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Reuniones de Asana

En este artículo

Reuniones de Asana está disponible para los clientes de Asana Command y Asana Client Management. 

Si encontraste un problema con las reuniones de Asana, consulta Solución de problemas con las reuniones de Asana.

¿Qué son las reuniones de Asana?

Reuniones de Asana conecta las conversaciones en las que se habla del trabajo con las tareas que se derivan de ellas. En lugar de tener las notas de las reuniones en una herramienta separada, Asana transcribe tus reuniones y genera un resumen con IA y sugerencias de acciones pendientes que puedes convertir en tareas sin salir de Asana.

Para usar las reuniones de Asana para grabar y transcribir, debes obtener el consentimiento de los demás participantes de la reunión.

Las reuniones de Asana no comienzan a transcribirse automáticamente. Aparece un recordatorio de consentimiento antes de que comience cada grabación, y debes confirmarlo antes de que comience la transcripción. Eres responsable de garantizar que se haya obtenido todo el consentimiento necesario. Si un participante no da su consentimiento, haz clic en Detener en la aplicación de Asana para finalizar la grabación.

Visibilidad de la transcripción y el resumen 

Las transcripciones, los resúmenes y las acciones pendientes se comparten con todos los invitados del evento del calendario que tengan una cuenta de Asana en tu dominio. No existe la opción de mantener este contenido privado. 

Si no quieres compartir este contenido, no uses las reuniones de Asana para esa reunión.

Costo

Asana cobra una solicitud de IA para generar un resumen y tareas sugeridas a partir de una transcripción (ya sea de Asana para computadora o de Zoom) para reuniones de hasta 60 minutos de duración. Las reuniones de más de 60 minutos conllevan una solicitud de IA adicional por cada bloque adicional de 60 minutos o fracción del mismo. Cada reunión se cobrará una vez por cada bloque de 60 minutos, independientemente de cuántas personas realicen el registro. Cómo configurar Asana Meetings

Reuniones de Asana funciona con Google Calendario para trasladar tu agenda a Asana y con Asana para computadora o Zoom para gestionar las grabaciones y las transcripciones. Sigue los pasos a continuación para conectar ambos.

Sincroniza tu calendario

  1. En Asana, dirígete a Reuniones en el menú lateral, en la sección Conocimiento.
  2. Selecciona Configurar reuniones.
  3. Sigue las instrucciones para autenticar tu cuenta de Calendario de Google.

Configurar la grabación y la transcripción

Después de conectar tu calendario, elige cómo quieres grabar y transcribir tus reuniones. Asana admite dos opciones: la versión de escritorio de Asana y Zoom.

Configurar la grabación y la transcripción con la versión de escritorio de Asana

La versión de escritorio de Asana captura audio directamente desde tu dispositivo y funciona con reuniones en Zoom, Google Meet y Microsoft Teams. 

Con ella, puedes iniciar y detener las grabaciones desde tu computadora, ver e iniciar reuniones desde la miniaplicación, recibir notificaciones cuando una reunión está a punto de comenzar y obtener transcripciones y resúmenes unos minutos después de que finalice una grabación.

Asana usa Recall.ai como nuestro subprocesador para generar transcripciones de las reuniones. Asana tiene un acuerdo de retención cero de datos con Recall.ai, lo que significa que eliminan nuestros datos tan pronto como se finaliza el servicio. 

Configurar la versión de escritorio de Asana

  1. Descarga Asana para computadora o haz clic en “Descargar” en la pantalla de configuración.
  2. Sigue los pasos que se indican para instalar Asana para computadora.
  3. Habilita las notificaciones para Asana para computadora en la configuración de tu sistema operativo para recibir alertas cuando comience una reunión.
Nota iconNota

En macOS, Asana solicita permisos para acceder al micrófono, al audio del sistema y a las funciones de accesibilidad durante la configuración. En Windows, no se requieren permisos adicionales del sistema.

