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Gérer Asana à grande échelle

Dans cet article

Faire évoluer Asana pour une grande entreprise nécessite une approche stratégique pour garantir une collaboration transparente, une sécurité robuste et une gestion de projet efficace dans toute l'organisation. Cet article décrit les bonnes pratiques et les étapes clés pour structurer et gérer efficacement Asana à grande échelle.

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Vue d'ensemble de la console d'

La console d'administration est votre hub central pour la gestion de la sécurité, des utilisateurs et des paramètres organisationnels.

Accès à la console d'administration

  1. Dans la barre supérieure, cliquez sur votre photo de profil
  2. Sélectionnez Console d'administration dans le menu déroulant.
  3. Naviguez entre les sections à l'aide de la barre latérale gauche

Établir une structure organisationnelle claire

  1. Créez une hiérarchie d'équipe solide : organisez vos équipes en fonction des services, des projets ou des fonctions pour refléter la structure de votre entreprise. Chaque équipe doit avoir des rôles et des responsabilités définis pour maintenir la clarté et la responsabilisation. Cette structure hiérarchique permet de gérer de grandes équipes en regroupant des membres ayant des fonctions ou des objectifs de projet similaires, assurant ainsi une communication et une délégation de tâches efficaces.
  2. Attribuer des super administrateurs : les super administrateurs ont un contrôle global et peuvent gérer les paramètres à l'échelle de l'organisation. Il est responsable de la configuration des paramètres de sécurité mondiaux, de la gestion des intégrations et de la supervision de la structure globale de l'organisation. Cela garantit que toutes les équipes opèrent dans un cadre cohérent et respectent les politiques de l'organisation.
  3. Désigner les administrateurs de l'équipe : les administrateurs de l'équipe gèrent les paramètres de l'équipe, l'adhésion et les autorisations. Ils peuvent ajouter ou retirer des membres de l'équipe, modifier les paramètres de l'équipe et contrôler les niveaux d'accès au sein de l'équipe. Les administrateurs de l'équipe veillent au bon fonctionnement de l'équipe en supervisant la configuration des projets, des tâches et des flux de travail spécifiques à leur équipe.

Standardisez vos processus

  1. Élaborer des modèles pour les projets et tâches récurrents afin de normaliser les processus. Les modèles permettent de gagner du temps et d'assurer la cohérence entre les projets, ce qui permet aux équipes de démarrer plus facilement de nouveaux projets avec une structure prédéfinie. Cette pratique aide également les nouveaux membres à comprendre rapidement le flux de travail.
  2. Utilisez les champs personnalisés pour capturer des informations spécifiques de manière cohérente sur tous les projets. Les champs personnalisés peuvent être personnalisés pour suivre les données importantes de votre organisation, telles que l'état du projet, les niveaux de priorité et le budget. Cette uniformité dans la capture de données permet un meilleur suivi et un meilleur reporting, facilitant ainsi une prise de décision éclairée.

Optimiser la sécurité et les autorisations

Mettez en œuvre des mesures de sécurité telles que l'authentification à deux facteurs et l'authentification unique SAML (SSO) pour protéger les données de votre organisation. Ces mesures ajoutent une couche de sécurité supplémentaire, garantissant que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux informations sensibles.

Authentification unique (SSO) et SAML

Configurez l'authentification SAML pour l'intégrer à votre fournisseur d'identité :

  1. Accédez à Sécurité dans la console d'administration
  2. Cliquez sur Authentification SAML

L'authentification SAML remplace les paramètres de durée de session normale, offrant un contrôle de sécurité supplémentaire.

Authentification à deux facteurs (2FA)

Mandate 2FA pour tous les membres et invités de votre organisation.

  1. Allez dans Sécurité > Authentification à deux facteurs
  2. Basculer requis pour tous les membres et invités
  3. Cliquer sur Enregistrer les modifications

Cela s'applique à tous les utilisateurs, y compris ceux qui utilisent l'authentification unique, ce qui ajoute une couche de sécurité supplémentaire aux données de votre organisation.

Gérez les autorisations

Utilisez les paramètres de confidentialité d'Asana pour contrôler l'accès aux informations sensibles. Définissez qui peut inviter des invités et définissez des domaines d'invités de confiance pour vous assurer que seuls les collaborateurs approuvés peuvent rejoindre vos projets. Cette approche aide à maintenir un environnement de travail sécurisé en empêchant tout accès non autorisé.

Facilitez la collaboration interéquipes

  1. Créer des projets interfonctionnels : mettre en place des projets impliquant plusieurs équipes pour améliorer la collaboration sur des initiatives à l'échelle de l'organisation. Les projets interfonctionnels encouragent le partage des connaissances et l'innovation en réunissant diverses perspectives et compétences.
  2. Utiliser les portefeuilles : suivez la progression des projets clés au sein des différentes équipes à l'aide des portefeuilles. Les portefeuilles fournissent une vue d'ensemble de l'état d'avancement des projets, aidant les cadres et les gestionnaires à suivre les progrès et à allouer les ressources efficacement.
  3. Intégrer efficacement les nouveaux utilisateurs : développez un processus d'intégration complet comprenant du matériel de formation, des messages de bienvenue et des projets d'introduction. Une intégration efficace aide les nouveaux membres à s'intégrer rapidement et à devenir productifs plus tôt. Découvrez comment créer une intégration personnalisée.

Tirer parti des fonctionnalités de l'IA Asana

Utilisez l'IA Asana pour automatiser les tâches répétitives, hiérarchiser les tâches et gérer les échéances. Les fonctionnalités de l'IA Asana aident à identifier les goulots d'étranglement et à optimiser les processus. Cette approche proactive permet aux équipes de résoudre les problèmes avant qu'ils ne dégénèrent, assurant ainsi une exécution fluide du projet.

En suivant ces bonnes pratiques, les grandes entreprises peuvent structurer et gérer Asana efficacement, en garantissant son évolutivité, sa sécurité et son efficacité. Un environnement Asana bien organisé facilite la collaboration et contribue à la réussite de votre organisation.

 

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Cet article a été traduit par l’IA.

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Structurer et gérer Asana à grande échelle