Loading
Platform
Asana AI
KAPABILITAS
Jenis Perusahaan
Tim
Industri
Kasus Penggunaan
MEMPELAJARI
DUKUNGAN
LAYANAN
Pusat Bantuan
search-icon

Topik

Memahami kontrol akses, memori, integrasi, dan persetujuan untuk AI Teammates

Dalam Artikel Ini

Menjaga keamanan dan privasi sama pentingnya dengan pekerjaan itu sendiri, dan AI Teammates dirancang untuk mengikuti aturan yang sama persis dengan kolega Anda. AI Teammate beroperasi dalam batasan izin Anda yang sudah ada, memastikan mereka hanya melihat, mencari, atau meringkas Tugas dan proyek tempat mereka secara eksplisit diundang. Dengan meniru level akses standar Asana dan menggunakan memori yang menghormati privasi tim Anda, AI Teammates ini membantu meningkatkan produktivitas Anda tanpa pernah melanggar batasan data organisasi Anda.

Artikel terkait

Kontrol akses untuk AI Teammates

Saat pertama kali dibuat, AI Teammates dapat melihat tugas dan proyek publik di domain – seperti halnya pengguna baru. AI Teammates harus ditambahkan secara eksplisit sebagai anggota atau kolaborator pada objek Grafik Kerja privat (mis., tugas, proyek, tim) untuk melihat dan mencarinya. 

AI Teammates mematuhi level akses standar Asana:

Level akses

Hal yang dapat dilakukan Rekan tim

Editor

Membuat, mengedit, dan menyelesaikan tugas; memposting komentar; memperbarui bidang kustom; mengelola subtugas

Pengomentar

Memposting komentar pada Tugas; tidak dapat membuat atau mengedit Tugas

Pelihat

Hanya membaca informasi tugas; tidak dapat mengomentari atau mengedit

 

Catatan iconCatatan

Jika AI Teammates ditambahkan ke tim, AI Teammates akan mewarisi level akses tim.

AI Teammates tidak dapat meningkatkan izinnya sendiri.

Saat Anda menetapkan tugas atau mengajukan pertanyaan kepada AI Teammates, AI Teammates hanya akan menanggapi menggunakan informasi dari tugas, proyek, dan objek lain yang dapat diakses oleh Anda dan AI Teammates. AI Teammates tidak dapat mengungkapkan informasi yang belum dapat dilihat oleh Anda, sebagai pengguna yang “memicu”, karena Anda tidak memiliki izin.

Misalnya, jika Anda meminta AI Teammates Anda untuk menjawab pertanyaan tentang proyek Asana tertentu, ia hanya dapat mengakses dan menanggapi Anda tentang proyek tersebut jika Anda berdua memiliki akses ke proyek tersebut dan/atau tugasnya. Dengan kata lain, Anda dan AI Teammates Anda harus menjadi anggota proyek atau kolaborator tugas yang berwenang. 

Catatan iconCatatan

Ingatlah bahwa komentar AI Teammates dapat dilihat oleh semua orang yang memiliki akses ke tugas tersebut. Sebelum memicu permintaan, pertimbangkan apakah audiens dalam konteks tersebut sesuai untuk konten yang Anda minta.

Detail tentang kontrol akses

  • AI Teammates melihat data Asana publik secara default, seperti pengguna baru di domain Anda (misalnya, tugas di proyek publik; proyek di tim publik).
  • Permintaan yang melibatkan atau mengakses informasi dari alat pihak ketiga, seperti Google Drive, menggunakan token akses pengguna yang memicu.
  • Saat membuat atau mengedit AI Teammates, anggota yang berwenang dapat mengunggah sumber daya utama (misalnya, pedoman, kebijakan, instruksi) untuk referensi dan akses berkelanjutan AI Teammates.

Dalam praktiknya, ini berarti AI Teammate tidak dapat digunakan untuk mencari informasi yang aksesnya belum Anda miliki. AI Teammate hanya dapat bekerja dengan tugas, proyek, tim, dan file pihak ketiga yang sama yang dapat dilihat oleh Anda dan AI Teammate.

Jika Anda ingin AI Teammates membantu dalam proyek atau tim privat, pastikan AI Teammates telah ditambahkan sebagai anggota atau kolaborator, seperti Anda menambahkan kolega baru.

