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Use a Asana para monitorar contas

Neste artigo

Monitore contas para que as equipes de vendas e de Sucesso do cliente gerenciem clientes potenciais e atuais de forma eficaz, acompanhem os status das contas e garantam a propriedade clara de cada conta. Com a Asana, monitore seus clientes e clientes em potencial com facilidade, veja o status de suas contas e saiba quem é responsável por cada conta. Use a Asana para agilizar o processo de monitoramento de contas.

Configure o seu projeto de monitoramento de contas

Comece criando um novo projeto na Asana chamado “Monitoramento de contas” e adicione este projeto à sua equipe de vendas ou de sucesso do cliente.

Adicione campos personalizados ao seu projeto com base no funil ou nas etapas do cliente. Para vendas, use o estágio de funil. Para o sucesso do cliente, considere o tamanho da equipe ou o estágio do ciclo de vida. Depois de criar os campos personalizados, altere a visualização para ordenar por campo personalizado.

Exemplos de campos personalizados incluem: nome da conta, status da conta (em potencial, ativa, fechada, em risco), informações de contato, estágio do negócio, prioridade (alta, média, baixa) e proprietário.

Certifique-se de adicionar um campo para leads que não responderam ou contas encerradas para que ainda possam ser monitorados, sabendo que estão inativos.

Crie seções no seu projeto para os diferentes estágios da conta: clientes em potencial, contas ativas, contas em risco, contas fechadas, tamanho da conta, saúde da conta, setor e localização.

Crie um modelo de tarefas para padronizar as tarefas da sua conta. Use o modelo para que os colegas de equipe possam configurar rapidamente uma tarefa para cada cliente. Nomeie esta tarefa como “MODELO, DUPLIQUE – Nova conta”. Crie subtarefas na tarefa-modelo para monitorar as atividades padrão que se realizam para cada conta.

Depois de criar, salve o seu projeto como modelo para poupar tempo no futuro. Duplique o modelo para cada nova conta. Adicione e acompanhe contas.

Adicione cada conta como uma tarefa na seção relevante. Insira os detalhes da conta nos campos personalizados.

Divida as tarefas da conta em subtarefas como “Contato inicial”, “Demonstração agendada”, “Contrato enviado”, etc.

Obtenha informações de leads na Asana criando um formulário para clientes ou clientes em potencial preencherem. Ao serem enviadas, as informações do formulário serão mapeadas a uma tarefa da Asana e a qualquer campo personalizado correspondente que você definir de forma automática, para que tenha todas as informações de que precisa. Envie o link do formulário para que qualquer pessoa possa preenchê-lo, mesmo quem não usa a Asana. Prepare um formulário seguindo os passos descritos aqui.

Automatize os fluxos de trabalho

Use regras para automatizar a atribuição de tarefas, adicionar datas de conclusão e alterar o status. Por exemplo, crie uma regra para mover uma tarefa de “Clientes em potencial” para “Contas ativas” quando o campo “Status da conta” for alterado para “Ativo”.

Adicione regras para notificar os proprietários de contas sobre alterações nos estágios do negócio ou nos status da conta, fazendo com que a regra adicione um comentário à tarefa se o estágio ou o status tiver sido alterado.

Visualize cronogramas e dependências. Use a visualização de cronograma ou de Gantt para visualizar os prazos e as dependências dos principais marcos da conta, como assinatura de contratos, datas de lançamento e datas de renovação.

Defina dependências entre as tarefas para garantir que as tarefas de pré-requisito sejam concluídas antes de avançar. Visualize facilmente as dependências usando a visualização de cronograma.

Monitore a carga de trabalho e a capacidade da equipe

Utilize o recurso de carga de trabalho para ver como as responsabilidades são distribuídas entre as equipes de vendas e de sucesso do cliente. Certifique-se de que ninguém esteja sobrecarregado e realoque as tarefas conforme necessário usando a função de arrastar e soltar.

Crie um plano de capacidade para otimizar as decisões de alocação de recursos ao visualizar a equipe do projeto por longos períodos. Use os planos de capacidade para alocar indivíduos a projetos inteiros e obter uma visão geral de como as pessoas estão distribuídas em todos os fluxos de trabalho.

Integre com outras ferramentas

Sincronize o seu CRM com a Asana para garantir que as informações da conta estejam atualizadas em todas as plataformas, evitando a inserção redundante de dados.

Use a integração com a Salesforce para sincronizar dados e processos entre a Asana e a Salesforce e acelerar o ciclo de vendas. As equipes de vendas e de outros setores poderão ter um núcleo de referência e trabalhar com a ferramenta que funciona com seu fluxo de trabalho.

Integre ferramentas como Slack ou Gmail para comunicar-se diretamente nas tarefas da Asana. Se você se comunica com seus clientes por e-mail, torne as conversas acionáveis criando tarefas de acompanhamento com as nossas integrações para Gmail e Outlook diretamente da sua caixa de entrada. Encaminhe correspondências importantes para a Asana para guardá-las no projeto e não ter de gerenciar tudo a partir dos e-mails. Facilite a localização e a consulta no futuro.

Para lembrar de acompanhar um e-mail, vá para a respectiva tarefa e crie uma tarefa de acompanhamento.

Analise e gere relatórios

Crie painéis personalizados para monitorar as principais métricas, como o número de contas ativas, contas em risco e o tempo médio do ciclo de negócios.

Use portfólios para obter uma visão geral de alto nível de várias contas, seus status e progresso em direção às metas. Adicione todos os projetos de monitoramento de contas a um único portfólio, que servirá como repositório centralizado para todas as informações relacionadas às contas.

Use boas práticas para alocar tarefas com eficiência

Atribua tarefas ao membro da equipe apropriado para agilizar o processo de saber quem é responsável por cada conta.

Quando a conta tiver um proprietário, atribua a tarefa a ele para que todos saibam quem é o responsável pelo relacionamento. Se o proprietário da conta mudar, reatribua a tarefa ao novo responsável.

Verifique regularmente o progresso das tarefas e use comentários para atualizações e consultas. Faça @menção aos membros da equipe conforme necessário para obter respostas rápidas.

Use as descrições, comentários e anexos das tarefas para adicionar notas e arquivos relevantes sobre a conta ao longo do seu ciclo de vida. Verifique facilmente o status da conta e encontre qualquer informação relevante.

Aproveite esses recursos da Asana para que as equipes de vendas e de sucesso do cliente mantenham uma visibilidade clara dos status das contas, automatizem tarefas repetitivas, gerenciem com eficiência as cargas de trabalho e garantam respostas oportunas às necessidades dos clientes. Use a Asana para monitorar contas e gerenciar as informações delas de forma eficaz. Ela dá à sua equipe uma ideia clara do histórico da conta e permite que planejem melhor as oportunidades futuras.

Recursos adicionais

Consulte os artigos do Centro de Ajuda sobre como criar regras e campos personalizados para saber mais sobre como usar esses recursos. Explore os nossos modelos de vendas e sucesso do cliente Leia os nossos estudos de caso sobre como a GoSpotCheck, a Stride e a Social Factor gerenciam a jornada do cliente com a Asana.

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Este artigo foi traduzido por IA.

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