Aider votre équipe à envoyer moins d’e-mails
Pour chacun de nous (ou presque) se servir des e-mails semble naturel, et il est parfois difficile de se défaire des vieilles habitudes. Toutefois, il est important que votre équipe comprenne à quel moment utiliser Asana et quand recourir plutôt aux e-mails, sans oublier de faire appliquer les conventions établies sous peine de vous retrouver confrontés à nouveau aux mêmes problèmes. Nos conseils pour établir des conventions d’équipe et nos exemples de processus ci-dessous vous aideront à commencer le transfert de certaines de vos activités sur Asana afin de limiter l’utilisation des e-mails.
Utiliser les intégrations d'e-mails pour concrétiser les discussions
La meilleure façon de transférer le travail vers Asana consiste à transformer vos e-mails en tâches, surtout si vous communiquez avec des personnes en dehors de votre organisation (comme un sous-traitant, une agence ou des clients). Ainsi, vous pouvez réserver votre boîte de réception pour ces échanges, et utiliser Asana pour suivre votre travail et définir les priorités. Rien de plus facile et rapide avec nos intégrations pour e-mails.
Essayer les applications Asana pour Gmail ou Outlook
Si vous utilisez Gmail ou Outlook, essayez l’extension Asana pour Gmail ou l’application Asana pour Outlook pour transformer directement des e-mails en tâches, les attribuer à des collègues, définir des échéances et ajouter ces tâches à un projet, le tout sans quitter votre boîte de réception. Pour un processus rapide comme l’éclair.
Par exemple, si un client vous demande par e-mail une séance de formation pour son équipe, l’intégration vous permet de transformer directement cette requête en tâche avec tout le contexte de l’e-mail. Vous pourrez alors définir la priorité de la requête, joindre les documents dont vous pourriez avoir besoin afin qu’ils soient accessibles pour la formation, et ne pas oublier l’échéance.
Transformer des e-mails en tâches Asana
Si vous n’utilisez ni Gmail ni Outlook, vous pouvez quand même transférer des e-mails vers x@mail.asana.com pour les envoyer directement dans la section Mes tâches. Pour obtenir des explications détaillées, consultez notre article d’aide sur le transfert d’e-mails sur Asana.
Note
Vous pouvez également essayer d’autres intégrations pour messageries comme Newton.
Gérer vos e-mails depuis Asana
Asana peut vous informer des nouvelles notifications par e-mail. Nous vous conseillons de désactiver les notifications par e-mail seulement lorsque vous aurez pris l’habitude d’utiliser Asana et de vérifier chaque jour votre boîte de réception. C’est également très pratique si vous travaillez beaucoup avec les e-mails, car vous pouvez gérer vos tâches depuis votre boîte de réception. Les e-mails de notification d’Asana vous permettent de :
