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Usa Asana para dar seguimiento a las cuentas

En este artículo

Realiza un seguimiento de cuentas para que los equipos de Ventas y Éxito del Cliente gestionen a los clientes potenciales y a los clientes actuales de manera efectiva, supervisen el estado de las cuentas y garanticen una clara responsabilidad de cada cuenta. Con Asana, supervise fácilmente a sus candidatos y clientes, vea el estado de sus cuentas y sepa quién se encarga de cada una de ellas. Aprende a usar Asana para agilizar el proceso de seguimiento de cuentas.

Configure su proyecto de seguimiento de cuentas

Comienza por crear un nuevo proyecto de Asana llamado “Seguimiento de cuentas” y agrega este proyecto a tu equipo de ventas o de Éxito del Cliente. Agrega campos personalizados a tu proyecto en función de las etapas del embudo o del ciclo de vida del cliente. Para Ventas, enfoque por etapa del embudo. Para el éxito del cliente, el enfoque podría ser según el tamaño del equipo o la etapa del ciclo de vida. Una vez que hayas creado los campos personalizados, cambia la vista para ordenar por campo personalizado.

Estos son algunos ejemplos de campos personalizados: nombre de la cuenta, estado de la cuenta (potencial, activa, cerrada, en riesgo), información de contacto, etapa del acuerdo, prioridad (alta, media, baja) y encargado.

Asegúrate de agregar un campo para los clientes potenciales que no responden o las cuentas cerradas, así podrás darles seguimiento y saber que están inactivas.

Crea secciones en tu proyecto para las diferentes etapas de la cuenta: clientes potenciales, cuentas activas, cuentas en riesgo, cuentas cerradas, tamaño de la cuenta, estado de la cuenta, sector y ubicación.

Crea una plantilla de tarea para estandarizar las tareas de tu cuenta. Los compañeros de equipo pueden usar la plantilla para configurar rápidamente una tarea para cada cliente. Nombra esta tarea “PLANTILLA, DUPLÍCAME – Nueva cuenta”. Crea subtareas en la tarea de plantilla para supervisar los elementos estándar que realizas en cada cuenta.

Una vez creado, guarda tu proyecto como plantilla para ahorrar tiempo en el futuro. Duplica la plantilla para cada cuenta nueva.

Agrega y da seguimiento a las cuentas

Agrega cada cuenta como una tarea dentro de la sección correspondiente. Ingresa los detalles de la cuenta en los campos personalizados.

Divide las tareas de la cuenta en subtareas como “Contacto inicial”, “Demostración programada”, “Contrato enviado”, etc.

Obtén información de los clientes potenciales en Asana creando un formulario para que los clientes potenciales o los clientes lo completen. Una vez enviado, la información contenida en el formulario se vinculará automáticamente a una tarea de Asana y a cualquier campo personalizado para que dispongas de la información que necesites. Cualquier persona puede enviar un formulario, incluso si no es usuario de Asana, si le envías el enlace del formulario. Configure un formulario siguiendo los pasos descritos aquí.

Automatiza los flujos de trabajo

Usa reglas para automatizar la asignación de tareas, agregar fechas de entrega y cambiar estados. Por ejemplo, crea una regla para mover una tarea de “Clientes potenciales” a “Cuentas activas” cuando el campo “Estado de la cuenta” cambie a “Activo”.

Agrega reglas para notificar a los propietarios de las cuentas sobre los cambios en las etapas de los acuerdos o los estados de las cuentas. Configura la regla para que agregue un comentario a la tarea si la etapa o el estado cambian.

Visualiza cronogramas y dependencias

Usa la vista de cronograma o diagrama de Gantt para visualizar las fechas límite y las dependencias de los hitos clave de la cuenta, como la firma de contratos, las fechas de lanzamiento y las fechas de renovación.

Establece dependencias entre las tareas para asegurarte de que las tareas previas se finalicen antes de continuar. Visualiza las dependencias fácilmente con la vista de cronograma. Supervisa la carga de trabajo y la capacidad productiva del equipo.