Memori

Agar tetap membantu dari waktu ke waktu, AI Teammates dapat mengingat detail penting tentang pekerjaan yang telah mereka lakukan. Bagian ini menjelaskan cara kerja memori tersebut dan bagaimana memori tersebut mematuhi kontrol akses yang sama dengan tugas dan proyek Anda.

Setelah interaksi, AI Teammates dapat menyimpan memori untuk referensi di masa mendatang. Memori paling umum dibuat selama pelaksanaan tugas, tetapi juga dapat dibuat saat AI Teammate membaca sumber daya utama, seperti dokumen. Anggap memori sebagai catatan pribadi yang hanya dapat dilihat oleh pengguna yang dapat melihat objek terkait dan memicu AI Teammates.

Detail tentang memori

  • Memori disimpan pada tugas sebagai kenangan pada titik waktu tertentu atau ringkasan interaksi terkait dengan tugas.
  • Pengguna yang kehilangan akses ke suatu tugas juga akan kehilangan akses ke memorinya.
  • Ketika AI Teammates dihapus dari proyek atau tugas, AI Teammates akan melupakan memori terkait.
  • Memori dapat dilihat oleh anggota AI Teammate yang berizin di halaman profil AI Teammate.
  • Memori hanya terlihat oleh pengguna yang sudah memiliki izin untuk melihat tugas sumber. Contoh, jika Rekan tim membuat memori dari tugas privat, kolega yang tidak dapat melihat tugas itu tidak akan dapat melihat memori tersebut, sekalipun mereka memiliki akses penuh ke Rekan tim.

Sederhananya, memori membantu AI Teammates tetap konsisten dengan preferensi dan keputusan Anda sebelumnya, tetapi memori tidak pernah memperluas akses. Hanya orang yang sudah dapat melihat tugas yang mendasarinya dan bekerja dengan AI Teammates yang dapat melihat memorinya.

Seiring waktu, ini memungkinkan tim membangun konteks bersama dengan AI Teammate sehingga AI Teammate dapat melanjutkan pekerjaan dari posisi terakhir dan menghindari pengulangan pertanyaan yang sama, sembari tetap mengikuti izin Anda yang sudah ada.

Integrasi

Selain membaca Ruang Kerja Asana Anda, AI Teammates dapat terhubung ke alat eksternal untuk meningkatkan kapabilitasnya.

Saat ini, semua integrasi AI Teammates bertindak atas nama Anda. Saat Anda memicu AI Teammates, AI Teammates menggunakan akun terhubung Anda sendiri untuk alat tersebut, dan tindakannya tampak seolah-olah Anda yang melakukannya. AI Teammates hanya dapat melihat dan melakukan hal yang sudah dapat Anda lihat dan lakukan di alat tersebut, jadi AI Teammates tidak pernah dapat mengakses konten atau melakukan tindakan yang tidak Anda miliki izinnya. 

Catatan iconCatatan

Mengotorisasi integrasi untuk satu Rekan tim akan memberikan akses ke integrasi tersebut untuk semua Rekan tim Anda.

Google Drive

AI Teammates dapat membaca, mencari, mengedit, dan membuat konten di Google Drive, termasuk:

  • Google Dokumen: Membaca dokumen yang ada; membuat dokumen baru; mengedit dokumen dengan perubahan konten
  • Google Sheets: Membaca data spreadsheet; membuat spreadsheet baru; mengedit nilai sel
  • Google Slide: Baca konten slide

Gmail

AI Teammates dapat membaca, mencari, mengirim, dan mengatur email di Gmail, termasuk:

  • Baca dan cari: Cari pesan dan utas Anda menggunakan sintaks pencarian Gmail, buka utas lengkap, rangkum kotak masuk yang belum dibaca, dan lihat atau unduh lampiran.
  • Draf dan kirim: Buat email baru, simpan draf, balas, balas ke semua, atau teruskan pesan.
  • Mengatur: Terapkan atau hapus label, arsipkan pesan, tandai pesan sudah dibaca atau belum dibaca, dan pindahkan pesan ke tempat sampah.

