Ämnen

Vi kunde inte hitta några artiklar om det här ämnet.

Använda Email Bridge i ett projekt

I den här artikeln

Konfigurera verifierade e-postdomäner
Hur man ställer in vidarebefordran av e-post för ett projekt
Ställa in automatiska svar via e-post
Så interagerar externa användare med uppgifter
Felsökning

Med e-postbryggan kan personer utan ett Asana-konto skapa uppgifter i ett Asana-projekt genom att skicka ett e-postmeddelande till en e-postadress för support eller intag (till exempel info1@dittföretag.com).

När det e-postmeddelandet vidarebefordras till projektets Asana-e-postadress skapas automatiskt en uppgift. Om den externa avsändaren svarar på e-postmeddelandet med aviseringen som hen får, läggs svaret till som en kommentar i uppgiften, vilket håller konversationen i en tråd utan att avsändaren behöver logga in på Asana.

Relaterade artiklar

Konfigurera verifierade e-postdomäner

Innan din organisation kan använda Email Bridge måste en organisationsadministratör verifiera en avsändardomän i adminkonsolen. Det här steget bevisar att din organisation äger domänen och ger Asana behörighet att skicka e-postmeddelanden åt organisationen, så att e-postmeddelanden med aviseringar till externa avsändare ser ut att komma från din domän i stället för direkt från Asana.

Gå till adminkonsolen och välj Inställningar för att komma igång. Klicka på Verifierade e-postdomäner för att öppna sidan för domänhantering. Härifrån kan du se alla befintliga verifierade eller väntande domäner, och du kan aktivera reglaget Tillåt möjligheten att skicka från verifierade domäner när en domän har verifierats.

Klicka på Lägg till e-postdomän om du vill lägga till en ny domän.

Ange din e-postdomän i din e-postadress motsvarar den allt som finns efter @-symbolen, till exempel acme.org) i dialogrutan. Klicka på Skicka för att fortsätta.

Efter att du har skickat in skapar Asana en uppsättning CNAME-poster som du måste lägga till i domänens DNS-inställningar. Klicka på Visa DNS-poster för att se de obligatoriska CNAME-posterna. Lägg till varje post hos din DNS-leverantör och gå sedan tillbaka till adminkonsolen för att slutföra verifieringen. Det kan ta upp till 72 timmar för DNS-ändringar att gå igenom, och verifieringsförsök upphör att gälla efter 28 dagar.

CNAME-post (Canonical Name): Aktiverar kryptografisk signering (DKIM). En CNAME-post mappar ett alias till ett primärt domännamn. Asana använder tre olika CNAME-poster för att upprätta DKIM (DomainKeys Identified Mail). Det fungerar som en säker digital signatur som stämplas på varje e-postavisering som skickas till en extern kund. Det bevisar matematiskt att e-postmeddelandet verkligen kom från ditt företag och inte ändrades under överföringen.

AWS SES kräver tre CNAME-poster för att rotera dina säkerhetsnycklar sömlöst bakom kulisserna utan att avbryta ditt e-postflöde. Även om bara en nyckel aktivt signerar dina e-postmeddelanden vid en viss tidpunkt, gör de andra två posterna det möjligt för AWS att förbereda nästa nyckel och ha en säkerhetskopia redo för en smidig, automatiserad överlämning.

När verifieringen är slutförd flyttas domänen från Väntande e-postdomäner till listan över verifierade domäner, och alternativet Tillåt möjligheten att skicka från verifierade domäner blir tillgängligt.

När en organisationsadministratör har verifierat en avsändardomän kan projektägare ansluta den domänen till sitt projekt och konfigurera sin externa e-postinkorg för att vidarebefordra inkommande meddelanden till Asana. Externa användare kan sedan skapa uppgifter och lägga till kommentarer genom att helt enkelt skicka eller besvara e-postmeddelanden, utan att behöva ha ett Asana-konto.

Hur man ställer in vidarebefordran av e-post för ett projekt

Om du vill ansluta en verifierad domän till ditt projekt öppnar du projektet och klickar på Anpassa i det övre högra hörnet. Välj E-postmeddelanden i panelen som visas. Du kommer att se projektets Asana-e-postadress under Lägg till uppgifter via e-post. Du kan klicka på Kopiera för att kopiera den här adressen och använda den i din vidarebefordringskonfiguration.

