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Riunioni individuali

In questo articolo

Le riunioni individuali sono un modo importante per i manager di entrare in contatto con i membri del loro team e fornire uno spazio dedicato e confortevole per il coaching, la comunicazione e la connessione. I manager di successo creano le condizioni nelle quali i loro dipendenti si sentono apprezzati e incoraggiati, e le riunioni individuali favoriscono questa interazione positiva. Asana ti consente di pianificare riunioni individuali, sapere esattamente quali argomenti trattare e monitorare qualsiasi azione concordata durante l’incontro. 

Come usare Asana per le riunioni individuali

Organizzare riunioni individuali configurando i progetti di Asana con attività per gli elementi dell’ordine del giorno, le azioni e le note garantirà un approccio coerente e organizzato alla pianificazione di ogni riunione individuale. Di seguito sono riportati i vantaggi dell’utilizzo di Asana per le riunioni individuali:

  1. Ordini del giorno delle riunioni strutturati: progetti e modelli garantiscono un approccio coerente e organizzato alla pianificazione di ogni riunione individuale.

  2. Monitoraggio efficiente delle azioni: attività e sottoattività aiutano ad assegnare, seguire e monitorare lo stato di avanzamento delle azioni da attuare.

  3. Documentazione centralizzata: commenti e allegati consentono di avere a disposizione una documentazione completa e riferimenti semplici.

  4. Gestione efficace del tempo: campi personalizzati e viste calendario aiutano a pianificare e gestire le riunioni in modo efficiente.

  5. Pianificazione affidabile: le integrazioni del calendario aiutano a pianificare riunioni individuali regolari e a inviare promemoria a entrambe le parti.

Come creare un progetto individuale

  1. Crea un progetto, imposta la privacy come privata per i membri e invita a partecipare solo il tuo resoconto. Scegli un layout per il progetto. Scegli la vista elenco per un approccio strutturato per monitorare le voci dell’ordine del giorno, le note e le azioni.

     

  2. Crea sezioni nel progetto per organizzare il programma della tua riunione. Per esempio:

    • Elementi dell’ordine del giorno
    • Da discutere questa settimana
    • Da rivedere più tardi
    • Sfide e successi
    • Obiettivi
    • Azioni da attuare
    • Note

  3. Crea un modello riutilizzabile per le riunioni individuali con altri resoconti per risparmiare tempo durante la configurazione delle riunioni individuali future. Se hai punti all’ordine del giorno ricorrenti, puoi anche creare un modello di attività che può essere riutilizzato per ogni riunione individuale, garantendo coerenza.

 Personalizzare l’ordine del giorno della riunione

  1. Incorpora campi personalizzati come “Data della riunione”, “Priorità” e “Stato” per tenere traccia dei dettagli importanti.
  2. Aggiungi attività prima di ogni riunione nella sezione Elementi dell’ordine del giorno Ogni attività dovrebbe avere una descrizione chiara dell’argomento da discutere.
  3. Collega qualsiasi obiettivo relativo al tuo resoconto dalla panoramica del progetto.
  4. Suggerisci nuovi argomenti al tuo progetto tra una riunione e l’altra (sia i manager che chi si occupa dei resoconti dovrebbero aggiungere elementi all’ordine del giorno).
    • Aggiungi descrizioni alle attività in modo da ricordarti quello di cui intendevi discutere.
    • Commenta le attività per discutere il da farsi prima e dopo una riunione.
    • Aggiungi un’attività da un altro progetto al tuo progetto individuale, in modo da poterne discutere in questo contesto.
    • Puoi usare date di scadenza ricorrenti per gli argomenti che vuoi trattare ogni settimana. Specificalo nella sezione “Da discutere questa settimana” per far sì che tutto ti venga riproposto ogni settimana.

Pianificazione della riunione

  1. Utilizza le date di scadenza per programmare la riunione. Sincronizzala con un calendario tramite le integrazioni del calendario di Asana con Google Calendar oppure Outlook.
  2. Imposta promemoria tramite Asana o integra Slack per informare entrambi i partecipanti delle prossime riunioni.

Acquisire punti di discussione e appunti

  1. Durante la riunione, utilizza la sezione dei commenti di ciascuna attività per registrare punti di discussione e feedback.
  2. Allega documenti, rapporti sulle prestazioni o moduli di feedback rilevanti direttamente all’attività della riunione o a specifici elementi dell’ordine del giorno.

Assegnazione e tracciamento delle azioni

  1. Converti i punti di discussione in attività fruibili. Sposta queste attività nella sezione “Azioni da compiere”, assegnale e stabilisci delle date di scadenza per garantirne il completamento prima della riunione successiva.
  2. Utilizza le dipendenze per indicare se un’azione dipende dal completamento di un’altra attività.

Revisione delle riunioni precedenti

  1. Prima di ogni riunione individuale, consulta note e azioni di quelle precedenti per garantire continuità e un seguito efficace.
  2. Aggiorna lo stato delle azioni in base all’avanzamento.

In seguito alle riunioni

  1. Monitora lo stato di avanzamento delle attività assegnate durante la riunione.
  2. Continua la conversazione aggiungendo ulteriori commenti, se necessario, fornendo feedback o annotando i progressi al di fuori della riunione.

Rifletti e pianifica

  1. Rivedi periodicamente l’efficacia delle riunioni individuali generando resoconti che tengono traccia del completamento delle azioni e dei progressi complessivi.
  2. Usa gli approfondimenti dei resoconti per pianificare riunioni future e affrontare eventuali problemi o temi ricorrenti.

Suggerimenti su come gestire il tuo progetto di riunione individuale

L’obiettivo di una riunione individuale non è quello di introdurre un ulteriore incontro nel tuo programma. Dopo aver creato il tuo progetto di riunione in Asana, puoi ottenere il massimo da questi incontri:

  • Precompilando l’ordine del giorno, in modo da poter riflettere sugli argomenti in anticipo e affrontarli in modo ponderato invece che sul momento.
  • Aggiungendo idee durante la settimana, in modo da ricordarle ed evitare di perdere tempo durante la riunione cercando di pensare a cosa discutere.
  • Incoraggiando il membro del team a dire la sua sugli argomenti e le priorità della riunione, per adottare da subito un tono onesto, sicuro e rispettoso. Queste riunioni servono soprattutto ai membri del tuo team per esternare i propri pensieri.
  • Controllando regolarmente gli obiettivi, la pianificazione della carriera e le opportunità di crescita per garantire un maggiore impegno nel raggiungerli.

Trovare del tempo sul tuo calendario per una riunione individuale è una parte importante dell’essere un buon team leader. Un feedback coerente e onesto tira fuori il meglio dai tuoi dipendenti. Promuovere la crescita professionale, parlare degli impedimenti e dare priorità alle idee insieme contribuisce a far progredire le carriere e le organizzazioni. Usando Asana per le riunioni individuali, i manager possono assicurarsi che le loro sessioni con i membri del team siano ben organizzate, produttive e incentrate sul miglioramento continuo. Questo approccio strutturato aiuta a mantenere una cadenza delle riunioni coerente, a monitorare i progressi e a promuovere una comunicazione e una connessione migliori.

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