In questo articolo, scoprirai come accedere e modificare le tue preferenze di notifica e-mail, assicurandoti di rimanere informato sulle tue attività e sui tuoi progetti senza essere sopraffatto dalle e-mail.
Per non perdere nessun aggiornamento, puoi ricevere le notifiche via email o usare la Posta in arrivo.
Ci sono diversi scenari in cui puoi scegliere di ricevere notifiche email da Asana, ognuna con le proprie impostazioni granulari.
- Aggiornamenti sul tuo lavoro
- Comunicazione
- Aggiornamenti sul lavoro a cui collabori
- Riepiloghi
- Altri scenari come promemoria su commenti in bozza e aggiornamenti sugli utenti che hai invitato
Come accedere alle impostazioni delle notifiche via email
Per accedere alle impostazioni delle notifiche email:
- Clicca sulla tua foto profilo nella barra superiore e seleziona Impostazioni.
- Vai alla scheda Notifiche
- Clicca sul menu a discesa Notifiche email e seleziona/deseleziona le caselle per attivare/disattivare le notifiche email.
Puoi anche accedere alle impostazioni di notifica via email dalla posta in arrivo:
- Fai clic su Posta in arrivo dalla barra laterale
- Clicca su Gestisci le notifiche.
Disattiva le notifiche
Se non desideri ricevere notifiche email, puoi disattivarle seguendo le istruzioni indicate sopra e usare la posta in arrivo esclusivamente per ricevere aggiornamenti su Asana.
Per ricevere meno notifiche e ridurre il disturbo proveniente dalla posta in arrivo:
- Disattiva le notifiche email
- Rimuoviti come collaboratore da attività, messaggi o progetti
- Modifica le notifiche relative a ogni progetto in Impostazioni personali
Nota
Le notifiche relative a team e progetti eliminati non possono essere disattivate, poiché contengono link che consentono di recuperarli.
Come filtrare le notifiche
Vai alla posta in arrivo, dove puoi filtrare le notifiche in base ai seguenti criteri:
- Assegnate a me
- Mi @ menziona
- Assegnate da me
- Solo da leggere
Nota
Scopri come altri utenti gestiscono le notifiche via email di Asana nel forum.
Impostazioni di notifica via email granulari
Le impostazioni di notifica email granulari consentono agli utenti di Asana di personalizzare i tipi di notifiche email che ricevono in base alle loro preferenze personali e alle loro esigenze di flusso di lavoro.
Attiva o disattiva le notifiche e-mail pertinenti utilizzando la casella di controllo accanto alla descrizione della notifica.
Riepilogo giornaliero
Dal lunedì al venerdì (esclusi i weekend), invieremo un riepilogo giornaliero relativo alle attività su cui dovrai concentrarti su Asana per quel giorno. L'email includerà alcune o tutte le seguenti sezioni:
Attività in scadenza: queste sono le attività assegnate a te che scadranno nei prossimi cinque giorni.
Attività assegnate di recente: questa sezione mostra le attività assegnate di recente a te, indipendentemente dal fatto che l'attività abbia una data di scadenza o meno.
Attività che hai assegnato ad altri collaboratori: questa sezione mostra le attività che hai assegnato di recente ad altri collaboratori, indipendentemente dal fatto che l'attività abbia una data di scadenza o meno.
Nota
Le attività scadute non appariranno nelle email di riepilogo giornaliere.
Nota
Se nessuna delle tue attività rientra in una di queste categorie, la sezione non apparirà nell' email.
Aggiornamenti sulle attività
Riceverai una notifica email quando:
- Ti viene assegnata un'attività
- Viene annullata l'assegnazione di un'attività che ti era stata assegnata
- La data di scadenza di un'attività che ti è stata assegnata viene modificata
- Vengono aggiunti nuovi file a un'attività di cui sei un collaboratore
- Vengono aggiunti nuovi commenti a un'attività di cui sei un collaboratore
- Un'attività di cui sei un collaboratore viene contrassegnata come completata
- A un'attività di cui sei un collaboratore viene assegnato un Mi piace
- Il tuo commento riceve un Mi piace
- Il tuo allegato riceve un Mi piace
- Ricevi un Mi piace dopo aver contrassegnato un'attività come completata
- Viene creato un messaggio in un team o un progetto di cui sei membro
- Viene pubblicato un commento in un messaggio che stai seguendo
- Un progetto di cui sei membro ha nuove attività
- Viene pubblicato un nuovo aggiornamento di stato su un progetto di cui sei membro
- Lo stato di un'attività che stavi aspettando viene modificato
- Un'attività viene spostata da una colonna a un'altra in un progetto in vista bacheca
- Ti viene assegnata un'attività da approvare
Nota
Le notifiche relative alle attività vengono inviate solo per azioni e modifiche eseguite da altri; non riceverai una notifica per le azioni che esegui.
