Loading
PLATTFORM
KAPACITETER
ASANA AI
ALLA ABONNEMANG
Företagstyp
Team
Branscher
Användningsfall
LÄRA SIG
SUPPORT
TJÄNSTER
Hjälpcenter
search-icon

Ämnen

Evenemangsplanering med Asana

I den här artikeln

Många team använder Asana för att planera och hantera evenemang. Kom igång genom att skapa ett nytt projekt specifikt för ditt kommande evenemang.

Skapa ett projekt för evenemangsplanering

Det finns några olika sätt att skapa ett projekt:

  • Kom igång snabbt med vår kostnadsfria mall för evenemangsplanering. Du kan anpassa mallen efter teamets behov.
  • Om du för närvarande spårar evenemangsplanering i ett kalkylark kan du importera informationen till ett Asana-projekt med hjälp av CSV-importören. Det är en bra utgångspunkt för att bygga upp projektet.
  • Skapa ett nytt projekt manuellt i Asana genom att följa stegen som beskrivs här. Du kanske vill omvandla projektet till en mall för att spara tid när du planerar ditt nästa evenemang.

Lägg till intressenter i projektet

När du har skapat ditt projekt kan du börja lägga till intressenter. Intressenter är individer eller grupper som har ett intresse i projektets resultat. De kan påverka eller påverkas av projektet, och deras engagemang är avgörande för att projektet ska lyckas.

intressenter kan vara:

  1. Personer inom din organisation som du arbetar med regelbundet, till exempel teamkollegor, en ledare eller IT-support.
  2. Personer som är direkt kopplade till det här specifika evenemanget, till exempel en organisatör, evenemangsledare eller deltagare.
  3. Externa personer som du arbetar nära för att säkerställa att evenemanget blir en framgång. Det kan vara sponsorer, leverantörer eller ägare till evenemangsplatsen. Listan kan också innehålla tjänsteleverantörer såsom catering, dekoratörer, säkerhetsteam eller mediepersonal.

    Bjud in leverantörer och entreprenörer som gäster till ditt evenemangsprojekt

    Du kan börja arbeta med leverantörer via e-post men du kan även lägga till viktiga leverantörer eller entreprenörer som gäster. Det gör det enklare att hålla projektet i fas eftersom alla kan se deadliner, att göra-listor och bilagor, vilket säkerställer att arbetet slutförs i tid.

    Att lägga till leverantörer och entreprenörer i projektet gör det också enklare att hålla koll på viktiga dokument såsom kontrakt och fakturor, eftersom du kan förvara allt på ett säkert ställe.

    Exempel på användningsfall

    Tilldela din leverantör en uppgift om att skicka fakturan senast ett visst datum. Entreprenören laddar helt enkelt upp fakturan till uppgiften som en bilaga senast på slutdatumet, så att teamet kan behandla betalningen. Du kan göra ett projekt privat för medlemmar om uppgifter inte ska vara synliga för alla i organisationen eller teamet. Projekt som är privata för medlemmar är endast tillgängliga för projektmedlemmar. Du kan läsa mer om uppgiftsbehörigheter här .

    Tips för att hantera ett evenemang

    Nu när du har skapat projektet för evenemangsplanering hjälper följande tips dig att hantera projektet och spåra detaljer när arbetet börjar.

    Publicera regelbundna statusuppdateringar

    När ditt team förverkligar evenemanget kan du använda fliken Översikt för att publicera statusuppdateringar och visa projektaktivitet. Du kan dra och släppa höjdpunkter till dina statusuppdateringar för att dela diagram och milstolpar. Asana sparar din mall för statusuppdateringar om du vill använda samma format varje gång. Du kan även skapa ett första utkast med hjälp av Asana AI och smart status för att påskynda arbetet.

    Kartlägg din evenemangsplan i tidslinjevy

    De flesta evenemangsplaner har viktiga deadliner och beroenden som leder fram till den stora dagen. Tidslinjen hjälper dig att planera dem i din plan innan du börjar arbetet med att säkerställa att alla delar passar ihop för ett sömlöst evenemang. Du kan enkelt justera datum när något dyker upp genom att dra och släppa uppgifter på tidslinjen.

    Skapa en plan med tidslinjen:

    1. Skapa uppgifter för alla dina evenemangsuppgifter i listvy.
    2. Gå till fliken Tidslinje högst upp i projektet.
    3. Schemalägg uppgifter genom att dra och slopa dem på tidslinjen. Om du identifierar konflikter flyttar du uppgifterna för att planera om dem.
    4. Utöka datumintervallen för uppgifterna så att de tilldelade personerna bättre kan planera in tiden de behöver för att hålla deadlinerna.
    5. Om uppgifterna måste slutföras i en viss ordning skapar du beroenden genom att föra muspekaren över en uppgift och sedan dra punkten till en tillhörande uppgift för att ansluta dem.

    När arbetet har kommit igång kan tidslinjen även hjälpa dig att snabbt hantera konflikter innan de får din plan att spåra ur. Om det till exempel tar längre tid än väntat att boka en plats för evenemanget kan du flytta de beroende uppgifterna i tidslinjevyn. De tilldelade personerna aviseras automatiskt när deras slutdatum justerats. Det säkerställer att arbetet kan börja vid rätt tidpunkt och undviker förvirring.

    Håll reda på viktiga e-postmeddelanden samtidigt som du spenderar mindre tid i din inkorg

    Du kan bjuda in leverantörer till ditt evenemangsprojekt som gäster enligt beskrivningen ovan, men om du eller dina leverantörer föredrar att kommunicera via e-post kan du prova Asana för Gmail, Outlook, eller andra e-postintegreringar.