Configurar la grabación y la transcripción con Zoom 

Para usar la transcripción de Zoom, debes ser el organizador de la reunión. Una vez finalizada la grabación de Zoom, Reuniones de Asana extrae la transcripción de Zoom y genera un resumen y las acciones pendientes. El procesamiento de las grabaciones de Zoom generalmente tarda más que el de las grabaciones de la aplicación de escritorio de Asana.

Para conectar Zoom, selecciona Conectar Zoom en la pantalla de configuración y sigue los pasos.

Transcribir tus reuniones

Nota iconNota

Si más de una persona graba la misma reunión, Asana usa la primera transcripción para generar el resumen y las acciones pendientes. Todas las transcripciones siguen estando disponibles. Abre la reunión y selecciona Mostrar más para verlas.

Transcribir tus reuniones con Asana para computadoras

Los eventos del calendario deben incluir un enlace de videollamada de Zoom, Google Meet o Microsoft Teams.

Una vez que la versión de escritorio de Asana esté configurada, hay tres formas de iniciar la transcripción de una reunión:

  1. Desde la vista de reuniones
  2. Desde una notificación en la computadora
  3. Desde la miniaplicación de la versión de escritorio de Asana

Desde la vista de reuniones

  1. Dirígete a Reuniones en el menú lateral.
  2. Selecciona la pestaña Próximas reuniones para ver las reuniones que aún no han comenzado. Para cualquier reunión que comience en los próximos cinco minutos, selecciona Iniciar la transcripción. 

Asana abre tu llamada y muestra un control de grabación en la parte superior izquierda de la pantalla que puedes usar para detener la transcripción.

Desde la notificación de la aplicación de computadora

Si habilitaste las notificaciones para la aplicación de escritorio de Asana en tu sistema operativo, Asana te avisa antes de que comience una reunión y cuando detecta que te uniste a una llamada compatible. Selecciona la notificación para iniciar la transcripción directamente.

Desde la miniaplicación de la versión de escritorio de Asana

Selecciona el ícono del calendario en la miniaplicación de la versión de escritorio de Asana para ver tus reuniones y comenzar a transcribir:

Transcribir tus reuniones con Zoom

Para transcribir con Zoom, inicia una grabación en la nube como organizador de la reunión. Cuando finaliza la grabación, Asana Meetings obtiene la transcripción de Zoom y genera automáticamente un resumen y las acciones pendientes.

Uso de resúmenes de reuniones y acciones pendientes generados por IA

Cuando el resumen y las acciones pendientes estén listos, recibirás una notificación en tu Bandeja de entrada de Asana. 

Los resúmenes están disponibles en cuestión de minutos cuando se usa la versión de escritorio de Asana; el procesamiento de Zoom puede tardar más tiempo.

Selecciona la notificación para abrir la reunión. Verás la fecha, la hora, los participantes y el resumen generado por IA, que cualquier miembro de la reunión puede editar. Selecciona Mostrar más para ver al organizador, el enlace de la reunión, la descripción y la transcripción completa.

Las tareas en borrador aparecen en la parte inferior del registro de la reunión. Puedes editar una sugerencia antes de aceptarla, lo que crea una tarea de Asana. Si rechazas una sugerencia, esta se elimina.


Para volver a cualquier reunión anterior, ve a Reuniones en Conocimiento y selecciona la pestaña Reuniones anteriores.

Ajustes de las reuniones de Asana

Selecciona el ícono del engranaje en la parte superior derecha de la página Reuniones para abrir los ajustes de Reuniones, que incluyen tres ajustes.

Las notificaciones te permiten habilitar o deshabilitar las alertas de la computadora y del navegador. Las preferencias de notificaciones de la computadora se gestionan desde el ícono de ajustes en Asana para computadoras, y las preferencias del navegador se gestionan desde Asana en la web. 

Calendario te permite habilitar o deshabilitar la integración de Google Calendar. 

Transcripción te permite gestionar tus conexiones de Asana para computadora y Zoom.

Note iconNota

Este artículo se tradujo con IA.

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