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Asana でのイベント計画

この記事の内容

多くのチームが、Asana を使ってイベントの計画と管理を行っています。まずは、今後のイベントのために新規プロジェクトを作成しましょう。

イベント計画プロジェクトの作成

プロジェクトの作成方法は次のとおりです。

  • 無料のイベント計画テンプレートを使って、すぐに始めましょう。チームのニーズに合わせてテンプレートをカスタマイズできます。 現在、スプレッドシートでイベント計画を管理している場合は、CSV インポート機能を使ってデータを Asana プロジェクトにインポートしましょう。プロジェクトを構築するには、まずはこの方法をおすすめします。
  • Asana で新規プロジェクトを手動で作成するには、こちらの手順に従ってください。プロジェクトをテンプレートとして保存しておけば、次回のイベント計画の際に時間を節約できます。

    プロジェクトにステークホルダーを追加する

    プロジェクトの作成が完了したら、ステークホルダーを追加しましょう。ステークホルダーとは、プロジェクトの成果に関心を持つ個人やグループのことです。プロジェクトに影響を与えたり、影響を受けたりする可能性があり、プロジェクトの成功には関与が不可欠です。

    ステークホルダーには次のような人々が含まれます。

    1. チームメイト、マネージャー、IT サポートなど、組織内で日常的に一緒に仕事をする人々。
    2. 主催者、イベントホスト、参加者など、この特定のイベントに直接関わる人々。
    3. イベントを成功させるために緊密に連携している外部の人々。これには、スポンサー、サプライヤー、ベンダー、会場のオーナーなどが含まれます。また、ケータリング業者、デコレーター、セキュリティチーム、報道関係者などのサービス提供者も含まれます。

    ベンダーや請負業者をゲストとしてイベントプロジェクトに招待する

    ベンダーとのやり取りには初めはメールを使うかもしれませんが、主要なベンダーや請負業者はプロジェクトにゲストとして招待することを検討しましょう。全員が期限や To-Do、添付を確認しやすくなるため、予定通りに仕事を終わらせることに役立ちます。

    ベンダーや請負業者をプロジェクトに追加すると、すべてを 1 か所に安全に保管できるため、契約書や請求書などの重要なファイルの管理方法もシンプルになります。

    ユースケースの例

    請負担業者にタスクを割り当て、特定の日までに請求書を送信するよう依頼します。請負業者は、期日までにタスクに請求書を添付するだけで、チームは支払いプロセスを進められます。組織やチームの全員にタスクを公開したくない場合は、プロジェクトをメンバーのみに公開できます。メンバーのみに公開されたプロジェクトには、プロジェクトメンバーのみがアクセスできます。タスクの権限について詳しくは、こちらをご覧ください。

    イベントを管理するためのヒント

    イベント計画プロジェクトを構築した後は、次のヒントを活用し、仕事の進行に合わせてプロジェクトを管理、詳細を追跡しましょう。

    定期的なステータス更新を投稿する

    チームがイベントを実現する過程で、概要タブを使用して、ステータス更新を投稿し、プロジェクトのアクティビティを確認しましょう。ステータス更新にハイライトをドラッグ & ドロップすれば、チャートやマイルストーンを共有できます。毎回同じフォーマットに従いたい場合には、Asana でステータス更新用のテンプレートを保存できます。さらに、Asana AI と スマートステータス機能を使って最初の草案を作成すれば、作業をスピードアップできます。

    タイムラインビューでイベント計画を綿密に計画する

    大半のイベント計画には、当日までに重要な締め切りや依存関係があるものです。タイムラインを使って、着手前に計画を立ててそれらを確認すれば、すべてのピースがぴたりとはまり、シームレスなイベントが実現します。タスクをタイムラインにドラッグ & ドロップすることで、状況の変化に応じて日付を簡単に調整できます。。

    イベント計画をタイムラインビューで綿密に計画する

    タイムラインで計画を作成する方法:

    1. イベントのすべてのタスクをリストビューで作成します。
    2. プロジェクト上部のタイムラインタブを開きます。
    3. タイムライン上にタスクをドラッグ & ドロップしてスケジュールを設定します。スケジュールの重複が見つかった場合は、タスクを移動してスケジュールを変更します。
    4. 担当者が締め切りまでの時間を適切に確保できるように、タスクの日付範囲を広げます。
    5. タスクを特定の順序で完了させる必要がある場合は、タスクにカーソルを合わせ、ドットを関係するタスクにドラッグしてつなげることで、タスク間の依存関係を作成します。

    仕事が始まってからも、タイムラインを活用すれば、計画が頓挫する前に、すぐ問題に対処できます。たとえば、イベント会場の予約に予想より時間がかかっている場合は、タイムラインビューで依存しているタスクを移動しましょう。期日が調整されると、タスクの担当者にその通知が自動的に送られるため、これにより、適切なタイミングで仕事を開始でき、混乱を避けられます。

    重要なメールアドレスを追跡しつつ、メール作業時間を減らす

    前述のように、ベンダーをイベントプロジェクトにゲストとして招待できますが、メールでのコミュニケーションを希望される場合は、Asana for Gmail、Outlook、またはその他のメールアドレス連携をお試しください。

