Loading
Produkter
AI Platform
KAPACITETER
Företagstyp
Team
Branscher
Användningsfall
LÄRA SIG
SUPPORT
TJÄNSTER
Hjälpcenter
search-icon

Ämnen

Använda Email Bridge i ett projekt

I den här artikeln

Med e-postbryggan kan personer utan ett Asana-konto skapa uppgifter i ett Asana-projekt genom att skicka ett e-postmeddelande till en e-postadress för support eller intag (till exempel info1@dittföretag.com). 

När det e-postmeddelandet vidarebefordras till projektets Asana-e-postadress skapas automatiskt en uppgift. Om den externa avsändaren svarar på e-postmeddelandet med aviseringen som hen får, läggs svaret till som en kommentar på uppgiften, vilket håller konversationen i en tråd utan att avsändaren behöver logga in på Asana.

Relaterade artiklar

Konfigurera verifierade e-postdomäner

Innan din organisation kan använda Email Bridge måste en organisationsadministratör verifiera en avsändardomän i adminkonsolen. Det här steget bevisar att din organisation äger domänen och ger Asana behörighet att skicka e-postmeddelanden åt organisationen, så att e-postmeddelanden med aviseringar till externa avsändare ser ut att komma från din domän i stället för direkt från Asana.

Gå till adminkonsolen och välj Inställningar för att komma igång. Klicka på Verifierade e-postdomäner för att öppna sidan för domänhantering. Härifrån kan du se alla befintliga verifierade eller väntande domäner, och du kan aktivera reglaget Tillåt möjligheten att skicka från verifierade domäner när en domän har verifierats.

Klicka på Lägg till e-postdomän om du vill lägga till en ny domän. 

I dialogrutan som visas anger du din e-postdomän (allt som finns efter @-symbolen i din e-postadress, till exempel acme.org) och din omdirigeringsdomän (underdomän) (till exempel mail.acme.org). Omdirigeringsdomänen används för att autentisera e-post och hantera omdirigering av e-postmeddelanden och är inte den adress som dina användare kommer att se. Klicka på Skicka för att fortsätta.

Efter att du har skickat in skapar Asana en uppsättning DNS-poster som du måste lägga till i DNS-inställningarna för din domän. Klicka på Visa DNS-poster för att se de obligatoriska MX-, TXT- och CNAME-posterna. Lägg till varje post hos din DNS-leverantör och gå sedan tillbaka till adminkonsolen för att slutföra verifieringen. Det kan ta upp till 72 timmar för DNS-ändringar att gå igenom, och verifieringsförsök upphör att gälla efter 28 dagar. 

  1. MX-post (Mail Exchanger). MX-posten (Mail Exchanger) ansvarar för att dirigera inkommande e-post. Genom att konfigurera den här posten för din Bounce-underdomän (till exempel mail.acme.org) instruerar du internet att returnera eventuella misslyckade automatiska aviseringar från Asana tillbaka till Asanas system för spårning.

  1. TXT-post (text): verifierar avsändarauktorisering och förhindrar skräppost. Den anger offentligt vilka externa servrar som har behörighet att skicka e-postmeddelanden åt ditt företag. Genom att lägga till Asanas specifika TXT-post informeras mottagande e-postservrar, såsom Gmail eller Outlook, om att Asana är en betrodd avsändare, vilket hjälper till att säkerställa att dina automatiska projektaviseringar inte blockeras eller flaggas som skräppost.

  1. CNAME-post (Canonical Name): Aktiverar kryptografisk signering (DKIM). En CNAME-post mappar ett alias till ett primärt domännamn. Asana använder tre separata CNAME-poster för att upprätta DKIM (DomainKeys Identified Mail). Det fungerar som en säker digital signatur som stämplas på varje e-postavisering som skickas till en extern kund. Det bevisar matematiskt att e-postmeddelandet verkligen kom från ditt företag och inte ändrades under överföringen.

