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Asana para reuniões de equipe

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Realizar reuniões de equipe produtivas requer anotações claras e um acompanhamento eficaz. Com o AI Meetings, a Asana transcreve as suas reuniões, resume as discussões e sugere itens a fazer que você pode transformar em tarefas, para que as decisões não fiquem perdidas após a chamada. Veja a seguir como configurar o AI Meetings, registrar as reuniões da sua equipe e fazer o acompanhamento das ações a realizar na Asana.

Use o AI Meetings para registrar as ações a realizar

O AI Meetings conecta as conversas em que o trabalho é discutido às tarefas que se seguem. Em vez de manter os resumos das reuniões em uma ferramenta separada, a Asana transcreve a sua reunião e gera um resumo inteligente e ações sugeridas. Você pode converter essas sugestões em tarefas sem sair da Asana. O AI Meetings está disponível nos planos Advanced, Enterprise e Enterprise+. A geração de um resumo e de tarefas sugeridas consome uma solicitação de IA para reuniões de até 60 minutos, mais uma para cada hora adicional ou fração de hora, com um período de carência de 5 minutos.

Configurar o AI Meetings

Comece conectando seu calendário. Na Asana, navegue até Reuniões na barra lateral, em Conhecimento, selecione Conectar calendário ou Começar no banner superior e siga as instruções para autenticar a sua conta do Google Agenda ou do Calendário do Outlook. Você pode conectar um calendário, e é necessário ter um calendário para usar o AI Meetings.

Em seguida, escolha como deseja gravar e transcrever as reuniões. O aplicativo Asana para computadores captura o áudio do seu dispositivo durante reuniões no Zoom, Google Meet e Microsoft Teams, e nenhum bot participa da sua chamada. É necessário ter macOS 13.0 ou posterior em Apple Silicon, ou Windows 10 de 64 bits ou posterior. Faça o download do aplicativo Asana para computador na tela de configuração e, em seguida, ative as notificações dele nas configurações do sistema para receber alertas quando uma reunião começar. No macOS, a Asana também solicita permissões para o microfone, o áudio do sistema e a acessibilidade. A integração com o Zoom funciona apenas para as reuniões do Zoom que você organizar. Para configurá-la, selecione “Conectar o Zoom” na tela de configuração. Para saber quais são os navegadores e aplicativos de reunião compatíveis, consulte Resolução de problemas do AI Meetings.

Como usar o AI Meetings

Gravar e transcrever uma reunião

Para transcrever uma reunião, o evento do calendário correspondente deve incluir um link do Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams. Com o Asana para computador, qualquer participante pode gerar transcrições, inclusive em reuniões organizadas fora da sua organização. Acesse Reuniões na barra lateral, abra a guia Página inicial e selecione Iniciar para qualquer reunião que comece nos próximos cinco minutos. A Asana abre a chamada e exibe um controle de gravação no canto superior esquerdo da tela. Você também pode iniciar a partir de uma notificação na área de trabalho ou do ícone do calendário no miniaplicativo da Asana para computador.

Para transcrever uma reunião do Zoom com a integração do Zoom, inicie uma gravação na nuvem como anfitrião da reunião. A Asana obtém a transcrição após o término da gravação, o que pode levar até 30 minutos. 

O AI Meetings não começa a transcrever automaticamente. Um lembrete de consentimento aparece na notificação da reunião antes do início da gravação. Quando a transcrição começa, a Asana também publica uma mensagem no chat da reunião a partir da sua conta.

Compartilhar as notas de reunião

As transcrições, os resumos e as ações a realizar são privados por padrão. Antes, durante ou após a reunião, você pode adicionar colaboradores ou vincular a reunião a um ou mais projetos ou espaços de equipe. Todas as pessoas adicionadas terão acesso a toda a reunião, incluindo o resumo, a transcrição e as ações a realizar. As reuniões conectadas aparecem na guia Reuniões com IA do projeto, de modo que as anotações ficam ao lado do trabalho relacionado.

Você pode compartilhar as reuniões apenas com pessoas específicas. O compartilhamento com toda a equipe, com todo o domínio e público não é compatível, e não é possível conceder acesso a convidados e usuários com permissão somente para visualização. Para definir uma configuração de compartilhamento padrão, selecione o ícone de engrenagem no canto superior direito da página Reuniões.

Acompanhamento pós-reunião

Revisar as ações a realizar

Quando o resumo e as ações a realizar estiverem prontos, vocês receberão uma notificação na Caixa de entrada da Asana. Os resumos geralmente ficam prontos em poucos minutos com a Asana para computador, enquanto as transcrições do Zoom podem demorar mais. Abra a reunião para revisar o resumo gerado por IA, que pode ser editado por qualquer membro da reunião. Selecione Mostrar mais para ver a transcrição completa, que não pode ser editada.

As tarefas sugeridas aparecem na parte inferior da reunião. Editem uma sugestão, se necessário, e, em seguida, aceitem-na para criar uma tarefa na Asana ou recusem-na para removê-la. Antes de aceitar, certifique-se de que cada tarefa esteja claramente definida, atribuída ao membro de equipe certo e com uma data de conclusão adequada. Para voltar a uma reunião anterior, clique em Reuniões e selecione a aba Reuniões anteriores.

Acompanhar o progresso

Use os painéis da Asana para acompanhar o progresso das ações a realizar. Essa visibilidade ajuda a equipe a se manter responsabilizada e garante que as tarefas sejam concluídas dentro do prazo.

Gerar relatórios

Crie relatórios personalizados para revisão dos resultados das reuniões e monitoramento da conclusão das ações a realizar. Esses relatórios podem ser usados em reuniões subsequentes para garantir que o progresso esteja ocorrendo e para discutir eventuais obstáculos.

Vantagens de usar a Asana para as reuniões semanais de equipe

Ao usar a Asana para organizar as suas reuniões semanais de equipe, vocês verão melhorias nas seguintes áreas:

  • Notas de reunião automáticas: o recurso Reuniões com IA transcreve as suas chamadas e gera um resumo, para que ninguém precise fazer anotações à mão.
  • Menos ações a realizar perdidas: as tarefas sugeridas vêm diretamente da conversa, e você pode editá-las e aceitá-las como tarefas da Asana sem sair do registro da reunião.
  • Contexto do seu trabalho: os resumos se baseiam no seu Work Graph® e podem ser vinculados a tarefas, comentários, atualizações de status e pessoas relevantes.
  • Informações centralizadas: conectar as reuniões aos projetos mantém as transcrições, os resumos e as tarefas lado a lado com o trabalho a que eles se referem.
  • Acompanhamento confiável das tarefas: os painéis e os relatórios oferecem visibilidade sobre o progresso das tarefas, ajudando a equipe a cumprir as ações a realizar definidas nas reuniões.

Ao usar o AI Meetings em conjunto com as ferramentas de projeto da Asana, você pode se assegurar de que as decisões das reuniões sejam registradas, compartilhadas com as pessoas certas e transformadas em trabalho monitorado. Essa abordagem resulta em reuniões mais produtivas, resultados mais favoráveis e melhor alinhamento da equipe.

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Este artigo foi traduzido por IA.

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