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Ajude a equipe a adotar a Asana

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A implementação bem-sucedida da Asana em toda a sua equipe requer mais do que apenas aprender os recursos: trata-se de mudar a forma como as pessoas se envolvem, organizam e se comunicam sobre o trabalho. Este artigo fornece uma abordagem estruturada para ajudar a sua equipe a adotar a Asana de forma eficaz e alcançar um sucesso duradouro.

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A estrutura do estilo Asana de fazer mudanças

Com base na experiência de centenas de implementações de clientes, as equipes bem-sucedidas seguem uma abordagem estruturada em seis etapas:

1. Defina o seu “Por quê” e prepare a sua aliança para a adoção

Antes de integrar as suas equipes, você precisará de uma resposta clara e convincente para esta pergunta: quais pontos problemáticos a implementação da Asana resolverá, e como? Você também precisará imaginar como será o sucesso e considerar o que será possível no futuro ao usar a Asana, em contraste com o que não é possível agora.

Monte o seu networking para a mudança

Implementações bem-sucedidas exigem a ajuda de pessoas tão comprometidas com a Asana quanto você. Identifique uma coalizão de pessoas para apoiar a implementação. O grupo de networking para a mudança deve incluir pessoas que estejam motivadas a garantir o sucesso, tenham uma representação diversificada em equipes importantes, conheçam os processos das suas equipes e possam influenciar mudanças. A sua meta deve ser agrupar de 3 a 10 pessoas, seja estratégico.

Passos de ação:

  • Documentar problemas específicos que a Asana solucionará
  • Definir métricas de sucesso mensuráveis
  • Identificar 2 a 3 Promotores da equipe
  • Crie um plano de comunicação

2. Identifique a situação atual 

Avalie os processos de gestão do trabalho, as ferramentas e as dificuldades existentes na sua equipe. Compreender o seu ponto de partida ajuda a adaptar a implementação da Asana às suas necessidades específicas.

Perguntas a considerar:

  1. Como a sua equipe monitora o trabalho atualmente?
  2. Que ferramentas vocês usam atualmente?
  3. Onde ocorrem falhas de comunicação?
  4. Quais processos funcionam bem e você deseja preservar?

3. Elabore o primeiro fluxo de trabalho

Comece com um fluxo de trabalho de alto impacto, em vez de tentar migrar tudo de uma só vez. Escolha um processo que envolva vários membros da equipe e tenha entregáveis claros. Criar um fluxo de trabalho ajudará a determinar o padrão de como as pessoas trabalharão na Asana. O seu primeiro fluxo de trabalho deve ter certas características:

  • Altamente colaborativo: busque processos que exijam muita colaboração, envolvendo o maior número de pessoas possível. A Asana melhorará rapidamente a visibilidade e a coordenação.
  • Esquematização fácil: identifique os projetos que você está usando regularmente. Você pode criar modelos de projeto para simplificar o fluxo de trabalho e poupar um tempo significativo para a sua equipe.
  • Problemático: qualquer processo problemático ou espalhado por várias ferramentas é um ótimo candidato, porque a Asana pode tornar o fluxo de trabalho mais eficaz em pouco tempo. Começar por um processo problemático vai resolver problemas recorrentes de imediato e demonstrar como a Asana pode aumentar a sua produtividade.
  • Essencial aos negócios: transferir para a Asana um processo que afeta os objetivos da equipe pode ter um impacto imediato.
  • Motiva o uso da Asana: uma das suas principais metas na implementação da Asana é levar uma massa crítica de pessoas ao uso regular. Escolha um fluxo de trabalho que incentive o uso frequente da Asana desde o início, como projetos de solicitações ou reuniões semanais.

4. Empodere a sua equipe e comemore as vitórias

Criar um plano de treinamento e comunicação é uma ótima maneira de evitar armadilhas comuns na implementação de tecnologias.

  1. Defina uma 'data de lançamento' para o início das atividades. Gere entusiasmo e planeje-a como um evento empolgante.
  2. Envie atualizações regulares enquanto faz a contagem regressiva para a 'data de lançamento'.
  3. Use o material que você criou ao definir o seu "por que usar a Asana". Comunique bem e enfatize por que a Asana é importante e por que adotá-la agora. Sem a devida urgência, os colegas de equipe não verão a necessidade de mudar a forma como trabalham.
  4. Fale sobre como isso foi um esforço de equipe empreendido por todos no networking para a mudança. Ajude os seus colegas de equipe a ver como eles foram representados.
  5. Não envie apenas alguns e-mails. Considere diferentes meios de comunicação, como vídeos ou canais de chat, para que as pessoas tenham maneiras diferentes de aprender sobre a implementação.

Dicas de implementação:

  • Organize uma reunião inicial da equipe
  • Ofereça sessões práticas de capacitação
  • Crie guias de referência rápida
  • Comemore as tarefas concluídas e os marcos

5. Prepare-se para o sucesso

Definir convenções é essencial para evitar que a Asana se torne inadministrável. Algumas convenções comuns são:

Quando criar o quê:

  • Se você tem um grupo de pessoas novatas na Asana que vai trabalhar em diversos esforços complexos, crie uma nova equipe (isso deve ser algo bem pouco frequente)
  • Se você tem um esforço maior (com pelo menos 10 tarefas importantes) que envolve parte de ou toda uma equipe existente, crie um novo projeto dentro dessa equipe
  • Se você tem um esforço menor que se encaixa de forma lógica em um projeto existente, adicione essa tarefa
  • Para dividir uma tarefa em etapas menores, use as subtarefas

Atribuição do trabalho

Um dos maiores obstáculos para as pessoas aderirem à Asana é atribuir o trabalho a alguém. Nomeie e naturalize isso: tarefas podem ser solicitações, ideias, etc. É importante que os gestores apoiem essa prática e incentivem os seus subordinados diretos a atribuir tarefas a eles.

Convenções de nomenclatura

Nomeie as tarefas com palavras de ação e descreva o que o responsável precisa fazer usando essas palavras.

Datas de conclusão

O acordo coletivo em torno das convenções de datas de conclusão garantirá que o trabalho não se perca e fique por fazer. O responsável pela atribuição deve sempre definir uma data de conclusão e indicar se ela é flexível na descrição da tarefa. Mantenha as datas de conclusão atualizadas; se a data de conclusão estiver prestes a ser ultrapassada, anote isso nos comentários e atualize a tarefa. Isso ajuda a evitar que as pessoas recaiam em velhos hábitos.

Frequência de interação

Transforme a Asana em um ambiente rico e relevante para comunicação e estabeleça-a como núcleo de referência. Defina as expectativas em relação à frequência com que as pessoas devem consultar a Asana. Incentive sua equipe a confirmar o recebimento e visualização das notificações.

6. Meça e amplie o uso

Monitore o progresso em relação às suas métricas iniciais de sucesso e expanda gradualmente o uso da Asana para mais fluxos de trabalho e membros de equipe.

Estas são algumas maneiras comuns de medir o sucesso:

  • Realizar pesquisas com os membros da equipe sobre a adoção e a satisfação
  • Acompanhar as taxas de conclusão das tarefas e a velocidade do projeto
  • Monitore as métricas de engajamento na Asana
  • Documentar a economia de tempo e os ganhos de eficiência

Recursos extras

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Este artigo foi traduzido por IA.

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