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在專案中使用電子郵件橋接

在本文中

電子郵件橋接功能可讓沒有 Asana 帳戶的人透過傳送電子郵件至支援或接收電子郵件地址 (例如 support@yourcompany.com)，在 Asana 專案中建立任務。 

當該電子郵件轉寄至專案的 Asana 電子郵件地址時，系統會自動建立任務。如果外部寄件人回覆他們收到的通知電子郵件，他們的回覆將新增為任務的評論，從而保持對話串，而無需他們登入 Asana。

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設定已驗證的電子郵件網域

在您的組織可以使用 Email Bridge 之前，組織管理員必須在系統管理主控台中驗證傳送網域。此步驟可證明您的組織擁有該網域，並授權 Asana 代表其傳送電子郵件，因此傳送給外部寄件人的通知電子郵件看起來是來自您的網域，而非直接來自 Asana。

若要開始，請導覽至系統管理主控台，然後選擇設定。點選已驗證的電子郵件網域，以開啟網域管理頁面。您可以在此處查看任何現有的已驗證或待驗證的網域，並可在網域完成驗證後啟用允許從已驗證的網域寄信的切換功能。

若要新增新的網域，請按一下「新增電子郵件網域」。 

在出現的對話方塊中，輸入您的電子郵件網域(您電子郵件地址中 @ 符號之後的所有內容，例如：acme.org)。點選「提交」以繼續。

提交後，Asana 會產生一組 CNAME 記錄，您必須將其新增至網域的 DNS 設定。按一下檢視 DNS 記錄，即可查看所需的 CNAME 記錄。將每個記錄新增至您的 DNS 供應商，然後返回系統管理主控台完成驗證。DNS 變更可能需要最多 72 小時才能傳播，驗證嘗試會在 28 天後過期。 

CNAME (Canonical Name) 記錄：啟用加密簽署 (DKIM)。CNAME 記錄會將別名對應至主要網域名稱。Asana 使用三個不同的 CNAME 記錄來建立 DKIM (DomainKeys Identified Mail)。這就像在傳送給外部客戶的每封通知電子郵件上蓋上安全的數位簽章。這在數學上證明了電子郵件確實來自您的公司，且在傳輸過程中未經變更。

AWS SES 需要三個 CNAME 記錄，才能在幕後順利輪替您的安全金鑰，而不會中斷您的郵件流程。雖然在任何特定時間內，只有一個金鑰會主動簽署您的電子郵件，但其他兩個記錄可讓 AWS 預先準備下一個金鑰，並保留備份，以便進行順暢的自動交接。

驗證已完成後，網域會從待處理的電子郵件網域移至已驗證清單，且「允許從已驗證的網域寄信」選項將可供使用。

組織系統管理員驗證傳送網域後，專案所有者可以將該網域連結至其專案，並設定其外部電子郵件收件匣，以便將收到的訊息轉寄至 Asana。然後，外部使用者只需傳送或回覆電子郵件，即可建立任務並新增評論，無需 Asana 帳戶。

如何設定專案的電子郵件轉寄

若要將已驗證的網域連結至您的專案，請開啟專案，然後按一下右上角的自訂。在出現的面板中選擇電子郵件。您會在「透過電子郵件新增任務」下方看到專案的 Asana 電子郵件地址。您可以點選「複製」以複製此地址，以便在轉寄設定中使用。

若要設定進階設定，請向下捲動，並在「進階設定」下方點選「管理電子郵件轉寄」。進階電子郵件設定對話方塊會在「管理電子郵件轉寄」分頁上開啟。 

若您的系統管理員尚未驗證網域，您會看到一則通知，提示您聯絡系統管理員。網域通過驗證後，請從「已驗證網域」區段中選擇該網域，然後複製「電子郵件轉寄」下方顯示的 Asana 電子郵件地址，並將其新增為您外部電子郵件用戶端 (例如 Gmail 或 Outlook) 中的轉寄目的地。

請注意：請務必驗證您的網域，否則電子郵件橋接將無法運作。

若要啟用自動任務建立，請設定您的外部電子郵件收件匣 (例如 support@yourcompany.com)，將收到的訊息自動轉寄至專案的 Asana 電子郵件地址。當轉寄的電子郵件送達時，Asana 會建立一個新任務，並使用電子郵件主旨作為任務標題，使用電子郵件內文作為任務描述。

如何設定自動電子郵件回覆

您可以設定自動回覆，以便在外部寄件者的電子郵件建立任務時通知對方。在進階電子郵件設定對話方塊中，點選自動化電子郵件回覆分頁。 

點選「新增」以建立新的自動回覆，例如「已收到任務」確認。您也可以在「自訂電子郵件」下方上傳標誌，為傳送給外部寄件人的自動回覆電子郵件加上品牌。電子郵件的預覽會顯示於面板的底部。

外部使用者如何與任務互動

當外部使用者傳送電子郵件以建立任務時，他們會收到來自您已驗證網域的通知電子郵件。如果外部使用者回覆該通知電子郵件，其回覆會自動新增為對應 Asana 任務的評論。這樣一來，對話就能保持串連，且您的團隊可以在 Asana 中看到，而外部使用者無需建立 Asana 帳戶或登入。

