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Automatisierungen

In diesem Artikel

Wer kann diese Funktion nutzen?
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Portfolio-Automatisierungen sind in den Abonnements Asana Advanced, Enterprise und Enterprise+ verfügbar.

Automatisierungen ermöglichen es Ihnen, Routineaufgaben zu optimieren und Workflows mit Leichtigkeit einzurichten. Damit eine Automatisierung funktioniert, benötigen Sie einen Auslöser, der die Automatisierung aktiviert, und eine Aktion, die daraufhin automatisch ausgeführt wird. Sie können z. B. eine Automatisierung erstellen, mit der eine Aufgabe automatisch einer bestimmten Person zugewiesen wird (Aktion), sobald ein festgelegtes Fälligkeitsdatum eintritt (Auslöser).

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Automatisierung wird erstellt

Automatisierungen sind sowohl in Projekten als auch in Portfolios verfügbar. Sie können Automatisierungen innerhalb von Projekten und Portfolios einrichten, um wichtige Aktionen zu automatisieren und die reibungslose Verwaltung mehrerer Projekte sicherzustellen.

Wenn Sie eine Automatisierung erstellen, können Sie aus vorgefertigten Automatisierungen in der Automatisierungs-Galerie wählen oder eine benutzerdefinierte Automatisierung erstellen. Die vorgefertigten Automatisierungen in der Galerie wurden entwickelt, um häufig vorkommende Workflow-Szenarien abzudecken. Mit benutzerdefinierten Automatisierungen können Sie Automatisierungen erstellen, die auf Ihre individuellen Prozesse zugeschnitten sind.

So erstellen Sie eine Automatisierung aus der Galerie:

  1. Navigieren Sie in der oberen rechten Ecke Ihres Projekts zu Anpassen
  2. Klicken Sie auf Automatisierungen
  3. Klicken Sie auf +Hinzufügen
  4. Wählen Sie eine Automatisierung aus der Sammlung aus oder erstellen Sie eine neue von Grund auf
Hinweis iconHinweis

Jede Automatisierung in Asana hat ihre eigene, einzigartige URL, auf die direkt über den Browser zugegriffen werden kann. Diese URLs werden automatisch generiert, wenn Automatisierungen erstellt werden, und bleiben während der gesamten Lebensdauer der Automatisierung unverändert.

Tool zur Erstellung von benutzerdefinierten Automatisierungen

Das Tool zur Erstellung von benutzerdefinierten Automatisierungen ist für die Abonnements Asana Starter, Advanced, Enterprise und Enterprise+ sowie auf den bisherigen Stufen Business und Legacy Enterprise verfügbar. 

 

So erstellen Sie eine benutzerdefinierte Automatisierung:

  1. Sie können entweder Anweisungen für AI Studio eingeben, Von Grund auf neu beginnen auswählen oder eine empfohlene Automatisierung auswählen.
  2. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke, um zusätzliche Einstellungen vorzunehmen.
  3. Klicken Sie auf Unbenannte Automatisierung, um einen Namen für Ihre Automatisierung hinzuzufügen.
  4. Wählen Sie Auslöser und Aktionen aus und fügen Sie bei Bedarf Bedingungen hinzu.
  5. Klicken Sie auf Veröffentlichen.
Hinweis iconHinweis

Automatisierungen werden nur auf der ersten Ebene von Unteraufgaben ausgeführt (d. h. Automatisierungen werden nicht auf Unter-Unteraufgaben, Unter-Unter-Unteraufgaben usw. ausgeführt)

Automatisierung bearbeiten

Wenn Sie eine Automatisierung ändern möchten, navigieren Sie zurück zum Projekt und wählen Sie die Automatisierung aus, die Sie aktualisieren möchten.

So bearbeiten Sie eine Automatisierung:

  1. Klicken Sie auf das Menü Anpassen
  2. Klicken Sie auf Automatisierungen 
  3. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol neben der Automatisierung, die Sie bearbeiten möchten
  4. Klicken Sie auf Bearbeiten
Hinweis iconHinweis

Alle Änderungen, die Sie an Ihren Automatisierungen vornehmen, gelten nur für die Zukunft. Änderungen werden nicht rückwirkend angewendet.

Automatisierungen, die externe Auslöser oder externe Aktionen wie das Senden von E-Mails oder Direktnachrichten (z. B. über Outlook, Salesforce oder Slack) beinhalten, können nur von der Person bearbeitet werden, die die Automatisierung erstellt hat, da die externen Auslöser/Aktionen mit den Anmeldedaten des Kontos der Person authentifiziert werden, die die Automatisierung erstellt hat.

