I link di sola lettura sono dei link condivisibili e di sola visualizzazione che puoi creare per le viste cronologia, elenco, calendario e bacheca nei progetti con le impostazioni di privacy solo per il team e condiviso con l’organizzazione all’interno delle organizzazioni di Asana. Non sono disponibili negli spazi di lavoro. I link di sola lettura riflettono in maniera dinamica gli aggiornamenti più recenti relativi ai progetti e forniscono una fonte di riferimento in continuo aggiornamento a tutti i team interfunzionali, in modo che possano restare allineati.
Il contenuto e l'URL di questi link di sola lettura non possono essere cercati e non sono indicizzati in nessun motore di ricerca.
Creare un link condivisibile
I link di sola lettura sono disponibili per le viste elenco, bacheca, calendario e cronologia.
Per creare un link pubblico, vai al progetto in questione e clicca sulla vista desiderata.
- Clicca sul menu a discesa delle azioni del progetto accanto al nome del progetto.
- Clicca su Sincronizza/Esporta.
- Clicca su Crea un link pubblico.
Solo gli amministratori dei progetti possono creare link di sola lettura.
Da qui puoi:
- selezionare chi può accedere al link
- copiare il link
- visualizzare l’anteprima del link
- disattivare la condivisione pubblica
Visualizzare l'anteprima di un link condivisibile
Visualizza un'anteprima del link prima di inviarlo per vedere come apparirà ai destinatari.
Clicca su Anteprima e si aprirà una finestra che ti mostrerà l'anteprima del link. L'anteprima del link ti darà la possibilità di unirti al progetto.
I destinatari che sono membri dell'organizzazione possono unirsi al progetto per visualizzare i dettagli dell'attività, creare nuove attività e collaborare col team.
Disattivare un link condivisibile
Puoi disattivare un link condivisibile in qualsiasi momento. Questa azione lo renderà inaccessibile a chiunque abbia il link. Per farlo, clicca su Disattiva condivisione pubblica. Successivamente, conferma la disattivazione cliccando su Disattiva link.
nel caso in cui venga ricreata la vista di sola lettura, il link verrà aggiornato. Ciò significa che chiunque abbia il link vecchio non potrà più accedervi.
Attivare/disattivare le autorizzazioni per la condivisione dei link
Gli amministratori possono accedere alle autorizzazioni per la condivisione dei link tramite la scheda Sicurezza della console di amministrazione.
Gli amministratori dell'organizzazione possono attivare o disattivare i link di sola lettura direttamente dalla console di amministrazione, mentre gli amministratori di divisione dovranno inviare una
richiesta di assistenza.
Autorizzazioni di accesso per i link di sola lettura
Questa funzionalità consente agli amministratori avanzati e agli utenti di limitare l’accesso ai link di sola lettura alle persone che fanno parte della loro organizzazione.
Controlli di amministrazione
Il vantaggio è dare agli amministratori avanzati la possibilità di migliorare la sicurezza dei dati per il loro dominio. Gli amministratori avanzati di Starter, Advanced, Enterprise, Enterprise+, e livelli legacy Premium, Business e Enterprise legacy possono comunque disattivare la funzionalità relativa ai link di sola lettura per tutto il dominio. Ciò significa che gli utenti non potranno creare link di sola lettura o condividerli con altre persone.
Gli amministratori avanzati delle organizzazioni Enterprise, Enterprise+ ed Enterprise legacy possono configurare una delle due opzioni di autorizzazione di accesso per i link di sola lettura per tutto il dominio.
Opzione 1: limitare l'accesso ai soli indirizzi email associati al dominio dell'organizzazione
I link di sola lettura nuovi ed esistenti verranno impostati su solo organizzazione, richiedendo l’autenticazione prima di consentire l’accesso. Il metodo di autenticazione richiesto dipende da quello impostato dall’amministratore avanzato per il dominio (Google SSO, qualsiasi gestore di identità SAML come Okta o nessuno).
Se non è stato configurato nessun metodo di autenticazione, le persone che cercano di accedere a un link di sola lettura dovranno accedere o iscriversi ad Asana utilizzando l'indirizzo email dell'organizzazione. Questa è l'opzione da scegliere nel caso in cui sia necessario limitare l'accesso ai soli membri dell'organizzazione.
Gli utenti non potranno rendere pubblici i link di sola lettura a persone che non fanno parte dell'organizzazione.
