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Regeln

In diesem Artikel

Verfügbar für die Abonnements Asana Starter, Advanced, Enterprise und Enterprise+ sowie auf den bisherigen Stufen Premium, Business und Legacy Enterprise.

Portfolio-Regeln sind für die Abonnements Asana Advanced, Enterprise und Enterprise+ verfügbar.

Besuchen Sie unsere Preisübersichtsseite, um weitere Informationen zu erhalten.

Regeln ermöglichen es Ihnen, Routineaufgaben zu optimieren und Workflows mit Leichtigkeit einzurichten. Damit eine Automatisierungsregel funktioniert, benötigen Sie einen Auslöser, der die Regel aktiviert, und eine Aktion, die daraufhin automatisch ausgeführt wird. Sie können z. B. eine Regel erstellen, mit der eine Aufgabe automatisch einer bestimmten Person zugewiesen wird (Aktion), so bald ein festgelegtes Fälligkeitsdatum eintritt (Auslöser).

Regeln kostenlos testen. Nutzen Sie noch heute die kostenlose Asana-Testversion.

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Optimieren Sie Ihre Prozesse durch die Anwendung von Regeln in Asana. Nehmen Sie an unserer virtuellen Schulung zum Automatisieren von Workflows in Asana teil, um mehr darüber zu erfahren.

Regeln erstellen

Regeln sind sowohl in Projekten als auch in Portfolios verfügbar. Sie können Regeln in Projekten und Portfolios einrichten, um wichtige Aktionen zu automatisieren und die reibungslose Verwaltung mehrerer Projekte zu gewährleisten.

Beim Erstellen einer Regel können Sie aus vorgefertigten Regeln in der Regelsammlung auswählen oder eine benutzerdefinierte Regel erstellen. Die vorgefertigten Regeln in der Galerie wurden für gängige Workflow-Szenarien entwickelt. Mit benutzerdefinierten Regeln können Sie Regeln erstellen, die an Ihre individuellen Prozesse angepasst sind.

So erstellen Sie eine Regel aus der Galerie:

  1. Navigieren Sie in der oberen rechten Ecke Ihres Projekts zu Anpassen
  2. Klicken Sie auf Regeln.
  3. Klicken Sie auf + Hinzufügen
  4. Wählen Sie eine Regel aus der Galerie
  5. Geben Sie den angegebenen Parameter ein
  6. Klicken Sie auf „Regel veröffentlichen“
Hinweis iconHinweis

Jede Regel in Asana hat eine eigene, einzigartige URL, auf die direkt über den Browser zugegriffen werden kann. Diese URLs werden automatisch generiert, wenn Regeln erstellt werden, und bleiben während der gesamten Lebensdauer der Regel unverändert.

Tool zur Erstellung von benutzerdefinierten Regeln

Das Tool zur Erstellung von benutzerdefinierten Regeln ist für die Abonnements Asana Starter, Advanced, Enterprise und Enterprise+ sowie auf den bisherigen Stufen Business und Legacy Enterprise verfügbar. 

So erstellen Sie benutzerdefinierte Regeln:

  1. Navigieren Sie in der oberen rechten Ecke Ihres Projekts zu Anpassen
  2. Klicken Sie im Abschnitt Hinzufügen auf Regeln
  3. Wählen Sie Benutzerdefinierte Regel erstellen
  4. Wählen Sie im Dropdown Läuft auf Aufgaben oder Läuft auf Aufgaben und Unteraufgaben
  5. Wählen Sie einen Namen für Ihre Regel
  6. Wählen Sie Auslöser und Aktionen aus und fügen Sie bei Bedarf Bedingungen hinzu.
  7. Klicken Sie auf Regel veröffentlichen.
Hinweis iconHinweis

Regeln werden nur auf der ersten Ebene von Unteraufgaben ausgeführt (d. h. Regeln werden nicht auf Unter-Unteraufgaben, Unter-Unter-Unteraufgaben usw. ausgeführt)

Regel bearbeiten

Wenn Sie eine Regel ändern möchten, navigieren Sie zurück zum Projekt, und wählen Sie die Regel aus, die Sie aktualisieren möchten.

So bearbeiten Sie eine Regel:

  1. Klicken Sie auf das Menü „Anpassen“.
  2. Klicken Sie im Abschnitt „Bearbeiten“ auf „Regeln“.
  3. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol neben der Regel, die Sie bearbeiten möchten.
  4. Klicken Sie auf Bearbeiten
Hinweis iconHinweis

Alle Änderungen, die Sie an Ihren Regeln vornehmen, gelten nur für die Zukunft. Änderungen werden nicht rückwirkend angewendet.

