Loading
PLATFORM
KAPABILITAS
ASANA AI
SEMUA PAKET
Jenis Perusahaan
Tim
Industri
Kasus Penggunaan
MEMPELAJARI
DUKUNGAN
LAYANAN
Pusat Bantuan
search-icon

Topik

Menggunakan Asana untuk manajemen proyek

Dalam Artikel Ini

Asana menawarkan berbagai fitur untuk membantu tim mengelola proyek secara efektif. Baik itu mengatur tugas, melacak milestone, atau menyeimbangkan beban kerja, kemampuan Asana memastikan tim dapat tetap sesuai rencana dan mencapai golnya. Artikel ini menjelaskan cara memanfaatkan Asana semaksimal mungkin untuk kebutuhan manajemen proyek Anda.

Apakah saya perlu membuat proyek, tugas, atau subtugas?

Sebelum Anda memulai, pengguna sering bertanya-tanya apakah mereka harus membuat proyek, tugas, atau subtugas saat menambahkan pekerjaan ke Asana. Berikut kerangka kerja singkat untuk membantu Anda memutuskan:

  • Buat proyek untuk upaya koordinasi besar yang memiliki banyak langkah dan pemangku kepentingan serta kebutuhan untuk melihatnya di berbagai tampilan (seperti kampanye, peluncuran/acara, atau kalender editorial/pipeline).
  • Buat tugas jika Anda mencoba menangkap satu pekerjaan untuk satu orang yang dapat dicapai dalam beberapa menit atau hari kerja (seperti menulis blog atau memperbaiki bug).
  • Buat subtugas untuk membagi tugas menjadi bagian yang lebih kecil atau membagi beban kerja (seperti subtugas untuk memeriksa kata kunci SEO blog).
Catatan iconCatatan

Baca artikel kami tentang memahami tugas untuk kiat lainnya.

Buat proyek

Langkah pertama dalam menggunakan Asana untuk manajemen proyek adalah memahami cara membuat dan menggunakan proyek di Asana. Ini akan membantu tim Anda berpindah dari spreadsheet, utas email panjang, dan rapat yang tidak perlu.

Menyiapkan proyek Anda

  • Buat proyek di Asana dengan mengikuti langkah-langkah di sini. Beri nama proyek berdasarkan tujuannya, misalnya: "Peluncuran Produk." Anda dapat menggunakan proyek untuk apa saja, mulai prakarsa berbasis batas waktu (misal, peluncuran), proses berkelanjutan (misal, mengelola kalender editorial), atau melacak informasi (misal, permintaan desain yang akan datang).
  • Pilih tata letak yang paling sesuai dengan kebutuhan proyek Anda - Anda dapat beralih antara Daftar, Papan, Linimasa, dan Kalender kapan saja.
  • Hemat waktu dengan templat. Templat kami mencakup rekomendasi tentang cara menyiapkan proyek dan memindahkan tugas Anda melalui alur kerja. Anda juga dapat membuat templat Anda sendiri untuk menghemat waktu saat menyiapkan proyek serupa di masa mendatang.

Menata proyek Anda

  • Buat bagian seperti "Tugas yang harus dilakukan", "Berlangsung", dan "selesai" dan atur tugas Anda ke dalam bagian yang sesuai.
  • Bagi pekerjaan menjadi tugas dan subtugas yang dapat dikelola, masing-masing dengan judul, deskripsi, dan penerima tugas yang jelas.
  • Jelaskan tanggung jawab dengan memberi tugas dan menetapkan tenggat. Dengan begitu, semua orang mengetahui hal yang menjadi tanggung jawab mereka untuk menyelesaikan proyek dan kapan hal tersebut harus diselesaikan.
  • Buat subtugas jika diperlukan. Tugas hanya dapat memiliki satu penerima tugas, ini memastikan tanggung jawab jelas. Tapi jika tugas memerlukan persiapan pekerjaan, langkah tambahan, atau Anda perlu bertanya kepada rekan tim lain untuk menyelesaikannya, subtugas membantu Anda membaginya menjadi bagian-bagian yang lebih dapat dikelola dan menunjukkan kepemilikan dalam prosesnya.
  • Gunakan milestone untuk menyoroti tahap penting dalam proyek, seperti "Fase Desain selesai."
  • Buat ikhtisar proyek sehingga Anda dapat membagikan brief proyek kepada tim tepat di tempat rencana dan tugas tersedia, dan menjelaskan peran proyek untuk memudahkan referensi kapan saja.