Per iniziare o smettere di ricevere le notifiche nella posta in arrivo, collabora o smetti di essere un collaboratore in attività e messaggi.
Le notifiche della Posta in arrivo vengono generate automaticamente quando le attività vengono completate oppure vengono effettuate delle azioni sulle attività.
Rispondere alle notifiche
Rispondi a una notifica email per:
- Contrassegnare un'attività come completata: rispondi all'email e digita Completata o Conclusa come prima parola del messaggio
- Scrivere un commento sull'attività: rispondi all'email
- Assegnare l'attività a un collega: rispondi all'email e aggiungi l'indirizzo email del tuo collega nel campo relativo ai destinatari
- Aggiungere un collega come collaboratore di un'attività: rispondi all'email e aggiungi l'indirizzo email del tuo collega nel campo CC
Puoi trovare questi suggerimenti in fondo alle notifiche email.
Nota
Non salvare l'indirizzo di risposta nell'elenco dei contatti. Cambierà.
Resoconto settimanale
Le e-mail dei resoconti settimanali sono disponibili per i livelli Asana Advanced, Enterprise ed Enterprise+, oltre che per i livelli precedenti Business ed Enterprise legacy.
Invieremo un'email una volta alla settimana contenente gli aggiornamenti di stato dei progetti presenti nei tuoi portfolio.
Nota
Puoi ricevere un massimo di 20 email di resoconto settimanali a settimana.
Riepilogo attività scadute
Quando le attività superano la data di scadenza, riceverai un promemoria settimanale delle attività scadute nella tua posta in arrivo. Questi promemoria vengono inviati su base settimanale.
Aggiornamenti raggruppati
Se ti devono arrivare più notifiche a distanza di un'ora dall'altra, Asana le raggrupperà in un'unica email. Le notifiche importanti (ad esempio le assegnazioni di attività) verranno sempre inviate individualmente, ma gli aggiornamenti relativi alla creazione di nuove attività o al loro completamento verranno raggruppati.
Aspettiamo 30 secondi prima di inviare le notifiche email (es. le notifiche email riguardo le storie non raggruppabili).
Nota
La soglia dei 30 secondi per ricevere le notifiche via email si applica solo per le notifiche importanti. Ad esempio, le notifiche relative alle attività assegnate a te sono importanti. Per quelle meno importanti, il periodo di attesa è di 60 minuti.
Se archivi queste notifiche entro l'intervallo dei 30 secondi, quelle email non verranno più inviate.
Pattern di raggruppamento
Ogni tipo di notifica viene raggruppato in modo diverso.
Nota
Batch significa che le notifiche vengono raggruppate in un'unica e-mail per evitare di ingombrare e un batch significa che le notifiche vengono inviate separatamente per ogni singolo aggiornamento.
Quali notifiche vengono raggruppate:
- Le notifiche di assegnazione raggruppate per il precedente incaricato (ma non per l'incaricato attuale che riceverà una notifica importante)
- Le notifiche relative al completamento di un'attività (a meno che questa non sia un traguardo)
Quali notifiche non vengono raggruppate:
- Le notifiche relative ai campi personalizzati che sono stati modificati (se attivi)
- Le notifiche relative ai commenti
- le notifiche relative al completamento dell'attività da parte di "X"
- Le notifiche relative ai file
Notifiche via email relative a un progetto
Gli utenti di Asana ricevono notifiche via email quando vengono aggiunti commenti o @menzioni a un'attività a cui stanno collaborando.
Tutti i membri di quel progetto riceveranno notifiche via email quando vengono aggiunti commenti o @menzioni.
Affinché tutti i membri del progetto ricevano le notifiche via email relative al progetto al quale stanno lavorando, assicurati che tutte le caselle relative alle notifiche del membro siano selezionate nelle Impostazioni dei membri.
Se il titolare del progetto cambia o se un membro invia una richiesta di adesione a un progetto, i membri del progetto riceveranno le notifiche dei campi personalizzati solo se stanno collaborando a un'attività o ne stanno seguendo una in cui il valore del campo è stato modificato.
Nota
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