Regeln, die externe Auslöser oder externe Aktionen wie das Senden von E-Mails oder Direktnachrichten (z. B. über Outlook, Salesforce oder Slack) beinhalten, können nur von der Person bearbeitet werden, die die Regel erstellt hat, da die externen Auslöser/Aktionen mithilfe der Anmeldedaten des Kontos der Person, die die Regel erstellt hat, authentifiziert werden.

Eine Regel pausieren

Sie können eine aktive Regel jederzeit vorübergehend pausieren, indem Sie in der Seitenleiste auf die Regel klicken und dann auf „Aktiv“ klicken. Wenn Sie die Regel wieder aktivieren möchten, befolgen Sie die gleichen Schritte, aber klicken Sie dann auf „Pausiert“.

Regel löschen

Sie können eine Regel jederzeit löschen, indem Sie in der Seitenleiste auf die Regel und dann auf die Schaltfläche „Regel löschen“ klicken.

Regeleinstellungen

Um auf die Regeleinstellungen zuzugreifen, klicken Sie auf das Zahnradsymbol oben rechts im Tool zur Erstellung von Regeln.

Rule settings button

Die Regeleinstellungen umfassen 2 Tabs: „Allgemeine Einstellungen“ und „Berechtigungseinstellungen“.

Settings 1

Unter „Allgemeine Einstellungen“ können Sie den Namen der Regel verwalten. Außerdem können Sie festlegen, ob die Regel von anderen Regeln ausgelöst werden kann und ob die Regel für Unteraufgaben gelten soll.

Settings 2

Unter „Berechtigungseinstellungen“ können Sie die regelverantwortliche Person anzeigen und die Berechtigungen für den Regel-Editor auswählen.

Verantwortlichkeit für eine Regel übertragen

Wenn die Person, die ursprünglich für eine Regel verantwortlich war, keinen Zugriff mehr auf das Projekt hat oder das Unternehmen verlässt, kann ein Teammitglied mit Bearbeitungsberechtigung jetzt die regelverantwortliche Person für die Regel werden. Asana benachrichtigt Projektbearbeiter, wenn Regeln verwaist sind, sodass sie leicht erkennen können, welche Regeln ihre Aufmerksamkeit erfordern.

Um die Verantwortlichkeit für eine verwaiste Regel zu übernehmen, navigieren Sie in der Regelliste Ihres Projekts zu der betreffenden Regel und klicken Sie im Menü „Berechtigungen“ auf „Jetzt die regelverantwortliche Person“. Sobald Sie die Verantwortlichkeit übernommen haben, können Sie die Regel bearbeiten und Benachrichtigungen über etwaige Probleme erhalten.

Abschnittsbasierte Regeln

Bei bezahlten Abos zeigt das Blitzsymbol in Abschnitten an, dass für diesen bestimmten Abschnitt eine Regel gilt. Diese sind in der Listen- und Boardansicht sichtbar.

Sobald eine Regel ausgelöst wird, wird das Symbol animiert. Wenn Sie das Blitzsymbol anklicken, öffnet sich das Regel-Menü für den jeweiligen Abschnitt, über das Sie neue Regeln hinzufügen oder bereits bestehende Regeln bearbeiten können.

Sie können eine Regel bearbeiten, indem Sie das Stiftsymbol anklicken, das erscheint, wenn Sie mit dem Mauszeiger darüber fahren.

Rules in sections.png

Kombination von Auslösern und mehreren Aktionen

Sie können auch mehrere Auslöser kombinieren und/oder Bedingungslogik und mehrere Aktionen verwenden, um Routineaufgaben zu automatisieren.

Sie können die von einer Regel ausgeführte Aktion verwenden, um eine andere auszulösen.

Die maximale Anzahl an Regeln pro Projekt ist auf 50 festgelegt, unabhängig von der Plangröße oder -stufe.

Benutzerdefinierte Regeln

Auslöser

  • Pro benutzerdefinierte Regel können Sie bis zu 20 Auslöser hinzufügen.
  • Sie können den Auslöser mehr als einmal auswählen
  • Sie können nicht die Auslöser für Fälligkeitsdatum nähert sich oder Aufgabe ist überfällig für Unteraufgaben wählen. Um einen dieser Auslöser zu verwenden, müssen Sie die Regel in Läuft auf Aufgaben ändern.

Mehrfachaktionen

  • Wenn ein oder mehrere Auslöser eintreten, können Sie bis zu 20 Aktionen auswählen, die als Ergebnis ausgeführt werden sollen.
  • Dieselbe Aktion kann nicht mehrmals hinzugefügt werden.

