Loading
Produkter
AI Platform
KAPACITETER
Företagstyp
Team
Branscher
Användningsfall
LÄRA SIG
SUPPORT
TJÄNSTER
Hjälpcenter
search-icon

Ämnen

Vi kunde inte hitta några artiklar om det här ämnet.

Använda inkommande e-post för att skapa ärenden i Asana Service Management

I den här artikeln

Med Asana Service Management kan ditt team ta emot supportförfrågningar från alla som har en e-postadress, oavsett om de har ett Asana-konto eller inte. 

När någon skickar ett e-postmeddelande till teamets supportadress skapas ett ärende automatiskt i teamets kö. 

Alla svar som förfrågaren skickar till det bekräftelsemeddelande som hen får läggs till som kommentarer i ärendet, vilket gör hela konversationen synlig för ditt team på ett och samma ställe.

Anteckning iconAnteckning

Den här artikeln handlar om att konfigurera en e-postadress så att förfrågare kan skicka in supportärenden till din servicekö. Om du vill skapa uppgifter genom att vidarebefordra e-postmeddelanden till x@mail.asana.com eller skicka uppgifter direkt till ett projekt via e-post kan du läsa artikeln Skicka uppgifter till Asana med e-post.

Innan du börjar

Vidarebefordran av e-post kräver en verifierad avsändardomän. Innan en kö kan ta emot förfrågningar via e-post måste en organisationsadministratör verifiera en avsändardomän i adminkonsolen. 

Det här bekräftar att din organisation äger domänen och ger Asana behörighet att skicka e-postmeddelanden med aviseringar som verkar komma från din domän i stället för direkt från Asana.

När en domän har verifierats aktiveras inställningen Tillåt att skicka från verifierade domäner i adminkonsolen automatiskt, och köägare kan ansluta sin e-postadress för support.

Konfigurera vidarebefordran av e-post för en servicekö

Alternativ 1: Från kön

  1. Öppna din kö och välj Inställningar.
  2. Under Intagning och dirigering av ärenden klickar du på Vidarebefordran av e-post.

Alternativ 2: Från adminmenyn

  1. Klicka på Administratör i sidofältet Service och klicka sedan på den kö som du vill konfigurera under Hantera köer. 
  2. Under Intagning och dirigering av ärenden klickar du på Vidarebefordran av e-post.

När du har valt Vidarebefordran av e-post slutför du konfigurationen:

  1. I modalen Konfigurera vidarebefordran av e-post anger du prefixet för din e-postadress för support och väljer din verifierade domän från den nedrullningsbara menyn. Detta är den adress som förfrågare kommer att använda för att skicka in ärenden (till exempel support@acme.com).
  2. Logga in på din e-postklient och öppna inställningarna för vidarebefordran och POP/IMAP för din supportbrevlåda. Följ anvisningarna från din e-postklient för att konfigurera vidarebefordran. Dialogrutan innehåller en länk till en stegvis konfigureringsguide för vanliga e-postklienter.
  3. När din e-postklient ber om en destination ska du klicka på Kopiera bredvid Asana-adressen som visas under Lägg till e-postadress för vidarebefordran och klistra in den i din e-postklient.
  4. Klicka på Spara.

Anteckning iconAnteckning

Varje e-postadress kan bara anslutas till en kö. Om du vill aktivera e-postmottagning för en andra kö ska du använda en annan e-postadress.

Du kan även justera två inställningar innan du sparar:

Aktivera Skicka ärendeuppdateringar till alla mottagare om du vill att alla i fälten Till och Kopia automatiskt ska få ärendeuppdateringar via e-post.

Om din administratör har konfigurerat en företagslogotyp i adminkonsolen kan du aktivera Visa företagslogotyp i e-postmeddelanden för att inkludera den i e-postmeddelanden med aviseringar och svar. Om ingen logotyp har konfigurerats ännu kommer det här alternativet att vara nedtonat.

Så fungerar inkommande e-post för den som skickar en begäran

Förfrågare behöver inte ha ett Asana-konto för att skicka in eller följa upp en förfrågan. När de skickar ett e-postmeddelande till er supportadress skapas ett ärende och de får ett e-postmeddelande med en avisering från er verifierade domän. 

Varje e-postavisering informerar förfrågarna om att deras svar automatiskt kommer att läggas till i ärendet, så att de alltid vet hur de ska följa upp.

Förfrågare kan svara på alla e-postmeddelanden med aviseringar för att lägga till en kommentar i sitt ärende. 

Alla som fanns i fälten Till eller Kopia i det ursprungliga e-postmeddelandet får också aviseringar och kan svara på samma sätt. 

Hela tråden är synlig för förfrågarna i deras e-postklient, medan samma konversation spåras i ärendet i Asana.

Hur teammedlemmar hanterar e-postärenden

Ärenden som skapas via e-post visas i ärendeflödet tillsammans med ärenden från andra intagningskanaler. För varje e-postärende visas ”E-post” som källa i panelen med ärendedetaljer, så att teammedlemmarna snabbt kan se hur förfrågan mottogs.

Fliken Konversation visar hela e-posttråden, inklusive alla meddelanden från den som skickat förfrågan och alla som har satts i kopia i det ursprungliga e-postmeddelandet. 

Du kan föra muspekaren över antalet mottagare i svarsområdet för att se alla som ingår i tråden.

Svara förfrågaren längst ner i konversationspanelen och klicka på Skicka. Svaret skickas via e-post till den som skickade förfrågan och till alla mottagare, och registreras som en kommentar i ärendet.

Koppla bort vidarebefordran av e-post

Så här tar du bort vidarebefordran av e-post från en kö:

  1. Öppna din kö och välj Inställningar från det vänstra navigeringsfältet.
  2. På sidan Inställningar för ärendeintagning klickar du på Vidarebefordran av e-post.
  3. Klicka på Ta bort vidarebefordran av e-post längst ner i dialogrutan Redigera vidarebefordran av e-post. En bekräftelsedialogruta förklarar att när funktionen har tagits bort kommer begäranden och svar som skickas till den e-postadressen inte längre att registreras i Asana, och ärendeuppdateringar kommer att skickas från Asanas e-postdomän. 
  4. Klicka på Ta bort för att bekräfta.

Note iconAnteckning

This article has been AI-translated.

Send translation feedback.

Relaterade artiklar

Laddar
Använda e-postmottagning för att skapa ärenden i Asana Service Management | Asanas hjälpcenter