Nota
modificare questa impostazione su Solo organizzazione potrebbe interferire con i link di sola lettura che sono già stati condivisi al di fuori dell'organizzazione. Prima di cambiare le impostazioni, consigliamo di informare i team leader e di dar loro il tempo di rivedere e modificare i flussi di lavoro, se necessario.
Opzione 2: consentire ai membri del progetto di impostare le autorizzazioni di condivisione dei link di sola lettura
In base alle impostazioni configurate dagli utenti per i singoli progetti, i link di sola lettura nel dominio possono essere impostati su Pubblici, senza bisogno di autenticazione, oppure su Solo organizzazione, con richiesta di autenticazione prima di poter accedere.
Questa è l'opzione da scegliere quando gli utenti del dominio si trovano davanti a un mix di casi d'uso interni ed esterni relativi ai link di sola lettura, ad esempio dover condividere regolarmente una visualizzazione di sola lettura del loro progetto con un partner esterno, un consulente o un potenziale cliente.
Nota
Se si sceglie questa opzione, le autorizzazioni per le nuove visualizzazioni create saranno solo per l’organizzazione per impostazione predefinita, ma i membri del progetto potranno rendere pubbliche le visualizzazioni.
Controlli a livello di progetto
Gli utenti con piani Starter, Advanced, azienda, Enterprise+, e livello legacy Premium, azienda e Enterprise legacy possono impostare le autorizzazioni di accesso per i link di sola lettura per ogni progetto.
Gli utenti possono accedere a queste impostazioni quando l’amministratore avanzato abilita le autorizzazioni di condivisione della vista di sola lettura del progetto a livello di dominio per i membri.
Il vantaggio di questa funzionalità è dare ai membri del progetto la possibilità di implementare un ulteriore livello di sicurezza nel caso in cui le visualizzazioni di sola lettura contengano informazioni sensibili o siano intese solo per uso interno. L’impostazione predefinita di autorizzazioni per tutte le nuove visualizzazioni create è Persone nella tua azienda.
Persone nella tua azienda
Quando questa opzione viene selezionata, il link di sola lettura del progetto sarà solo per uso interno. In questo modo, chi riceverà un link di sola lettura dovrà eseguire l’autenticazione prima di potervi accedere. Il metodo di autenticazione richiesto dipende da quello impostato per il dominio (Google SSO, qualsiasi gestore di identità SAML come Okta o nessuno).
Se non è stato configurato nessun metodo di autenticazione, le persone che cercano di accedere a un link di sola lettura dovranno accedere o iscriversi ad Asana utilizzando l’indirizzo email dell’organizzazione. Questa è l'opzione da scegliere nel caso in cui sia necessario limitare l'accesso ai soli membri dell'organizzazione.
Chiunque abbia il link
Quando viene selezionata questa opzione, il link di sola lettura relativo al progetto sarà pubblico e non sarà necessaria nessuna autenticazione per visualizzarlo. Questa è l’opzione da scegliere per i link di sola lettura che devono essere condivisi esternamente, ad esempio con clienti, fornitori o membri del pubblico.
Autenticazione per i destinatari di link di sola lettura
I destinatari di link di sola lettura con autorizzazione Solo organizzazione possono accedervi solo eseguendo l'autenticazione.
Le persone della tua organizzazione che hanno un account Asana possono eseguire l’autenticazione accedendo al loro account Asana.
Le persone della tua organizzazione che non hanno un account Asana possono eseguire l'autenticazione in due modi:
-
Innanzitutto, assicurati che le persone della tua organizzazione abbiano accesso ad Asana tramite il gestore di identità del dominio (es. Okta, Google SOO). Successivamente, potranno eseguire l’autenticazione quando ricevono un link di sola lettura. Non serve registrare un account Asana. I destinatari dei link di sola lettura che eseguono l’autenticazione con il gestore di identità per accedere al link non vengono considerati membri con accesso completo, quindi ciò non avrà conseguenze sulla fatturazione, a meno che non completino l’iscrizione.
-
Iscrivendosi a un account Asana utilizzando un indirizzo email che fa parte del dominio dell'azienda, se l'organizzazione non ha attivato un gestore di identità.
Le persone che ricevono un link di sola lettura con l’impostazione di autorizzazione Chiunque abbia il link possono accedervi senza autenticazione.
Limiti
Il numero di attività visualizzate in un link di sola lettura è limitato a un massimo di 200. È possibile utilizzare ordinamenti e filtri per massimizzare il numero di attività pertinenti entro questo limite.
Nota
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