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適用於團隊會議的 Asana

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要舉行富有成效的團隊會議，需要有清晰的備註和有效的後續追蹤。藉助 AI Meetings，Asana 會轉錄您的會議、總結討論內容，並建議您可以轉為任務的行動項目，從而確保會議結束後不會遺漏任何決策。以下說明如何在 Asana 中設定 AI Meetings、記錄團隊會議並跟進行動項目。

使用 AI 會議擷取行動項目

AI Meetings將討論工作的對話與後續任務連結起來。Asana 會轉錄您的會議，並產生 AI 摘要和建議的行動項目，而非將會議摘要存放在另一個工具中。您無需離開 Asana 即可將這些建議轉換為任務。Advanced 版、Enterprise 版和 Enterprise+ 版方案皆可使用 AI Meetings。產生摘要和建議任務，最長 60 分鐘的會議使用一個 AI 請求，每增加一小時或不足一小時的部分使用一個請求，並有 5 分鐘的寬限期。

設定 AI Meetings

首先，請連結您的行事曆。在 Asana 中，前往「知識」下方側邊欄中的「會議」，從頂部橫幅中選擇「連結行事曆」或「開始使用」，然後依循提示驗證您的 Google 行事曆或 Outlook 行事曆帳戶。您可以連結一個行事曆，而使用 AI Meetings 需要行事曆。

接下來，請選擇您想要如何錄製和轉錄會議內容。Asana 電腦版可從您的裝置擷取音訊，用於 Zoom、Google Meet 和 Microsoft Teams 會議，且不會有機器人加入您的通話。這需要 Apple Silicon 上的 macOS 13.0 或更新版本，或 64 位元 Windows 10 或更新版本。從設定畫面下載 Asana 電腦版，然後在系統設定中開啟其通知，以便在會議開始時收到提醒。在 macOS 上，Asana 還會要求麥克風、系統音訊和輔助功能權限。Zoom 整合僅適用於您主持的 Zoom 會議；若要進行設定，請在設定畫面中選取「連結 Zoom」。如需瞭解支援的瀏覽器和會議應用程式，請參閱AI Meetings 疑難排解。

使用 AI Meetings

記錄並轉錄會議

若要轉錄會議，其行事曆活動必須包含 Zoom、Google Meet 或 Microsoft Teams 連結。使用 Asana 電腦版，任何與會者都可以進行轉寫，包括您組織外部舉辦的會議。前往側邊欄中的「會議」，開啟「首頁」標籤頁，然後為接下來 5 分鐘內開始的任何會議選擇「開始」。Asana 會開啟您的通話，並在畫面左上角顯示錄製控制項。您還可以從電腦版通知或 Asana 電腦版迷你應用程式中的行事曆圖示開始。

若要使用 Zoom 整合轉錄 Zoom 會議，請以會議主持人的身分開始雲端錄製。錄製結束後，Asana 會擷取逐字稿，這可能最多需要 30 分鐘。 

AI Meetings 不會自動開始轉錄。在開始錄製前，會議通知中會顯示同意提醒。當轉錄開始時，Asana 還會從您的帳戶在會議聊天中發佈訊息。

分享會議筆記

文字記錄、摘要和行動項目預設為專屬。在會議之前、會議期間或會議之後，您可以新增協作者，或將會議連結至一個或多個專案或團隊空間。您新增的任何人均可存取整個會議，包括摘要、文字記錄和行動項目。已連結的會議會顯示於專案的「AI 會議」標籤頁中，因此筆記會顯示在相關工作的旁邊。

您只能與特定人員分享會議。不支援全團隊、全網域和公開分享，且無法為訪客和僅檢視使用者授予存取權限。若要設定預設共用設定，請選擇「會議」頁面右上角的齒輪圖示。

會議後的後續追蹤

檢閱行動項目

當您的摘要和行動項目準備就緒時，您會在 Asana 收件匣中收到通知。使用 Asana 電腦版時，摘要通常會在幾分鐘內準備就緒，而 Zoom 文字記錄可能需要更長時間。開啟會議以審查 AI 產生的摘要，任何會議成員都可以編輯該摘要。選擇「顯示更多」以查看完整的文字記錄，但無法編輯。

建議的任務會顯示於會議的底部。如有需要，請編輯建議，然後接受以建立 Asana 任務，或拒絕以移除該建議。在您接受之前，請確保每項任務都已明確定義、指派給合適的團隊成員，並且具有適當的截止日期。若要返回過去的會議，請前往「會議」，然後選擇「過去的會議」標籤頁。

追蹤進度

使用 Asana 的儀表板來追蹤行動項目的進度。這種可視度有助於團隊各負其責，並確保任務能夠按時完成。

產生報告

建立自訂報告，以審查會議結果並監控行動項目的完成情況。這些報告可用於後續會議，以確保進度順利推進，並討論任何阻礙。

使用 Asana 進行每週團隊會議的好處

使用 Asana 來組織您的每週團隊會議，您將在以下方面看到改善：

  • 自動會議紀錄：AI 會議會轉錄您的通話並產生摘要，因此無人需要手寫會議紀錄。
  • 錯過的行動項目更少：建議的任務直接來自對話，您可以編輯並將其接受為 Asana 任務，而無需離開會議紀錄。
  • 來自您工作的背景資訊：摘要參考您的 Work Graph®，並可連結至相關的任務、評論、狀態更新和人員。
  • 集中式資訊：將會議連結至專案，即可讓文字記錄、摘要和任務與其相關的工作保持在同一處。
  • 可靠的任務追蹤：儀表板和報告可提供任務進度的可視度，協助團隊貫徹執行會議行動項目。

透過將 AI Meetings 與 Asana 的專案工具搭配使用，您可以確保會議決策得到記錄、與合適的人員分享，並轉換為可追蹤的工作。這種方法可實現更具成效的會議、更佳的成果，並改善團隊的資訊同步。

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