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在專案中使用電子郵件橋接

在本文中

電子郵件橋接功能可讓沒有 Asana 帳戶的人透過傳送電子郵件至支援或接收電子郵件地址 (例如：support@yourcompany.com)，在 Asana 專案中建立任務。 

當該電子郵件轉寄至專案的 Asana 電子郵件地址時，系統會自動建立任務。如果外部寄件人回覆他們收到的通知電子郵件，他們的回覆將新增為任務的評論，從而保持對話串，而無需他們登入 Asana。

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設定已驗證的電子郵件網域

在您的組織可以使用 Email Bridge 之前，組織系統管理員必須在系統管理主控台中驗證傳送網域。此步驟可證明您的組織擁有該網域，並授權 Asana 代表其傳送電子郵件，因此傳送給外部寄件人的通知電子郵件看起來是來自您的網域，而非直接來自 Asana。

若要開始，請導覽至系統管理主控台，然後選擇設定。點選已驗證的電子郵件網域，以開啟網域管理頁面。您可在此處查看任何現有的已驗證或待驗證網域，並可在網域完成驗證後啟用允許從已驗證的網域寄信的切換功能。

若要新增新的網域，請按一下「新增電子郵件網域」。 

在出現的對話方塊中，輸入您的電子郵件網域(您電子郵件地址中 @ 符號之後的所有內容，例如：acme.org) 和您的退件網域 (子網域) (例如：mail.acme.org)。退信網域用於電子郵件驗證和退信處理，並非您的使用者將看到的地址。點選Submit (提交) 以繼續。

提交後，Asana 會產生一組 DNS 記錄，您必須將其新增至網域的 DNS 設定。按一下「檢視 DNS 記錄」，即可查看所需的 MX、TXT 和 CNAME 記錄。將每個記錄新增至您的 DNS 供應商，然後返回系統管理主控台完成驗證。DNS 變更可能需要最多 72 小時才能傳播，且驗證嘗試會在 28 天後過期。 

  1. MX (Mail Exchanger) 記錄。MX (Mail Exchanger) 記錄負責路由傳入的郵件。透過為您的退件子網域 (例如：mail.acme.org) 設定此記錄，您指示網際網路將任何來自 Asana 的失敗自動通知傳回 Asana 的系統以進行追蹤。

  1. TXT (文字) 記錄：驗證寄件人授權並防止垃圾郵件。它公開指定哪些外部伺服器可以代表您的公司傳送電子郵件。新增 Asana 的特定 TXT 紀錄可告訴接收電子郵件的伺服器 (例如 Gmail 或 Outlook)，Asana 是受信任的寄件者，有助於確保您的自動化專案通知不會被封鎖或標記為垃圾郵件。

  1. CNAME (Canonical Name) 記錄：啟用加密簽名 (DKIM)。CNAME 記錄會將別名對應至主要網域名稱。Asana 使用三個不同的 CNAME 記錄來建立 DKIM (DomainKeys Identified Mail)。這就像是一個安全的數位簽章，蓋在傳送給外部客戶的每封通知電子郵件上。這在數學上證明了電子郵件確實來自您的公司，且在傳輸過程中未經變更。

AWS SES 需要三個 CNAME 記錄，才能在幕後順利輪替您的安全金鑰，而不會中斷您的郵件流程。雖然在任何特定時間內只有一個金鑰主動簽署您的電子郵件，但其他兩個記錄允許 AWS 預先準備下一個金鑰，並保留備份，以便進行順暢的自動交接。

驗證已完成後，網域會從「待處理的電子郵件網域」移至已驗證清單，且「允許從已驗證的網域寄信」選項將可使用。

請注意：您只能在電子郵件網域完全驗證後才能修改退信網域。

組織系統管理員驗證傳送網域後，專案所有者可以將該網域連結至其專案，並設定其外部電子郵件收件匣，以便將收到的訊息轉寄至 Asana。然後，外部使用者只需傳送或回覆電子郵件，即可建立任務並新增評論，無需 Asana 帳戶。

如何為專案設定電子郵件轉寄

若要將已驗證的網域連結至您的專案，請開啟專案，然後按一下右上角的自訂。在出現的面板中選擇電子郵件。您會在「透過電子郵件新增任務」下方看到專案的 Asana 電子郵件地址。您可以點選「複製」以複製此地址，以便在轉寄設定中使用。

若要設定進階設定，請向下捲動，並在「進階設定」下方點選「管理電子郵件轉寄」。進階電子郵件設定對話方塊會在「管理電子郵件轉寄」分頁上開啟。 

若您的系統管理員尚未驗證網域，您會看到一則通知，提示您聯絡系統管理員。網域通過驗證後，請從「已驗證網域」區段中選取該網域，然後複製「電子郵件轉寄」下方顯示的 Asana 電子郵件地址，並將其新增為您外部電子郵件用戶端 (例如 Gmail 或 Outlook) 中的轉寄目的地。

請注意：請務必驗證您的網域，否則電子郵件橋接將無法運作。

若要啟用自動任務建立，請將您的外部電子郵件收件匣 (例如 support@yourcompany.com) 設定為自動將收到的訊息轉寄至專案的 Asana 電子郵件地址。當轉寄的電子郵件送達時，Asana 會建立一個新任務，並使用電子郵件主旨作為任務標題，使用電子郵件內文作為任務描述。

如何設定自動電子郵件回覆

您可以設定自動回覆，以便在外部寄件者的電子郵件建立任務時通知對方。在進階電子郵件設定對話方塊中，點選自動化電子郵件回覆分頁。 

點選「新增」，以建立新的自動回覆，例如「已收到任務」確認。您也可以在「自訂電子郵件」下方上傳標誌，為傳送給外部寄件人的自動回覆電子郵件加上品牌。電子郵件的預覽會顯示於面板的底部。

外部使用者如何與任務互動

當外部使用者傳送電子郵件以建立任務時，他們會收到來自您已驗證網域的通知電子郵件。如果外部使用者回覆該通知電子郵件，其回覆會自動新增為對應 Asana 任務的評論。這樣一來，對話就能保持在討論串中，且您的團隊可以在 Asana 中看到，而外部使用者無需建立 Asana 帳戶或登入。

 

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