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Gestionar Asana a gran escala

En este artículo

Escalar Asana para una gran empresa requiere un enfoque estratégico para garantizar una colaboración fluida, una seguridad sólida y una gestión de proyectos eficiente en toda la organización. Este artículo describe las mejores prácticas y los pasos clave para estructurar y gestionar Asana de manera efectiva a gran escala.

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Descripción general de la consola del administrador

La consola del administrador es el punto central para administrar la seguridad, los usuarios y la configuración de la organización.

Acceso a la Consola del administrador

  1. Haz clic en tu foto de perfil en la barra superior.
  2. Selecciona la consola del administrador en el menú desplegable.
  3. Navega entre secciones usando la barra lateral izquierda

Definir una estructura organizativa clara

  1. Crea una sólida jerarquía de equipos: Organiza tus equipos en función de departamentos, proyectos o funciones para reflejar la estructura de tu empresa. Cada equipo debe tener roles y responsabilidades definidos para mantener la claridad y la responsabilidad. Esta estructura jerárquica ayuda a gestionar grandes equipos al agrupar a miembros con funciones u objetivos de proyecto similares, lo que garantiza una comunicación eficiente y la delegación de tareas.
  2. Asignar superadministradores: los superadministradores tienen un control general y pueden gestionar la configuración de toda la organización. Son responsables de configurar la configuración de seguridad global, administrar las integraciones y supervisar la estructura general de la organización. Esto garantiza que todos los equipos operen dentro de un marco coherente y se adhieran a las políticas de la organización.
  3. Designa a los administradores del equipo: los administradores del equipo administran los ajustes del equipo, la membresía y los permisos. Pueden agregar o quitar miembros del equipo, editar la configuración del equipo y controlar los niveles de acceso dentro del equipo. Los administradores del equipo se aseguran de que el equipo funcione sin problemas al supervisar la configuración de los proyectos, las tareas y los flujos de trabajo específicos de su equipo.

Estandariza los procesos

  1. Desarrollar plantillas para proyectos y tareas recurrentes para estandarizar los procesos. Las plantillas ahorran tiempo y garantizan la coherencia entre los proyectos, lo que hace que sea más fácil para los equipos comenzar nuevos proyectos con una estructura predefinida. Esta práctica también ayuda a los nuevos miembros a comprender el flujo de trabajo rápidamente.
  2. Usa los campos personalizados para capturar información específica de forma coherente en todos los proyectos. Los campos personalizados se pueden adaptar para dar seguimiento a los datos importantes de tu organización, como el estado del proyecto, los niveles de prioridad y el presupuesto. Esta uniformidad en la captura de datos permite un mejor seguimiento y presentación de informes, lo que facilita la toma de decisiones informadas.

Optimizar la seguridad y los permisos

Implementa medidas de seguridad como la autenticación de dos factores y el inicio de sesión único (SSO) SAML para proteger los datos de tu organización. Estas medidas agregan una capa adicional de seguridad, lo que garantiza que solo los usuarios autorizados puedan acceder a la información confidencial.

Inicio de sesión único (SSO) y SAML

Configure la autenticación SAML para integrarse con su proveedor de identidad:

  1. Vaya a Seguridad en la Consola del administrador
  2. Haz clic en Autenticación SAML.

La autenticación SAML anula la configuración regular de duración de la sesión, lo que proporciona un control de seguridad adicional.

Autenticación de dos factores (2FA)

Exige 2FA para todos los miembros e invitados de tu organización.

  1. Ve a Seguridad > Autenticación de dos factores.
  2. Alternar Obligatoria para todos los miembros e invitados
  3. Hacer clic en Guardar cambios.

Esto se aplica a todos los usuarios, incluidos los que usan SSO, agregando una capa adicional de seguridad a los datos de tu organización.

Gestiona los permisos

Usa los ajustes de privacidad de Asana para controlar el acceso a la información confidencial. Define quién puede agregar invitados y establece dominios de invitados de confianza para garantizar que solo los colaboradores aprobados puedan unirse a tus proyectos. Este enfoque ayuda a mantener un entorno de trabajo seguro al evitar el acceso no autorizado.

Facilitar la colaboración entre los equipos

  1. Crear proyectos multifuncionales: establecer proyectos que involucren a varios equipos para mejorar la colaboración en iniciativas de toda la organización. Los proyectos multifuncionales fomentan el intercambio de conocimientos y la innovación al reunir diversas perspectivas y habilidades.
  2. Usa portafolios: monitorea el progreso de proyectos clave en diferentes equipos usando portafolios. Los portafolios proporcionan una visión general de alto nivel del estado del proyecto, ayudando a los ejecutivos y gerentes a monitorear el progreso y asignar recursos de manera efectiva.
  3. Incorpora a nuevos usuarios de manera efectiva: desarrolla un proceso integral de incorporación que incluya materiales de capacitación, mensajes de bienvenida y proyectos introductorios. La incorporación efectiva ayuda a los nuevos miembros a integrarse rápidamente y a ser productivos antes. Aprende a crear una incorporación personalizada.

Aprovecha las funciones de la IA de Asana

Usa la IA de Asana para automatizar las tareas repetitivas, priorizar el trabajo y gestionar las fechas de entrega. Las funciones de IA de Asana ayudan a identificar cuellos de botella y optimizar los flujos de trabajo. Este enfoque proactivo permite a los equipos abordar los problemas antes de que se intensifiquen, lo que garantiza una ejecución fluida del proyecto.

Al seguir estas prácticas recomendadas, las grandes empresas pueden estructurar y administrar Asana de manera efectiva, garantizando la escalabilidad, la seguridad y la eficiencia. Un entorno de Asana bien organizado facilita una colaboración fluida e impulsa el éxito de tu organización.

 

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Este artículo se tradujo con IA.

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Estructurar y gestionar Asana a gran escala