Google Kalender

AI Teammates dapat melihat kalender Anda dan mengelola acara di Google Kalender, termasuk:

  • Melihat kalender dan acara: Membuat daftar kalender Anda, membuat daftar acara dalam rentang tanggal, membuka detail satu acara, dan menyarankan waktu rapat berdasarkan ketersediaan peserta.
  • Kelola acara: Buat acara (termasuk acara dengan tautan Google Meet), perbarui detail acara seperti waktu dan peserta, hapus acara, dan tanggapi undangan (terima, ragu-ragu, atau tolak) atas nama Anda.

Outlook (Email dan Kalender)

AI Teammates dapat bekerja dengan Email Outlook dan Kalender Outlook.

Mail

  • Baca dan cari: Cari pesan Anda, buka pesan tertentu, dan buat daftar item yang baru saja dikirim.
  • Buat draf dan kirim: Kirim email, buat atau kirim draf, balas, atau balas ke semua.
  • Atur: Tetapkan kategori dan signifikansi pesan, dan pindahkan pesan ke Item Dihapus (dapat dipulihkan).

Kalender

  • Tampilan: Buat daftar acara, lihat acara yang berlangsung dalam rentang tanggal, buka satu acara, periksa ketersediaan senggang/sibuk, dan temukan waktu rapat.
  • Kelola acara: Buat acara (termasuk rapat online Teams), perbarui acara, batalkan acara (yang memberi tahu peserta), hapus acara yang Anda selenggarakan yang tidak memiliki peserta, dan terima atau tolak undangan.

Slack

AI Teammates dapat mencari, membaca, dan memposting di Slack, termasuk:

  • Cari: Cari pesan dan file di saluran publik, temukan saluran berdasarkan nama atau deskripsi, dan temukan orang di Ruang Kerja Anda.
  • Membaca: Membaca pesan di saluran atau utas tertentu yang dapat Anda akses (termasuk saluran pribadi dan pesan langsung Anda), membaca profil pengguna, dan membaca canvas.
  • Posting dan buat: Kirim pesan, simpan draf, jadwalkan pesan untuk nanti, dan buat atau perbarui kanvas.

Microsoft Office 365 (beta)

  • Membaca, mengedit, dan membuat dokumen baru untuk file docx, pptx, dan xlsx SharePoint/OneDrive.

Untuk menggunakan SharePoint/OneDrive dengan AI Teammates, Rekan tim menggunakan kredensial pengguna yang berkolaborasi pada tugas tersebut. Pengguna yang berkolaborasi harus memiliki akses ke file yang relevan.

Akses web

AI Teammates dapat membaca halaman web publik saat diberi URL. Ini berguna untuk:

  • Meneliti topik atau kompetitor
  • Membaca dokumentasi publik
  • Mengambil informasi dari sumber data publik

Persetujuan AI Teammates

Selalu memerlukan persetujuan

  • Hapus kolaborator tugas - setiap penghapusan selalu memerlukan persetujuan
  • Hapus anggota proyek - setiap penghapusan selalu dibatasi

Memerlukan persetujuan berdasarkan kondisi

TindakanPersetujuan dilewati saat...Persetujuan diperlukan saat...
Berikan tugasPenerima tugas null, atau sudah memiliki akses tugasPenerima tugas akan mendapatkan akses baca baru ke tugas
Buat tugas dengan penerima tugasSemua penerima tugas sudah memiliki akses tugasPenerima tugas mana pun akan mendapatkan akses baru
Hapus tugasRekan tim sendiri yang membuat TugasMenghapus Tugas yang dibuat orang lain
Tambahkan tugas ke proyekSaat ini dilewati sepenuhnya (penanda sementara ##TemporarilyAllowAiTeammateMultihomingWithoutApproval)Akan diperlukan jika tugas bukan publik untuk domain
Tambahkan kolaborator ke tugasSemua orang yang ditambahkan sudah memiliki visibilitas tugasSetiap orang yang ditambahkan akan mendapatkan visibilitas tugas baru
Tambahkan anggota ke proyekProyek bersifat publik untuk domainProyek bersifat privat

 

Note iconCatatan

Artikel ini diterjemahkan oleh AI.

Kirim umpan balik terjemahan.

Artikel Terkait

Memuat
Kontrol Akses AI Teammates: Izin, Privasi, dan Memori | Pusat Bantuan Asana