するには、「公開共有をオフにする」をクリックします。次に、「リンクを無効化」をクリックして無効化を確定します。

読み取り専用ビューが再作成された場合、リンクはリフレッシュされ、古いリンクではアクセスできなくなります。

リンクの共有権限のオン / オフを切り替える

管理者は、管理者コンソールの「セキュリティ」タブで「リンクの共有権限」にアクセスできます。

組織管理者は管理者コンソールで直接読み取り専用リンクを有効化または無効化できますが、ディビジョン管理者はサポートリクエストを開始するように促されます。

詳細については、有料チームプランの請求管理者からサポートチームまでお問い合わせください。

読み取り専用リンクのアクセス権限

この機能を使用すると、特権管理者とユーザーは、読み取り専用リンクへのアクセスを組織内のメンバーに制限できます。

管理者コントロール

この機能のメリットは、特権管理者がドメインのデータセキュリティを強化できる点です。Starter、Advanced、Enterprise、Enterprise+、レガシーティア Premium、Business、旧 Enterprise の組織の特権管理者は、ドメイン全体に対して読み取り専用リンク機能を無効に設定できます。これにより、ユーザーは読み取り専用リンクを作成したり、誰かと共有したりできなくなります。

Enterprise、Enterprise+、旧 Enterprise の各組織の特権管理者は、読み取り専用リンクのアクセス権限に関する 2 つのオプションのうち 1 つを、ドメイン全体に対して設定できます。

オプション 1: 組織のドメインと関連付けられているメールアドレスのみにアクセスを制限する

新規および既存の読み取り専用リンクは組織のみに設定され、アクセスが許可される前に認証が必要になります。このとき必要となる認証方法は、特権管理者がドメインに設定した方法 (Google SSO、Okta などの SAML ID プロバイダー、または一切なし) によって決まります。認証方法が設定されていない場合、読み取り専用リンクにアクセスするには、組織のメールアドレスを使用して Asana にログインするか、Asana にサインアップする必要があります。組織のメンバーだけにアクセスを制限する必要がある場合は、この方法が推奨されます。ユーザーは読み取り専用ビューを組織外に共有できなくなります。

ノート
この設定を組織のみに変更すると、すでに組織外で共有されている既存の読み取り専用リンクが使えなくなることがあります。変更を行う前に、チームリーダーに通知し、必要に応じてワークフローを見直し、調整する時間を確保することをおすすめします。

オプション 2: プロジェクトメンバーがリンク共有の権限を読み取り専用に設定できるようにする

個々のプロジェクトでユーザーが行った設定に応じて、ドメイン内の読み取り専用リンクは、認証不要で公開される場合と、組織のみに公開され、読み取り専用リンクにアクセスする前に認証が必要な場合があります。

このオプションは、ドメイン内のユーザーが、社内と社外の両方で読み取り専用リンクを使用する必要がある場合に推奨されます。これには、社外のパートナー、コンサルタント、見込み客などとプロジェクトの読み取り専用ビューを定期的に共有する必要がある場合などが含まれます。

ノート
このオプションを設定すると、新しく作成されたビューの権限はデフォルトで「組織のみ」となりますが、プロジェクトメンバーは、必要に応じてビューを公開できるようになります。

プロジェクトレベルのコントロール

Starter、Advanced、Enterprise、Enterprise+、旧ティア Premium、Business、旧 Enterprise のサブスクリプションをご利用のユーザーは、プロジェクト単位で読み取り専用リンクのアクセス権限を設定できます。

ユーザーは、特権管理者がドメイン全体の読み取り専用プロジェクトビューの共有権限をメンバーに対して有効にした場合に、これらの設定にアクセスできます。

この機能のメリットは、読み取り専用のビューに機密情報が含まれている場合や、社内で使用することのみを目的としている場合に、プロジェクトメンバーが追加のセキュリティを適用するオプションがあることです。デフォルトでは、新規作成されたすべてのビューの権限が、会社のメンバーに設定されています。

会社のメンバー

このオプションを選択すると、プロジェクトの読み取り専用リンクは社内のみに制限され、読み取り専用リンクを受け取ったユーザーは、読み取り専用ビューにアクセスする前に認証が必要になります。このとき必要となる認証方法は、ドメインに設定されている方法 (Google SSO、Okta などの SAML ID プロバイダー、または一切なし) によって決まります。

認証方法が設定されていない場合、読み取り専用リンクにアクセスするには、組織のメールアドレスを使用して Asana にログインするか、Asana にサインアップする必要があります。組織のメンバーだけにアクセスを制限する必要がある場合は、この方法が推奨されます。

リンクを知っているすべての人

このオプションを選択すると、プロジェクトの読み取り専用リンクは公開され、読み取り専用ビューへのアクセスに認証は不要になります。このオプションは、クライアント、ベンダー、一般のメンバーなど、社外で読み取り専用リンクを共有する場合に適しています。

読み取り専用リンクの受信者の認証

組織のみに権限が設定された読み取り専用リンクを受信したユーザーは、認証を行��ことでビューにアクセスできます。

組織内で Asana を使用しているユーザーの場合は、Asana アカウントにサインインして認証できます。

組織内で Asana アカウントを持っていないユーザーは、次の 2 つのうち 1 つの方法で認証を行えます。

1 つ目の方法では、組織のメンバーがドメインの ID プロバイダー (Okta, Google SSO など) を介して Asana にアクセスできることを確認します。この設定が完了したら、組織のメンバーは読み取り専用リンクを受け取ることで認証できるようになります。この場合、Asana アカウントにサインアップする必要はありません。ID プロバイダーで認証してリンクにアクセスする読み取り専用リンクの受信者は、フルメンバーとみなされないため、サインアップを完了しない限り請求に影響することはありません。
組織で ID プロバイダーを使用していない場合、会社ドメインのメールアドレスで Asana アカウントにサインアップすることで、ID プロバイダーを有効にできます。

リンクを知っているすべての人の権限が設定された読み取り専用リンクを受信したリンク受信者は、認証なしで読み取り専用ビューにアクセスできます。

制限

読み取り専用リンクに表示されるタスクの数は最大 200 件に制限されています。ソートとフィルターを使用すると、この上限内で関連するタスクの数を最大限に増やすことができます。

ノート

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ノート
この記事は AI によって翻訳されています。
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