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Asana でのイベント計画

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多くのチームが Asana を使ってイベントを計画、管理しています。まず、次のイベント専用のプロジェクトを新規作成します。

イベント計画プロジェクトを作成する

プロジェクトを作成するには、いくつかの方法があります。

  • イベント計画用の無料テンプレートを使用することで、すばやく仕事に着手できます。このテンプレートは、チームのニーズに合わせてカスタマイズできます。
  • 現在、イベント計画をスプレッドシートで管理している場合は、CSV インポート機能を使ってそのデータを Asana プロジェクトにインポートします。これは、プロジェクトを構築する際のよい出発点になります。
  • こちらの手順に従って、Asana で新規プロジェクトを手動で作成します。そのプロジェクトをテンプレートに変換しておくと、次のイベントを計画する際に時間を節約できます。

プロジェクトに関係者を追加する

プロジェクトの作成が完了したら、利害関係者を追加しましょう。関係者には、プロジェクトの結果に関心を持つ個人やグループが含まれます。関係者はプロジェクトに影響を及ぼしたり、プロジェクトから影響を受けたりすることがあり、その関与はプロジェクトの成功に不可欠です。

ステークホルダーには、以下のような人が含まれます。

  1. チームメイト、マネージャー、IT サポートなど、組織内で定期的に一緒に働く人たち。
  2. 主催者、イベントのホスト、参加者など、この特定のイベントに直接関わる人。
  3. イベントの成功を確実にするために緊密に連携している社外の人々。これには、スポンサー、サプライヤー、ベンダー、会場のオーナーなどが含まれます。このリストには、ケータリング業者、装飾業者、警備チーム、メディア関係者などのサービスプロバイダーも含まれます。

ベンダーや請負業者をゲストとしてイベントプロジェクトに招待する

ベンダーとのやり取りには初めはメールを使うかもしれませんが、主要なベンダーや請負業者をゲストとしてプロジェクトに追加することを検討しましょう。これにより、全員が締め切りや To-Do、添付ファイルを確認できるようになるため、プロジェクトを順調に進めやすくなり、予定通りに仕事を終わらせることができます。

ベンダーや請負業者をプロジェクトに追加すると、契約書や請求書などの重要なファイルをすべて 1 か所に安全に保管できるため、それらのファイルの追跡方法もシンプルになります。

ユースケースの例

請負業者にタスクを割り当て、特定の日付までに請求書を送るよう依頼します。請負業者は、期日までに請求書をタスクに添付してアップロードするだけで、チームは支払いの処理を行えます。タスクを組織やチームの全員に表示する必要がない場合は、プロジェクトを「メンバーのみに公開」に設定できます。「メンバーのみに公開」のプロジェクトには、プロジェクトメンバーのみがアクセスできます。タスクの権限について詳しくは、こちらをご覧ください。

イベントを管理するためのヒント

イベントプランニングプロジェクトを構築した後は、次のヒントを活用し、仕事の進行に合わせてプロジェクトを管理し、詳細を追跡しましょう。

定期的なステータス更新を投稿する

チームがイベントを実行する際には、「概要」タブを使用すれば、ステータス更新を投稿し、プロジェクトアクティビティを確認できます。ハイライトをステータス更新にドラッグ & ドロップすれば、チャートやマイルストーンを共有できます。毎回同じフォーマットに従いたい場合には、Asana でステータス更新用のテンプレートを保存できます。Asana AI とスマートステータス機能を使って下書きを作成し、作業をスピードアップすることもできます。

タイムラインビューでイベント計画を綿密に計画する

大半のイベント計画には、当日までに重要な締め切りや依存関係があるものです。着手前にタイムラインで計画を立ててそれらを確認すれば、すべてのピースがぴたりとはまり、スムーズなイベントが実現します。タイムライン上でタスクをドラッグ & ドロップすることで、状況の変化に合わせて日付を簡単に調整できます。

タイムラインで計画を作成する方法

  1. リストビューでイベントのすべての To-Do についてタスクを作成します。
  2. プロジェクトの上部にある「タイムライン」タブに移動します 。
  3. タスクをタイムラインにドラッグアンドドロップしてタスクをスケジュールします。タイミングの矛盾を見つけたら、タスクを移動してスケジュールを調整します。
  4. 担当者が締め切りまでに仕事する時間を十分に確保できるように、タスクの日付範囲を広げます。
  5. タスクを決まった順序で完了させる必要がある場合は、タスクにカーソルを合わせ、ドットを関係するタスクにドラッグしてつなげることで両者の間に依存関係を作成します。

仕事が始まってからも、タイムラインを活用すれば、計画がとん挫する前に、すぐ問題に対処できます。たとえば、イベント会場の予約に予想より長い時間がかかっている場合は、タイムラインビューで依存しているタスクを簡単に移動できます。タスクの担当者には、期日が調整されたことが自動的に通知されます。これにより、適切なタイミングで仕事に着手できるようになり、混乱を回避できます。

重要なメールを追跡しつつ、メール作業時間を減らす

先ほど説明したように、ベンダーをゲストとしてイベントプロジェクトに招待することは可能ですが、ご自身やベンダーがメールでのコミュニケーションを希望する場合は、Asana for Gmail、Outlook、またはその他のメール連携を試してみましょう。

