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Notifications par e-mail

Dans cet article

Comment accéder aux paramètres de notification par e-mail
Paramètres granulaires de notification par e-mail
Résumé quotidien
Point sur l'activité
Répondre aux notifications
Rapport hebdomadaire
Résumé des tâches en retard
Notifications groupées
Notifications par e-mail relatives à des projets

Dans cet article, vous découvrirez comment accéder à vos préférences de notification par e-mail et les modifier, tout en vous assurant de rester informé de vos tâches et projets sans être submergé par les e-mails.

Pour vous tenir informé de l'activité sur Asana, vous pouvez recevoir des notifications par e-mail ou utiliser votre boîte de réception.

Il existe différents scénarios dans lesquels vous pouvez choisir de recevoir une notification par e-mail d'Asana, chacun avec ses propres paramètres granulaires.

Mises à jour concernant votre travail
Communication
Mises à jour sur le travail sur lequel vous collaborez
Résumés
D'autres scénarios tels que des rappels sur les commentaires rédigés et des mises à jour sur les utilisateurs que vous avez invités

Comment accéder aux paramètres de notification par e-mail

How to access your email notification settings

Pour accéder à vos paramètres de notification par e-mail :

Dans la barre supérieure, cliquez sur votre photo de profil et sélectionnez Paramètres.
Accédez à l'onglet Notifications
Cliquez sur la liste déroulante Notifications par e-mail et cochez/décochez les cases servant à activer/désactiver les notifications qui vous sont envoyées par e-mail.

Vous pouvez également accéder à vos paramètres de notification par e-mail depuis votre boîte de réception :

Cliquez sur Boîte de réception dans la barre latérale
Cliquez sur Gérer les notifications

Désactiver les notifications

Si vous souhaitez limiter les mises à jour à votre seule boîte de réception Asana et ne plus les recevoir par e-mail, vous pouvez les désactiver en suivant les instructions données dans la section ci-dessus.

Pour recevoir moins de notifications et éviter les messages superflus dans votre boîte de réception :

Désactivez les notifications par e-mail
Retirez-vous des collaborateurs de certains projets, tâches ou messages
Personnalisez les notifications pour chaque projet dans Mes paramètres

Note

Les notifications concernant les équipes et les projets supprimés ne sont pas désactivables, car elles contiennent des liens vous permettant de les récupérer.

Filtrer les notifications :

Dans votre boîte de réception Asana, vous avez accès aux filtres de notification suivants :

Qui m'est attribué
@Mentionné
Que j'ai attribué
Non lu uniquement

Note

Découvrez comment les autres utilisateurs gèrent les notifications par e-mail Asana sur le forum.

Paramètres granulaires de notification par e-mail

Les paramètres granulaires de notification par e-mail permettent aux utilisateurs d'Asana de personnaliser les types de notifications par e-mail qu'ils reçoivent en fonction de leurs préférences personnelles et de leurs besoins en matière de flux de travail.

Activez ou désactivez les notifications par e-mail pertinentes à l'aide de la case à cocher située à côté de la description de la notification.

Granular email notification settings

Résumé quotidien

Chaque jour (du lundi au vendredi, week-ends exclus), vous recevez un récapitulatif clair des tâches sur lesquelles vous devez vous concentrer. Cet e-mail comprend l'une ou plusieurs de ces trois sections :

Tâches dues bientôt : ce sont les tâches qui vous sont attribuées et qui sont dues au cours des 5 prochains jours.

Tâches récemment attribuées : les tâches qui vous ont été récemment attribuées, qu'elles aient une échéance ou non.

Tâches que vous avez attribuées à d'autres utilisateurs : les tâches que vous avez récemment attribuées à d'autres utilisateurs, qu'elles aient une échéance ou non.

Note

Les tâches en retard ne figurent pas dans les e-mails de résumé quotidien.

Note

Si vos tâches n'entrent dans aucune de ces catégories, cette section n'apparaît pas dans l'e-mail.

