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Microsoft Teams 與 Asana 的整合

在本文中

誰可以使用此功能？
StarterAdvancedEnterprise 版Enterprise+Premium 版Business 版舊版 Enterprise

如需詳細資訊，請前往定價頁面。

Microsoft Teams + Asana 整合可供所有層級的 Asana 付費方案使用。此整合可供所有 Microsoft Teams 的付費方案使用。免費版本的 Microsoft Teams 不支援應用程式整合。

使用 Asana 與 Microsoft Teams 搭配的整合方案，可在同一處新增 Asana 專案至團隊對話，或者將對話轉變為可行動的工作。由於 Microsoft Teams 加入了輔助應用 Asana 功能的 Asana 機器人，因此團隊無需切換工具，即可在詳細資料和背景資訊的輔助下討論專案。

安裝

  • 前往 MS Teams 的「應用程式」標籤
  • 搜尋Asana 專案管理
  • 點選 Asana
  • 按一下「新增」以進行安裝

set up

為您的組織管理該應用程式

manage apps

若要管理該應用程式，請在 Teams 系統管理中心中搜尋Asana ，並確保勾選「允許」。將 Asana 新增至 Teams 系統管理中心的釘選應用程式，以便日後輕鬆找到。

引導

安裝後，您可在一對一交談中存取整合機器人。將機器人新增至特定的團隊頻道，並向其詢問有關 Asana 專案活動的最新資訊。

onboarding首次與整合互動時，您會面對一個聊天機器人，該聊天機器人會介紹該整合、展示範例使用案例，並提供您可能需要的說明中心文章連結。

使用者可以展開任務、專案、專案集、狀態更新及團隊，以便在 Teams 中顯示更多資訊。

share link

若要分享連結，只需貼上 Asana URL 並按一下「傳送」即可。

按一下訊息編輯器裡的 Asana 標誌，即可尋找任務、專案及專案集。

find task

建立新任務

create new task

  1. 在 Asana 的訊息編輯器對話框裡按一下「+」按鈕
  2. 選擇「建立新任務」
  3. 在顯示的彈出式視窗中填寫詳細資料
  4. 點選「建立任務」

create task 2在 Teams 中的任何地方建立新的 Asana 任務。在 Asana 機器人、編輯器的選項或對話中的任何訊息裡使用create task指令。您還可以將其指派給隊友、設定截止日期，以及新增至 Asana 專案。

新增訊息至任務

Adding message 1

在三點圖示選項下，點選更多動作，並選擇新增訊息至任務。透過彈出式視窗搜尋並選取 Asana 任務，以便將訊息新增為任務評論。

Adding message

檢視並更新 Teams 中的 Asana 專案

若要將 Asana 專案嵌入 Microsoft Teams，請點選+按鈕以新增標籤頁。

Add a new tab

搜尋「Asana」並為頻道安裝Asana應用程式標籤頁。

Search Asana

選擇您要嵌入的專案。您可選擇從 Asana 將專案通知傳送至此頻道。

Link the desired project

確認設定後，所選 Asana 專案將被嵌入至頻道中。您對此專案的存取控制權與 Asana 網頁版和電腦版應用程式中的存取控制權相同。您組織的其他成員可以使用其 Asana 認證登入嵌入式專案。

嵌入式專案檢視僅可在 Microsoft Teams 電腦版應用程式中使用，無法在行動版或 Web 應用程式版本中使用。

Asana project embedded in Microsoft Teams

通知

企業客戶可以在 Microsoft Teams 上接收 Asana 收件匣通知，並在不離開 Microsoft Teams 的情況下採取行動。

接收個人通知

有兩種方式可以設定個人通知：

您可以在Teams 對話中執行「Help」指令，以查看所有可供您使用的 Asana 指令。

您可以在 Teams 對話中執行「通知」指令，以重新導向至 Asana 設定 > 通知。 

在 Asana 中，您可以設定個人通知。

設定專案通知

專案通知可讓 Teams 對話接收來自特定 Asana 專案的更新。

開啟您想要追蹤的 Asana 專案，並前往 Asana 專案的設定。

前往「通知」>「Microsoft Teams」。

此時，您可以為 Microsoft Teams 頻道和聊天新增專案通知，並設定通知類型。

在 Microsoft Teams 中，還有撰寫擴充功能的三點功能表命令「連結專案」和「通知設定」，這些命令會重新導向至 Asana。

您可以稍後返回 Asana，變更要發佈的更新，或停止在該對話中發佈專案更新。

設定通知

瀏覽至任何團隊頻道或一對一聊天對話。

notifications

從「+」功能表選擇連結專案。選擇您要接收通知的專案。

select

設置 Microsoft Teams 的通知設定

MT notifications

從 Asana 訊息編輯器：

  1. 在 Asana 對話彈出式視窗中找到「+」功能表，瀏覽至通知設定
  2. 選擇您要接收哪些溝通通知

choose notifications

自訂通知

您可以使用Asana 規則功能建立自訂通知，例如在任務建立、更新或有評論時，傳送自訂訊息至頻道或聊天。

注意 icon注意

在設定 Microsoft Teams 規則之前，請與您的 Microsoft 系統管理員確認 Microsoft Teams 規則動作所需的權限已在 Microsoft Entra 中獲得授權。請參閱這篇文章，瞭解更多詳細資料。

