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Planificación del sprint

En este artículo

Usar Asana para optimizar la planificación de sprints permite a los equipos tener claridad sobre todo el proceso del sprint en un solo lugar. Consulta el artículo para obtener más información sobre cómo crear tu propio proceso de sprint. Veamos el ejemplo de James, un jefe de Producto técnico.
James está a cargo del ciclo de sprint de su equipo, que generalmente dura dos semanas. Para configurar su primer ciclo de sprint en Asana, James crea un portafolio llamado Sprints. Luego, crea cuatro proyectos que agrega a este portafolio: Sprints actuales, Retros, trabajo pendiente y Recepción. Como James agregó trabajo a su portafolio, ahora puede usar la Gestión de recursos para visualizar la capacidad productiva de su equipo en función de las tareas que tienen asignadas en Asana.

Proyectos de sprints de James en Asana: 1. Sprints actuales, 2. Retrospectivas, 3. Trabajo pendiente, 4. Recepción de solicitudes.

Proyecto 1: Sprints actuales

James tiene la opción de crear un proyecto a partir de una plantilla de Asana existente o crear uno propio. Decide hacerlo desde cero y agrega todas las tareas esenciales y recurrentes. Para que cada sprint sea más impecable, aprovecha las funciones de Asana como reglas, hitos, y campos personalizados, que guarda como paquetes para aplicarlos fácilmente a proyectos futuros.

Imagen de Asana

En el proyecto Sprints actuales, crea dos secciones: Tareas actuales y Tareas de sprints cerradas. También usa campos personalizados para resaltar el tipo de tarea, los puntos de actividad, el tipo de prioridad, la gravedad del error y el estado de la actividad. A medida que se agregan tareas a la sección Tareas actuales, se asegura de que cada tarea tenga una fecha de entrega y un responsable. En la sección Tareas actuales, agrega todas las tareas en las que su equipo está trabajando actualmente. Mueve cualquier elemento que se haya cerrado durante este sprint a Tareas de sprint cerradas para poder revisarlas antes de agregarlas finalmente al proyecto Retro.

James usa la vista de tablero, que facilita arrastrar y soltar tareas a través de diferentes fases de finalización, por ejemplo, Activo. Implementa una regla para que cuando se arrastra una tarea a una nueva sección, el campo personalizado se actualice para que coincida. También agrega una regla para que se le asigne al ingeniero jefe una tarea de aprobación cuando se agrega una tarea a la etapa de revisión.

Ahora que ha creado un proyecto con todos los elementos utilizados para cada fase del sprint, convierte este proyecto en una plantilla para poder duplicarlo rápidamente cada vez que haya un nuevo ciclo de sprint. Esta plantilla garantiza la uniformidad en todos los sprints e iniciativas, lo que agiliza el proceso de configuración de los nuevos sprints.

Han pasado 10 días hábiles desde que el equipo de James comenzó el sprint, así que es hora de cerrarlo. Con la vista de lista, resalta todas las tareas y cambia el estado del sprint a cerrado. James ya ha configurado reglas para mover cada tarea a una sección diferente en función de su campo personalizado de estado de la actividad. Ha creado una regla para mover las tareas marcadas como Lanzadas a la sección Tareas del sprint cerradas. También tiene una regla para mover cualquier tarea con un estado que no sea Lanzada al proyecto Trabajo pendiente. Ahora, el equipo puede decidir si desea ajustar los puntos de actividad, mover estas tareas al siguiente sprint o mantenerlas en el proyecto de trabajo pendiente.

James usa la pestaña Panel del proyecto regularmente para obtener una visión general de la información del proyecto y compartirla con las partes interesadas fácilmente. En el panel del proyecto, también configura un gráfico para ver las tareas del sprint actual filtradas por el valor del campo personalizado de estado de la actividad.

Después de cada sprint, James usa el chat inteligente para obtener un análisis de datos de sus proyectos, lo que le ayuda a identificar rápidamente los obstáculos y determinar los pasos a seguir. También usa el estado inteligente para redactar actualizaciones de estado e identificar puntos ciegos, preguntas abiertas, visualizar obstáculos y trazar un camino eficiente hacia los objetivos de sus equipos.

Proyecto 2: Retrospectivas

Dentro del portafolio Sprints, James también creó un proyecto de análisis retrospectivo, donde las tareas finalizadas del proyecto Sprint actual se mueven automáticamente gracias a una regla que creó. Después de que finaliza cada sprint, el equipo de James se reúne para reflexionar sobre lo que salió bien, lo que se podría mejorar y cómo pueden adaptar sus procesos para el próximo sprint. El proyecto tiene secciones para tareas administrativas, reconocimientos, obstáculos y riesgos, ideas generales, compromisos, etc. Una vez que el proyecto está completamente configurado, James lo guarda como plantilla para que se pueda usar cada vez que quiera crear un nuevo proyecto de análisis retrospectivo.

James pidió a todos los miembros de su equipo que pongan me gusta y comentarios en las tareas dentro del proyecto de retrospectiva antes de la reunión. Las tareas con más me gusta impulsan el debate de la retrospectiva y cualquier acción pendiente nueva se convierte en tareas para futuros sprints.

Proyecto 3: trabajo pendiente

Dentro del portafolio Sprints, James crea un proyecto de trabajo pendiente para todo lo que su equipo quiere hacer en el futuro. Esto incluye las tareas que se procesaron a través de la recepción, las que no se finalizaron en el último sprint y las tareas urgentes que deben completarse. Crea una sección en su proyecto de trabajo pendiente llamada Próximo sprint. Cada vez que hay un nuevo sprint, James revisa el trabajo pendiente para identificar las prioridades y los puntos de actividad, y decide en qué elementos se debe trabajar a continuación. Usa resúmenes inteligentes para extraer acciones pendientes y asegurarse de comprender cada tarea sin tener que leer largas decisiones. Cuando James quiere comenzar un nuevo sprint, selecciona todas las tareas en la sección Próximo sprint e, independientemente del estado del sprint, ajusta el campo personalizado a Sprint actual. De esta manera, todas las tareas se mueven al proyecto Sprint actual y se les asigna automáticamente una fecha de entrega de 14 días debido a una regla que creó James. James también usa el chat inteligente para obtener un análisis de datos sobre sus sprints anteriores, lo que le ayuda a identificar posibles obstáculos y cómo debe avanzar en el futuro. Ahora que se agregaron todas las tareas para el sprint actual, James y su equipo obtienen una descripción general de la cantidad de puntos de actividad a los que se están comprometiendo, así como los tipos de tareas y la gravedad de los errores.

Proyecto 4: Recepción

James también creó un proyecto de Recepción en el portafolio para todas las solicitudes y errores entrantes. El equipo usa el proyecto Recepción para leer, clasificar y evaluar cada solicitud que llega a través de un formulario de recepción que creó. James y su equipo se comunican sobre estas tareas, agregan comentarios y aadjuntan archivos antes de agregar tareas al proyecto de trabajo pendiente. Una vez que se hayan desarrollado estas tareas, puede moverlas al proyecto de trabajo pendiente del sprint para clasificarlas y asignarlas al siguiente sprint.

Recursos

Para obtener más información sobre la planificación de sprints en Asana, consulta estos recursos:

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Este artículo se tradujo con IA.

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