重要な文書や実行すべき仕事がメールで届いたら、受信トレイから直接 Asana に追加できます。タスクを作成したり、タスクをイベントプロジェクトに追加したりできます。これにより、重要な計画の詳細や To-Do リストがメールスレッドの中で行方不明になるのを防ぎ、メールの受信トレイに費やす時間を減らせます。

テンプレートを使って今後のイベントの計画にかかる時間を節約する

イベントはどれも同じではありませんが、中心となる共通のチェックリストはあるものです。新しいイベントごとにプロジェクトを作り直したり、計画が進行している場所とは別に情報を文書に保存したりする代わりに、Asana でイベントテンプレートを構築、保存して時間を節約しましょう。現在のイベント計画プロジェクトをテンプレートに変換することで、将来的に時間を節約できるだけでなく、重要なステップを忘れてしまうこともなくなります。

イベント計画用のプロジェクトテンプレートを作成するには、次のことを行います。

  1. 核となるイベントチェックリストをプロジェクトに作成します。毎回同じ担当者が同じタスクを完了する場合以外は、タスクの割り当てや期日の追加はまだ行いません。
  2. プロジェクト名の横にあるドロップダウンの矢印をクリックし、「テンプレートとして保存」を選択します。
  3. プロジェクトの権限をコメント限定に変更すると、他のユーザーがテンプレートを編集したり変更したりできなくなります。
  4. イベントのたびに、オレンジ色の「+ 作成」ボタンをクリックし、「プロジェクト」を選択して「テンプレートを使用」をクリックし、組織の保存済みテンプレートを開いてテンプレートから新規プロジェクトを作成します。左側でテンプレートを検索できます。
  5. イベントチェックリストの改良に合わせてテンプレートを更新することで、間違いを繰り返したり古い戦略を使わないようにします。

イベント当日の仕事を管理するためのヒント

Asana モバイルアプリを使って外出先やオフラインで作業する

イベント当日が近付き、チームが現場の準備を行うようになると、そのため、重要な詳細にすばやくアクセスしたり、残りの仕事を把握したりするのが難しくなります。Asana のモバイルアプリなら、オフラインでも (iOS または Android )、イベントの最中や前後にチームはイベント計画とつながり続けることができます。

たとえば、共有前のイベント写真に校正機能を使ってフィードバックを付けることも、イベントスケジュールが予定通りすべての参加者にメール送信されているか確認することもできます。これらはすべてモバイルで行えます。これにより、離れた場所にいてもイベントチームのチームメイト間のコラボレーションが強化されます。

Slack の連携でリアルタイムの会話をアクションにつなげる

特にイベントの本番時は、多くのチームが Asana と Slack の両方を使って仕事の調整とコミュニケーションを行っています。Asana と Slack の連携を使えば、どちらか片方だけを選ばず両方を一緒に使うことができます。

たとえば、チームメイトがキーノートのプレゼンテーションに対するフィードバックを求めているのに、自分はイベントの他の用事で忙しくしているという場合に、Slack の会話から直接 Asana のタスクを作成すれば、うっかり忘れることなく、また前後関係をすべて把握しておけます。

ポートフォリオでイベントの進捗をモニタリング

イベントの進捗を理解し、チームの余力を測るために、普通、イベント計画者は会議やメール、スプレッドシートなどから情報を収集しますが、これは時間がかかり、正確さに欠けることも。代わりに、イベントに関連するすべての Asana プロジェクトをまとめたポートフォリオを作成しましょう。ポートフォリオを使えば、チームに最新の進捗状況を共有しながら、同時に最も重要なイベント計画プロジェクトを整理したり、その健全性をリアルタイムにモニタリングしたり、詳細情報を確認したりできます。

ワークロードで複数のイベントの人員配置を管理する

続いてポートフォリオの「ワークロード」タブを使えば、すでに割り当てられているタスクに基づいてイベント間のチームのキャパシティを可視化できます。ポートフォリオのワークロードを使うと、チームのキャパシティを視覚的にチェックし、複数のプロジェクトでチームが取り組んでいる内容をより詳しく確認できるようになります。矛盾をピンポイントで発見し、同じビューでタスクの割り当てやスケジュールを簡単に見直すことで、リスクに対処しプロジェクトを順調に進められます。チームメンバーの仕事量の偏りを調整し、プロジェクトやイベントの人員配置を適切に保ち、順調に進められるようにしましょう。

ワークロードのデフォルトはタスク数ですが、もちろんすべてのタスクが同じように作成されるわけではありません。ポートフォリオ内のすべてのプロジェクトに対して工数カスタムフィールドをセットアップすれば、全体の時間数や工数レベルをさらに把握しやすくなります。優先度に基づいてカスタムフィールドを設定すると、タスクの重み付けを把握できます。

イベントに向けて、(現在のイベントポートフォリオ内のプロジェクトメンバーだけでなく) 幅広いチームのキャパシティを把握する必要がある場合は、全社ワークロード機能を使用できます。これにより、すべてのプロジェクトのタスクとサブタスクからデータを取り込んで、チームの全体的なキャパシティをワークロードビューに表示できます。

Asana でイベントを計画および管理するためのリソース

以下のリソースを使って、Asana でイベントを計画する方法について詳しく確認しましょう。

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この記事は AI によって翻訳されています。

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