AWS SES kräver tre CNAME-poster för att rotera dina säkerhetsnycklar sömlöst bakom kulisserna utan att avbryta ditt e-postflöde. Även om bara en nyckel aktivt signerar dina e-postmeddelanden vid en viss tidpunkt, gör de andra två posterna det möjligt för AWS att förbereda nästa nyckel och ha en säkerhetskopia redo för en smidig, automatiserad överlämning.

När verifieringen är slutförd flyttas domänen från Väntande e-postdomäner till listan över verifierade domäner, och alternativet Tillåt möjligheten att skicka från verifierade domäner blir tillgängligt.

Obs! Du kan ändra omdirigeringsdomänen först efter att e-postdomänen har verifierats fullständigt.

När en organisationsadministratör har verifierat en avsändardomän kan projektägare ansluta den domänen till sitt projekt och konfigurera sin externa e-postinkorg för att vidarebefordra inkommande meddelanden till Asana. Externa användare kan sedan skapa uppgifter och lägga till kommentarer genom att helt enkelt skicka eller besvara e-postmeddelanden, utan att behöva ha ett Asana-konto.

Hur man ställer in vidarebefordran av e-post för ett projekt

Om du vill ansluta en verifierad domän till ditt projekt öppnar du projektet och klickar på Anpassa i det övre högra hörnet. Välj E-postmeddelanden i panelen som visas. Du kommer att se projektets Asana-e-postadress under Lägg till uppgifter via e-post. Du kan klicka på Kopiera för att kopiera den här adressen och använda den i din vidarebefordringskonfiguration.

Om du vill konfigurera avancerade inställningar rullar du nedåt och klickar på Hantera vidarebefordran av e-post under Advanced. Dialogrutan Advanced e-postinställningar öppnas på fliken Hantera vidarebefordran av e-post. 

Om administratören ännu inte har verifierat en domän kommer du att se ett meddelande som uppmanar dig att kontakta administratören. När en domän har verifierats väljer du den i avsnittet Verifierad domän. Kopiera sedan Asana-e-postadressen som visas under E-postvidarebefordran och lägg till den som en vidarebefordringsdestination i din externa e-postklient (till exempel Gmail eller Outlook).

Obs! Se till att din domän är verifierad, annars kommer e-postbryggan inte att fungera.

För att aktivera automatiskt skapande av uppgifter konfigurerar du din externa e-postinkorg (till exempel info1@dittföretag.com) så att inkommande meddelanden automatiskt vidarebefordras till projektets Asana-e-postadress. När ett vidarebefordrat e-postmeddelande kommer skapar Asana en ny uppgift med e-postmeddelandets ämne som uppgiftstitel och e-postmeddelandets text som uppgiftsbeskrivning.

Ställa in automatiska svar via e-post

Du kan konfigurera automatiska svar för att meddela externa avsändare när deras e-postmeddelande skapar en uppgift. I dialogrutan Advanced e-postinställningar klickar du på fliken Automatisera svar via e-post. 

Klicka på Lägg till för att skapa ett nytt automatiskt svar, till exempel en bekräftelse på att ”Uppgift har tagits emot”. Du kan också ladda upp en logotyp under Anpassa e-postmeddelanden för att sätta ditt varumärke på de automatiska svaren som skickas till externa avsändare. En förhandsgranskning av e-postmeddelandet visas längst ner i panelen.

Så interagerar externa användare med uppgifter

När en extern användare skickar ett e-postmeddelande som skapar en uppgift får hen ett e-postmeddelande med en avisering från din verifierade domän. Om den externa användaren svarar på det e-postmeddelandet med aviseringen läggs svaret automatiskt till som en kommentar i motsvarande Asana-uppgift. Detta håller konversationen i en tråd och synlig för ditt team i Asana, utan att den externa användaren behöver skapa ett Asana-konto eller logga in.

 

Note iconAnteckning

This article has been AI-translated.

Send translation feedback.

Relaterade artiklar

Laddar
Använda e-postbrygga i ett Asana-projekt | Asanas hjälpcenter