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Informazioni su privacy e visibilità su Asana

In questo articolo

La privacy su Asana ti consente di controllare chi può visualizzare e accedere al tuo lavoro. Che tu stia gestendo progetti sensibili o collaborando tra team, capire come funziona la privacy ti aiuterà a condividere le informazioni giuste con le persone giuste al momento giusto.

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Come funziona la privacy su Asana

Asana utilizza un sistema di privacy basato sugli oggetti che funziona su quattro livelli principali:

  1. Organizzazione: lo spazio di lavoro Asana della tua azienda
  2. Team: gruppi di persone che lavorano insieme
  3. Progetti e portfolio: raccolte di attività e lavoro correlati
  4. Attività: singoli elementi di lavoro e relativi dettagli

La privacy scorre dall’alto verso il basso, il che significa che le impostazioni dell’organizzazione influenzano le impostazioni del team, che influenzano le impostazioni del progetto e così via.

Impostazioni di privacy del progetto

All’interno di qualsiasi team, i progetti possono essere:

  1. Pubblici per l’organizzazione
    • Tutti i membri dell’organizzazione possono visualizzare e accedere al progetto.
    • Le attività all’interno del progetto sono visibili a tutti i membri dell’organizzazione.
    • Possono leggere le attività e le informazioni nel progetto senza diventare membri del progetto.
  2. Privato per i membri
    • Solo i membri del progetto possono visualizzare e accedere al progetto e alle sue attività.
    • Se un utente che non è membro è un collaboratore di un’attività all’interno del progetto, non vedrà il progetto elencato nel campo Progetto dell’attività.

  3. Solo team significa che il progetto è pubblico per i membri del team in cui si trova. Ciò significa che le impostazioni sulla privacy del team influiscono su chi può accedere al progetto, poiché determinano chi può unirsi al team.

    I team possono avere 3 diverse impostazioni di privacy;

    1. Privato: devi ricevere un invito a unirti a questo team per visualizzare o accedere al team o ai suoi progetti.
    2. Adesione su richiesta: puoi visualizzare il nome del team e inviare una richiesta a un membro del team per consentirti di unirti. che può essere accettato o rifiutato.
    3. Pubblico all’organizzazione: qualsiasi membro dell’organizzazione può trovare e unirsi al team, dopodiché può accedere ai progetti pubblici del team.
Nota iconNota

Anche nei progetti privati, puoi aggiungere singoli collaboratori dell’attività che vedranno solo quell’attività specifica, non l’intero progetto.

Visibilità delle attività

È importante notare che il fatto che tu stia lavorando a un’attività nella stessa organizzazione Asana di qualcun altro non significa che questa persona possa vedere il tuo lavoro. Nessuno può vedere automaticamente i tuoi commenti o file. Hai il controllo su chi può vedere cosa.

A livello di attività, ci sono diverse impostazioni di visibilità.

Privata per te

Questa è un’attività privata in cui sei l’unico collaboratore. Non è condivisa con nessun altro e non può essere visualizzata da nessun altro. Ciò significa che solo tu appari nell’elenco dei collaboratori. Questa attività è privata e solo tu hai accesso. Nessun altro può visualizzarla o collaborare ad essa. Se aggiungi un altro collaboratore, l’attività non sarà più privata e i collaboratori avranno accesso all’attività e alle sue informazioni.

Puoi mantenere un’attività privata se non sei ancora pronto a condividere le informazioni o a usarla per conservare note o informazioni personali.

Privato per i collaboratori

Questa attività è visibile solo a te e agli altri collaboratori. Può essere visualizzata solo da coloro che sono stati invitati a collaborare all’attività. Puoi fornire l’accesso all’attività a più persone aggiungendole come collaboratori.

Puoi mantenere un’attività privata per i collaboratori se le informazioni devono essere visualizzate solo da un gruppo selezionato.

Pubblica per l’organizzazione

Questa è un’attività a cui chiunque nell’organizzazione può accedere e può vedere le informazioni in essa contenute. Chiunque al di fuori della tua organizzazione Asana non può accedere all’attività o alle sue informazioni.

Mantenere un’attività pubblica per l’organizzazione è spesso l’impostazione di accesso predefinita per il lavoro su Asana, soprattutto se le informazioni possono e devono essere condivise ampiamente o accessibili a chiunque nell’organizzazione.

Vedi attività principale

Se stai lavorando a una sottoattività, a volte vedrai una nota in alto che dice Questa attività è visibile ai suoi collaboratori e alle persone che possono vedere la sua attività principale. Il fatto che la sottoattività sia visibile ai suoi collaboratori è autoesplicativo, ma potrebbe non essere chiaro che la visibilità della sua attività principale determina la visibilità di una sottoattività.

Una buona regola generale è ricordare che avrai visibilità quando guardi “verso il basso”, ma non sempre quando guardi “verso l’alto”. In altre parole, se hai accesso a un'attività, avrai accesso alle sue sottoattività e sotto-sottoattività.

È possibile essere un collaboratore o un incaricato di una sottoattività ma non avere accesso all’attività principale “sopra di essa”; in questo caso, vedrai le note sulla visibilità menzionate sopra.

Visibilità del portfolio

I portfolio hanno due livelli di accesso:

Privato per i membri del portfolio

Per diventare membro di un portfolio privato per i membri, devi ricevere un invito.

Le impostazioni sulla privacy del contenuto del portfolio vengono rispettate, il che significa che, una volta ricevuto l’invito, potrai vedere tutti i progetti e i portfolio nidificati a cui hai accesso. Non potrai vedere progetti o portfolio privati a cui non hai attualmente accesso.

Pubblico per l’organizzazione

Chiunque nell’organizzazione può trovare e accedere a questo portfolio.

Come prima, le impostazioni di privacy dei progetti nel portfolio vengono rispettate, quindi potrai vedere solo i progetti a cui hai già accesso. Il portfolio potrebbe contenere progetti privati, ma non saranno visibili a meno che tu non sia un membro del progetto. Ciò consente la condivisione sicura dei portfolio nel rispetto della privacy dei progetti e dei portfolio nidificati.

Collaborare con i membri del team

Puoi utilizzare le impostazioni di accesso per collaborare con i membri del team in progetti e portfolio privati senza condividere troppe informazioni o concedere l’accesso al lavoro sbagliato.

Immagina un progetto chiamato Budget 2024, impostato come Privato per i membri. Solo i quattro membri del progetto hanno accesso. Nessun altro può trovare il progetto tramite la ricerca o leggere le informazioni in esso contenute; deve richiedere l’accesso a un membro del progetto.

In poco tempo, i membri si rendono conto di aver bisogno dell’aiuto di Sam, membro del team Finance, per una singola attività relativa al budget nel progetto Budget 2024, ma non vogliono condividere con lui nessuna delle altre attività del progetto. Nessun problema: possono semplicemente assegnare l’attività a Sam. Sam non viene aggiunto automaticamente al progetto e vede solo questa attività. Non può vedere il nome del progetto a cui appartiene l'attività.

Risorse aggiuntive

 

Note iconNota

Questo articolo è stato tradotto dall’IA.

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