Om du vill konfigurera avancerade inställningar rullar du nedåt och klickar på Hantera vidarebefordran av e-post under Advanced-inställningar. Dialogrutan Advanced e-postinställningar öppnas på fliken Hantera vidarebefordran av e-post.

Om administratören ännu inte har verifierat en domän kommer du att se ett meddelande som uppmanar dig att kontakta administratören. När en domän har verifierats väljer du den i avsnittet Verifierad domän. Kopiera sedan Asana-e-postadressen som visas under E-postvidarebefordran och lägg till den som en vidarebefordringsdestination i din externa e-postklient (till exempel Gmail eller Outlook).

Obs! Se till att din domän är verifierad, annars kommer e-postbryggan inte att fungera.

För att aktivera automatiskt skapande av uppgifter konfigurerar du din externa e-postinkorg (till exempel info1@dittföretag.com) så att inkommande meddelanden automatiskt vidarebefordras till projektets Asana-e-postadress. När ett vidarebefordrat e-postmeddelande kommer skapar Asana en ny uppgift med e-postmeddelandets ämne som uppgiftstitel och e-postmeddelandets text som uppgiftsbeskrivning.

Ställa in automatiska svar via e-post

Du kan konfigurera automatiska svar för att meddela externa avsändare när deras e-postmeddelande skapar en uppgift. I dialogrutan Advanced e-postinställningar klickar du på fliken Automatisera svar via e-post.

Klicka på Lägg till för att skapa ett nytt automatiskt svar, till exempel en bekräftelse på att ”Uppgift har tagits emot”. Du kan också ladda upp en logotyp under Anpassa e-postmeddelanden för att sätta ditt varumärke på de automatiska svaren som skickas till externa avsändare. En förhandsgranskning av e-postmeddelandet visas längst ner i panelen.

Så interagerar externa användare med uppgifter

När en extern användare skickar ett e-postmeddelande som skapar en uppgift får hen ett e-postmeddelande med en avisering från din verifierade domän. Om den externa användaren svarar på det e-postmeddelandet med aviseringen läggs svaret automatiskt till som en kommentar i motsvarande Asana-uppgift. Detta håller konversationen i en tråd och synlig för ditt team i Asana, utan att den externa användaren behöver skapa ett Asana-konto eller logga in.

Felsökning

De flesta problem med e-postbrygga beror på domänverifiering, projektanslutning eller hur vidarebefordran är konfigurerad hos din e-postleverantör.

Om din domän inte verifieras kan du börja med Din domän verifieras inte.
Om din domän är verifierad men e-postmeddelanden inte visas går du till Vidarebefordrade e-postmeddelanden skapar inte uppgifter eller kommentarer

Din domän verifieras inte

I Inställningar > Verifierade e-postdomäner kommer en domän som du har lagt till att visas som antingen Väntande eller Misslyckad.

Om din domän finns kvar under ”Väntande e-postdomäner”:

Ge det tid att implementeras: DNS-ändringar uppdateras inte omedelbart. Det kan ta upp till 72 timmar för dina ändringar att distribueras över globala DNS-servrar och upptäckas av Asana.
Kontrollera dina DNS-poster igen: Verifiering kräver tre CNAME-poster exakt som de visas när du klickar på Visa DNS-poster. Även en enda post som saknas, är felstavad eller har ändrats blockerar verifieringen.

Om din domän visar statusen ”Misslyckades”:

Statusen Misslyckad innebär att Asana kontrollerade din domän men inte kunde verifiera ditt ägarskap. På sidan visas felet: ”Det gick inte att nå verifieringstjänsten. Försök igen.”Den vanligaste orsaken är en saknad eller felaktig DNS-post.

Ta bort de gamla posterna: Gå till din DNS-leverantörs konsol och ta bort alla DNS-poster som du lade till under det misslyckade verifieringsförsöket.
Starta om processen: Klicka på Försök igen i Asanas adminkonsol för att börja om. Det här skapar en ny uppsättning DNS-poster som du kan lägga till hos din DNS-leverantör.

