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Ajude a equipe a adotar a Asana

Neste artigo

A implementação bem-sucedida da Asana em toda a sua equipe requer mais do que apenas recursos de aprendizagem: trata-se de mudar a forma como as pessoas se envolvem, se organizam e se comunicam sobre o trabalho. Este artigo fornece uma abordagem estruturada para ajudar a sua equipe a adotar a Asana de forma eficaz e alcançar um sucesso duradouro.

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A estrutura do caminho da mudança Asana

Com base na experiência de centenas de implementações de clientes, as equipes bem-sucedidas seguem uma abordagem estruturada de seis etapas:

1. Defina o seu “Por quê” e convoque a sua aliança de adoção

Antes de integrar as suas equipes, você precisará de uma resposta clara e convincente para esta pergunta: quais pontos problemáticos a implementação da Asana resolverá, e como? Você também precisará imaginar como será o sucesso e considerar o que será possível no futuro ao usar a Asana, em contraste com o que não é possível agora.

Monte o seu networking para a mudança

Implementações bem-sucedidas exigem a ajuda de pessoas tão comprometidas com a Asana quanto você. Identifique uma coalizão de pessoas para apoiar o lançamento. O grupo de networking para a mudança deve incluir pessoas motivadas para garantir o sucesso, ter uma representação diversificada em equipes importantes, conhecer os processos das suas equipes e poder influenciar a mudança. A sua meta deve ser agrupar de 3 a 10 pessoas, seja estratégico.

Etapas de ação:

  • Documentar problemas específicos que a Asana resolverá
  • Definir métricas de sucesso mensuráveis
  • Identifique 2 a 3 campeões de equipe
  • Crie um plano de comunicação

2. Descubra o seu estado atual 

Avalie os processos, ferramentas e pontos problemáticos de gerenciamento de trabalho da sua equipe. Entender o seu ponto de partida ajuda a adaptar a implementação da Asana às suas necessidades específicas.

Perguntas a considerar:

  1. Como a sua equipe monitora o trabalho atualmente?
  2. Que ferramentas usa hoje?
  3. Onde ocorrem falhas de comunicação?
  4. Quais processos funcionam bem que você quer preservar?

3. Crie o seu primeiro fluxo de trabalho

Comece com um fluxo de trabalho de alto impacto em vez de tentar migrar tudo de uma vez. Escolha um processo que envolva vários membros da equipe e tenha resultados claros. Criar um fluxo de trabalho ajudará a determinar o padrão de como as pessoas trabalharão na Asana. O seu primeiro fluxo de trabalho deve ter certas características:

  • Altamente colaborativo: busque processos que exijam muita colaboração, envolvendo o maior número de pessoas possível. A Asana melhorará rapidamente a visibilidade e coordenação.
  • Esquematização fácil: identifique os projetos que você está usando regularmente. Você pode criar modelos de projeto para simplificar o fluxo de trabalho e poupar um tempo significativo para a sua equipe.
  • Problemático: qualquer processo problemático ou espalhado por várias ferramentas é um ótimo candidato porque a Asana pode otimizar o fluxo de trabalho em pouco tempo. Começar por um processo problemático vai resolver problemas recorrentes de imediato e demonstrar como a Asana pode aumentar a sua produtividade.
  • Essencial para os negócios: transferir para a Asana um processo que afeta os objetivos da equipe pode ter um impacto imediato.
  • Motiva o uso da Asana: uma das suas principais metas com a implementação da Asana é o uso periódico e em peso. Escolha um fluxo de trabalho que incentive o uso frequente da Asana desde o início, como projetos de solicitações ou reuniões semanais.

4. Empodere as equipes e comemore as vitórias

Criar um plano de treinamento e comunicação é uma ótima maneira de evitar armadilhas comuns na implementação de tecnologias.

  1. Defina uma data de lançamento para o início. Gere entusiasmo e planeje-o como um evento empolgante.
  2. Envie atualizações regulares enquanto faz a contagem regressiva para a data de lançamento.
  3. Use o material que você criou ao definir o "por que usar a Asana". Descubra por que a Asana é importante e por que adotá-la agora. Sem a devida urgência, os colegas de equipe não verão a necessidade de mudar a forma como trabalham.
  4. Fale sobre como isso foi um esforço de equipe empreendido por todos no networking para a mudança. Ajude os seus colegas de equipe a ver como eles foram representados.
  5. Não envie apenas alguns e-mails. Considere diferentes meios de comunicação, como vídeos ou canais de chat, para que as pessoas tenham maneiras diferentes de aprender sobre a implementação.

Dicas de implementação:

  • Organizar uma reunião inicial da equipe
  • Proporcionar sessões práticas de formação
  • Criar guias de referência rápida
  • Comemorar tarefas e marcos concluídos

5. Prepare o caminho para o sucesso

Definir convenções é essencial para evitar que a Asana fique desgovernada. Algumas convenções comuns são:

Quando criar o quê:

  • Se você tem um grupo de pessoas novatas na Asana que vai trabalhar em diversos projetos complexos, crie uma nova equipe (isso deve ser algo bem infrequente).
  • Em contrapartida, se você tem um projeto maior (com pelo menos 10 tarefas importantes) que envolve parte ou toda uma equipe existente, crie um novo projeto dentro dessa equipe.
  • Se você tem uma iniciativa pequena que se encaixa de forma lógica em um projeto existente, adicione uma tarefa.
  • Para dividir uma tarefa em etapas menores, use as subtarefas.

Atribuição do trabalho

Um dos maiores obstáculos para as pessoas aderirem à Asana é atribuir o trabalho a alguém. Nomeie e naturalize isso; tarefas podem ser desde solicitações a ideias etc. É importante que os gestores apoiem essa prática e incentivem suas equipes a atribuir tarefas a eles.

Convenções de nomenclatura

Nomeie as tarefas com palavras de ação e descreva o que o responsável precisa fazer usando essas palavras.

Datas de conclusão

O acordo coletivo em torno das convenções de datas de conclusão garantirá que o trabalho não fique por fazer. O responsável pela atribuição deve sempre definir uma data de conclusão e indicar se ela é flexível na descrição da tarefa. Mantenha as datas de conclusão atualizadas; se passarem da data de conclusão, anote isso nos comentários e atualize a tarefa. Isso ajuda a evitar que as pessoas recaiam em velhos hábitos.

Frequência de interação

Transforme a Asana em um ambiente rico e relevante para comunicação e estabeleça-a como ponto de referência. Defina as expectativas em relação à frequência com que as pessoas devem consultar a Asana. Incentive sua equipe a confirmar o recebimento e visualização das notificações.

6. Meça e expanda a sua utilização

Acompanhe o progresso em relação às suas métricas de sucesso iniciais e expanda gradualmente o uso da Asana para outros fluxos de trabalho e membros da equipe.

Estas são algumas maneiras comuns de medir o sucesso:

  • Pesquisar os membros da equipe sobre adoção e satisfação
  • Acompanhe as taxas de conclusão de tarefas e a velocidade do projeto
  • Monitore as métricas de engajamento na Asana
  • Documentar a economia de tempo e os ganhos de eficiência

Recursos extras

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Este artigo foi traduzido por IA.

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