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従業員のオンボーディング

この記事の内容

オンボーディングは、1 日のオリエンテーションだけでなく、新入社員が内定を受諾してから完全に生産性を発揮できるようになるまでの包括的なプロセスです。書類の記入から企業文化への適応まで、オンボーディングのすべてを網羅するには、書類からトレーニングモジュールまで、すべてのオンボーディングタスクが整理され、簡単にアクセスでき、進捗状況を簡単に追跡できる一元化されたプラットフォームが必要です。すべての新入社員が初日からサポートされていると感じられるよう、一貫性のあるスケーラブルなオンボーディング体験を作成する方法をご紹介します。

オンボーディングプロジェクトを作成する

Asana で専用のオンボーディングプロジェクトテンプレートを作成する際は、プロジェクト名を「[従業員名] 人事オンボーディングテンプレート」などにして、最初から明確さと組織性を確保しましょう。新入社員ごとにこのプロジェクトを複製し、タイトルやその他の必要な情報を更新します。

オンボーディングリアル.gif

 

組織はすべてのプロジェクトの鍵となるため、セクション を使用して、オンボーディングプロジェクトを整理しておきましょう。これらのセクションには、リファレンス、初日、福利厚生、準備とアクセス権限などを含めることができます。次に、各セクションにタスクを追加します。これには、マネージャーとのミーティングやタスクの割り当てなど、さまざまなものがあります。導入ミーティングやトレーニングセッション、最初のタスクなど、すべてを含めます。これらのタスクには、明確な指示と、タスクに関連するすべてのメンバーへの @メンションを含める必要があります。オンボーディングプロセスに関わるすべてのチームメイトをプロジェクトに招待して、アクセスしやすく、透明性を確保しましょう。

明確さを高めるために、次のようなカスタムフィールドを追加しましょう。

  • 優先度 (単一選択) を使って、給与計算など、緊急性の高いステップにフラグを立てる。
  • 部署 (単一選択) を使って、IT、人事、財務などに仕事を割り当てる。
  • 主な担当者 (ユーザーのカスタムフィールド) を使って、新入社員が問い合わせるべき担当者を確認できる。

カスタムフィールドライブラリにカスタムフィールドを追加して、プロジェクト間で繰り返し使用できるようにします。

設定が完了したら、プロジェクトをテンプレートとして保存します。プロジェクトヘッダードロップダウンをクリックして、「テンプレートに変換」を選択します。これで、新入社員が入社するたびにテンプレートをコピーできます。

ノート iconノート

プロジェクトテンプレートを一から作成する代わりに、Asana の従業員オンボーディングテンプレートを組織のオンボーディングプロセスに合わせてカスタマイズしてみてはいかがでしょうか？

仕事を定義する

最初のタスクとマイルストーンを追加する

各セクションにタスクを作成し (ノートパソコンと機器を注文する、マネージャーとの最初の 1on1 ミーティング など)、重要な瞬間をマークするマイルストーンを 2 つ以上追加します (機器の納品、第 1 週の終わり など)。マイルストーンを設定することで、新入社員とステークホルダーに進捗状況を可視化できます。

組織と明確さ

1on1 ミーティングは、マネージャーがチームメンバーとつながりを深め、コーチングやコミュニケーションなどに特化した快適な空間を作るために重要な手段です。1on1 プロジェクトを作成して、新入社員とマネージャーがトピック、アクションアイテム、能力開発分野について話し合うための場所を作りましょう。タスクを他のプロジェクトから 1on1 プロジェクトに複数プロジェクトに追加することで、各タスクに関するすべての情報、コミュニケーション、添付をまとめて、信頼できる唯一の情報源を確保できます。1on1 の議題を毎週事前に設定しておくことで、トピックを事前に検討し、その場の思い付きではなく、徹底的に深掘りできます。週を通してアイデアをプロジェクトに追加しておけば、毎回のミーティングで話し合うトピックができ、重要なアイデアや質問が次のミーティングまで忘れ去られることもありません。また、1on1 プロジェクトは、新入社員とマネージャーが目標やキャリア計画、成長のための機会について定期的に確認し、それらを達成するための取り組みを強化するのに適した場所でもあります。

進捗を追跡

オンボーディングの進捗を確認することは、新入社員にとっても人事部にとっても不可欠です。カレンダービューとボードビューを使用して、オンボーディングのタイムラインを可視化することで、進捗状況と締め切りを簡単に確認できます。タイムラインを使用して、プロジェクトのすべての要素がどのように連携しているかを示すプロジェクト計画を作成することもできます。

ポートフォリオ1.gif

新入社員全員の進捗を把握するのは至難の業。一度に多くの新入社員が入社する場合は特にそうです。1 回限りのチャットでフォローアップを試みたり、わからないことがあれば質問をしてくるだろうと期待する代わりに、新入社員のオンボーディングプロジェクトをポートフォリオに追加して、全員の状況を把握しましょう。これにより 1 か所で最新状況を確認でき、問題の早期発見にもつながります。また、ダッシュボードを使用して、オンボーディングに関連する主要な指標を表示し、データに基づいた意思決定を促進し、スムーズなオンボーディング体験を確保することもできます。

おすすめのアプリ 

オンボーディングをさらに簡単にするためにできることは他にもあります。毎日の仕事を効率化し、コラボレーションを促進するために、Asana と連携できるアプリをいくつかご紹介します。

Zoom と Asana の連携を使用すれば、ミーティングの準備やアクションにつながる会話、そしてミーティング後の情報へのアクセスが容易になります。

Asana for Gmail の連携では、Gmail の受信トレイから直接 Asana タスクを作成できます。Gmail から作成するタスクにはメールアドレスのコンテキスト情報が自動的に含まれるので、それまでの経緯を完全に把握できます。

Slack 上にあるアイデアや仕事リクエスト、アクションアイテムを追跡可能な Asana のタスクやコメントに変換しましょう。ちょっとした質問やアクションアイテムが、期限と担当者の決まったタスクに変わります。Slack 上で発生した仕事 (リクエストや対応すべき事項) を簡単に取り込み、見落としを防ぎます。

新入社員のオンボーディングやトレーニングに Asana を活用すると、管理タスクが簡素化され、人事担当者と新入社員の全体的な体験が向上します。組織が構造化され、魅力的で有益なオンボーディングプロセスを作成することで、新入社員の生産性を高めることができ、新入社員は自分が大切にされていると感じ、成功するための準備ができていると感じることができます。

その他のリソース

Note iconノート

この記事は AI によって翻訳されています。

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