疑難排解

大多數電子郵件橋接問題都與網域驗證、專案連結或您的電子郵件供應商的轉寄設定方式有關。

您的網域未通過驗證

在「設定」>「已驗證的電子郵件網域」中，您新增的網域將顯示為「待處理」或「失敗」。

若您的網域仍在「待處理的電子郵件網域」下方：

  • 留出時間傳播： DNS 變更不會立即更新。您的變更可能需要最多72 小時才能在全球 DNS 伺服器中傳播，並被 Asana 偵測到。
  • 重新檢查您的 DNS 記錄：驗證需要三個 CNAME記錄，且必須與您點選「檢視 DNS 記錄」時所顯示的記錄完全相同。即使只有一個記錄遺漏、拼寫錯誤或變更，也會阻止驗證。

若您的網域顯示「失敗」狀態：

「失敗」狀態表示 Asana 已檢查您的網域，但無法驗證您的所有權。頁面將顯示錯誤：「我們無法連線至驗證服務。請再試一次。」最常見的原因是 DNS 記錄遺失或不正確。

  1. 移除舊記錄：前往您的 DNS 供應商主控台，並移除您在驗證失敗期間新增的所有 DNS 記錄。
  2. 重新開始流程：在 Asana 系統管理主控台中按一下「再試一次」，即可重新開始。此舉將產生一組新的 DNS 記錄，供您新增至 DNS 供應商。

轉寄的電子郵件未建立任務或評論

這是最常見的傳送問題。請依序完成這些驗證檢查：

  1. 確認您的寄送網域已驗證：在系統管理主控台中，前往「設定」→「已驗證的電子郵件網域」。您的網域必須顯示於已驗證清單中，而非顯示於「待處理的電子郵件網域」下。
  2. 確認「允許從已驗證的網域寄信」切換按鈕為開啟：此選項僅在網域完全驗證後才可在系統管理主控台中使用。
  3. 確認專案已連結至已驗證的網域：開啟專案，按一下「自訂」→「電子郵件」，然後在「進階設定」下按一下「管理電子郵件轉寄」，並確認已選取您的已驗證網域。(若您看到聯絡系統管理員的通知，則表示網域尚未驗證)。
  4. 確認您的電子郵件提供商已啟用轉寄：在 Gmail、Outlook 或您的自訂郵件伺服器中，確保傳送至您的接收地址 (例如：support@yourcompany.com) 的郵件已設定為轉寄至專案的唯一 Asana 電子郵件地址，該地址顯示在「管理電子郵件轉寄」下。
  5. ⚠️注意：電子郵件橋接支援標準電子郵件轉寄規則。不支援簡單的電子郵件重新導向(不修改電子郵件信封標題)。
  6. 確認您已完成提供者的轉寄確認：請參閱下方的轉寄確認未完成。
  7. 確認您的電子郵件通過 DKIM 驗證： Email Bridge 使用 DKIM 來驗證轉寄的郵件。由於標準 SPF 檢查無法通過轉寄迴圈，因此收到的電子郵件必須帶有有效的 DKIM 簽章，否則將被拒絕 (且寄件人將收到「無法傳送」通知)。
    1. 請確保您的寄出郵件有 DKIM 簽名。大多數主要提供商（如 Google 工作空間和 Microsoft 365）會自動簽署電子郵件。
    2. 自訂或自行管理的郵件伺服器可能需要手動設定 DKIM。請與您的郵件提供商確認，以取得特定的設定說明。

轉寄確認未完成

並非所有電子郵件提供商都需要此步驟。有些提供商 (尤其是 Gmail) 會在您第一次設定轉寄時傳送一次性確認電子郵件，以驗證您是收件匣的擁有者，而許多其他提供商則不會這麼做。若您的提供商不需要此步驟，您可以跳過此區段。

需要確認時：

  1. Asana 攔截電子郵件： Asana 會自動擷取驗證電子郵件，並將其作為任務傳送至您已連結的專案。
  2. 動作：開啟任務，在電子郵件正文中找到驗證連結，然後按一下以授權轉寄。
注意 icon注意

在完成此步驟之前，您的電子郵件供應商將封鎖所有轉寄，且不會建立任何任務。

回覆未以評論的形式新增

原始傳送者、原始「收件者」以及最初電子郵件討論串中收到副本的任何人，都可以回覆電子郵件通知，以便直接新增評論至 Asana 任務。如果回覆未發佈：

  • 在討論串中回覆：您必須在 Asana 通知電子郵件上使用「回覆」或「全部回覆」，而非開始一封全新的訊息。將回覆導向正確任務的中繼資料位於通知電子郵件的標題中。
  • 從授權地址回覆：只有從原始對話串中的電子郵件地址 (原始寄件人、「收件人」或副本地址) 傳送的回覆才會被接受。如果參與者將通知轉寄至外部地址，並由該地址回覆，Asana 將基於安全考量拒絕該評論。

還需要協助嗎？

若您已驗證上述所有檢查項目，但電子郵件仍無法同步，請聯絡Asana 支援，並提供：

  • 您的組織/工作空間名稱以及您已驗證的傳送網域。
  • 已連結 Asana 專案的網��。

 

Note icon注意

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