Point sur l'activité

Vous recevez une notification par e-mail dans les cas suivants :

Une tâche vous a été attribuée
Une tâche vous est retirée.
L'échéance d'une tâche qui vous est attribuée a été modifiée
De nouveaux fichiers ont été ajoutés à une tâche à laquelle vous collaborez.
De nouveaux commentaires ont été ajoutés à une tâche à laquelle vous collaborez.
Une tâche à laquelle vous collaborez est marquée comme terminée
Une tâche à laquelle vous collaborez reçoit un like
Votre commentaire a reçu une mention J'aime.
Votre pièce jointe a reçu une mention J'aime.
L'achèvement de votre tâche a reçu une mention J'aime.
Un message a été créé dans une équipe ou un projet dont vous faites partie.
Un commentaire est publié dans un message que vous suivez.
De nouvelles tâches ont été ajoutées à un projet dont vous êtes membre.
Une mise à jour de statut a été publiée pour un projet dont vous faites partie.
Le statut d'une tâche sur laquelle vous attendiez a été modifié
Une tâche est déplacée d'une colonne vers une autre dans un projet en vue Tableau.
Une tâche à approuver vous a été attribuée.

Note

Les notifications relatives à l'activité sont uniquement envoyées pour les actions et modifications effectuées par d'autres personnes et non pour les actions que vous effectuez vous-même.

Pour commencer à recevoir des notifications ou les désactiver, collaborez à des tâches et à des messages ou retirez-vous de leurs collaborateurs.

Les notifications de la boîte de réception sont générées automatiquement lorsque vous terminez vos tâches ou agissez dessus.

Répondre aux notifications

Répondez à une notification par e-mail afin d'effectuer les actions suivantes :

Marquer la tâche comme terminée : répondez à l'e-mail en commençant votre message par le mot « Complete » ou « Done ».
Commenter la tâche : répondez simplement à l'e-mail.
Attribuer la tâche à un collègue : répondez à l'e-mail en ajoutant l'adresse e-mail de votre collègue dans le champ « À : ».
Ajouter un collègue en tant que collaborateur à une tâche : répondez à l'e-mail en ajoutant l'adresse e-mail de votre collègue dans le champ « Cc : ».

Vous retrouverez ces conseils au bas des notifications par e-mail.

Note

N'enregistrez pas l'adresse d'envoyeur dans votre liste de contacts. Cela va changer.

Rapport hebdomadaire

Les e-mails de rapport hebdomadaire sont disponibles avec les formules Asana Advanced, Enterprise et Enterprise+, ainsi que les anciennes formules Business et Legacy Enterprise.

Chaque semaine, vous recevez un e-mail indiquant les mises à jour de statut des projets contenus dans vos portefeuilles.

Note

Vous pouvez recevoir jusqu '20 e-mails de rapport hebdomadaire par semaine au maximum.

Résumé des tâches en retard

Lorsque des tâches ont dépassé leur échéance, vous recevez un rappel hebdomadaire des tâches en retard dans votre boîte de réception. Ces rappels sont envoyés sur une base hebdomadaire.

Notifications groupées

Si vous recevez plusieurs notifications à moins d'une heure d'intervalle, Asana les regroupe en un seul e-mail. En outre, les notifications critiques telles que l'attribution de tâches sont toujours envoyées individuellement, mais les mises à jour concernant la création ou l'achèvement de tâches sont regroupées.

Il s'écoule un délai de 30 secondes avant l'envoi des notifications Asana par e-mail (pour les notifications concernant les activités qui ne sont pas groupées).

Note

Pour la réception de notifications par e-mail, le délai de réception de 30 secondes s'applique uniquement aux notifications critiques. Par exemple, une tâche qui vous est attribuée est une notification critique. Pour les notifications moins importantes, le délai est de 60 minutes.

Aucun e-mail ne sera envoyé si vous archivez ces notifications avant la fin des 30 secondes.

Regroupement des notifications

Les différents types de notifications sont soumis à différents critères de regroupement.

Note

Les notifications groupées sont réunies dans un seul e-mail pour éviter d'encombrer votre boîte de réception, tandis que les notifications non groupées sont envoyées séparément pour chaque mise à jour individuelle.

Notifications groupées :

Les notifications d'attribution au responsable précédent (et non au responsable actuel, qui reçoit une notification critique)
Les notifications d'achèvement de tâche (à l'exception des jalons)

Notifications non groupées :

Les modifications de champs personnalisés (le cas échéant)
Les commentaires
Les notifications du type « X a terminé la dernière tâche dont dépend la vôtre »
Les ajouts de fichiers