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Utiliser Asana et vos e-mails

Dans cet article

Les e-mails permettent aux personnes de communiquer à travers une organisation (et même à travers le monde), mais ils n’ont pas été conçus pour la gestion des tâches, des projets et du travail. L’équipe d’Asana ne communique pas par e-mail en interne. Abandonner les e-mails semble peut-être impossible à votre équipe… Dans tous les cas, cet article vous aidera à limiter leur utilisation et vous donnera quelques conseils si toutefois ils s’avèrent encore nécessaires pour mener à bien certaines de vos activités.

Aider votre équipe à envoyer moins d’e-mails

Pour chacun de nous (ou presque) se servir des e-mails semble naturel, et il est parfois difficile de se défaire des vieilles habitudes. Toutefois, il est important que votre équipe comprenne à quel moment utiliser Asana et quand recourir plutôt aux e-mails, sans oublier de faire appliquer les conventions établies sous peine de vous retrouver confrontés à nouveau aux mêmes problèmes. Nos conseils pour établir des conventions d’équipe et nos exemples de processus ci-dessous vous aideront à commencer le transfert de certaines de vos activités sur Asana afin de limiter l’utilisation des e-mails.

Utiliser les intégrations d'e-mails pour concrétiser les discussions

La meilleure façon de transférer le travail vers Asana consiste à transformer vos e-mails en tâches, surtout si vous communiquez avec des personnes en dehors de votre organisation (comme un sous-traitant, une agence ou des clients). Ainsi, vous pouvez réserver votre boîte de réception pour ces échanges, et utiliser Asana pour suivre votre travail et définir les priorités. Rien de plus facile et rapide avec nos intégrations pour e-mails. Essayer les applications Asana pour Gmail ou Outlook

Si vous utilisez Gmail ou Outlook, essayez l’extension Asana pour Gmail ou l’application Asana pour Outlook pour transformer directement des e-mails en tâches, les attribuer à des collègues, définir des échéances et ajouter ces tâches à un projet, le tout sans quitter votre boîte de réception. Pour un processus rapide comme l’éclair.

logo de l’extension gmail
Créer des tâches

Par exemple, si un client vous demande par e-mail une séance de formation pour son équipe, l’intégration vous permet de transformer directement cette requête en tâche avec tout le contexte de l’e-mail. Vous pourrez alors définir la priorité de la requête, joindre les documents dont vous pourriez avoir besoin afin qu’ils soient accessibles pour la formation, et ne pas oublier l’échéance.

Transformer des e-mails en tâches Asana

Si vous n’utilisez ni Gmail ni Outlook, vous pouvez quand même transférer des e-mails vers x@mail.asana.com pour les envoyer directement dans la section Mes tâches. Pour obtenir des explications détaillées, consultez notre article d’aide sur le transfert d’e-mails sur Asana.

Note iconNote

Vous pouvez également essayer d’autres intégrations pour messageries comme Newton.

Gérer vos e-mails depuis Asana

Asana peut vous informer des nouvelles notifications par e-mail. Nous vous conseillons de désactiver les notifications par e-mail seulement lorsque vous aurez pris l’habitude d’utiliser Asana et de vérifier chaque jour votre boîte de réception. C’est également très pratique si vous travaillez beaucoup avec les e-mails, car vous pouvez gérer vos tâches depuis votre boîte de réception. Les e-mails de notification d’Asana vous permettent de :

  • Commenter des tâches en ajoutant votre commentaire dans le corps de l’e-mail.
  • Attribuer des tâches en ajoutant à votre réponse l’adresse e-mail de votre collègue dans le champ « À : ».
    • La première adresse e-mail sera considérée comme le responsable, toutes les autres comme des collaborateurs.
  • Ajouter un collaborateur à une tâche en ajoutant à votre réponse l’adresse de votre collègue dans le champ « CC : ».
    Note iconNote

    Si vous recevez trop d’e-mails de notification ou si vous n’en avez plus besoin, désactivez-les dans Mes paramètres.

    Exemples de processus entre Asana et les e-mails

    Maintenant que vous savez comment Asana et les e-mails fonctionnent, voici quelques astuces pour améliorer votre productivité :

    Conseils généraux :

    • Au lieu d’envoyer des requêtes ou questions à vos collègues par e-mail, essayez de leur attribuer des tâches. Ajoutez les personnes que vous auriez mises en copie comme collaborateurs à la tâche afin de les tenir informer. Utilisez les commentaires des tâches au lieu d’écrire ou de répondre à des e-mails. Ainsi, les informations en lien avec votre travail restent toutes au même endroit. Utilisez un J’aime pour dire merci ou pour montrer que vous avez vu le commentaire.
    • Les pièces jointes peuvent être difficiles à trouver et à gérer lorsqu’elles sont isolées dans un e-mail. Ajoutez-les aux tâches Asana : elles seront conservées au sein même de votre outil de travail et vous les retrouverez très facilement le moment venu.
    • Si vous devez faire le suivi d’un e-mail, utilisez l’une de nos intégrations pour e-mail ou transférez cet e-mail afin de créer une tâche de rappel au lieu d’effectuer votre suivi ailleurs.

    Communication :

    • Invitez des personnes : si vous échangez beaucoup avec des personnes qui n’appartiennent pas à votre domaine Asana, vous pouvez les inviter sur la plateforme pour faciliter la communication et le suivi du travail à effectuer.
    • Communications privées : utilisez les messages pour envoyer directement un message privé à une personne particulière ou à une équipe. Cette fonctionnalité vous permet aussi de @mentionner d’autres ressources sur Asana pour y faire référence.
    • Mises à jour de statut : vous pouvez @mentionner des collègues, tâches et projets sur Asana. Ainsi, vos collègues pourront commenter toute mise à jour en s’épargnant un long échange par e-mail où pièces jointes et réponses risquent de se perdre.

      Projets spécifiques :

      • Planification de campagne : si vous travaillez avec une agence, vous pouvez transformer les e-mails en tâches d’approbation sur Asana. Le réviseur est ainsi informé et que vous sachiez clairement quand il est approuvé.
      • Demandes de création : si une personne de votre organisation vous demande par e-mail de créer ou de concevoir quelque chose pour eux, utilisez les intégrations ou le transfert d’e-mails pour transformer cette requête en tâche, et suivez-la en parallèle avec le reste de votre projet de demandes. Vous pourrez ensuite définir sa priorité par rapport aux autres tâches et éviter les chevauchements, ce qui ne peut pas être fait par e-mail. Organisation d’événements : lorsqu’un fournisseur vous envoie un devis ou des informations détaillées à propos de d’un événement, vous pouvez transformer son e-mail en tâche Asana. Vous pourrez retrouver cette tâche dans votre projet d’événement et en discuter avec votre équipe. wysiwyg-color-blue90">Critiques de conception : au lieu de donner votre avis et de recevoir du feedback par e-mail, vous pouvez utiliser la fonction de révision et laisser vos commentaires directement sur les images. Les informations sont dans leur contexte et faciles à retrouver pour le créatif.

        Chaque équipe a sa propre manière d’utiliser Asana avec les e-mails, mais nous espérons que cela vous aide à réduire le nombre d’e-mails échangés. Vous pouvez facilement basculer entre Asana et vos e-mails pour rester à jour et productif.

        Note iconNote

        Comme vous le savez sûrement déjà, Asana propose des essais gratuits. Essayer gratuitement.

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Cet article a été traduit par l’IA.

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