Microsoft teams_send channel or direct message

使用變數的「傳送頻道訊息」規則動作：

「傳送頻道訊息」規則動作可讓您根據 Asana 中的特定觸發，自動傳送自訂通知至指定的 Microsoft Teams 頻道。此功能可建立團隊狀態和更新內容的共用可視度，無需手動解決問題。

包含變數的傳送直接訊息規則動作：

「傳送直接訊息」規則動作可讓您根據 Asana 中的特定觸發，自動將自訂訊息傳送給 Microsoft Teams 中的個人或群組。此功能彌合了 Asana 和 Microsoft Teams 之間的溝通落差，協助團隊在不離開主要溝通平台的情況下隨時掌握重要更新。

工作流程範例

  1. 任務協作者在 Asana 中的任務上留下評論 → 透過 Microsoft Teams 中的 DM 向任務指派對象傳送有關該評論的提醒。
  2. 任務狀態已變更 → 透過 Microsoft Teams 私人訊息向群組傳送提醒，讓人們知道要進行後續追蹤。
  3. 提醒專案關係人期限已接近
  4. 傳送群組訊息，以便通知需要團隊關注的任務更新

若要設定 Teams傳送直接訊息規則：

  1. 前往專案的自訂功能表
  2. 選擇規則並建立新的自訂規則
  3. 選擇您想要的觸發因素 (例如：新增任務評論、變更狀態等)
  4. 在「外部動作」標籤頁中，選取「傳送直接訊息」作為Microsoft Teams下的動作。
  5. 設定訊息收件人和內容
  6. 使用變數在訊息中納入動態任務資訊

Asana 機器人

Microsoft Teams 的 Asana 機器人會與該應用程式聊天，問問題並尋找東西，並根據使用者的輸入內容完美無縫地回傳答覆。以下是您可以在此應用程式中使用的一些指令，以便節省時間。

機器人互動：

bot interactions您可在 Asana 聊天機器人中使用change workspace 指令來選擇工作空間，或切換至另一個工作空間，以因應您的專案需求。

Asana 和 Microsoft Teams 會議

Asana 的 Microsoft Teams 整合也能搭配 Teams 會議使用，讓您無需離開會議視窗即可建立任務。您還可以查看會議中建立的任務摘要。Teams 電腦版應用程式有提供這項支援，但瀏覽器版本則沒有。

會議組織者必須在會議開始之前，將團隊或事件新增至整合。瀏覽至您要新增整合的團隊事件，並按一下畫面頂端的+按鈕。

navigate to team event

保持工作的相互聯繫

add tab

新增 Asana 標籤：

  • 搜尋「Asana」並加以選取，以便新增 Asana 標籤
  • 按一下新增確認

add asana

若要加入會議

connect to asana

連結至 Asana：

  • 接下來，系統會提示您連結至 Asana
  • 在 Asana 驗證後，選擇一個工作空間來準備會議
  • 加入會議活動

 add asana

建立任務以及審查您在事件或團隊中建立的任何任務。依預設，在 Teams 中建立的任務僅可供在 Teams 建立任務的使用者檢視。在 Asana 中一律可找到任務。

在 Teams 會議中建立任務

加入活動後，您也會在您的會議功能表中看到 Asana 標誌。按一下此標誌將開啟側邊面板，會議進行期間，您可在此建立任務，以及檢閱您在會議中建立的任務。

create tasks in ms

其他與會者也將在功能表中看到此項目，並且也能驗證及建立任務。也可在 Asana 標籤中看到在此建立的所有任務，以便在會議結束後檢閱任務。

Microsoft Teams 中的智慧聊天

在 Asana 中的智慧聊天可讓您在 Asana 中管理工作，而無需離開團隊。提出與工作狀態、專案風險相關的問題，或建立任務以提及幾個問題，Asana 機器人將以自然語言回覆，並在回覆中連結相關內容。

Smart chat in Microsoft Teams

若要在 Teams 中存取智慧聊天，請依循以下步驟：

  1. 搜尋 Asana 聊天，並點選「聊天」標籤頁
  2. 若您尚未登入 Asana，請先完成此操作
  3. 選擇其中一個預先定義的範例，或輸入問題
  4. 智慧聊天將為您提供答案

僅檢視權限與 Microsoft Teams

Asana 僅檢視使用者可以在 Teams 中做什麼？

  • 登入
  • 在頻道標籤頁中設定 Asana 專案
  • 在其他人設定的頻道標籤頁中檢視 Asana 專案
  • 檢視 Asana 連結預覽 
 

Asana 僅檢視使用者在 Teams 中無法執行哪些操作？

  • AI 請求
  • 建立任務並對其發表評論
注意 icon注意

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