    重要な文書や実行可能な仕事がメールで届いたら、受信トレイから直接 Asana に追加できます。タスクを作成してイベントプロジェクトに追加するなど、さまざまなことができます。こうすることで、重要な計画の詳細や To-Do リストがメールアドレスのスレッドの中で行方不明にならず、メールアドレスの受信トレイで費やす時間を減らせます。

    テンプレートを使って今後のイベント計画に費やす時間を短縮

    イベントはどれも同じではありませんが、中心となる共通のチェックリストはあるものです。イベントごとにプロジェクトを作り直したり、計画が進行している場所と分けて文書を保存したりする代わりに、Asana でイベントテンプレートを構築、保存して時間を節約しましょう。現在のイベント計画プロジェクトをテンプレートに変換すれば、今後の時間を節約できるだけでなく、重要なステップを忘れることもありません。

    イベント計画用のテンプレートを作成するには:

    1. 核となるイベントチェックリストをプロジェクトに作成します。毎回同じ担当者が同じタスクを完了する場合以外は、タスクの割り当てや期日の追加は行いません。
    2. プロジェクト名の横にあるドロップダウンの矢印をクリックして、「テンプレートとして保存」
    3. を選択します。プロジェクトの権限をコメントのみに変更して、他のユーザーがテンプレートを編集または変更できないようにします。コメントのみ許可するように変更します。今後のイベントでは、オレンジ色の「+ 新規プロジェクト」ボタンをクリックしてテンプレートから新規プロジェクトを作成し、「プロジェクト」を選択してから「テンプレートを使用」をクリックして、組織の保存済��テンプレートにアクセスします。テンプレートは左側で検索できます。
    4. イベントチェックリストの改良に合わせてテンプレートを更新することで、間違いを繰り返したり古い戦略を使わないようにします。

    イベント当日の仕事を管理するためのヒント

    Asana のモバイルアプリを使って外出先やオフラインで作業する

    イベント当日が近づくと、チームは現場で準備に追われるようになります。重要な詳細にすばやくアクセスしたり、残りの作業を把握したりすることは容易ではありません。しかし iOS または Android 向けの Asana モバイルアプリがあれば、イベントの前後も最中も、たとえオフラインであってもチームとイベント計画のつながりを保つことができます。 たとえば、共有前に校正機能を使ってイベント写真にフィードバックを残したり、イベントの議題が予定通りすべての参加者にメールアドレスに送信されていることを確認したりできます。これらはすべてモバイルで行えます。これにより、離れた場所にいてもチームメイト間のコラボレーションが強化されます。

    Slack の連携でリアルタイムの会話をアクションにつなげる

    特にイベントの本番時は、多くのチームが Asana と Slack の両方を使って仕事の調整とコミュニケーションを行っています。Asana と Slack の連携を使えば、どちらか片方だけを選ばず両方を一緒に使うことができます。

    たとえば、チームメイトがキーノートのプレゼンテーションに対するフィードバックを求めているのに、自分はイベントの他の用事で忙しくしているという場合に、Slack での会話から直接 Asana のタスクを作成すれば、うっかり忘れることなく、また前後関係をすべて把握しておけます。

    ポートフォリオでイベントの進捗をモニタリング

    イベントの進捗を理解し、チームのキャパシティを測るために、普通、イベント計画者は会議やメールアドレス、スプレッドシートなどから情報を収集しますが、これは時間がかかり、正確さに欠けることも。その代わりに、イベントに関連するすべての Asana プロジェクト用のポートフォリオを作成しましょう。ポートフォリオを使用すれば、チームに最新の進捗状況を共有しながら、同時に最も重要なイベント計画プロジェクトを整理したり、その健全性をリアルタイムにモニタリングしたり、詳細情報を確認したりできます。

    ワークロードで複数のイベントの人員配置を管理する

    続いてポートフォリオのワークロードタブを使えば、すでに割り当てられているタスクに基づいてイベント間のチームのキャパシティを可視化できます。ポートフォリオのワークロードを使うと、チームのキャパシティを視覚的にチェックし、複数のプロジェクトでチームが取り組んでいる内容をより詳しく確認できるようになります。矛盾をピンポイントで発見し、同じビューでタスクの割り当てやスケジュールを簡単に見直すことで、リスクに対処しプロジェクトを順調に進められます。チームメンバーの仕事量の偏りを調整し、プロジェクトやイベントのタスク割り当てを適切に保ち、順調に進めましょう。

    ワークロードのデフォルトはタスク数ですが、もちろんすべてのタスクが同じ重みを持つわけではありません。ポートフォリオ内のすべてのプロジェクトに対して工数カスタムフィールドをセットアップすれば、各タスクの合計時間数や作業の難易度をさらに把握しやすくなります。優先度に基づいてカスタムフィールドを設定すると、タスクの重みを把握できます。

    イベントに向けて、チーム全体のキャパシティを把握する必要がある場合 (現在のイベントポートフォリオ内のプロジェクトメンバーだけでなく)、プロジェクト横断ワークロード機能を使用できます。プロジェクト横断ワークロードでは、すべてのプロジェクトのタスクとサブタスクからデータを取り込んで、チームの全体的なキャパシティをワークロードビューに表示できます。

    Asana でイベントを計画および管理するためのリソース

    Asana でイベントを計画する方法について詳しくは、以下のリソースをご覧ください。

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この記事は AI によって翻訳されています。

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