Utilice la función de gestión de recursos para ver cómo se distribuyen las responsabilidades entre los equipos de ventas y de éxito del cliente. Asegúrate de que nadie esté sobrecargado y reasigna las tareas según sea necesario con la función de arrastrar y soltar.

Crea un plan de capacidad productiva para optimizar las decisiones de asignación de recursos al visualizar la asignación de personal del proyecto durante largos períodos. Asigna personas a proyectos completos y obtén una vista general de cómo se asigna el personal a los flujos de trabajo con los planes de capacidad productiva.

Integra con otras herramientas

Sincroniza tu CRM con Asana para asegurarte de que la información de la cuenta esté actualizada en todas las plataformas y evitar la entrada de datos redundantes.

Usa la integración con Salesforce para sincronizar datos y procesos entre Asana y Salesforce y acelerar el ciclo de vida de las ventas. Los equipos de ventas y los demás equipos podrán tener una única fuente de referencias y trabajar en la herramienta que se adapte a su flujo de trabajo.

Integra herramientas como Slack o Gmail para comunicarte directamente dentro de las tareas de Asana. Si te comunicas con tus clientes por email, crea tareas de seguimiento con nuestras integraciones de email de Gmail y Outlook directamente desde tu bandeja de entrada para hacer que las conversaciones sean procesables. Reenvía correspondencia importante a Asana para mantenerla en un proyecto en lugar de intentar gestionar todo desde tu bandeja de entrada del email. Esto facilita la búsqueda y la consulta en el futuro.

Si quieres acordarte de darle seguimiento a un email, ve a esa tarea y crea una tarea de seguimiento.

Analiza y genera informes

Crea paneles personalizados para dar seguimiento a las métricas clave, como la cantidad de cuentas activas, las cuentas en riesgo y el tiempo promedio del ciclo de negociación.

Usa portafolios para obtener una visión general de alto nivel de varias cuentas, sus estados y el progreso hacia los objetivos. Para ello, agrega todos los proyectos de seguimiento de cuentas a un portafolio que ofrecerá un repositorio centralizado para toda la información relacionada con las cuentas.

Mejores prácticas para una asignación de tareas eficiente – finalmente.

Asigna tareas al miembro del equipo apropiado para agilizar el proceso de saber quién es responsable de cada cuenta.

Una vez que la cuenta tenga un encargado, asigna la tarea a esa persona para que todos sepan quién es responsable de la relación. Si el encargado de la cuenta cambia, reasigna la tarea al nuevo encargado.

Verifica periódicamente el progreso de las tareas y usa comentarios para actualizaciones y consultas. Menciona a los miembros del equipo según sea necesario para obtener respuestas rápidas.

Usa descripciones de tareas, comentarios y archivos adjuntos para agregar notas y archivos relevantes sobre la cuenta a lo largo de su ciclo de vida. Cualquiera puede verificar fácilmente el estado de la cuenta y encontrar información relevante.

Aprovecha estas funciones de Asana para que los equipos de ventas y éxito del cliente mantengan una visibilidad clara de los estados de las cuentas, automaticen las tareas repetitivas, gestionen de manera eficiente las cargas de trabajo y garanticen respuestas oportunas a las necesidades de los clientes. Usa Asana para dar seguimiento a las cuentas y gestionar la información de manera efectiva. Brinda a tu equipo una idea clara del historial de la cuenta y permíteles planificar mejor las oportunidades futuras.

Consulta recursos adicionales

Consulta los artículos del Centro de ayuda sobre cómo crear reglas y campos personalizados para obtener más información sobre el uso de estas funciones. Explora nuestras plantillas de Ventas y Éxito del cliente Consulta nuestros estudios de caso sobre cómo GoSpotCheck, Stride y Social Factor gestionan el recorrido del cliente con Asana.

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Este artículo se tradujo con IA.

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