Menyesuaikan detail tugas

  • Tambahkan bidang kustom seperti "Prioritas," "Status," atau "Tenggat" untuk menyimpan detail tugas tertentu. Anggap bidang kustom seperti kolom spreadsheet. Bidang ini mencatat detail untuk setiap tugas sekaligus memungkinkan Anda untuk memfilter dan menyortir berdasarkan bidang custom.
  • Atur dependensi antar-tugas untuk menunjukkan tugas mana yang harus diselesaikan sebelum yang lain. Jika sedang menunggu rekan tim menyelesaikan pekerjaan mereka, Asana dapat membantu Anda melacak status pekerjaan tersebut sehingga Anda dapat memulai bagian Anda di waktu yang tepat. Artinya, pelacakan status membantu Anda menghabiskan lebih sedikit waktu dalam memantau tugas atau terhindar dari tidak menyadari saat tugas siap.

    Manajemen sumber daya dan tim

    • Pantau pembaruan di beberapa proyek dengan portofolio. Portofolio membantu Anda mengelola dan melacak beberapa proyek sekaligus. Anda dapat memantau kemajuan terhadap inisiatif tertentu di satu tempat.
    • Gunakan beban kerja untuk memvisualisasikan kapasitas tim dan mendistribusikan tugas secara merata.

    Mengumpulkan informasi dan mengotomatiskan alur kerja

    • Gunakan formulir untuk mengumpulkan masukan dari pemangku kepentingan. Tambahkan formulir ke proyek Anda dan tanggapan akan otomatis diisi sebagai tugas dalam proyek.
    • Otomatiskan tugas berulang dengan menambahkan aturan ke proyek Anda. Contoh, Anda dapat membuat aturan untuk memindahkan tugas ke bagian "Berlangsung" saat bidang kustom diperbarui.
    • Otomatiskan pengingat dan pemberitahuan agar tim Anda mengetahui batas waktu. Anda dapat melakukan ini dengan membuat tugas berulang untuk pekerjaan yang perlu dilakukan secara berkala atau Anda dapat membuat aturan yang akan menambahkan komentar ke tugas untuk mengingatkan penerima tugas bahwa batas waktu semakin dekat.

      Memvisualisasikan jadwal dengan tampilan Linimasa dan Gantt

      • Beralihlah ke Linimasa atau tampilan Gantt untuk memvisualisasikan jadwal dan dependensi tugas. Sesuaikan waktu dan dependensi langsung dari tampilan ini tempat Anda dapat dengan mudah menggeser berbagai hal untuk menghindari tumpang tindih dan konflik.

      Manajemen dan kolaborasi file

      • Hubungkan Asana dengan alat seperti Google Drive atau Dropbox untuk berbagi file, dan dengan Slack atau Microsoft Teams untuk komunikasi yang efisien.
      • Gunakan komentar untuk berkolaborasi dengan tim Anda secara real-time dengan memberikan umpan balik langsung dalam tugas, mengajukan pertanyaan, atau melampirkan dokumen.

      Melacak progres dan kinerja

      • Buat dasbor yang dapat disesuaikan untuk memantau metrik utama, seperti tingkat penyelesaian tugas atau batas waktu yang akan datang.
      • Berikan pembaruan status secara berkala agar pemangku kepentingan mengetahui perkembangan proyek. Anda dapat @mention rekan tim, menautkan tugas, dan proyek dalam pembaruan untuk memudahkan referensi. Semua anggota proyek akan menerima pemberitahuan dan dapat mengomentari pembaruan. Anda dapat menggunakan Asana AI untuk mempercepat proses ini dengan fitur Status cerdas.
      • Buat laporan untuk meninjau kinerja proyek, mengidentifikasi kemacetan, dan melacak metrik utama, seperti tugas yang terlambat, batas waktu yang akan datang, dan tingkat penyelesaian. Laporan ini membantu dalam mengambil keputusan dan penyesuaian yang matang sesuai kebutuhan di sepanjang siklus hidup proyek.

        Penutupan pascaproyek

        • Setelah proyek selesai, luangkan waktu untuk meninjau progres, pencapaian, dan area yang perlu ditingkatkan. Buat ringkasan pembelajaran utama dan dokumentasikan untuk referensi mendatang guna meningkatkan proyek mendatang.
        • Setelah tinjauan, arsipkan proyek di Asana untuk menyimpan catatan pekerjaan sekaligus menjaga Ruang Kerja Anda tetap tertata dan rapi.

        Dengan memanfaatkan fitur manajemen proyek Asana, tim dapat secara efektif mengatur, menjadwalkan, dan menjalankan proyek dengan lebih mudah. Dari melacak milestone hingga mengelola sumber daya dan memvisualisasikan linimasa proyek, Asana membantu memastikan tim tetap tertata, produktif, dan selaras di sepanjang siklus hidup proyek.

        Sumber daya tambahan

Note iconCatatan

Artikel ini diterjemahkan oleh AI.

Kirim umpan balik terjemahan.

Artikel Terkait

Memuat
Cara Menggunakan Asana untuk Manajemen Proyek