Loading
PLATAFORMA
FUNÇÕES
IA Asana
TODOS OS PLANOS
Tipo de empresa
Equipes
Setores
Casos de uso
APRENDER
SUPORTE
SERVIÇOS
Centro de ajuda
search-icon

Tópicos

Guia rápido para começar a usar a Asana

Neste artigo

Introdução à Asana 

A coordenação do trabalho parece caótica? As reuniões iniciais terminam, mas os colegas de equipe não sabem o que fazer a seguir. O tempo é desperdiçado na busca por informações em diferentes ferramentas. Muitas vezes, não há visibilidade do progresso e das prioridades.

Assista: O que é a Asana?

A Asana é uma plataforma de gestão colaborativa do trabalho que oferece à sua equipe um sistema para transformar o caos do trabalho não estruturado em um único lugar para coordenar e comunicar sobre o trabalho. Seja para gerir um projeto complexo ou organizar as tarefas diárias, a Asana organiza o trabalho para que todos saibam exatamente o que fazer, quem é o responsável pela tarefa e quando o trabalho deverá estar pronto.

Agora que você já sabe o que é a Asana, chegou a hora de começar a usá-la. 

O que você aprenderá:

  • Como adicionar e monitorar o trabalho na Asana
  • Noções básicas de navegação na Asana
  • Como usar a Asana para fins de produtividade pessoal
  • Boas práticas para colaborar com colegas de equipe
  • Cinco ações práticas para começar

Duração: de 15 a 20 minutos

Criar projetos e tarefas

Assista: Primeiros passos

Os projetos e as tarefas são a base do trabalho na Asana.

Os projetos organizam grandes iniciativas ou fluxos de trabalho contínuos.

As tarefas são ações individuais dentro dos projetos.

As subtarefas dividem uma tarefa quando várias pessoas precisam contribuir para a sua finalização.

Quando usar projetos, tarefas e subtarefas

Antes de começar a construir, veja como decidir o que criar:

Crie um projeto quando houver um grande esforço coordenado com várias partes interessadas trabalhando em direção a uma Meta comum ao longo de semanas ou meses. Alguns exemplos incluem o lançamento de uma nova campanha de marketing (como “Campanha de marketing do LinkedIn para o segundo trimestre”), o planejamento de um evento (como “Reuniões da equipe de educação do cliente”) ou o desenvolvimento de um produto (como “Redesign do site do produto”).

Crie tarefas quando precisar atribuir um trabalho específico ou registrar um item acionável. As tarefas respondem a esta pergunta: quem está fazendo o quê e para quando? Normalmente, elas levam minutos ou horas para serem concluídas. Por exemplo, crie tarefas como “Elaborar texto para a página inicial”, “Revisar protótipos de design” ou “Agendar reunião inicial”.

Crie uma subtarefa quando precisar dividir uma tarefa em etapas menores ou quando várias pessoas precisarem contribuir. Por exemplo, se você tiver uma tarefa chamada “Publicar artigo no blog”, crie subtarefas para “Rascunhar artigo”, “Revisar e editar” e “Agendar publicação”.

Como criar projetos eficazes

É possível criar projetos de várias maneiras:

  1. Use o filtro na parte superior da galeria de fluxo de trabalho para encontrar o modelo de projeto que você precisa
  2. Escolha um modelo predefinido na galeria de fluxo de trabalho.
  3. Importar o trabalho de outra ferramenta
  4. Criar um novo projeto do zero

 

Personalize o seu projeto

  1. Os projetos representam grandes iniciativas ou áreas de trabalho. Organize os seus projetos de forma lógica criando seções para dividir o trabalho em etapas ou fases menores.
  2. Use o menu Personalizar para otimizar o projeto para o fluxo de trabalho da equipe. Acesse-o no canto superior direito de qualquer projeto.

Comece com estas funcionalidades:

  • Campos: monitore a prioridade, o status, o esforço ou quaisquer dados relevantes para o seu fluxo de trabalho
  • Aplicativos para conectar o Slack, Gmail, Microsoft Teams e outros

Outros recursos a explorar:

  • Formulários para padronizar o recebimento de solicitações
  • Regras no AI Studio para adicionar automatização inteligente ao seu fluxo de trabalho (por exemplo, atribuir tarefas automaticamente aos membros apropriados da equipe quando forem movidas para uma seção)
  • Modelos de tarefas para trabalhos recorrentes
  • Coleções para aplicar regras e modelos em todos os projetos

Atribuir tarefas claras

1. Use os títulos das tarefas de forma eficaz

Os títulos das tarefas devem ser concisos, específicos e orientados para a ação. Comece os títulos das tarefas com um verbo de ação para indicar claramente o que precisa ser feito.