    När du får e-postmeddelanden med viktiga dokument eller genomförbart arbete kan du lägga till dem i Asana direkt från din inkorg. Du kan skapa en uppgift, lägga till uppgiften i ditt evenemangsprojekt och mycket mer. På så sätt undviker du att viktiga planeringsdetaljer och uppgifter försvinner i e-posttrådar och minskar tiden du lägger på din e-postinkorg.

    Spara tid när du planerar framtida evenemang med mallar

    Alla evenemang är olika, men vanligtvis finns det en grundläggande checklista som de flesta delar. I stället för att ödsla tid på att återskapa ett projekt för varje nytt evenemang, eller hålla informationen i ett dokument som är bortkopplat från själva jobbet, kan du skapa och spara dina evenemangsmallar i Asana. Att omvandla ditt nuvarande projekt för evenemangsplanering till en mall kommer inte bara att spara tid i framtiden, utan också se till att du inte glömmer viktiga steg.

    Så här skapar du en projektmall för evenemangsplanering:

    1. Skapa den grundläggande checklistan för evenemanget i ett projekt. Tilldela inte uppgifterna och lägg inte till några slutdatum om det inte alltid är samma person som slutför samma uppgifter varje gång. Klicka på den nedrullningsbara pilen bredvid projektnamnet och välj Spara som mall. Förhindra att andra användare redigerar eller ändrar mallen genom att ändra projektbehörigheterna till endast tillåt kommentarer.
    2. För varje evenemang därefter kan du skapa ett nytt projekt från mallen genom att klicka på den orangefärgade knappen + Skapa , välja Projekt och sedan välja Använd en mall för att gå till organisationens sparade mallar. Du kan söka efter mallen till vänster.
    3. När du undan för undan förfinar din checklista för evenemang kan du uppdatera mallen för att säkerställa att du inte upprepar tidigare misstag eller använder inaktuella strategier.

    Tips för att hantera arbetet på evenemangsdagen

    Arbeta när du är på språng och offline med Asana-mobilappen

    Under dagarna före evenemanget och på själva dagen kommer teamet sannolikt att vara på plats för att förbereda det sista. Det gör det svårt att snabbt få åtkomst till viktig information och hålla reda på vad som återstår att göra. Asanas mobilapp håller ditt team anslutet till evenemangsplanen (även om du är offline på iOS eller Android) före, under och efter evenemanget.

    Du kan till exempel lämna feedback på ett evenemangsfoto med hjälp av kvalitetskontrollfunktionen innan du delar det eller bekräfta att evenemangsagendan skickades till alla deltagarna i tid. Allt detta kan göras på mobilen. Det här stärker samarbetet mellan teamkollegor även om de befinner sig på olika platser.

    Håll realtidskonversationer genomförbara med Slack-integreringen

    Många team använder både Asana och Slack för att samordna och kommunicera runt arbetet, särskilt när det är dags för ett evenemang. I stället för att behöva välja mellan verktygen kan teamen använda dem tillsammans med Asana för Slack-integreringen.

    Om en teamkollega ber dig om feedback på en presentation och du är upptagen med ett annat ärende för evenemanget, kan du skapa en Asana-uppgift direkt från en Slack-konversationen så att du inte glömmer något och har tillgång till allt sammanhang.

    Övervaka evenemangets förlopp med portfolior

    För att förstå evenemangsförlopp och uppskatta teamets arbetskapacitet måste evenemangsplanerare vanligtvis sammanställa information från möten, e-postmeddelanden eller kalkylark, vilket kan vara tidskrävande och bli felaktigt. Istället kan du skapa en portfolio för alla Asana-projekt som rör evenemanget. Med en portfolio kan du organisera dina viktigaste evenemangsplaneringsprojekt, övervaka projektstatus i realtid, söka efter mer information och samtidigt hålla teamet uppdaterat om förloppet.

    Hantera personal i flera evenemang med arbetsbelastning

    Använd sedan fliken Arbetsbelastning i portfolion för att visualisera teamets kapacitet i olika evenemang baserat på de uppgifter som de redan är tilldelade till. Portfolio workload ger en visuell ögonblicksbild av teamets kapacitet och en inblick i vad teamet arbetar med i olika projekt. Identifiera konflikter och hantera risker för att hålla projekten i fas genom att enkelt omtilldela eller planera om uppgifter i samma vy. Se till att teammedlemmarna inte får för mycket eller för lite arbete och att projekt och evenemang är ordentligt bemannade och kan hållas i fas.

    Arbetsbelastning baseras på antal uppgifter som standard, men vi vet att inte alla uppgifter är likadana. Du kan skapa anpassade fält för insats i portfolioprojekt för att få en bättre uppfattning om det totala antalet timmar eller hur mycket insats som har spenderats på varje uppgift. Ställ in anpassade fält enligt prioritet för att få en uppfattning om uppgiftens vikt.

    Om du behöver få en uppfattning om det större teamets kapacitet inför ett evenemang (inte bara projektmedlemmar inom din nuvarande evenemangsportfolio) kan du använda funktionen universell arbetsbelastning. På så sätt kan du se den globala kapaciteten för ett team genom att hämta data från uppgifter och underuppgifter i alla projekt till en arbetsbelastningsvy.

    Resurser för att planera och hantera evenemang i Asana

    Läs mer om att planera evenemang i Asana med hjälp av resurserna nedan:

     

Note iconAnteckning

This article has been AI-translated.

Send translation feedback.

Relaterade artiklar

Laddar
Evenemangsplanering med Asana