Pausieren einer Automatisierung

Sie können eine Automatisierung jederzeit pausieren. Klicken Sie auf den Schalter Aktiv oben rechts, um die Automatisierung anzuhalten. 

Löschen einer Automatisierung

Sie können eine Automatisierung jederzeit löschen, indem Sie im „Anpassen“-Menü auf die Automatisierung klicken, dann auf das Drei-Punkte-Symbol und anschließend auf die Schaltfläche Löschen.

Automatisierungseinstellungen

Um auf die Einstellungen für Automatisierungen zuzugreifen, klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol oben rechts im Tool zur Erstellung von Automatisierungen.

Je nach Art der Automatisierung enthalten die Automatisierungseinstellungen 3 der folgenden Tabs: Allgemein, Berechtigungen, AI Studio, AI Teammates.

Unter Allgemeine Einstellungen können Sie den Namen der Automatisierung verwalten. Sie können auch festlegen, ob die Automatisierung von anderen Automatisierungen ausgelöst werden kann und ob die Automatisierung für Unteraufgaben ausgeführt werden soll.

Verantwortlichkeit für eine Automatisierung übertragen

Wenn die ursprünglich für eine Automatisierung verantwortliche Person den Zugriff auf das Projekt verliert oder das Unternehmen verlässt, können Teammitglieder mit Bearbeitungszugriff die Verantwortlichkeit für die Automatisierung übernehmen. Asana benachrichtigt Projekt-Editoren, wenn Automatisierungen keine verantwortliche Person mehr haben, sodass Sie leicht erkennen können, welche Automatisierungen Ihre Aufmerksamkeit benötigen.

Um die Verantwortlichkeit für eine Automatisierung ohne verantwortliche Person zu übernehmen, navigieren Sie zu der Automatisierung in der Automatisierungsliste Ihres Projekts und klicken Sie im Menü „Berechtigungen“ auf „Verantwortliche Person werden“. Sobald Sie die Verantwortlichkeit übernehmen, können Sie die Automatisierung bearbeiten und Benachrichtigungen über etwaige Probleme erhalten.

Abschnittsbasierte Automatisierungen

Bei bezahlten Abos zeigt das Blitzsymbol in Abschnitten an, dass eine Automatisierung auf diesen bestimmten Abschnitt angewendet wird. Diese sind in der Listen- und Boardansicht sichtbar.

Wenn Sie auf das Blitzsymbol klicken, öffnet sich das Automatisierungs-Menü für den jeweiligen Abschnitt, über das Sie neue Automatisierungen hinzufügen oder bereits bestehende Automatisierungen bearbeiten können.

Sie können eine Automatisierung bearbeiten, indem Sie das Stiftsymbol anklicken, das erscheint, wenn Sie mit dem Mauszeiger darüber fahren.

Kombination von Auslösern und mehreren Aktionen

Sie können auch mehrere Auslöser kombinieren und/oder Bedingungslogik und mehrere Aktionen verwenden, um Routineaufgaben zu automatisieren.

Sie können die von einer Automatisierung ausgeführte Aktion verwenden, um eine andere auszulösen.

Die maximale Anzahl an Automatisierungen pro Projekt ist auf 50 festgelegt, unabhängig von der Plangröße oder -stufe.

Benutzerdefinierte Automatisierungen

Auslöser

  • Pro benutzerdefinierte Automatisierung können Sie bis zu 20 Auslöser hinzufügen.
  • Sie können den Auslöser mehr als einmal auswählen
  • Sie können nicht die Auslöser für Fälligkeitsdatum nähert sich oder Aufgabe ist überfällig für Unteraufgaben wählen. Um einen dieser Auslöser zu verwenden, müssen Sie die Automatisierung in Läuft auf Aufgaben ändern.

Mehrfachaktionen

  • Wenn ein oder mehrere Auslöser eintreten, können Sie bis zu 20 Aktionen auswählen, die als Ergebnis ausgeführt werden sollen.
  • Dieselbe Aktion kann nicht mehrmals hinzugefügt werden.

Spalten- oder abschnittsbasierte Auslöser

Spalten- oder abschnittsbasierte Auslöser eignen sich für Projekte mit Boardansicht oder Projekte mit zusammenklappbaren Abschnitten.