Por exemplo, diga “Revisar a apresentação com os líderes de produto” em vez de “Apresentação com os líderes de produto”.

2. Adicione contexto às tarefas

Use a descrição das tarefas para incluir todos os detalhes, instruções e contexto necessários para que o responsável tenha tudo o que precisa para começar e concluir o trabalho. Use a IA Asana para melhorar a formatação, alterar o comprimento da descrição ou ajustar o tom.

Anexe arquivos ou links diretamente às tarefas para facilitar a consulta. Isso mantém todas as informações relevantes conectadas ao trabalho em um único lugar. 

3. Atribua responsabilidades e defina datas de conclusão

Atribua tarefas a si mesmo e aos membros da equipe para que todos saibam quem é responsável por cada tarefa. A Asana permite atribuir tarefas a um único indivíduo e adicionar vários colaboradores, facilitando a responsabilização e a colaboração.

Adicione datas de conclusão às tarefas para estabelecer prazos.

Há várias áreas importantes a conhecer à medida que vocês se deslocam pela Asana:

Assista: Navegação na Asana

Área

O que você encontrará

1. Página inicial

O seu painel personalizado com o trabalho que mais importa para você

2. Minhas tarefas

Todas as tarefas atribuídas a você em todos os projetos (a sua lista de pendências pessoal)

3. Caixa de entrada

Atualizações e comentários sobre o trabalho que você está seguindo

4. Favoritos

Trabalhos que você marcou como favoritos para acesso rápido

5. Busca (barra superior)

Encontre qualquer tarefa, projeto ou conversa instantaneamente

6. Chat inteligente

O assistente baseado em IA que ajudará a priorizar os próximos trabalhos, resumir o trabalho em andamento e tirar dúvidas sobre como usar a Asana

Organizar o trabalho pessoal

Assista:  Planeje o seu dia com a Asana

Use as Minhas tarefas e a Caixa de entrada para organizar o seu dia e ficar por dentro do trabalho em que você está envolvido.

Minhas tarefas 

Minhas tarefas é o lar de todas as tarefas atribuídas a você em todos os projetos na Asana. 

Dicas para usar as Minhas tarefas:

  • Verifique periodicamente ao longo do dia para garantir que você esteja reservando tempo e concluindo o trabalho que foi atribuído a você
  • Organize as Minhas tarefas em seções que funcionem melhor para você:
    • Por data de conclusão: “Hoje”, “Próximas”, “Mais tarde”
    • Por prioridade: “Deve ser feito hoje”, “Esta semana”, “Mais tarde”
    • Por status: “A fazer”, “em andamento”, “aguardando outros”
  • Tome medidas em relação às tarefas atribuídas a você! Conclua as tarefas quando tiver terminado e ajuste as datas de conclusão das tarefas se elas estiverem atrasadas
  • Prepare-se para o dia seguinte verificando as tarefas que devem ser entregues amanhã

A Caixa de entrada da Asana

A Caixa de entrada da Asana serve como centro de notificações para todo o trabalho em que você está envolvido — tarefas, mensagens, atualizações de status e atividades de projetos — para que você possa se manter a par do trabalho em andamento e agir sem sair da Asana. 

Dicas de uso da Caixa de entrada:

  • Verifique periodicamente ao longo do dia para se manter a par do trabalho em que você está envolvido
  • Organize as notificações da Caixa de entrada da maneira que for melhor para você
  • Atue a partir de cada notificação:
    • “Curta” as notificações para confirmar as atualizações que você viu
    • Responda a comentários e perguntas diretamente nas tarefas
    • Arquive as notificações que você já tratou ou que são apenas para fins informativos
    • Criar tarefas de acompanhamento para atualizações que exijam mais ações.
  • Obtenha um instantâneo das atualizações com os resumos inteligentes da IA Asana

Colaborar com a equipe

Apresentamos a seguir algumas boas práticas para maximizar a colaboração na Asana.

Colabore no trabalho na Asana, na Asana!

Colabore na Asana com comentários, mensagens, anexos e @menções para promover uma comunicação eficaz entre os membros da equipe. Adicione colaboradores, faça perguntas e forneça atualizações em tarefas, projetos e portfólios. À medida que a colaboração avança, as partes interessadas relevantes serão informadas por meio de notificações na Caixa de entrada.

Maneiras de garantir que os colegas de equipe estejam informados:

  • @mencionem os colegas de equipe nos comentários para chamar a atenção deles e notificá-los
  • Adicionar colaboradores às tarefas para que recebam notificações sobre as atualizações.
  • Anexar arquivos ou links diretamente às tarefas para facilitar a consulta.