Vidarebefordrade e-postmeddelanden skapar inte uppgifter eller kommentarer

Det här är det vanligaste leveransproblemet. Gå igenom de här verifieringskontrollerna i ordning:

Bekräfta att din avsändardomän är verifierad: Gå till Inställningar → Verifierade e-postdomäner i adminkonsolen. Din domän måste finnas i listan över verifierade domäner, inte under Väntande e-postdomäner.
Bekräfta att reglaget Tillåt möjligheten att skicka från verifierade domäner är PÅ: Det här alternativet blir bara tillgängligt i adminkonsolen när en domän är fullständigt verifierad.
Bekräfta att projektet är anslutet till den verifierade domänen: Öppna projektet, klicka på Anpassa → E-post och klicka sedan på Hantera vidarebefordran av e-post under Advanced-inställningar och se till att din verifierade domän är vald. (Om du ser ett meddelande om att kontakta din administratör har domänen inte verifierats ännu).
Bekräfta att vidarebefordran är aktiv hos din e-postleverantör: I Gmail, Outlook eller din anpassade e-postserver ska du se till att e-post som skickas till din intagsadress (till exempel support@yourcompany.com) är konfigurerad att vidarebefordras till projektets unika Asana-e-postadress som visas under Hantera vidarebefordran av e-post.
⚠️ Obs! Email Bridge stöder standardregler för vidarebefordran av e-post. Enkla e-postomdirigeringar (som inte ändrar rubrikerna i e-postkuvertet) stöds inte.
Bekräfta att du har slutfört din leverantörs vidarebefordringsbekräftelse: Se Vidarebefordringsbekräftelsen slutfördes inte nedan.
Bekräfta att din e-post klarar DKIM-autentisering: Email Bridge använder DKIM för att autentisera vidarebefordrad e-post. Eftersom standard-SPF-kontroller inte klarar vidarebefordringsloops måste inkommande e-postmeddelanden ha en giltig DKIM-signatur, annars avvisas de (och avsändaren får en avisering om att meddelandet inte kunde levereras).
1. Se till att din utgående e-post är DKIM-signerad. De flesta större leverantörerna (som Google Workspace och Microsoft 365) signerar e-postmeddelanden automatiskt.
2. Anpassade eller självhanterade e-postservrar kan behöva manuell DKIM-konfiguration. Fråga din e-postleverantör om specifika konfigurationsinstruktioner.

Vidarebefordringsbekräftelsen blev inte slutförd

Det här steget krävs inte av alla e-postleverantörer. Vissa leverantörer (särskilt Gmail) skickar ett engångsbekräftelsemeddelande via e-post för att verifiera att du äger inkorgen när du först konfigurerar vidarebefordran, medan många andra inte gör det. Om din leverantör inte kräver det här steget kan du hoppa över det här avsnittet.

När en bekräftelse krävs:

Asana fångar upp e-postmeddelandet: Asana fångar automatiskt upp verifierings-e-postmeddelandet och levererar det till ditt anslutna projekt som en uppgift.
Åtgärd: Öppna uppgiften, hitta verifieringslänken i e-postmeddelandet och klicka på den för att godkänna vidarebefordran.

Anteckning
Tills det här steget är slutfört blockerar din e-postleverantör all vidarebefordran och inga uppgifter skapas.

Svar läggs inte till som kommentarer

Den ursprungliga avsändaren, de ursprungliga mottagarna i fältet Till och alla som står i kopia i den ursprungliga e-posttråden kan svara på e-postaviseringar för att lägga till kommentarer direkt i Asana-uppgiften. Om ett svar inte publiceras:

Svara i tråden: Du måste använda Svara eller Svara alla i Asana-aviseringen via e-post i stället för att starta ett helt nytt meddelande. Metadata som dirigerar svaret till rätt uppgift finns i e-postaviseringens rubriker.
Svara från en auktoriserad adress: Ett svar accepteras bara om det skickas från en e-postadress som fanns i den ursprungliga tråden (den ursprungliga avsändaren, en mottagare i fältet Till eller en adress i fältet Kopia). Om en deltagare vidarebefordrar aviseringen till en extern adress och svarar kommer Asana att avvisa kommentaren av säkerhetsskäl.

Behöver du fortfarande hjälp?

Kontakta Asana-supporten om du har verifierat alla ovanstående kontroller och e-postmeddelanden fortfarande inte synkroniseras, och ange följande:

Namnet på din organisation/arbetsyta och din verifierade avsändardomän.
Webbadressen till det anslutna Asana-projektet.

Anteckning
This article has been AI-translated.
Send translation feedback.

Ämnen

Ämnen