Automatisierungen für benutzerdefinierte Felder

Automatisierungen für benutzerdefinierte Felder sind für alle Projekte mit benutzerdefinierten Feldern verfügbar. Auch benutzerdefinierte Personenfelder werden unterstützt.

Hinweis iconHinweis

Um diese Automatisierungen zu aktivieren, müssen Sie zunächst ein benutzerdefiniertes Feld zu Ihrem Projekt hinzufügen.

Automatisierungen in Bundles

Mit Bundles können Sie mehrere Automatisierungen gleichzeitig anwenden. Auf diese Weise können Sie Prozesse in großem Stil standardisieren und rückwirkende Aktualisierungen an Projekten vornehmen, die bereits in Bearbeitung sind.

Updates zu falsch konfigurierten Automatisierungen

Wenn eine Automatisierung falsch konfiguriert wird (Beispiel: „Als erledigt markiert“ > In die Spalte „Fertig“ verschieben – und jemand hat Ihre Spalte „Fertig“ gelöscht), senden wir der Person, die für die Automatisierung verantwortlich ist, eine E-Mail, damit diese sie korrigieren kann.

  • Wir senden Ihnen eine E-Mail, wenn eine Automatisierung zum ersten Mal ausgelöst wird, aber aufgrund einer Fehlkonfiguration nicht ausgeführt werden kann. Wir werden Ihnen keine weiteren E-Mails zusenden, bis der Fehler behoben ist und die Regel mindestens einmal erfolgreich ausgeführt werden konnte, bevor eine erneute Fehlkonfiguration auftritt.

  • Alle Nutzer mit Lesezugriff auf die betreffende Automatisierung können den korrekten Status der Automatisierung sehen.

  • Sobald Sie die Automatisierung auf eine korrekte Konfiguration aktualisieren und die Updates speichern, verschwinden diese Warnungen.

Preise

Automatisierungen sind für jede kostenpflichtige Abostufe in Asana verfügbar. Das Tool zur Erstellung benutzerdefinierter Automatisierungen ist für die Abonnements Asana Starter, Advanced, Enterprise und Enterprise+ sowie auf den bisherigen Stufen Business und Legacy Enterprise verfügbar.

Ein Teil der Automatisierungen steht Kunden mit der Legacy-Abostufe Premium zur Verfügung:

  • In Spalte/Abschnitt verschieben > Als erledigt markieren
  • Als erledigt markieren > In Spalte/Abschnitt verschieben
  • Benutzerdefiniertes Feld geändert > In Spalte/Abschnitt verschieben
  • In Spalte/Abschnitt verschieben > Benutzerdefiniertes Feld festlegen
  • Benutzerdefiniertes Feld geändert > Als erledigt markieren
  • Als erledigt markieren > Benutzerdefiniertes Feld festlegen

Häufige Fragen

Wie funktionieren Automatisierungen in Asana?

Automatisierungen automatisieren Routineaufgaben, indem sie einen Auslöser (wie das Festlegen eines Fälligkeitsdatums) mit einer Aktion (wie die automatische Zuweisung der Aufgabe an eine Person) kombinieren, sodass Sie Workflows ohne manuellen Eingriff optimieren können.

Kann ich eine Automatisierung bearbeiten, nachdem ich sie erstellt habe?

Ja, Sie können jede Automatisierung bearbeiten, indem Sie auf das Menü „Anpassen“ klicken, die Automatisierung im Abschnitt „Bearbeiten“ auswählen und auf „Bearbeiten“ klicken. Änderungen gelten jedoch nur für zukünftige Aufgaben und nicht rückwirkend.

Was passiert, wenn eine Automatisierung falsch konfiguriert ist?

Asana sendet dem Verantwortlichen der Automatisierung eine E-Mail, wenn eine falsch konfigurierte Automatisierung zum ersten Mal nicht ausgeführt werden kann (z. B. wenn eine referenzierte Spalte gelöscht wird). Alle Nutzer mit Lesezugriff können den Status der Automatisierung sehen, bis der Fehler behoben ist.

Wie viele Automatisierungen kann ich einem einzelnen Projekt hinzufügen?

Sie können bis zu 50 Automatisierungen pro Projekt hinzufügen, unabhängig von der Größe oder Stufe Ihres Abos, und Sie können bis zu 20 Auslöser und 20 Aktionen pro benutzerdefinierter Automatisierung hinzufügen.

Note iconHinweis

Dieser Artikel wurde mit KI übersetzt.

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