Usar a aba Visão geral para contextualizar o projeto

Os criadores de projetos devem descrever a finalidade e os objetivos de cada projeto ou iniciativa na guia Visão geral. Além disso, é possível definir as funções do projeto, conectar o projeto às metas da equipe ou da empresa e compartilhar os principais recursos. A guia Visão geral fornece aos membros do projeto o contexto necessário para contribuir de forma eficaz.

Se você recebeu recentemente um convite para participar de um projeto, use a IA Asana para resumir as atividades recentes do projeto.

Atualizar os status das tarefas e dos projetos

Informe os colegas de equipe sobre o progresso das tarefas adicionando comentários quando houver alterações no cronograma ou nos entregáveis, ajustando os valores dos campos personalizados para refletir o status atual ou marcando a tarefa como concluída quando estiver pronta.

As atualizações de status do projeto mantêm as partes interessadas informadas sobre o progresso, os obstáculos e os próximos passos. As atualizações de status aparecem na parte superior do seu projeto e nas caixas de entrada dos membros do projeto, garantindo que todos permaneçam alinhados. Use a IA Asana para gerar a atualização de status resumindo a atividade e o progresso recentes do projeto.

Pratique na Asana

A melhor maneira de aprender a usar a Asana é usando-a. Conclua estas 5 ações para criar a sua base. Cada uma leva apenas 2 a 3 minutos.

A melhor maneira de aprender a usar a Asana é usando-a. Conclua estas cinco ações para criar a sua base. Cada uma leva apenas de 2 a 3 minutos.

1. Crie o seu primeiro projeto

Os projetos organizam grandes iniciativas ou fluxos de trabalho contínuos que envolvem várias tarefas e pessoas que trabalham em prol de uma meta comum.

No botão + Criar, selecione Projeto. Escolha um projeto na galeria de fluxos de trabalho ou crie um novo. Dê um nome baseado em uma iniciativa atual ou futura, como “Atualizações do site”, “Planejamento do primeiro trimestre” ou “Integração da equipe”.

2. Crie seções para organizar o seu projeto

As seções organizam as tarefas dividindo o trabalho em fases como “A fazer”, “Em andamento” e “Concluído”. Adicione seções que façam sentido para o fluxo do seu trabalho. Você pode editar ou adicionar novas seções a qualquer momento.

3. Adicione uma tarefa ao seu projeto e atribua-a a si mesmo

As tarefas são os elementos de trabalho realizáveis dentro de um projeto. Crie uma tarefa para algo que você precisa fazer, usando um verbo de ação para iniciar o título (como “Revisar o design da página inicial” ou “Agendar reunião da equipe”). Atribua a si mesmo e adicione uma data de conclusão.

4. Colabore com colegas de equipe

A maioria dos projetos Asana inclui vários membros. Convide colegas de equipe para o seu projeto: clique no botão Compartilhar na parte superior do seu projeto. Em seguida, crie tarefas e atribua-as às pessoas certas. Adicione uma data de conclusão e use a descrição da tarefa para contextualizar o que precisa ser feito.

5. Avance no trabalho a partir de Minhas tarefas e da Caixa de entrada

Acesse Minhas tarefas e Caixa de entrada na barra lateral.

Em Minhas tarefas, você verá todas as tarefas atribuídas a você na Asana. Concentre-se primeiro nas tarefas previstas para hoje. Se alguma tarefa estiver atrasada, ajuste a data de conclusão para refletir quando você realmente a concluirá.

Na Caixa de entrada, você verá notificações sobre os trabalhos relacionados a você. Tome uma atitude: comente se tiver dúvidas, “curta” para confirmar que viu a notificação ou arquive as notificações que são apenas para fins informativos.

Continue a sua integração

Para onde ir a partir daqui:

Para onde ir

O que você encontrará

Centro de ajuda da Asana

Artigos de instruções e tutoriais em vídeo sobre os recursos da Asana no Centro de ajuda da Asana.

Treinamentos ao vivo

Sessões conduzidas por instrutores:


• Primeiros passos na Asana para uma integração eficaz

•  Gestão de projetos na Asana

Asana Academy 

Certificações e distintivos de habilidade:


• Distintivo de habilidade Fundamentos da Asana para uma integração aprofundada

• Distintivo de habilidade em IA para o trabalho, para incorporar a IA aos fluxos de trabalho

Fórum da comunidade

Aprenda com outros usuários e torne-se Embaixador Asana

Tudo pronto para começar? Volte para a seção Prática e conclua as suas cinco primeiras ações na Asana

Note iconNota

Este artigo foi traduzido por IA.

Dar feedback sobre a tradução.

Artigos relacionados

Carregando
Guia rápido de introdução à Asana