Spalten- oder Abschnittsbasierte Auslöser

Spalten- oder Abschnittsbasierte Auslöser eignen sich für Projekte mit Boardansicht oder Projekte mit zusammenklappbaren Abschnitten.

Regeln für benutzerdefinierte Felder

Die Regeln für benutzerdefinierte Felder betreffen alle Projekte mit benutzerdefinierten Feldern. Auch benutzerdefinierte Personenfelder werden unterstützt.

Hinweis iconHinweis

Um diese Regeln zu aktivieren, müssen Sie zunächst ein benutzerdefiniertes Feld zu Ihrem Projekt hinzufügen.

Regeln in Bundles

Mit Bundles können Sie mehrere Regeln gleichzeitig anwenden. Auf diese Weise können Sie Prozesse in großem Stil standardisieren und rückwirkende Aktualisierungen an Projekten vornehmen, die bereits laufen.

Falsch konfigurierte Regeln aktualisieren

Wenn eine Regel falsch konfiguriert wird (Beispiel: Als erledigt markiert > In die Spalte „Fertig“ verschieben – und jemand hat Ihre Spalte „Fertig“ gelöscht), senden wir der Person, die für die Regel verantwortlich ist, eine E-Mail, damit diese sie korrigieren kann.

  • Wir senden Ihnen eine E-Mail, wenn eine Regel zum ersten Mal ausgelöst wird, aber aufgrund einer Fehlkonfiguration nicht ausgeführt werden kann. Wir werden Ihnen keine weiteren E-Mails zusenden, bis der Fehler behoben ist und die Regel mindestens einmal erfolgreich ausgeführt werden konnte, bevor eine erneute Fehlkonfiguration auftritt.

  • Alle Nutzer mit Lesezugriff auf die betreffende Regel können den korrekten Status der Regel sehen.

  • Sobald Sie die Regel auf eine korrekte Konfiguration aktualisieren und die Updates speichern, verschwinden diese Warnungen.

Preise

Regeln sind für jede kostenpflichtige Abostufe in Asana verfügbar. Das Tool zur Erstellung von benutzerdefinierten Regeln ist für die Abonnements Asana Starter, Advanced, Enterprise und Enterprise+ sowie auf den bisherigen Stufen Business und Legacy Enterprise verfügbar.

Ein Teil der Regeln steht Kunden mit der Legacy-Abostufe Premium zur Verfügung:

  • In Spalte/Abschnitt verschieben > Als erledigt markieren
  • Als erledigt markieren > In Spalte/Abschnitt verschieben
  • Benutzerdefiniertes Feld geändert > In Spalte/Abschnitt verschieben
  • In Spalte/Abschnitt verschieben > Benutzerdefiniertes Feld festlegen
  • Benutzerdefiniertes Feld geändert > Als erledigt markieren
  • Als erledigt markieren > Benutzerdefiniertes Feld festlegen

Häufige Fragen

Wie funktionieren Regeln in Asana?

Regeln automatisieren Routineaufgaben, indem sie einen Auslöser (z. B. die Festlegung eines Fälligkeitsdatums) mit einer Aktion (z. B. die automatische Zuweisung der Aufgabe an eine Person) verknüpfen. So können Sie Workflows ohne manuelle Eingriffe optimieren.

Kann ich eine Regel bearbeiten, nachdem ich sie erstellt habe?

Ja, Sie können jede Regel bearbeiten, indem Sie auf das „Anpassen“-Menü klicken, die Regel im Abschnitt „Bearbeiten“ auswählen und auf „Bearbeiten“ klicken. Änderungen gelten jedoch nur für zukünftige Aufgaben und nicht rückwirkend.

Was passiert, wenn eine Regel falsch konfiguriert wird?

Asana sendet der regelverantwortlichen Person eine E-Mail, wenn eine falsch konfigurierte Regel zum ersten Mal nicht ausgelöst wird (z. B. wenn eine referenzierte Spalte gelöscht wird), und alle Nutzer mit Lesezugriff können den Status der Regel sehen, bis der Fehler behoben ist.

Wie viele Regeln kann ich zu einem einzelnen Projekt hinzufügen?

Pro Projekt können Sie unabhängig von Ihrer Plangröße oder -stufe bis zu 50 Regeln hinzufügen, und pro benutzerdefinierter Regel können Sie bis zu 20 Auslöser und 20 Aktionen hinzufügen.

 

Note iconHinweis

Dieser Artikel wurde mit KI übersetzt.

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